Wie Online-Proofing kreative Arbeitsabläufe verändert

Es gibt viel zu gewinnen, wenn Sie schneller Feedback und Zustimmung zu Ihren Inhalten erhalten.

Hier sind drei Vorteile, um den Ball ins Rollen zu bringen:

1. Sie haben mehr Zeit, Ihre Inhalte zu verfeinern
2. Sie können Ihre Fristen tatsächlich einhalten
3. Sie können zusätzliche Projekte übernehmen

Zusammen führt dies zu einer qualitativ hochwertigeren Arbeit und einer effizienteren Nutzung von Zeit und Geld. Gewinnen, gewinnen und gewinnen!

Die Frage ist natürlich wie? Und die Antwort ist Online-Proofing.

Früher umfasste das Proofing normalerweise eine Handvoll Leute, die sich um einen Ausdruck oder Monitor versammelten, um einen Inhalt zu besprechen. Der Unterschied zum Online-Proof besteht darin, dass, wie der Name schon sagt, der gesamte Prozess online stattfindet.

Vor der Pandemie: E-Mail, Übertragungslinks und Diashows

In den Jahrzehnten vor der Pandemie verwendeten die meisten Teams eine der folgenden Methoden, um ihre Inhalte online zu prüfen:

• E-Mail: Senden Sie Inhalte an Stakeholder und diskutieren Sie Änderungen in E-Mail-Ketten
• Transfer-Links: Senden Sie einen Download-Link an Stakeholder und diskutieren Sie Änderungen per E-Mail oder Chat
• Diashows: Präsentieren Sie Inhalte in PowerPoint oder Folien und diskutieren Sie Feedback zu einem Anruf oder in den Kommentaren

Nach der Pandemie: Online-Proofing-Software

Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, komplett verändert. Eine Studie von McKinsey & Company über die Zukunft der Arbeit berichtet, dass heute 4-5 mal mehr Arbeit aus der Ferne stattfindet .

Da die Teams zunehmend verteilt sind, haben sich die produktivsten Agenturen und Marketingteams für ihre kreativen Überprüfungen an Online-Proofing-Software gewandt. Dies bietet einen zentralisierten und transparenten Raum zum Teilen von Dateien, zum Sammeln von Feedback und zum Verfolgen von Versionen und Genehmigungen.

Genauso wie Slack den Chat am Arbeitsplatz und Zoom (ganz zu schweigen von Loom) Meetings veränderte, machte die Online-Proofing-Software Inhaltsüberprüfungen klarer, schneller und kollaborativer.

Aber bevor wir uns mit den Einzelheiten der Funktionsweise von Online-Proofing befassen, wollen wir uns die vier Fallstricke bei der Verwendung von E-Mail für die Überprüfung kreativer Inhalte ansehen.

Die 4 Fallstricke beim Prüfen kreativer Inhalte per E-Mail

Der gefährlichste Satz in der englischen Sprache lautet: „Wir haben es immer so gemacht“, sagte Grace Hopper, eine bahnbrechende Informatikerin des 20. Jahrhunderts. Und laut Forbes ist es auch die gefährlichste Phrase in der Wirtschaft .

E-Mail ist seit rund drei Jahrzehnten der Kommunikationskanal schlechthin im Büroalltag.

• Müssen Sie Ihrem Kollegen im siebten Stock eine Frage stellen? Email.
• Müssen Sie nachsehen, ob jemand Lust auf ein paar Drinks nach der Arbeit hat? Email.
• Benötigen Sie Feedback zu einigen Videos von der Geschäftsleitung? Email.

Aber insbesondere bei Inhaltsüberprüfungen war die Korrekturarbeit per E-Mail schon immer chaotisch. Und jetzt, da 2 von 3 Vermarktern und Kreativen eine hybride Arbeitsumgebung haben , werden die Probleme mit diesem Prozess immer offensichtlicher.

Diese lässt sich in vier Kernbereiche unterteilen.

