101 Leitfaden zum Aufbau Ihrer gemeinnützigen Organisationsstruktur

Wenn Sie lernen, wie man eine gemeinnützige Organisation gründet , werden Sie feststellen, wie wichtig es ist, festzulegen, für welche Aufgaben jedes Teammitglied verantwortlich ist. Sich darum eher früher als später zu kümmern, spielt eine große Rolle, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse bei der Skalierung optimiert bleiben.

Hier bietet sich eine formalisierte gemeinnützige Organisationsstruktur an.

Im Folgenden führen wir Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Organisationsstruktur zu definieren . Wir stellen auch Beispiele dafür bereit, wie Sie ein Organigramm für gemeinnützige Organisationen erstellen können, das Ihre Arbeitsabläufe skizziert und Ihre gemeinnützige Organisation auf langfristigen Erfolg ausrichtet.

Was ist eine gemeinnützige Organisationsstruktur ?

Durch die Definition der Organisationsstruktur Ihrer gemeinnützigen Organisation können Mitarbeiter die Beziehungen, die Berichtsstruktur und die Arbeitsabläufe innerhalb ihres Teams klarer sehen und verstehen. Es unterstützt auch verschiedene Abteilungen bei der Zusammenarbeit, ohne jemandem auf die Füße zu treten oder Doppelarbeit zu leisten.

Eine Organisationsstruktur definiert, wie Ihr gemeinnütziges Unternehmen arbeitet, während ein gemeinnütziges Organigramm eine visuelle Darstellung dieser Systeme ist.

Es gibt mehrere Anleitungen, die Sie online finden können, die erklären, wie man ein funktionales Organigramm für gemeinnützige Organisationen formatiert, aber es ist so viel mehr als nur Linien, die Gesichter auf einer Seite verbinden. Ihr Organigramm bildet die Grundlage, auf die sich Ihre Mitarbeiter , Vorstandsmitglieder und Befehlsketten verlassen, um weiterhin die Bedürfnisse Ihrer Gemeinde zu erfüllen.

So bauen Sie Ihre gemeinnützige Organisationsstruktur auf

Ihre Organisationsstruktur sollte sich für Sie einzigartig anfühlen. Allerdings gibt es ein paar Must-have-Funktionsbereiche, die dafür sorgen, dass nichts durch die Ritzen rutscht.

Es ist auch wichtig, dass Sie sich mit den für gemeinnützige Organisationen erforderlichen Standards vertraut machen und eine Satzung für gemeinnützige Organisationen erstellen , die Sie an diese Standards bindet. Diese Komponenten wirken sich auf Ihren gesamten Geschäftsplan und Ihre gemeinnützige Struktur aus.

Im Folgenden führen wir Sie durch diese Funktionsbereiche und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre strategische Planung optimieren können , um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Aber bevor wir darauf eingehen, lassen Sie uns auf die gleiche Seite kommen, warum das alles wichtig ist.

Gründe für die Erstellung einer definierten Struktur

Der Aufbau Ihrer gemeinnützigen Organisationsstruktur braucht Zeit, ist aber die Investition wert. Hier sind einige Gründe, warum Sie Ihre Struktur und Berichtslinien lieber früher als später einrichten sollten:

• Beseitigen Sie Verwirrung: Wenn Ihre gemeinnützige Organisation wächst, ist es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer was tut (insbesondere bei Neueinstellungen).Eine formelle Organisationsstruktur verhindert Verwirrung, indem sie die Verantwortlichkeiten, Berichtsbeziehungen und Hierarchien Ihrer Teams umreißt.

• Treffen Sie schneller bessere Entscheidungen: Struktur hilft dabei, den Entscheidungsprozess zu skizzieren , und befähigt Ihre Führungskräfte, strategische Entscheidungen effizienter zu treffen, ohne unabhängige Parteien einzubeziehen.

