So organisieren Sie eine Geschäftsreise für Ihr Remote-Team
Veröffentlicht: 2022-04-22Unsere Welt verändert sich, insbesondere für Unternehmen in vielen Branchen, und es ist eine Veränderung, die auch global stattfindet. Es ist der Wechsel zu einer hybriden Arbeitsumgebung oder für manche zu einer komplett remoten Arbeitsumgebung.
Dank der letzten Jahre, in denen eine Kleinigkeit namens COVID-19 das Arbeiten unter den üblichen Bedingungen erschwerte, hat sich die Fernarbeit verschoben. Von Lockdowns bis hin zu Einschränkungen der sozialen Distanzierung haben sich viele Unternehmen an die Telearbeit angepasst.
Einige Unternehmen haben diese Fernarbeit beibehalten, und es gibt ein Wachstum neuer Unternehmen, die ausschließlich auf Fernbasis arbeiten. Während es viele Vorteile geben kann, gibt es einige Herausforderungen oder Nachteile der Fernarbeit.
Wie organisieren Sie eine Geschäftsreise mit Ihrem Remote-Team? Die Logistik, einen Mitarbeiter oder mehrere Mitarbeiter zu und von einem Zielort zu bringen, mag schwierig erscheinen. Glücklicherweise gibt es heutzutage eine wunderbare Auswahl an Tools und Software, um die Planung von Geschäftsreisen unabhängig von der Arbeitssituation zu vereinfachen.
In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wie Sie eine Geschäftsreise für Ihr Remote-Team im Jahr 2022 effektiv organisieren können.
Wie Geschäftsreisen den Teams in einer Organisation zugutekommen
Als Unternehmen sind Ihre Mitarbeiter der wichtigste Teil davon. Sie verlassen sich darauf, dass sie erscheinen, hart arbeiten und so viel Erfolg wie möglich für das Unternehmen erzielen. Es ist jedoch offensichtlich, dass einige Unternehmen nicht genug Zeit darauf verwenden, ein gesünderes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter zu schaffen.
Wussten Sie, dass mehr als die Hälfte aller amerikanischen Arbeitnehmer bei der Arbeit nicht engagiert sind? Ein Mangel an Produktivität oder Motivation am Arbeitsplatz kann sich nachteilig auf jedes Unternehmen auswirken, und es wird noch schlimmer, wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, die alle die gleiche Meinung haben. Geschäftsreisen bieten jedoch viele Vorteile für Teams, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Lesen Sie weiter, um zu sehen, wie Geschäftsreisen den Teams in einer Organisation zugute kommen.
#1. Verbessert die Mitarbeiterbeziehungen
Es ist wichtig, Mitarbeiterbeziehungen aufgebaut zu haben, besonders wenn sie wahrscheinlich täglich viel Zeit mit ihnen verbringen. Ob über Zoom-Anrufe, per E-Mail oder persönlich, alle müssen miteinander auskommen.
Geschäftsreisen sind eine großartige Möglichkeit, einen Mittelweg für diejenigen zu finden, die vielleicht nicht viel von einer Arbeitsbeziehung in der Branche haben. Es kann helfen, gemeinsame Interessen zu finden und diese Kommunikation aufzubauen, kann hilfreich sein, wenn es um ihre Effizienz bei der Arbeit geht.
#2. Selbstverständnis und Entwicklung
Viele Geschäftsreisen, insbesondere solche, die einige Teambuilding-Aktivitäten und Networking beinhalten, können großartig für das Selbstverständnis und die Entwicklung des Einzelnen sein. Alle Mitarbeiter verdienen die Möglichkeit, sich in ihren Rollen zu entfalten, und als Mitarbeiter ist es wichtig, ihnen diese Möglichkeiten zu geben.
Geschäftsreisen können Bildung bieten sowie die Möglichkeit bieten, die soziale Seite der Arbeit für das Unternehmen zu genießen.
