Was ist Büroautomatisierung? Wie es Ihre Arbeitsabläufe automatisiert
Veröffentlicht: 2023-02-17Die Verbesserung von Effizienz und Produktivität hilft, mit der Kundennachfrage Schritt zu halten, ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Viele Unternehmen zögern jedoch, Technologien zur Optimierung alltäglicher Prozesse einzusetzen. Die Zurückhaltung wurzelt oft in der Angst vor Veränderungen und Ungewissheit sowie in einem Mangel an Verständnis für die Vorteile, die Technologie bringen kann.
Glücklicherweise hat sich die Büroautomatisierung so weit entwickelt, dass sich die nützlichsten Systeme nahtlos in bestehende Tools integrieren lassen.
Was ist Büroautomatisierung?
Die Büroautomatisierung umfasst Software und Computersysteme zum Sammeln, Speichern, Ändern, Übertragen und Verwenden gemeinsam genutzter Informationen zur Automatisierung manueller Aufgaben. Es ist eine effiziente Möglichkeit, Daten zu verwalten und zu teilen.
Die Büroautomatisierung reduziert die menschliche Beteiligung am Umgang mit Daten, eliminiert das Risiko menschlicher Fehler und setzt viele kritische Prozesse auf Autopilot.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie es die Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes erfüllt.
- Informationsspeicherung: Zeichnet Informationen in Dateien, Dokumenten, Bildern, Tabellenkalkulationen und Formularen auf.
- Datenaustausch in Echtzeit: Hilft beim Austausch von Berichten zwischen Mitarbeitern und Kunden und vereinfacht den E-Mail-Austausch.
- Datenverwaltung: Unterstützt die langfristige und kurzfristige Datenverwaltung, einschließlich Bestandsverwaltung, Finanzplanung und Marketingverwaltung.
Vorteile der Büroautomatisierung
Die Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben reduziert Fehler, spart Mitarbeitern Zeit und beugt Burnout vor. Effiziente Büroautomatisierung rationalisiert Prozesse und generiert bessere Gesamtergebnisse. Zeiteinsparungen bedeuten auch Kosteneinsparungen, da die Mitarbeiter ihre Zeit höherwertigen und anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.
Büroautomatisierung macht Mitarbeiter technisch versiert, optimiert die Kundenkommunikation und fördert die Teamzusammenarbeit. Sehen wir uns einige weitere Vorteile der Büroautomatisierung an.
Gewinnt mehr Zeit für herausfordernde Aufgaben
Hochwertige Arbeit trägt zum Mitarbeiterwachstum bei und fördert bessere Fähigkeiten. Wenn Mitarbeiter Zeit haben, sich auf herausfordernde Aufgaben zu konzentrieren, fühlt sich ihre Arbeit lohnender und wertvoller an. Dies ermöglicht Führungskräften auch, die Stärken der Mitarbeiter zu erkennen und ihnen zu helfen, effektiver zu wachsen.
Sie profitieren von erheblichen finanziellen Vorteilen, indem Sie sich auf qualitativ hochwertige Arbeit konzentrieren, anstatt Ihre gesamte Zeit mit der Verwaltung von Daten zu verbringen, die von der Technologie problemlos verarbeitet werden können.
Optimiert die Kommunikation
Die Automatisierung der Kommunikation innerhalb von Teams steigert die Effizienz auf ganzer Linie. New-Age-Technologien wie maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und Verarbeitung natürlicher Sprache können Ihre interne Kommunikation ganz einfach optimieren.
Angenommen, Ihr Team beantwortet jeden Tag Hunderte von E-Mails. Sie können E-Mail-Verwaltungssoftware verwenden, um sich wiederholende Kommunikation einfach zu handhaben, sodass Ihr Team weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben und mehr Zeit mit effektiver Kommunikation verbringt.
Eine klare und transparente Kommunikation führt zu einem besseren Produktmanagement, einer verbesserten Zusammenarbeit im Team und einer effektiveren Verfolgung des Fortschritts in Richtung der Unternehmensziele.
Hilft bei der Datenverwaltung
Die Datenbereinigung hat höchste Priorität für Unternehmen, die sich auf Fakten verlassen, um den täglichen Betrieb voranzutreiben. Die Datenbereinigung, auch bekannt als Datenbereinigung oder Datenbereinigung, wertet Datensätze aus, um Fehler oder Probleme zu identifizieren.