• Füllen Sie die Lücken: Eine Veranschaulichung Ihrer Struktur mit einem gemeinnützigen Organigramm hilft dabei , Berufsbezeichnungen und Positionen zu identifizieren , die besetzt werden müssen, um Ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

• Eliminieren Sie Silos: Wenn Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit verbessern, werden Teams besser auf Metriken und Leistungsziele abgestimmt.

• Vermeidung von Doppelarbeit: Ohne klare Verantwortlichkeiten und Kommunikation ist es üblicher, dass verschiedene Teams ihre Arbeit wiederholen.Dies führt zu Zeit-, Geld- und Produktivitätsverlusten.

Zu definierende kritische Funktionen

Jede gemeinnützige (und sogar gewinnorientierte) hat Funktionsbereiche, die definiert werden müssen. Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erfüllt eine andere Rolle: Produktentwicklung, Kundenservice, Marketing und mehr.

Eine Organisationsstruktur hilft, diese Mitarbeiter in breiteren Gruppen mit den folgenden Funktionsbereichen zu organisieren:

• Führung
• Verwaltung
• Programme

Führung

Ihr gemeinnütziger Vorstand ist für die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene verantwortlich . Diese Personen stellen sicher, dass Ihre gemeinnützige Organisation strategisch bereit ist, Spenden zu sammeln und ihre Mission auszuführen.

Verwaltung

Ihre administrativen Mitglieder überwachen Budgetierung und Strategie. Sie überwachen die Finanzen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ausgaben im Rahmen Ihrer Möglichkeiten ausgeben, und führen Strategien aus, die die Ziele Ihrer gemeinnützigen Organisation erfüllen.

Programme

Ihre Programmexperten machen wahrscheinlich den Großteil Ihrer gemeinnützigen Organisation aus, da diese Personen für die Kernarbeit verantwortlich sind. Zu den Programmmitarbeitern gehören Marketing, Fundraising , Personalwesen , Freiwillige und Veranstaltungsmanagement.

So formatieren Sie ein Organigramm

Das Erkunden von Formatierungsoptionen für Ihr Organigramm kann Ihnen dabei helfen, Ideen zu finden, was für Ihr Team am sinnvollsten ist. Hier sind einige beliebte Formate:

• Von oben nach unten
• Prost
• Wohnung
• Divisional
• Funktionsübergreifend
• Matrix
• Runden

Von oben nach unten

Eine Top-down -Organisationsstruktur ist wahrscheinlich die beliebteste. Ihr Board of Directors und Executive Directors sitzen an der Spitze, dann die Führungskaskaden mit einzelnen Mitwirkenden, die unten sitzen.

Prost

Eine Bottom-up-Struktur stellt ein herkömmliches Diagramm auf den Kopf. Bei dieser Struktur sitzt die Führung am unteren Ende der Organisation und die einzelnen Mitwirkenden an der Spitze.

Diese Methode ist jedoch nicht nur eine Visualisierung. Es ist eine Kultur und Denkweise. Mit dieser Struktur dient Führung Managern und Mitarbeitern dazu, sicherzustellen, dass sie mobilisiert werden, um ihre beste Arbeit zu leisten, und nicht umgekehrt.

Wohnung

Eine flache Organisationsstruktur entfernt die Managementebenen und hat Einzelpersonen, die direkt an die höchste Führungsebene berichten. Organisationen, die dieser Methode folgen, verwalten sich in erster Linie selbst und verfügen über ein hohes Maß an Autonomie.

Flache Strukturen eignen sich hervorragend für kleinere Organisationen , in denen jeder mehrere Hüte trägt. Es kann schwierig sein, alle in Verbindung zu halten und auf dem gleichen Stand zu halten, aber Sie vermeiden unnötige Berichterstattung und Siloing.

Divisional

Eine Abteilungsstruktur unterteilt Ihre gemeinnützige Organisation in verschiedene Projekte. Beispielsweise könnten Sie für jedes Produkt, das Sie liefern, oder für jede geografische Region, die Sie beliefern, eine eigene Struktur haben. Jede Abteilung hat ihre wichtigsten Führungsaufgaben, die sich auf kritische Teile des Unternehmens auswirken, wie Verwaltungs-, Finanz-, Personal- und Marketingaufgaben.

