Hinweise aus der Praxis: Einzeltabellen-Deduplizierungsmodul

Veröffentlicht: 2021-08-18

Saubere, robuste CRM-Daten sind etwas Schönes, da sie Unternehmen eine zentrale Ansicht jedes Kunden an einem Ort bieten. Wenn jedoch doppelte Datensätze in die Datenbank gelangen, existiert diese „einzelne“ Ansicht nicht mehr. Duplikate verursachen im gesamten Unternehmen Kopfschmerzen und wirken sich negativ auf Verkaufsprognosen, Pipeline-Management, Marketingausgaben und Kundenerlebnisse aus.

Das „Doppelt sehen“ im CRM ist nur eine der vielen Herausforderungen, denen sich Salesforce-Administratoren gegenübersehen, aber es ist eine der häufigsten. Vielleicht ist deshalb Single Table Dedupe – nur eines von vielen Modulen in DemandTools – eines der am häufigsten verwendeten.

Sie können hier eine kostenlose 30-Tage-Testversion von DemandTools herunterladen, um alle seine Module in Aktion zu sehen. In diesem Blog möchten wir jedoch die Deduplizierung einzelner Tabellen besonders hervorheben, um Sie mit dem Modul vertraut zu machen, das Sie wahrscheinlich zuerst ausprobieren möchten.

Was unterscheidet Einzeltabellen-Deduplizierung?

Die Einzeltabellen-Deduplizierung geht über die native Funktionalität von Salesforce hinaus. Dies geschieht auf folgende Weise:

Das Dienstprogramm zum Zusammenführen von Salesforce kann nur drei Datensätze gleichzeitig zusammenführen, kann nicht automatisiert werden, kann keine benutzerdefinierten Objekte zusammenführen und bietet keine Sicherung der an einer Zusammenführung beteiligten Daten. DemandTools bietet Backups auf Rekordniveau. Und sein leistungsstarker Deduplikator funktioniert für kleine und große Datensätze. Es war der erste anpassbare Massendeduplizierer, der sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Objekte in Salesforce zusammenführte.
Es bietet mehr Kontrolle über Duplikate, indem es benutzerdefinierte Masterregeln und Feldregeln bereitstellt, Einstellungen, mit denen Sie angeben können, welche doppelten Datensätze in Salesforce aufbewahrt werden und welche Feldwerte von jedem Datensatz beibehalten werden.
Mit der kürzlichen Aufnahme von DupeBlocker in die DemandTools-Suite können Administratoren Duplikate proaktiv verwalten.
Die in Single Table Dedupe verfügbaren Integrationen ermöglichen es Benutzern, von DupeBlocker gemeldete Duplikate massenhaft zusammenzuführen und Duplikate mit geringerer Konfidenz zur manuellen Überprüfung zu melden.

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Wie wird die Deduplizierung einzelner Tabellen normalerweise verwendet?

Häufige Anwendungsfälle für dieses beliebte Modul sind:

Dublettenverwaltung

Beginnend mit dem Offensichtlichen ist der häufigste Anwendungsfall für die Deduplizierung einzelner Tabellen die routinemäßige Deduplizierung mit einer Reihe von Abgleichstechniken. Es gibt 20 Matching-Algorithmen, um Duplikate basierend auf allen Arten von Daten zu finden.

Nach dem Import auf Duplikate prüfen

Obwohl es andere Tools in der DemandTools-Suite gibt, die verhindern können, dass Duplikate in das CRM gelangen, kann Single Table Dedupe erkennen, ob ein Import doppelte Datensätze verursacht hat. Um dies unmittelbar nach einem Import durchzuführen, würden Sie die Deduplizierung einzelner Tabellen so einstellen, dass nur Übereinstimmungen zurückgegeben werden, bei denen mindestens einer der doppelten Datensätze heute erstellt wurde.

Feldregeln erstellen

Single Table Dedupe unterstützt effektiv die Anforderungen an das Datenmanagement in verschiedenen Abteilungen und hilft dabei, die Übereinstimmung mit den Datensätzen sicherzustellen, die als Single Source of Truth dienen sollten. Sie können beispielsweise Duplikate in ein Dateiformat exportieren, um sie mit anderen zu teilen, einschließlich Personen, die keinen Zugriff auf DemandTools haben.

Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie teilen oder dokumentieren müssen, wie Zusammenführungen gehandhabt wurden, oder wenn andere Teams, wie z. B. der Vertrieb, Angaben dazu machen müssen, welche Duplikate den Stammdatensatz darstellen.