#3. Ideal für das geistige Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Geschäftsreisen, ob es sich um einen Tag oder ein Wochenende mit dem Team handelt, oder Sie treffen neue Kunden in einem anderen Land, sie sind eine großartige Ausrede, um etwas Zeit abseits des Schreibtisches zu genießen. Als Telearbeiter befinden sie sich wahrscheinlich in einer Umgebung, in der sie ihre persönliche Umgebung mit ihrer Arbeitsumgebung vermischen.
Etwas Zeit weg zu haben, kann für ihr geistiges Wohlbefinden großartig sein, so dass sie weniger gestresst zurückkommen und bereit sind, zukünftige Projekte anzugehen.
#4. Schafft Motivation und drückt Wertschätzung aus
Als Unternehmen ist es entscheidend, die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter anzuerkennen. Es hilft ihnen, in ihrem Job glücklich und zufrieden genug zu sein, damit sie nirgendwo anders hinkommen. Durch regelmäßige Geschäftsreisen bleiben Ihre Mitarbeiter inspiriert und tragen dazu bei, neue Möglichkeiten und Erfahrungen zu sammeln, die denjenigen etwas zurückgeben, die täglich viel für das Unternehmen leisten.
Fünf praktische Tipps zur Organisation einer Geschäftsreise für Remote-Teams
Wie können Sie eine Geschäftsreise für Ihr Remote-Team effektiv organisieren? Wir haben fünf praktische Tipps zusammengestellt, die die Organisation einer Dienstreise zum Kinderspiel machen und Ihren für die Buchung zuständigen Mitarbeitern keine schlaflosen Nächte bereiten!
Verwenden Sie ein Firmenreisebüro, um Reisedetails zu teilen.
Die Buchung von Geschäftsreisen jeglicher Art kann eine Herausforderung sein, weshalb es wie der Traum erscheint, ein Geschäftsreisebüro zu beauftragen, das alles für Sie zu erledigen, oder? Ein Problem mit Remote-Teams sowie solchen, die denselben Arbeitsplatz teilen, sind nicht immer zur gleichen Zeit am selben Ort, um Reisedetails auszutauschen.
Mit einem Reisebüro können sich Reisende über diese Plattform regelmäßig über ihre Reisearrangements auf dem Laufenden halten. Nicht nur das Buchungselement ist abgedeckt, sondern die Benutzer erhalten alle relevanten Informationen, die sie für ihre Reise benötigen, egal ob sie ein Flugzeug, einen Zug oder ein Auto mieten.
Da viele Unternehmen ihren Geschäftsbetrieb auslagern, ist es sinnvoll, dasselbe für Ihre Reisebedürfnisse zu tun. Tatsächlich erreichte die Marktgröße für globales Outsourcing vor der Pandemie satte 92,5 Milliarden US-Dollar. Es ist ein dringend benötigter Service, den viele Unternehmen jetzt nutzen und weiterhin nutzen werden.
Erstellen Sie einen flexiblen Reiseplan.
Für Ihr Remote-Team ist es wichtig, dass es sich der Pläne bewusst ist, die während der Reise umgesetzt wurden. Reiserouten sind sowohl für Geschäftsreisende als auch für Urlauber ein Klassiker, also stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus einen für die Reise erstellen.
Es wird einige Geschäftsreisen geben, die vielleicht nicht viel Ausfallzeit zulassen, aber es ist immer gut, wenn möglich, ein wenig Flexibilität im Zeitplan zu haben. So kann für alles vorgesorgt werden, was nicht ganz nach Plan läuft und wo Sie sich eventuell für eine andere Vorgehensweise entscheiden müssen.
Es gibt großartige Online-Vorlagen, die Sie herunterladen und nach Belieben ändern und bei Bedarf an Ihr Remote-Team verteilen können.
Recherchieren und informieren Sie sich über das Reiseziel.
Jede Geschäftsreise muss ihren Reisenden einige Hintergrundinformationen zum Zielort liefern. Von den zu erwartenden Wetterbedingungen bis hin zur lokalen Kultur und allem Wissenswerten, insbesondere wenn Sie in ein anderes Land reisen.
Wenn Sie jemanden haben, der für die Buchung dieser Geschäftsreisen intern verantwortlich ist, empfehlen wir, dass er einen Spickzettel erstellt, den jeder Mitarbeiter verwenden und auf den er sich beziehen kann, wenn er auf Reisen ist.
