Der 12-stufige Social-Media-Kunden-Onboarding-Prozess für Freiberufler und Marketingagenturen

Sie haben Ihre Dienstleistungen vorgestellt, Ihr Angebot gesendet und einen neuen Kunden gewonnen. Herzliche Glückwünsche!

Sie sind aufgeregt, nervös und bereit, loszulegen.

Was jetzt?

Machen Sie es offiziell!

Die meisten Social-Media-Manager und Marketingagenturen wissen, dass die Gewinnung eines neuen Kunden nur der Anfang ist.

Die nächste Phase ist das Onboarding, um Ihre neue Arbeitsbeziehung offiziell zu machen.

Der Schlüssel zu einem reibungslosen Onboarding-Prozess für Kunden ist die Planung und das Stellen vieler relevanter Fragen. Das Ziel ist es, die Marke, Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Kunden vollständig zu verstehen, bevor Sie Kampagnen starten oder mit dem Posten auf seinen Social-Media-Konten beginnen.

Hier sind 12 Schritte, die Ihnen helfen, einen reibungslosen Onboarding-Prozess für Kunden sicherzustellen.

Was ist Client-Onboarding ?

Client Onboarding bedeutet einfach, neue Kunden in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen. Dies ist der erste Eindruck des Kunden von der Zusammenarbeit mit Ihnen. Wie Sie diese Beziehung beginnen, wird bestimmen, wie die Dinge langfristig laufen werden.

Der Onboarding-Prozess ist eine Möglichkeit für Sie und Ihren Kunden, sich besser kennenzulernen, bevor Sie in die eigentliche Arbeit einsteigen. Es ermöglicht Ihnen, ihre Fragen und Bedenken anzusprechen und Erwartungen zu formulieren. Es hilft auch, den Arbeitsablauf zu optimieren, wenn Sie mit der Arbeit beginnen.

Warum brauchen Sie einen Client-Onboarding-Prozess ?

Das Onboarding neuer Kunden mit einem geeigneten Prozess gibt Ihnen die Möglichkeit, die spezifischen Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, ein erstklassiges Erlebnis zu bieten.

Während Sie während Ihres Pitches vielleicht den Leistungsumfang besprochen haben, haben Sie möglicherweise keine genauen Erwartungen formuliert. Der Onboarding-Prozess ermöglicht es Ihnen und dem Kunden, klare Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass Sie beide auf derselben Seite sind, bevor die Arbeit offiziell beginnt.

Onboarding ermöglicht es Ihnen, alle Antworten, die Sie benötigen, auf einen Schlag zu erhalten und zu vermeiden, ständig mit den Kunden über Dinge hin und her zu gehen, die Sie im Voraus hätten wissen und fragen sollen. Es gibt keinen besseren Weg, um Ihre brandneuen Kunden von Anfang an zu beeindrucken und dauerhafte Beziehungen zu ihnen aufzubauen, als dies!

Die Client-Onboarding-Vorlagen , die Sie benötigen

Um den Onboarding-Prozess schneller und effektiver zu gestalten, hat es sich bewährt, einige Vorlagen für jedes Onboarding-Dokument zu haben.

Eine Vorlage ist ein vorformatiertes Musterdokument, das die wichtigsten Layout- und Gestaltungselemente enthält. Sie sind hilfreich, wenn ein bestimmter Dokumenttyp wiederholt benötigt wird, da Sie das Layout nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssen.

Dies spart Ihnen nicht nur Zeit, wenn Sie neue Kunden gewinnen, sondern hilft Ihren Kunden auch, Sie als den Profi zu sehen, der Sie sind.

Hier sind einige Dokumente, die Ihnen beim Onboarding neuer Kunden nützlich sein werden.

Kundenvorschlag Vorlage

Eine Vorschlagsvorlage für soziale Medien skizziert Ihre Ideen, um ihre Konten erfolgreicher zu machen. Es sollte den Umfang der Arbeit, die Social-Media-Ziele, die Sie erreichen möchten, einen Überblick über den Projektzeitplan und das Budget enthalten. Diese Vorlage ist unerlässlich, da sie es dem Kunden ermöglicht, zu überprüfen, ob Ihre Ideen mit seinen Zielen übereinstimmen.