Unvollständige, falsch gekennzeichnete, fehlerhafte, beschädigte oder doppelte Inhalte können den Datensatz eines Unternehmens verwüsten. Anstatt sich auf Menschen zu verlassen, um problematische Daten zu identifizieren und zu entfernen, können Büroautomatisierungstools die alltägliche Aufgabe übernehmen, die gespeicherten Daten Ihres Unternehmens regelmäßig auszuwerten.
Die Büroautomatisierung hört hier nicht auf. Neben der Automatisierung des Arbeitsalltags sorgt die Büroautomatisierung auch für die Datensicherheit. Die Sicherung von Daten erfordert manuelle Arbeit und Koordination zwischen den Abteilungen.
Automatisierte Systeme zum Speichern und Schützen der wertvollen Daten eines Unternehmens können dazu beitragen, IT-Teams zu entlasten und gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.
Da ein Datenspeichersystem rund um die Uhr funktioniert, können Sie es verwenden, um Ihre Daten sicher zu halten und Systeme reibungslos laufen zu lassen.
Spart Kosten; erhöht die Effizienz
Weniger Fehler bedeuten weniger Zeitaufwand für deren Identifizierung und Korrektur. Zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben können einfach auf die Technologie ausgelagert werden, wodurch Sie erhebliche Kosten sparen, die Sie andernfalls für zeitaufwändige manuelle Prozesse und Fehlerbehebung aufgewendet hätten.
Büroautomatisierungssoftware und -tools sind im Allgemeinen billiger als menschliche Arbeitskräfte und gut für Ihr Endergebnis. Sie erledigen mehr in einem kürzeren Zeitfenster und steigern Ihre Gewinnmargen.
Wer kann von der Büroautomatisierung profitieren?
Die Büroautomatisierung passt zu bestimmten Rollen besser als zu anderen. Kundendienst, Inhaltserstellung, Marketing und Dateneingabeabteilungen können mühsame, aber kritische Aufgaben leicht an die Technologie auslagern. Mal sehen wie.
Kundendienst
Kundendienstabteilungen erfahren mehr Stress aufgrund der Kundenerwartungen für einen 24/7-Service. Während die menschliche Interaktion immer entscheidend sein wird, kann die Automatisierung viele Routineaufgaben erledigen und Ihre Kundendienstmitarbeiter entlasten, damit sie sich auf wichtigere Anfragen konzentrieren können.
Automatisierte Technologien wie Konversations-KI helfen bei der Beantwortung grundlegender Kundenanfragen und bieten wertvolle Unterstützung für vielbeschäftigte Kundendienstteams.
Konversations-KI erkennt Text- und Sprachmuster, sagt Absichten voraus und antwortet mit automatisierten Skripten, die so konzipiert sind, dass sie sich an alltägliche Szenarien anpassen. Viele KI-Plattformen generieren menschenähnliche Interaktionen, um die Bedürfnisse eines Kunden in Echtzeit zu erfüllen.
Sie können auch mehr über Kundenbedürfnisse und -präferenzen mit Büroautomatisierung erfahren. Das Beobachten und Aufzeichnen von Kaufmustern und das Sammeln von Feedback aus Umfragen sind zwei Möglichkeiten, wie Technologie Ihrem Unternehmen helfen kann, die Informationen zu erhalten, die es benötigt, um neue Marketinginitiativen zu entwickeln und für die Zukunft zu planen. Sie können sogar rechtzeitig Angebote senden, indem Sie Daten über das Kaufverhalten der Kunden verwenden.
Inhaltserstellung
KI ermöglicht es Softwareprogrammen, Inhalte zu erstellen, einschließlich Social-Media-Kopien, Zielseiten, Produktlisten, E-Mails, E-Books und Blog-Posts. Während es eine großartige Möglichkeit ist, Tonnen von Inhalten zu generieren, ohne Ihre Mitarbeiter oder Freiberufler für diese endlosen Aufgaben zu bezahlen, muss die Erstellung von KI-Inhalten noch weit genug fortgeschritten sein, um menschliche Ersteller vollständig zu ersetzen.