1. Dateien und Feedback sind vollständig getrennt

Eines der größten Probleme bei der Online-Korrektur per E-Mail besteht darin, dass das Feedback nicht explizit mit der Datei verknüpft ist, auf die es sich bezieht. Und das ist, wie Sie gleich herausfinden werden, ein Rezept für Chaos.

Mehrere Übertragungslinks, Dutzende von Anhängen, Hunderte von Kommentaren – alles verstreut in unzähligen E-Mail-Ketten. Ihr Team muss Zeit damit verschwenden, alles an einem Ort zu konsolidieren, bevor Sie überhaupt daran denken können, mit der nächsten Version zu beginnen.

Das wahrscheinliche Ergebnis? Feedback wird falsch interpretiert und zusätzliche Überprüfungsrunden sind erforderlich, um die Arbeit über die Linie zu bringen, wodurch Ihr Genehmigungsprozess um Tage verlängert wird.

2. Das Überprüfen von Creative-Assets per E-Mail ist eine Herausforderung

Stellen Sie sich vor, Sie möchten Feedback zu einem Dokument geben, ohne den Teil hervorheben zu können, den Sie ändern möchten. Sie müssten Ihre Gedanken mit langen Beschreibungen erläutern oder Teile des Inhalts kopieren und in eine E-Mail einfügen. Dies würde nicht nur länger dauern, sondern auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihr Feedback falsch interpretiert wird.

Ineffizient, oder?

Doch auf diese Weise geben Teams täglich Feedback zu Videos, Designs und anderen Dateitypen. Stakeholder verschwenden Zeit damit, Zeitcodes zu schreiben und Screenshots zu machen, um zu erklären, was sie bedeuten. Und die Ersteller von Inhalten müssen entweder alles zusammenfügen oder ein Meeting für zusätzliche Klarheit einberufen.

3. Menschen nach Feedback und Zustimmung zu jagen ist ein Vollzeitjob

Wir haben bereits über die Probleme gesprochen, mit denen Stakeholder konfrontiert sind, wenn sie Feedback per E-Mail geben. So ist es nur natürlich, dass viele von ihnen es so lange wie möglich aufschieben.

Dies schafft ein Problem für Projektmanager, Kundenbetreuer und Vermarkter. Erstens müssen sie genau im Auge behalten, wer die Genehmigung erteilt oder Änderungen beantragt hat (Hallo Tabellenkalkulationen). Dann müssen sie Chaser-E-Mails senden, um die Leute daran zu erinnern, dass ihr Feedback fällig ist.

Und was passiert also? Die kreative Zeit wird knapp, die Qualität der Inhalte leidet und Fristen werden versäumt.

4. Die Versionskontrolle geht aus dem Fenster

E-Mail-Proofing ist eine Katastrophe für die Versionskontrolle.

Hier sind nur einige Probleme, denen Sie begegnen können:

• Sie müssen Feedback zu Dateien geben, ohne Ihr vorheriges Feedback als Referenz zu haben
• Sie können versehentlich Feedback zu einer alten Version geben, wenn Sie einige E-Mails verpassen
• Ihre Inhalte (insbesondere Dokumente) können bearbeitet und als neue Versionen erneut geteilt werden

Und wenn Sie in einer regulierten Branche wie Finanzen, Gesundheitswesen oder Recht tätig sind, besteht ein enormes Risiko, dass Sie die falsche Version veröffentlichen und Ihr Unternehmen in heißem Wasser landen.

Wie Online-Proofing-Software funktioniert und warum sie besser für moderne Teams ist

Online-Proofing bringt Ordnung in das Chaos der E-Mail-Reviews, indem es Ihren gesamten Review-Prozess zentralisiert.