Feldregeln ermöglichen es jeder Abteilung, abzuwägen, wie die Daten für die Felder gehandhabt werden, auf die sie am meisten angewiesen ist, um ihre Aufgaben und Ziele zu erfüllen. Und weil sie dieses Mitspracherecht beim Datenhandling haben, trägt dies dazu bei, dass die Datenqualität für jede Abteilung im Vordergrund steht.

Mehr zu Single Table Deduplizierung

Während Ihrer kostenlosen 30-Tage-Testversion von DemandTools erhalten Sie einen genaueren Blick auf das Angebot von Single Table Dedupe. Wir stellen uns DemandTools gerne als virtuelles „Schweizer Taschenmesser“ mit allen Tools vor, die Salesforce-Administratoren benötigen. Jedes Tool hat einen speziellen Zweck – von Deduplizierung und Standardisierung bis hin zu ausgeklügelten Datenverwaltungsfunktionen. Damit Sie sie alle testen können, bieten wir Ihnen auch Zugriff auf Schulungsmaterialien, Hilfedokumente und Tipps von anderen DemandTools-Benutzern.

In der Zwischenzeit schließen wir diesen Blog mit einer Liste zusätzlicher Funktionen, Verarbeitungstools, Unterstützungen und Anwendungsbeispielen für Single Table Dedupe. Sehen Sie in dieser Liste nach, welche Features oder Funktionen für Sie am wichtigsten sind, damit Sie sie während Ihrer Testphase nicht verpassen.

Merkmale

Installiert mit 29 vorgefertigten Szenarien und Masterregeln
Benutzerdefinierte Masterregeln – ermöglicht es Benutzern, Attribute des Datensatzes zu definieren, die als Master beibehalten werden sollen
Benutzerdefinierte Feldregeln – ermöglicht die Benutzerspezifikation des für jedes Feld beibehaltenen Wertes
Alle oder eine Teilmenge von Datensätzen auswerten
Übereinstimmung mit Standard- und benutzerdefinierten Feldern
Alle oder eine Teilmenge von Datensätzen abgleichen
Enthält 20 passende Algorithmen, 6 anpassbar
Fuzzy-/phonetische Übereinstimmungsfunktionen
Passen Sie die angezeigten Felder bei der Dublettenprüfung an – hilfreich bei der Ermittlung des Stammsatzes

Verarbeitungswerkzeuge

Ergebnistabelle
- Überprüfen Sie vor der Verarbeitung gefundene Duplikate und den ausgewählten Master für jede Gruppe. Auf diese Weise können Benutzer die doppelten Gruppen auswählen, die zusammengeführt oder ignoriert werden sollen, und unterstützt die Echtzeitbearbeitung von Daten auf Feldebene für schnelle Fehlerbehebungen, selbst wenn die Daten nicht zusammengeführt werden.
Duplikate exportieren
- Hervorragend geeignet, um vorgeschlagene Zusammenführungen mit Nicht-DemandTools-Benutzern zu teilen. Oder verwenden Sie es, wenn doppelte Ergebnisse die Eingabe anderer Teams erfordern, um den Master für jede Gruppe auszuwählen.
Post-Merge-Dateien
- Es werden 4 Post-Merge-Dateien erstellt, um die Datenwiederherstellung zu unterstützen und die aus einer Zusammenführung resultierenden Eigentumsänderungen zu verwalten.
  - Datensatzdatei zusammenführen – Hilft bei der Synchronisierung von Systemen, wenn eine ID, die zum Identifizieren eines Datensatzes zwischen Systemen verwendet wird, aufgrund einer Zusammenführung entfernt wird.
  - {Objekt} Zusammenführungsdatendatei deduplizieren – Zeigt alle Werte auf Feldebene aus den zusammengeführten Datensätzen an, um das Rückgängigmachen einer Zusammenführung zu erleichtern .
  - Nicht-Master-Eigentümeränderungsdatei – Wird nur generiert, wenn Datensätze mit unterschiedlichen Eigentümern zusammengeführt werden. Erleichtert das Hinzufügen von Mitgliedern zu Account Teams für die Freigabe und die Sichtbarkeit von Datensätzen, die möglicherweise aus der Zusammenführung von Datensätzen entfernt wurden.
  - Änderungsdatei des Unterobjektbesitzers – Wenn die Option Dem Hauptbesitzer neu zuweisen für bestimmte Unterobjekte ausgewählt ist, wird eine Änderungsdatei für den Besitzer des Unterobjekts erstellt, um bei Bedarf das Eigentum wiederherzustellen.
- Protokolldateien
  - Meldet während der Verarbeitung aufgetretene Fehler, Prozessdatum und -uhrzeit sowie andere Prozessvariablen, um bei der Fehlerbehebung zu helfen.
- Szenario-Einsparung
  - Erstellen Sie neue oder ändern Sie vorhandene Szenarien und speichern Sie die Einstellungen für die zukünftige manuelle oder geplante Verarbeitung und den schnellen Abruf der Datenzusammenführung.
- Verarbeitungsoptionen
  - SOAP- und Bulk-API-Batchgröße – Steuern Sie die Batchgröße, um die Geschwindigkeit zu verbessern und die Anzahl der verwendeten API-Aufrufe zu reduzieren.
  - Lead-/Fall-/Gebietszuweisungsregel – Rufen Sie Ihre Standardregel auf, damit das Zusammenführen von Daten Ihre Datensatzeigentumsregeln nicht stört.
  - Zusammenfassende Zusammenführungsaufgaben – Verfolgen Sie, wie viele Datensätze während jedes Vorgangs zusammengeführt wurden.