Während die Meinungen darüber auseinander gehen, ob KI zuverlässig qualitativ hochwertige Inhalte produzieren kann, können Tools zur Büroautomatisierung einige der einfacheren Aufgaben der Inhaltserstellung übernehmen. Beispielsweise kann KI von Menschen und KI erstellte Inhalte einfach und schnell Korrektur lesen.
Viele Unternehmen verlassen sich bereits auf KI, um Plagiate zu identifizieren und zu beseitigen, um Abstrafungen durch Google zu vermeiden und ihre Inhalte für Suchmaschinen zu optimieren. KI kann Ihrem Unternehmen helfen, qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen, indem es Schreibblockaden beseitigt und Autoren mit kreativen Ideen unterstützt. Es kann andere mühsame oder alltägliche Aufgaben erledigen, wie z. B. das Überprüfen von Zitaten und Referenzen auf korrekte Formatierung.
Marketing auf mehreren Ebenen
Viele Multi-Level-Marketing-Unternehmen (MLM) verwenden KI-Tools, um wichtige Aufgaben und Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern.
Um beispielsweise Wettbewerbsanalysen durchzuführen und die Position eines Unternehmens auf dem Markt zu verstehen, kann KI das Kundenverhalten auf der Grundlage von Nischendemografien aggregieren und Vorlieben und Abneigungen aktiv überwachen. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, eine Zielgruppe zu identifizieren und personalisierte Angebote zu erstellen, die auf die individuellen Kundenbedürfnisse zugeschnitten sind.
Nachdem Sie einen Marketingplan entwickelt haben, können Sie die Ergebnisse auf Conversions testen und diese Datensätze auf zukünftige Marketinginitiativen anwenden. Gezielte Social-Media-Kampagnen durchzuführen, um Facebook, Twitter, Instagram oder TikTok eines Unternehmens zu erweitern, ist eine beliebte Methode, um ein MLM-Geschäft aufzubauen.
KI kann helfen, indem sie Stimmungsanalysen verwendet, um von Chatbots initiierte soziale Konversationen zu erstellen, die bestimmte Produkte bewerben.
KI kann schnell Informationen aus Datensätzen extrahieren, um zukünftige Trends zu erkennen, und hilft einem MLM-Unternehmen, der Kundennachfrage einen Schritt voraus zu sein.
Dateneingabe
Die Automatisierung der Dateneingabe hat den Prozess für zahlreiche Organisationen rationalisiert. Kleine Teams können größere Datenmengen nicht in kürzerer Zeit bewältigen.
Intelligente Datenerfassung lokalisiert und sammelt Daten aus verschiedenen Quellen und wandelt sie in strukturierte Formate um, um die Verarbeitung zu automatisieren. Beispielsweise können Datenerfassungstools Rechnungsnummern aus verschiedenen Datenquellen identifizieren.
Verantwortliche für die Dateneingabe können die extrahierten Daten direkt an Tabellenkalkulationen senden, wodurch die Zeit reduziert wird, die zum Suchen, Kopieren und Organisieren wichtiger Informationen benötigt wird. KI validiert extrahierte Daten schnell mit Informationen aus anderen Systemen.
Die KI-gestützte Datenextraktion minimiert das Risiko manueller Dateneingabefehler und reduziert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe. KI erkennt Zeichen und Inhaltsmuster, um Fehler zu identifizieren oder die entsprechenden Daten zu extrahieren.
Allgemeine Bürotätigkeiten
Allgemeine Büroaufgaben sind mühsam, aber entscheidend für das Endergebnis eines Unternehmens. Das Sammeln und Organisieren von Informationen, das Verwalten von Kalendern, das Automatisieren von Papierkram und die Verwendung einer sicheren Rechnungsstellung können alle mit Software automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter können viele geschäftliche Engpässe schnell erkennen und beseitigen, wenn sie für den effektiven Einsatz der Tools geschult werden.
So bereiten Sie Ihr Team auf die Büroautomatisierung vor
Technologie wird oft vorgeworfen, die menschliche Arbeitskraft zu ersetzen, aber das ist selten der Fall. Stattdessen bietet es wertvolle Unterstützung, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die fortschrittliche Technologie nicht bewältigen kann.