Es gibt Ihnen sofortigen Zugriff auf alles, was in Ihren Projekten passiert, alles in Ihrem Browser. So können Sie in Sekundenschnelle Fragen beantworten wie: „Was ist der Unterschied zwischen dieser Version und der letzten?“ oder „An welchen Dateien kann mein Team heute arbeiten?“

Sehen wir uns an, wie Online-Proofing in sechs Schritten funktioniert.

1. Erstellen Sie ein Projekt

Der erste Schritt im Online-Proofing-Prozess ist das Erstellen eines Projekts. Dies ist praktisch ein Bereich in der Cloud, in den Sie Dateien hochladen können, und Ihr Prüfer kann kommen, um Kommentare hinzuzufügen – direkt in seinem Browser.

Es dauert nur eine Minute, um Ihr Projekt einzurichten. Dann können Sie alle Dateien, Versionen, Kommentare und Genehmigungen an einem Ort im Auge behalten.

2. Richten Sie Ihren Review-Workflow ein

Sobald Sie Ihr Projekt erstellt haben, können Sie Ihren Workflow einrichten, um sicherzustellen, dass jede Datei von den richtigen Personen genehmigt wird.

Ihre Überprüfungsschritte können wie folgt aussehen:

• Creative Review: Creative Director, Art Director, Texter
• Managementbewertung: Account Manager, Projektmanager, Stratege
• Kundenbewertung: Markenmanager, Marketingmanager, Rechtsexperte

Dieser Ansatz trägt dazu bei, dass Arbeit nicht an wichtige Stakeholder gesendet wird, bevor sie fertig ist. Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer was wann sieht.

3. Laden Sie Dateien hoch und legen Sie Fälligkeitsdaten fest

Nun zum einfachsten Teil von allen – dem Teilen von Dateien.

Laden Sie einfach Ihre Dateien hoch und wählen Sie aus, mit welchen Gruppen von Prüfern Sie sie teilen möchten. Es sind keine Downloads erforderlich und es besteht kein Risiko, dass Übertragungslinks ablaufen.

Legen Sie dann ein Fälligkeitsdatum fest, damit Ihre Prüfer wissen, wann ihr Feedback benötigt wird. Und wenn sie vergessen, Feedback zu geben, während die Frist näher rückt, senden ihnen die besten Online-Proofing-Tools automatisch eine Erinnerung.

4. Sammeln Sie Feedback und arbeiten Sie zusammen

Sie haben Ihre Dateien geteilt und das Feedback strömt herein. Jetzt ist es an der Zeit, mit Ihren Prüfern in Kontakt zu treten, Ideen in den Kommentaren auszutauschen und alle aufeinander abzustimmen, bevor Sie die nächste Version entwickeln.

Die meisten Online-Proofing-Programme enthalten Tools wie Anmerkungen und Anhänge. Dadurch ist es einfach, genau zu sehen, über welche Teile Ihrer Inhalte gesprochen wird, sodass Sie getrost Wiedergutmachungen durcharbeiten können.

5. Lassen Sie sich in Ihrem ersten Überprüfungsschritt genehmigen

Sobald Sie das Feedback aller in Ihre Inhalte integriert haben, können Sie eine neue Version mit Ihrem ersten Überprüfungsschritt teilen – beispielsweise mit Ihrem Kreativteam.

Wenn Sie Glück haben, erhalten Sie Ihre zweite Version genehmigt. Abhängig von der Komplexität Ihrer Inhalte benötigen Sie jedoch möglicherweise eine weitere Runde, um sie für den nächsten Überprüfungsschritt vorzubereiten.

6. Wiederholen Sie die obigen Schritte für Ihre verbleibenden Überprüfungsschritte

Sobald Sie in Ihrem ersten Überprüfungsschritt die Genehmigung erhalten haben, können Sie Ihre Inhalte mit der nächsten Gruppe von Stakeholdern teilen.

Dies können Ihr Marketingteam, Produktexperten oder die Compliance sein. Und wenn Sie die Dinge beschleunigen möchten, können Sie einige dieser Überprüfungsschritte parallel ausführen, um schneller zu Ihrer endgültigen Version zu gelangen.