Kundenvertrag

Ein Kundenvertrag ist ein wichtiges Dokument, das Sie unterschreiben müssen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Sie wollen sich nicht bis auf die Knochen arbeiten, nur damit ein Kunde ohne Vorankündigung aus dem Geschäft aussteigt.

Ein Vertrag sollte die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und deren Kosten, die Kostenübernahme, die Eigentümerschaft der von Ihnen erstellten Arbeit, die Kündigungsdetails für beide Parteien und den Fälligkeitstermin enthalten.

Holen Sie sich einen Anwalt, der Ihnen hilft, eine Standardvertragsvorlage zu schreiben. Sie können es dann für jeden Kunden zum Überprüfen und Signieren anpassen. Dann unterschreiben Sie selbst und Sie können loslegen!

Onboarding- Fragebogen

Sie möchten so viele Informationen wie möglich erfassen, um Ihre Social-Media-Strategie zu entwickeln. Ein Onboarding-Fragebogen ist eine Liste von Fragen, um mehr Details darüber zu erfahren, was Kunden von Ihnen erwarten und wie Sie liefern können. Denken Sie über die besten Fragen nach, um ihre Ziele, ihren Zielmarkt, ihre Konkurrenten und ihre bisherigen Social-Media-Bemühungen vollständig zu verstehen.

In diesem Abschnitt gehen wir auf einige der besten Fragen ein, die Sie in Ihren Fragebogen aufnehmen sollten.

Zahlungsdetails für Rechnungsformular

Dieses unkomplizierte Formular sammelt Rechnungsinformationen, Kontaktinformationen, Kreditkarten- oder andere Zahlungsdetails von Kunden, die Sie für die Rechnungsstellung benötigen. Wenn Sie diese Verwaltungsarbeit im Voraus erledigen, bereiten Sie sich darauf vor, pünktlich bezahlt zu werden. Sie können dieses Formular auch verwenden, um ihnen Ihre bevorzugte Zahlungsplattform mitzuteilen.

Social-Media-Strategie Schablone

Eine Social-Media-Strategie ist für jeden Social-Media-Freelancer oder jede Agentur nach einem Kundenvertrag unerlässlich. Diese Vorlage umreißt die Arbeit, die Sie für Ihren Kunden umsetzen möchten, und was Sie erreichen möchten. Es umreißt klar Ihre Ziele, die Taktiken, die Sie verwenden, um sie zu erreichen, die Metriken, die Sie verfolgen werden, um den Erfolg zu messen, und die spezifischen Plattformen, die Sie verwenden werden.

Social-Media- Audit

Ein Social-Media-Audit analysiert den aktuellen Zustand und die Performance der Social-Media-Profile Ihrer Kunden. Es beschreibt, was gut läuft und was verbessert werden muss, um Social Media für das Geschäft Ihrer Kunden effektiver zu machen.

Inhaltskalender Schablone

Eine Inhaltskalendervorlage ist ein vorgeschlagener Veröffentlichungszeitplan. Es zeigt, wann Sie beabsichtigen, anstehende Social-Media-Beiträge zu veröffentlichen, sowie die für jeden Beitrag erforderlichen Fotos oder Videos. Es hilft Ihnen und Ihrem gesamten Team, organisiert zu bleiben.

Gestaltungsrichtlinie

Ein Styleguide ist ein integraler Bestandteil jeder Marketingstrategie. Dieses Dokument bietet Richtlinien für die Präsentation der Marke des Kunden sowohl aus visueller als auch aus sprachlicher Sicht.

Einige Kunden haben möglicherweise bereits ihre Styleguides, die Sie auffordern können, mit Ihnen zu teilen, während andere möglicherweise Hilfe bei der Erstellung benötigen. Ihre Vorlage hilft Ihnen dabei, eine für diejenigen Kunden zu erstellen, die noch keine haben.