Unterstützt

Automatisierung / Szenarioplanung
Objekte: Standard und Benutzerdefiniert
Felder: Standard und Benutzerdefiniert
Internationale und Doppelbyte-Zeichen
SOAP API-Verarbeitung
Bulk-API-Verarbeitung

Anwendungsfälle

Führen Sie doppelte Konten zusammen und behalten Sie die hierarchische Struktur bei
Nur die Duplikate finden und zusammenführen, die von den heute importierten Daten erstellt wurden
Identifizieren Sie Konten, die sich ein übergeordnetes Konto teilen, indem Sie die ID des übergeordneten Kontos für alle Konten in einem bestimmten Gebiet abgleichen
Weisen Sie Datensätzen, die basierend auf dem Kontonamen übereinstimmen, ein übergeordnetes Konto zu
Suchen Sie nach Kontoduplikaten, bei denen ein Kontoname das Akronym ist und sein Duplikat die ausgeschriebene Version ist, z. B.: „IBM“ und „International Business Machines“.
Suchen Sie nach Kontoduplikaten mit unterschiedlichen Suffixen, z. B.: "Gültigkeit Inc.", "Gültigkeit" und "Gültigkeit Incorporated"
Behalten Sie beim Zusammenführen von Konten den ältesten Datensatz als Master bei, behalten Sie jedoch die Kontonummer des Datensatzes mit dem Datensatztyp Kunde bei, und behalten Sie Kunde als Datensatztyp Konto bei
Behalten Sie beim Zusammenführen von Konten das Konto mit den meisten Verkaufschancen als Stammdatensatz bei
Finden Sie Duplikate, bei denen die Wörter in einem Feld gleich sind, aber die Reihenfolge der Wörter unterschiedlich ist, z. B.: „Cavitch, Familo und Durkin“ und „Durkin Cavitch und Familo“
Identifizieren Sie Duplikate von Kontakten oder Leads, indem Sie E-Mails abgleichen. Wenn die E-Mail-Adresse nicht mit dem Namen übereinstimmt, entfernen Sie die falsche E-Mail-Adresse aus dem Datensatz
Suchen Sie nach Kontakt- oder Lead-Matches, bei denen ein Datensatz den vollständigen Namen der Person enthält und der andere ihren Spitznamen auflistet, z. B. „Jim Hinkle“ und „James Hinkle“.
Behalten Sie beim Zusammenführen von Kontakten oder Leads alle E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus allen Datensätzen in der Duplikatsgruppe bei
Duplikate von Kontakten zusammenführen, die sich nicht auf dieselbe Konto-ID beziehen
Behalten Sie beim Zusammenführen von Kontakten den Kontakt mit den meisten Aufgaben und Ereignissen als Master bei
Führen Sie Assets zusammen, nachdem Sie mehrere Salesforce-Instanzen kombiniert haben, die von verschiedenen geografischen Regionen eines Unternehmens verwendet werden
Opportunities zusammenführen, wenn sie in diesem Geschäftsjahr erstellt wurden, denselben Status und denselben Betrag haben
Von DupeBlocker gemeldete Duplikate en masse zusammenführen
Zusammenführen von Duplikaten, die von Salesforce Duplicate Management en masse gemeldet wurden
Exportieren Sie Duplikate, um Feedback von anderen Teams zu erhalten, welche Datensätze als Master beibehalten oder überhaupt nicht zusammengeführt werden sollen
Track-Datensätze, die von DemandTools in Salesforce zusammengeführt wurden