11 Funktionen von Online-Proofing-Software, die die Probleme von E-Mail-Überprüfungen lösen

Dateien teilen. Feedback besprechen. Tracking-Genehmigungen. Hier sind die 11 wichtigsten Funktionen von Online-Proofing-Software:

1. Kommentare, Anmerkungen und Anhänge

Einer der größten Vorteile der Online-Korrektur ist die Benutzerfreundlichkeit für die Prüfer.

Anstatt lange Beschreibungen per E-Mail zu schreiben, können Sie Feedback direkt zu Ihren Dateien hinzufügen. Egal, ob Sie Feedback zu einem Video, Dokument oder Bild geben, Sie können genau auf den Punkt klicken, den Sie ändern oder über den Sie sprechen möchten. Dann können Sie Ihren Kommentar im Kontext erstellen.

Hier ist eine Zusammenfassung der beliebtesten Feedback-Funktionen:

• Tippen Sie auf , um Kommentare hinzuzufügen
• Erstellen Sie Anmerkungen mit dem Stiftwerkzeug, Linien, Kästchen und Pfeilen
• Fügen Sie Anhänge als Referenzen oder für weiteren Kontext hinzu
• Antworten Sie, um Kommentare im Kontext zu diskutieren
• Verwenden Sie Emojis, um auf Kommentare zu reagieren und Zeit zu sparen
• @Erwähnen Sie Teamkollegen oder Rezensenten

2. Automatisierte Timecodes für Videos und Audiodateien

Video ist eines der schwierigsten Dateiformate für die Überprüfung per E-Mail. Dateien müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf Übertragungslinks hochgeladen, geteilt und heruntergeladen werden. Dann müssen die Rezensenten Timecodes auflisten, um zu erklären, welche Teile sie geändert haben möchten.

Online-Proofing-Software verkürzt die Videoüberprüfungszeit mit ein wenig Hilfe von automatisierten Timecodes erheblich. Tippen Sie einfach während der Wiedergabe auf Ihre Video- oder Audiodatei, um sie anzuhalten und eine Markierung zu erstellen. Konzentrieren Sie sich dann darauf, Ihren Kommentar zu schreiben, ohne erklären zu müssen, über welchen Teil des Inhalts Sie sprechen.

Und da Kommentare an bestimmte Frames gebunden sind, können Redakteure auf jeden Kommentar klicken, um zu diesem Teil der Video- oder Audiodatei zu springen. Das spart wertvolle Zeit für Wiedergutmachungen und hilft, Inhalte schneller über die Ziellinie zu bringen.

3. Fälligkeiten und automatische Erinnerungen

Wenn Sie jemals in einer Werbeagentur oder einem Marketingteam gearbeitet haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie ein paar Leute um Feedback und Zustimmung bitten mussten. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch eine enorme Zeitverschwendung.

Online-Proofing löst dieses Problem, indem Sie Fälligkeitsdaten für jede Phase Ihres Genehmigungsworkflows festlegen können. Wenn dann das Abgabedatum näher rückt, werden Ihre Prüfer daran erinnert, Feedback zu geben. Während Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Manche Software geht hier noch einen Schritt weiter, indem sie Ihnen erlaubt, Fälligkeitsdaten basierend auf einem voreingestellten Zeitrahmen (z. B. zwei Tage) automatisch festzulegen. Wenn also jemand heute mit einer Überprüfung beginnt, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf übermorgen festgelegt – was manuelle Arbeit minimiert und gleichzeitig klare und konsistente Erwartungen für Ihre Stakeholder setzt.