Wie man einen neuen Kunden in 12 Schritten einbindet

Es ist wichtig, einen systematisierten Prozess zu haben, um Ihre Social-Media-Kunden an Bord zu bringen. Je effizienter Ihr Social-Media-Onboarding-Prozess ist, desto reibungsloser werden Sie und der Kunde während Ihrer gesamten Arbeitsbeziehung sein.

Im Folgenden haben wir 12 Schritte skizziert, die Sie als Grundlage für die Erstellung Ihrer einzigartigen Onboarding-Checkliste verwenden können.

1. Lassen Sie den Vertrag unterschreiben

Wie bereits erwähnt, ist Ihr Vertrag das wichtigste Dokument. Senden Sie also zuerst diese Vertragsvorlage an Ihren Kunden oder fordern Sie den bevorzugten Vertrag des Kunden an. Der Vertrag sollte Details enthalten wie:

• Preisinformationen (wenn die Zahlung von Leistungen oder Meilensteinen abhängt)
• Zahlungsbedingungen wie Vorauszahlung am Anfang jedes Monats, 50 % Vorauszahlung und 50 % bei Lieferung, 100 % bei Lieferung usw.
• Kündigungsdetails für Sie und den Kunden
• Ein NDA zum Umgang mit Geschäftsinformationen und -ressourcen.

Beide Parteien sollten die Vertragsbedingungen überprüfen und bei Zustimmung unterzeichnen.

2. Senden Sie einen Onboarding- Fragebogen

Senden Sie als Nächstes Ihren Kunden-Onboarding-Fragebogen, um die Lücken in Ihrem Verständnis des Kunden zu schließen und Ihnen bei der Entwicklung einer geeigneten Marketingstrategie für soziale Medien zu helfen. Nachfolgend finden Sie weitere Ratschläge, was Sie in Ihren Fragebogen aufnehmen sollten.

Ein kostenloses Tool wie Survey Monkey oder TypeForm ist eine fantastische Möglichkeit, Ihren Fragebogen zu erstellen. Besser noch, verwenden Sie Ihr CRM – falls Sie bereits eines verwenden – und lassen Sie die Antworten direkt mit dem Konto Ihres Kunden im CRM synchronisieren.

3. Fordern Sie ihren Styleguide an  

Fragen Sie Ihren Kunden nach seinem Styleguide. Dies wird Ihnen zeigen, wie Sie ihre Marke in den sozialen Medien repräsentieren können. Wenn der Kunde keinen bestehenden Leitfaden hat, kann es für Ihre Marketingbemühungen sehr praktisch sein, einen zu erstellen.

Der Styleguide hilft Ihnen dabei, die Beziehung des Unternehmens zu seinen Auftraggebern oder Kunden zu verstehen. Der Leitfaden sollte den beabsichtigten Stil und Tonfall des Unternehmens in den sozialen Medien erläutern. Zum Beispiel möchte Ihr Kunde freundlich, aber professionell erscheinen, oder ein anderer bevorzugt eine lockere, bodenständige Sprache. Der Styleguide sollte auch wesentliche Markenwerte wie Logos, Schriftarten, Farben, Bilder usw. enthalten.

Das Befolgen des Styleguides Ihres Kunden stellt sicher, dass Sie auf allen Social-Media-Plattformen eine konsistente Präsenz aufrechterhalten und eine einheitliche Präsenz für alle schaffen, die mit dem Unternehmen zu tun haben.

4. Weisen Sie Teammitglieder zu

Dieser Schritt ist für die Marketingagenturen, Freiberufler überspringen ihn also!

Abhängig von der Art der Social-Media-Marketingdienste, die Sie anbieten, arbeiten Sie möglicherweise mit einem Team aus Videoproduzenten, Analysespezialisten, PR-Strategen, Textern, Grafikdesignern und mehr zusammen. Weisen Sie Ihrem Kunden die relevanten Teammitglieder zu.

Wählen Sie Ihren Account Manager mit Bedacht aus, da er die wichtigste Rolle spielt, insbesondere wenn es darum geht, den Kunden durch den Onboarding-Prozess zu führen.