Organisieren Sie Teambuilding-Aktivitäten oder Ausflüge.
Geschäftsreisen müssen nicht unbedingt nur geschäftlich und ohne Spaß sein. Auch solche, die rein geschäftlich und nicht unbedingt auf Teambuilding ausgerichtet sind, können dennoch ein Genussmoment haben.
Versuchen Sie dennoch, einige Teambuilding-Aktivitäten oder Ausflüge zu organisieren, sei es eine Weinprobe am Abend oder ein Tagesausflug zu einem lokalen Hotspot für Touristen.
Diese Aktivitäten werden dazu beitragen, die Reise aufzulockern und für mehr Ausgeglichenheit zu sorgen, insbesondere wenn Sie erwarten, dass die Mitarbeiter so viele Tage oder Wochen am Stück von ihrem Privatleben außerhalb der Arbeit entfernt sind.
Planen Sie unerwartete Verzögerungen ein.
Bei Reisen kommt es fast immer zu Verzögerungen. Die Pandemie hat sicherlich für einige Reisepläne ins Chaos gestürzt und bleibt in einigen Regionen der Welt immer noch problematisch. Planen Sie also voraus, aber planen Sie auch das Unerwartete ein. Das ist leichter gesagt als getan, aber einen Backup-Plan zu haben, falls etwas nicht so läuft, wie Sie es sich erhofft haben, kann besser sein, als keine anderen Pläne zu haben.
Wie können Sie die Mitarbeiterbeziehungen aus der Ferne verbessern?
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie die Mitarbeiterbeziehungen verbessern können, selbst wenn Sie mit einem Remote-Team zusammenarbeiten. Hier sind ein paar Vorschläge, um diese Kommunikation jederzeit lebendig und gut zu halten.
Trinken Sie morgens einen Zoom-Kaffee
Zoom-Kaffeemorgen können immer noch eine Sache sein, auch wenn sie während der Pandemie ein Höhepunkt waren.
Wenn Sie ein Remote-Team haben, nehmen Sie sich jeden Tag oder einmal pro Woche 15 bis 20 Minuten Zeit, um eine Zoom-Sitzung zu organisieren, bei der alle eine Tasse Kaffee ( oder Tee ) genießen. Es muss nicht geschäftlich sein, sondern nur eine Gelegenheit zum Entspannen und Plaudern!
Melden Sie sich bei Einzelgesprächen an
Einzelgespräche sind eine großartige Möglichkeit, sich regelmäßig bei Ihren Mitarbeitern zu erkundigen und sicherzustellen, dass sie in ihren Rollen gut abschneiden. Manchmal haben Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsbelastung zu kämpfen oder haben einfach eine harte Woche.
Es ist gut, regelmäßig nachzufragen, wie es dem Mitarbeiter geht und wie der Vorgesetzte oder Manager bei Problemen helfen kann. Im Gegenzug erhalten Sie Verbesserungen bei der Arbeitszufriedenheit und es zeigt Ihrem Team letztendlich, dass Ihnen auch sein persönliches Wohlbefinden am Herzen liegt.
Verwenden Sie kollaborative Tools
Es gibt einige viele Online-Tools und Software, die wir in dieser modernen Welt nutzen können. Verwenden Sie kollaborative Tools, weil sie aus einem bestimmten Grund da draußen sind. Es ist von Vorteil, eine ständige Verbindung verfügbar zu haben, insbesondere wenn es um Remote-Arbeiten geht. Ob das Slack für die sofortige Kommunikation mit Zoom für die Planung von Meetings ist.
Geschäftsreisen sind mit den richtigen Tools einfach zu planen
Für Ihr Remote-Team muss die Planung einer Geschäftsreise nicht schwierig sein. Es kann tatsächlich ein angenehmer Prozess sein, dessen Planung Spaß machen kann, unabhängig davon, wie arbeitsintensiv er ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die verfügbaren Tools nutzen, und lagern Sie jede zusätzliche Hilfe aus, die Sie möglicherweise benötigen, um jedes Mal erfolgreiche Geschäftsreisen zu haben.