Funktionsübergreifend

Eine funktionsübergreifende Struktur organisiert Einzelpersonen basierend auf ihren Rollen. Das bedeutet, dass sich Ihre gesamten Marketingmitarbeiter über Initiativen und Projekte hinweg vernetzen können, und Ihr Personalteam kann sich über Verantwortlichkeiten hinweg vernetzen. Diese Organisationsstruktur erleichtert es Mitgliedern verschiedener Teams, mit der richtigen Abteilung für die Projektzusammenarbeit in Kontakt zu treten.

Matrix

Eine Matrixstruktur kombiniert funktionsübergreifende und bereichsübergreifende Diagramme. Programme stehen ganz oben, Projekte links und Einzelpersonen in der Mitte.

Runden

Eine runde Organisationsstruktur funktioniert für kleinere Organisationen, bei denen eine lineare Berichterstattung weniger Priorität hat. Das Hauptaugenmerk runder Organisationsstrukturen liegt darauf, zu wissen, wer im Team ist und welche Verantwortungen es hat.

4 Best Practices für den Aufbau Ihrer gemeinnützigen Organisationsstruktur

Hier sind einige Best Practices, um sicherzustellen, dass Sie die Vorteile der Definition Ihrer gemeinnützigen Struktur maximieren:

1. Machen Sie Ihr Organigramm barrierefrei

Ihr Organigramm ist nicht nur für den Vorstand und die Führungskräfte gedacht – lassen Sie alle Ihre Mitarbeiter darauf zugreifen. Diese Initiative fördert die Transparenz von Nonprofit-Organisationen und hilft, Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern zu schaffen. Dann können sie das Diagramm verwenden, um die richtigen Partner zu finden, mit denen sie für bestimmte Aufgaben zusammenarbeiten können.

Sie können zwar Kopien Ihres Diagramms drucken, diese veralten jedoch schnell. Die Verwendung von Software oder einem digitalen Format zum Aktualisieren und Freigeben Ihres Organigramms hilft Ihnen, es auf dem neuesten Stand zu halten, wenn Sie ein neues Teammitglied einstellen oder jemand das Unternehmen verlässt.

2. Verwenden Sie das richtige Visualisierungstool

Ihre Organisation muss das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Die besten Visualisierungstools bieten integrierte Vorlagen , sodass Sie keine von Grund auf neu erstellen und entwerfen müssen. Hier sind einige Programme, die Ihre gemeinnützige Organisation zum Entwerfen Ihrer eigenen Organigrammvorlage in Betracht ziehen könnte:

• Leinwand
• InDesign
• Photoshop
• Lufttisch
• Steckdose

Darüber hinaus wurde einige Software speziell für diese Absicht entwickelt. Die folgenden Softwareoptionen machen es mit Drag-and-Drop-Tools, Tabellenimporten und Automatisierung noch einfacher:

• Lucidchart
• Miro
• Pinnwand
• Organimi

3. Aktualisieren Sie Ihr Diagramm regelmäßig

Ihre Organisation wird schnell das Vertrauen in die Genauigkeit Ihrer Diagramme verlieren, wenn Sie sie nicht regelmäßig aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Diagramme sofort nachbessern, wenn ein Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt oder es verlässt. Sie sollten ihm auch während Werbezyklen und organisatorischen Umstrukturierungen Aufmerksamkeit schenken.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Praktikabilität

Ihr Organigramm ist nicht nur eine schöne Visualisierung Ihrer Struktur – es ist ein praktisches Werkzeug, mit dem Mitarbeiter besser arbeiten können. Gestalten Sie Ihre Diagramme also so funktional wie möglich. Fügen Sie Kontaktinformationen hinzu, damit Mitarbeiter schnell Kontakt aufnehmen können, und stellen Sie sicher, dass Ihre Diagramme nicht zu unübersichtlich werden, damit Benutzer ihnen folgen können.

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