Informieren Sie das Team über das Erscheinungsbild der Marke des Kunden. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Ziele verstehen und welche Rolle jeder spielen muss, um dieses Ziel zu erreichen. Dieses Briefing stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind.

5. Begrüßen Sie sie in Ihrem Unternehmen

Nachdem Sie nun die meisten Formalitäten erledigt haben, ist es an der Zeit, Ihren Kunden in Ihrem Unternehmen herzlich willkommen zu heißen.

Dieser Schritt zielt darauf ab, Ihren Kunden wissen zu lassen, dass Sie beide am Anfang von etwas Großartigem stehen, und den Ton und die Kadenz Ihrer Arbeitsbeziehung festzulegen.

Mit einem kostenlosen Tool wie Canva können Sie ein stilvolles Willkommenspaket mit Markenzeichen erstellen. Ihr Willkommenspaket sollte enthalten:

• Details (Kontaktinformationen und Rolle) des Teams, das Sie mit der Arbeit am Konto des Kunden beauftragt haben.
• Eine Zusammenfassung der Ziele und der Zielgruppe des Kunden.
• Eine Zusammenfassung der Dienstleistungen, die Sie fortlaufend erbringen werden.
• Eine Übersicht über die verschiedenen Meilensteine ​​und Phasen Ihrer Arbeit.
• Eine Einführung in die Social-Media-Tools, die Sie und Ihr Team zur Verwaltung ihrer Arbeit verwenden werden.
• Erinnerungen für andere Haushaltsgegenstände, die noch erledigt werden müssen.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Erwartungen beider Parteien festzulegen und eine Liste der Erwartungen an den Kunden beizufügen, um Engpässe auf deren Seite zu vermeiden. Sie müssen ihnen auch mitteilen, wie oft und wie lange Sie sich treffen werden, damit sie sich im Voraus vorbereiten können.

6. Beginnen Sie mit einem Kick-off- Gespräch

Nachdem Sie das Willkommenspaket verschickt haben, sollten Sie oder Ihr Kundenbetreuer (sofern vorhanden) einen Kick-Off-Anruf mit dem Kunden vereinbaren.

Das Kick-off-Gespräch ist Ihre Chance, Ihren neuen Kunden in Bezug auf den Onboarding-Prozess zu beruhigen.

Führen Sie den Kunden und sein Team nach der Einführung durch die Ziele und den Projektzeitplan, wie in Ihrem Willkommenspaket angegeben. Dies ist der Moment, um auf Fragen zur Klärung zu antworten.

• Besprechen Sie Ihre Dienste wie im Willkommenspaket beschrieben.
• Bestätigen Sie den Genehmigungsprozess für die geleistete Arbeit.
• Bestätigen Sie die Fristen für die Einreichung von Arbeiten.

Geben Sie jedem in der Besprechung ein paar Minuten Zeit, um Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten oder Feedback zum Projekt zu geben. Überprüfen Sie abschließend die Besprechungsaktionen und wiederholen Sie die Aufgaben, die Sie und der Kunde erledigen müssen.

7. Erhalten Sie Zugang zu ihren Social-Media-Konten

Als Social-Media-Manager ist es natürlich wichtig, dass Sie Zugriff auf die Social-Media-Konten Ihrer Kunden haben, um diese effektiv betreiben zu können. Leider ist dies oft einer der Schritte, die das Projekt aufhalten.

Sie können dazu beitragen, diesen Prozess einfacher und schneller zu gestalten, wenn Sie Anleitungen zur Vorgehensweise geben. Lassen Sie Ihre Kunden vor allem wissen, dass Sie ihre Anmeldeinformationen sicher verwalten und speichern können.

Sie können eine einfache Vorlage für genau das erstellen, was Sie für jedes Social-Media-Konto benötigen. Nachfragen:

• URLs für alle relevanten sozialen Profile
• Login und Passwort für alle Konten
• Ggf. Administratorzugriff (Facebook Business Manager, Google Analytics usw.)