4. Eingebaute Versionskontrolle mit direkten Vergleichen

Die Versionskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden erfolgreichen Review-Prozesses. So kann Ihnen die Online-Prüfung helfen, Ihre Versionen wie ein Profi zu verwalten:

• Fügen Sie neue Versionen zu bestehenden Dateien hinzu, um einen klaren Versionsverlauf zu erhalten
• Frühere Versionen jederzeit wieder aufrufen, einschließlich aller Kommentare
• Benachrichtigen Sie Prüfer oder Teamkollegen, wenn sie sich eine alte Version ansehen
• Vergleichen Sie Versionen nebeneinander, um zu sehen, was sich geändert hat, und überprüfen Sie die neue Version

Mit einigen Tools können Sie sogar zwei Versionen automatisch vergleichen, um auf Änderungen hinzuweisen. Und es ist nur eine Frage der Zeit, bis KI eine größere Rolle bei der Überprüfung von Inhalten spielt , indem sie Ihnen hilft, auf der Marke zu bleiben oder Ihre Design-Layouts genau richtig zu machen.

5. Unterstützung für alle gängigen Dateitypen

Einige Online-Proofing-Tools, wie Websites oder Designdateien, sind auf bestimmte Dateitypen spezialisiert. Aber mit den wertvollsten Tools können Sie alle Ihre Dateien unter einem Dach vereinen.

Sie können Dateien in den folgenden Formaten freigeben:

• Dokumente: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Video: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Bild: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Audio: MP3, AAC, WAV
• Live-Website: HTTPS-Websites
• HTML-Inhalt: HTML

Indem Sie all diese Inhalte und Rückmeldungen an einem Ort haben, können Sie vermeiden, zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen, um Ihre Überprüfungsrunden zu verwalten. Und was noch besser ist, das können auch Ihre Rezensenten, die mit anderen Tools möglicherweise nicht gut zurechtkommen.

6. Überprüfen Sie die Schritte und Vorlagen

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, sollten Sie Ihren Überprüfungsprozess und die verschiedenen Interessengruppen, die auf Ihrem Weg zur Ziellinie beteiligt sein müssen, durchdenken.

Wenn Sie in einer Werbeagentur arbeiten, könnte das etwa so aussehen:

• Kreatives Team
• Kontoführung
• Klient

Oder für ein Marketingteam könnte es eher so aussehen:

• Marke und Vermarktung
• Produkt
• Einhaltung

Mit einer Online-Proofing-Software können Sie diese Schritte einrichten und alle Ihre Prüfer zu Beginn des Projekts einladen. Dann können Sie jedes Mal, wenn Sie eine Datei freigeben, sicherstellen, dass sie von den richtigen Personen zur richtigen Zeit gesehen und genehmigt wird.

Und das Sahnehäubchen? Sie können Ihre Workflows in Vorlagen umwandeln, die in mehreren Projekten wiederverwendet werden können. Perfekt für Unternehmen, die konsistente Workflows im gesamten Unternehmen einführen müssen.

7. Schnellsuche zum Suchen nach Dateien, Versionen und Kommentaren

Das Schöne daran, alle Ihre Inhaltsbewertungen an einem Ort zu haben, ist, dass alles ordentlich organisiert und leicht zu finden ist.

Aber wenn es schnell gehen muss, finden Sie mit der Such- oder Schnellsuchfunktion Ihrer Online-Proofing-Software noch schneller, was Sie brauchen.

Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Plattform nach einem bestimmten Kommentar, einer Datei, einer Version oder einem Projekt durchsuchen. Dann können Sie blitzschnell dorthin springen und genau sehen, wonach Sie gesucht haben – eine enorme Zeitersparnis im Vergleich zum Durchsuchen Ihres Posteingangs.

8. Statusanzeigen, um auf einen Blick zu sehen, wer was genehmigt hat

Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit Ihrem Chef über eine Arbeit, die Sie kürzlich mit einem Kunden geteilt haben. Wenn sie fragen würden, wie viele Ihrer Prüfer es genehmigt haben, wie lange würden Sie brauchen, um eine zuverlässige Antwort zu finden?