Die Einführung von Technologie in bestimmten Abteilungen kann jedoch eine steile Lernkurve beinhalten. Eine angemessene Schulung in der digitalen Einführung trägt wesentlich dazu bei, dass Mitarbeiter mit der von ihnen verwendeten Technologie vertraut werden.
Viele Automatisierungstools sind neu auf dem Markt, und proprietäre Plattformen haben spezifische Funktionen und Anforderungen, deren Erlernen und Implementieren einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Ihre Mitarbeiter nehmen die Automatisierung eher an, wenn sie verstehen, wie sie sie von alltäglichen und sich wiederholenden Aufgaben entlastet, menschliche Fehler eliminiert und den Datenabruf erleichtert.
Offene Kommunikation ist bei der Einführung von Büroautomatisierung unerlässlich. Versichern Sie Ihrem Team, dass es eine angemessene Schulung erhält, genügend Zeit hat, sich anzupassen, und dass seine Arbeitsplätze sicher sind. Scheuen Sie sich nicht, zu viel zu kommunizieren, um Unklarheiten auszuräumen.
Ihre Mitarbeiter möchten Ihre Ziele und ihre Rolle verstehen, während Sie auf stärker automatisierte Prozesse hinarbeiten. Heben Sie die einzigartigen Talente und Fähigkeiten hervor, die Sie in die Organisation einbringen, und wiederholen Sie, dass viele wichtige Dinge nicht mit Technologie erreicht werden können.
Fördern Sie eine Kultur der Schulung und Weiterbildung und bereiten Sie Ihr Team auf die Automatisierung vor.
Ausbildung
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern bei der Vorbereitung auf die Automatisierung verschiedene Schulungsmöglichkeiten an. Die Verwendung verschiedener Methoden auf der Grundlage des aktuellen Wissens wird Ihnen bei zukünftigen Unternehmungen helfen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass sie nicht nach ihrem aktuellen Wissen beurteilt werden und dass Ihr oberstes Ziel darin besteht, sie mit Schulungen zu unterstützen, die ihren langfristigen Erfolg fördern.
- Bieten Sie Schulungen für jede Automatisierung an und kommunizieren Sie eine Politik der offenen Tür für Feedback. Veranstalten Sie Gruppenschulungen, um Ihren Teams zu helfen, sich zu vernetzen, aber setzen Sie nur Personen ein, die mit der Technologie vor Ort möglicherweise genauso gut vertraut sind.
- Erwägen Sie die Integration von eLearning, damit die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen können. Nicht jeder kann durch Zuschauen lernen; Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Zeit, um bestimmte technologiebezogene Fähigkeiten zu erlernen.
- Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass das Erlernen neuer Fähigkeiten für viele Menschen Zeit braucht und dass Sie planen, diejenigen, die zusätzliche Hilfe benötigen, persönlich zu unterstützen.
Weiterbildung
Wenn Mitarbeiter die potenziell befreienden Aspekte der Büroautomatisierung erkennen, werden sie begeistert sein, sie in ihrem täglichen Betrieb einzusetzen. Bieten Sie auch nach der Beherrschung der Grundlagen Upskilling-Kurse an, wenn Ihr Team zusätzliches Training für spezifische Automatisierung benötigt. Halten Sie die Kommunikation offen und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, wie wichtig ihre Fähigkeiten für den anhaltenden Geschäftserfolg sind.
Es ist wichtig, bei der Einführung neuer Bürotechnologien aufgeschlossen zu bleiben. Wenn Ihr Unternehmen eine Automatisierungsstrategie entwickelt, ist die Erstellung eines Plans zur Bewertung der Akklimatisierungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Bestimmte Rollen müssen möglicherweise neu bewertet und Mitarbeiter hinzugefügt werden, um die Automatisierung erfolgreicher zu machen.
Erweitern Sie Ihre Technologie; vergrößern Sie Ihr Team
Die Büroautomatisierung wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Für viele Unternehmen ist jetzt der beste Zeitpunkt, die neuen Technologien einzusetzen. Während viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Belegschaft an die sich entwickelnde Technologie anzupassen, können Ihnen einige einfache Tipps dabei helfen, Ihre wertvollsten Mitarbeiter zu halten und gleichzeitig die Automatisierung zu nutzen.
Bauen Sie eine technisch versierte Unternehmenskultur auf und unterstützen Sie das Wachstum Ihrer Mitarbeiter.
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