8. Fügen Sie sie Ihren Tools hinzu

Die meisten Social-Media-Manager verwenden eine Reihe von Tools, um ihre Arbeit zu optimieren. Es ist an der Zeit, Ihre Kunden hinzuzufügen.

Wenn Sie ein dediziertes CRM-Tool für Ihre Agentur verwenden, fügen Sie dem System alle kundenbezogenen Details hinzu. Dies könnte das Erstellen eines neuen Google Drive-Ordners und eines Boards auf Trello oder Ihrem bevorzugten Projektmanagement-Tool umfassen. Fügen Sie Ihren Client auch zu Ihrem bevorzugten Kommunikations- und Kollaborationstool wie Slack hinzu.

Integrieren Sie außerdem die Social-Media-Konten Ihrer Kunden in Ihre Social-Media-Management- und Analysetools wie Sked Social.

9. Führen Sie ein Social-Media- Audit durch

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung einer effektiven Social-Media-Strategie ist die Überprüfung der bestehenden Social-Media-Aktivitäten des Kunden. Dies beinhaltet die Überprüfung der Social-Media-Metriken Ihres Kunden, um Zugang zum Wachstum zu erhalten und Chancen zu identifizieren.

Ihr Social-Media-Audit sollte eine Liste aller aktuellen Aktivitäten aller sozialen Plattformen enthalten, auf denen sich Ihr Kunde befindet. Dies sollte beinhalten:

• Wie oft sie auf jeder Plattform posten.
• Die Anzahl der Follower, Likes, Kommentare, Engagement-Rate usw.
• Eine Überprüfung ihrer Stimmlage und ihres Schreibstils auf verschiedenen Kanälen.
• Wie sich ihre aktuellen Aktivitäten entwickeln.
• Welche Arten von Inhalten am besten abschneiden (Video, Fotos usw.)
• Was wird über den Kunden gesagt, um zu verstehen, wie die Leute über seine Marke denken?

10. Recherchieren Sie

Neben einem Social-Media-Audit ist es wichtig, die Marke des Kunden zu recherchieren. Dazu gehört alles, was nach außen auf die Marke wirkt, einschließlich Branchentrends.

Recherchieren Sie die Branche, in der Ihr Kunde tätig ist, um zu verstehen, wie sie funktioniert. Informieren Sie sich über die neuesten Trends in der Branche und was sie für Ihre Kunden bedeuten. Informieren Sie sich außerdem über die neuesten Nachrichten aus dieser Branche.

Führen Sie eine Wettbewerbsanalyse durch, um mindestens 3-4 Top-Konkurrenten zu identifizieren. Finden Sie heraus, wie oft und welche Art von Inhalten sie posten, welche Markenstimme sie haben und was ihre Kunden über sie sagen. Sie können diese Daten dann verwenden und mit dem vergleichen, was Sie aus der Prüfung Ihres Kunden gewonnen haben, um eine effektive Social-Media-Strategie für Ihren Kunden zu erstellen.

11. Lassen Sie die Arbeit beginnen

Jetzt, da Ihr Kunde vollständig eingebunden ist, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Social-Media-Marketingstrategie umsetzen werden. Beginnen Sie damit, Ihre Inhalte zu erstellen, zu planen und alles in Ihrem Inhaltskalender zu skizzieren.

Beginnen Sie dann mit einigen Vorlagen zum Veröffentlichen und Berichten, damit Sie bei Ihren täglichen Aktivitäten Minuten einsparen können. Wenn Sie ein Solo-Freelancer ohne Unterstützung für Grafikdesign in Ihrem Team sind, kann ein Tool wie Canva sehr hilfreich sein.

12. Bleiben Sie auf dem Laufenden

Eine solide Arbeitsbeziehung ist ohne regelmäßige Updates unvollständig. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde immer auf dem Laufenden ist, was Sie für ihn tun. Halten Sie sie über den Fortschritt und die Ergebnisse, die Sie für sie erzielen, auf dem Laufenden.