Mit einer Online-Proofing-Software können Sie diese Frage in Sekundenschnelle beantworten. Von Ihrem Projekt-Dashboard aus können Sie den Überprüfungsstatus jeder Datei und jedes Prüfers auf einen Blick sehen.

In einigen Softwareprogrammen sehen Sie beispielsweise für jeden Prüfer eine der folgenden Statusanzeigen:

• Im Review (grau): Der Reviewer muss sich diese Version noch ansehen
• Angeforderte Änderungen (orange): Der Prüfer hat Änderungen an dieser Version angefordert
• Genehmigt (grün): Der Prüfer hat diese Version genehmigt

Dadurch haben Sie einen klaren Überblick darüber, an welchen Dateien gearbeitet werden kann, sodass Sie Ihre Ressourcen effizient verwalten können. Und es spart auch Zeit bei sinnlosen Statusmeetings, weil jeder schon weiß, wo Sie im Prozess stehen.

9. Reichen Sie Überprüfungsberichte ein, um Ihren Genehmigungsprozess zu prüfen

Wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten, kann Online-Proofing eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, den Genehmigungsprozess Ihrer Inhalte zu verfolgen.

Mit Überprüfungsberichten können Sie jeden Kommentar und jede Überprüfungsentscheidung für jede Version einer Datei speichern – einschließlich Zeitstempel.

Diese können Sie als PDF exportieren und auf Ihrem System speichern. Wenn es also jemals eine Beschwerde oder einen Rechtsstreit gibt, können Sie genau sehen, wo etwas schief gelaufen ist und wer dafür verantwortlich war.

10. Integrationen, um in Ihren Lieblings-Apps auf dem Laufenden zu bleiben

Die besten Online-Proofing-Tools können sich mit all Ihren Lieblings-Apps verbinden. Dies funktioniert normalerweise über native Integrationen oder Automatisierungsanbieter von Drittanbietern.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Integrationen in Ihren Online-Proofing-Workflow implementieren können:

• Senden Sie Ihren Reviewern Feedback-Erinnerungen in Slack oder Microsoft Teams
• Legen Sie Überprüfungsaufgaben in Projektmanagement-Software wie Asana und Monday fest
• Erstellen Sie automatisch ein Projekt, wenn eine Marketinganfrage gesendet wird

11. Einblicke, die Ihnen helfen, Ihre Dateiüberprüfungen zu verfolgen und zu optimieren

Online-Proofing-Software wurde entwickelt, um die Feedback-Zeit zu minimieren und die Zeit zu maximieren, die für produktive, wirkungsvolle Aufgaben aufgewendet wird.

Mit integrierten Erkenntnissen und Analysen zeigt die Online-Proofing-Software, wie viele Dateien, Versionen und Kommentare Ihr Team jeden Monat erstellt. Und es zeigt Trends, wie sich diese Dinge im Laufe der Zeit verändern.

Dies hilft Ihnen, die Leistung zu überwachen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität zu finden.

Fragmentierte Arbeitsplätze erfordern innovative Lösungen

E-Mail wurde nicht zum Prüfen von Inhalten entwickelt. Und als die Pandemie Arbeitsplätze verteilter und fragmentierter machte, begannen Teams, nach Tools zu suchen, um ihre Proofing-Probleme zu lösen.

Mit Online-Proofing-Software können Sie Dateien teilen, Änderungen besprechen und Genehmigungen auf einer Plattform einholen. Es beschleunigt das Geben von Feedback für Reviewer und macht Kommentare klarer und genauer für Content-Ersteller. Durch die Automatisierung wichtiger Schritte im Überprüfungsprozess entlastet das Online-Proofing Teams, damit sie sich darauf konzentrieren können, ihre beste Arbeit zu liefern.

Das Erstellen effizienter Design-Workflows ist der nächste große Schritt beim Online-Proofing. Sehen Sie, wie kreative Zusammenarbeit Design-Workflows vorantreibt und Ihre Markeninhalte authentischer macht.