25 Fragen, die Sie in Ihrem Onboarding-Fragebogen für Kunden stellen sollten

Wie wir oben besprochen haben, ist ein Kunden-Onboarding-Fragebogen unerlässlich, um zusätzliche Informationen wie Ziele und die Vision des Kunden für das Projekt zu sammeln. Es ist ein integraler Bestandteil des Onboarding-Prozesses.

Hier sind einige Fragen, die wir vorschlagen, in Ihren Fragebogen aufzunehmen.

Kundeninformation

• Wie lauten die Namen, Rollen und Kontaktinformationen der Teammitglieder, mit denen wir zusammenarbeiten werden?
• Was ist Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode?
• Wer ist der Backup-Kontakt im Notfall?
• Was sind Ihre Social-Media-Konten?
• Wie lauten die Zugangsdaten zu diesen Konten?

Marketing-Information

• Welche Werbeträger kommen in Frage?
• Was sind die kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens?
• Was ist das einzigartige Wertversprechen Ihres Unternehmens?
• Wer ist Ihr Zielmarkt, Ihre Zielgruppe und Ihre Persönlichkeit?
• Auf welche geografischen Standorte zielen Sie ab und welche Sprach- und Rechtschreibpräferenzen haben Sie?
• Wer sind Ihre Top 3-5 Konkurrenten?
• Wie lösen Ihre Produkte/Dienstleistungen die Probleme potenzieller Kunden?
• Besitzen Sie einen Marken-Styleguide?
• Welche Schriftart verwenden Sie für Ihr Marketing und Branding?
• Wie soll sich Ihre Zielgruppe fühlen, nachdem sie die Marke, Website oder Werbung gesehen hat?
• Was ist die „Persönlichkeit“ und der „Ton“ Ihrer Marke?
• Wer sind Ihre 3-5 Hauptkonkurrenten?

Projekt Information

• Haben Sie sich Ziele für dieses Projekt gesetzt?
• Welche Metriken verfolgen Sie, um die Ergebnisse zu messen?
• Haben Sie einen bestimmten Zeitrahmen, wie lange dieses Projekt dauern wird?
• Welche Elemente benötigen Sie von unserer Agentur komplett und was wird von Ihrem Team bereitgestellt?
• Welche rechtlichen Voraussetzungen gibt es für dieses Projekt?
• Gibt es etwas, das Sie an Ihrer aktuellen Strategie mögen oder nicht mögen?

Allgemeine Information

• Was reizt Sie am meisten an der Zusammenarbeit mit uns?
• Wie oft möchten Sie aktualisierte Marketingberichte erhalten?

Wählen Sie aus den obigen Fragen relevante Fragen aus oder erstellen Sie weitere eigene, um einen benutzerdefinierten Fragebogen zu erstellen, der Ihnen hilft, alle Informationen zu erhalten, die Sie für Ihre Kunden benötigen.

Die Tools machen einen Social Media Manager aus

Die Erstellung eines umfassenden Onboarding-Prozesses kann zunächst überwältigend erscheinen; wir kapieren es. Aber sobald Sie fertig sind, wird es Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren und wie Sie arbeiten und mit Ihren Kunden in Beziehung treten. Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel einfacher es ist, alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, um mit der Umsetzung der Strategie Ihres Kunden zu beginnen, auf einen Schlag zu erhalten – insbesondere, wenn Sie alle Ihre Dokumentvorlagen im Voraus bereit haben.

Neben einem automatisierten und effektiven Kunden-Onboarding-Prozess muss jeder Social-Media-Manager über die richtigen Tools verfügen. Die richtigen Tools erleichtern Ihnen die Arbeit ungemein.

Zum Beispiel ist Sked Social ein Social-Media-Verwaltungstool, mit dem Sie mehrere Social-Media-Konten effizient an einem Ort verwalten können. Außerdem haben Sie Zugriff auf erweiterte Instagram-Planungstools und -Analysen.

Verwalten Sie die Social-Media-Konten Ihrer Kunden mit Sked Social wie ein Superheld. Beginnen Sie noch heute!