Jeder muss sich an die Regeln halten, auch gemeinnützige Organisationen. Gemeinnützige Satzungen legen Verfahren, Strukturen, Anforderungen und Richtlinien für ihre Arbeitsweise fest. Mit anderen Worten, es hält jeden für seine Handlungen verantwortlich und verhindert Konflikte und Verwirrung.
Widerstehen Sie der Versuchung, alte Musterstatuten aus dem Internet zu kopieren und einzufügen. Obwohl diese einen guten Ausgangspunkt bieten können, ist es besser, Ihre Gesetze auf Ihre gemeinnützige Organisation zuzuschneiden. Schließlich möchten wir nicht, dass Ihre gemeinnützigen Statuten wie „der Kodex“ in Fluch der Karibik enden – lose, falsch interpretiert und mehr als oft nicht gebrochen.
Wir helfen Ihnen, Meuterei und Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, indem wir Sie durch alles führen, was Sie über die Satzung von gemeinnützigen Organisationen wissen müssen, da dies eine Facette Ihres gesamten gemeinnützigen Geschäftsplans ist. Im Folgenden werden wir darauf eingehen, was diese sind, warum sie wichtig sind und wie Sie Ihre eigenen schreiben.
Was sind gemeinnützige Statuten?
Nonprofit-Statuten (auch bekannt als Satzung und Satzung) erklären, wie Ihre Organisation arbeitet. Diese Regeln erläutern das Wahlverfahren für Vorstandsmitglieder , Richtlinien und Häufigkeit von Vorstandssitzungen, Offenlegungen von Vergütungen, Haftungsfreistellungsklauseln und mehr.
Einfach ausgedrückt, es ist ein Betriebshandbuch für die Führung Ihrer gemeinnützigen Organisation.
Auch wenn Ihre Satzung nicht öffentlich zugänglich sein muss, geben viele Organisationen sie weiter, um die Transparenz und das Vertrauen gemeinnütziger Organisationen zu erhöhen. Spender, Wähler und Unterstützer möchten gerne wissen, was hinter den Kulissen passiert.
Der Vorstand der gemeinnützigen Organisation ist für die Erstellung der Satzung Ihrer gemeinnützigen Organisation verantwortlich. Idealerweise tat er dies gründlich bei der Gründung der Organisation . Wenn nicht, keine Panik – Sie können Ihre Satzung jederzeit ändern, obwohl wir empfehlen, sie regelmäßig zu überprüfen und zu ändern.
Dann gibt es das Gesetz.
Bundesgesetze erfordern keine spezifische Sprache in Statuten, aber einige Bundesstaaten haben spezifische Anforderungen. Beispielsweise hat New York Prüfungsanforderungen, Beschränkungen, wer Vorstandsvorsitzender sein kann, und nicht verhandelbare Verfahren zum Umgang mit Interessenkonflikten.
Andere Staaten haben mildere Anforderungen. Beispielsweise verlangt Colorado von gemeinnützigen Organisationen keine Satzung. Wenn gemeinnützige Organisationen jedoch keine Regeln aufstellen, unterwirft der Staat die gemeinnützige Organisation allgemeinen Vorschriften und Organisationsgesetzen.
Warum haben gemeinnützige Organisationen eine Satzung?
Gemeinnützige Satzungen sind für Ihre Bildung und Langlebigkeit von wesentlicher Bedeutung. Ohne diese vordefinierten Regeln gibt es keine Anleitung, wie sich Einzelpersonen verhalten sollten. Es gäbe auch keine Möglichkeit, die Organisation oder Führungskräfte für ihre Handlungen zur Rechenschaft zu ziehen.
Hier sind einige Gründe, warum gemeinnützige Organisationen eine Satzung benötigen :
- Rechtliche Gründe: Satzungen sind in einigen Bundesstaaten vorgeschrieben.
- Entscheidungsfindung: Statuten definieren, wie Ihre Organisation Entscheidungen trifft , wie das Abhalten von Versammlungen, das Erfüllen von Amtszeiten und das Wählen von Vorstandsmitgliedern.
- Konfliktverhütung: Satzungen stellen die Regeln klar dar und beseitigen Verwirrung oder individuelle Meinungsverschiedenheiten.
- Schutz: Statuten begrenzen die persönliche Haftung der Vorstandsmitglieder und schützen sie vor finanziellen Verlusten oder Schäden.
Gemeinsame Abschnitte, die in Ihre gemeinnützige Satzung aufgenommen werden sollten
Es gibt keinen einheitlichen Weg, um Ihre gemeinnützigen Statuten zu schreiben. Abgesehen davon, dass Staaten Anforderungen an das enthalten müssen, was Sie aufnehmen müssen, steht es Ihnen jedoch frei, darüber hinaus weitere Erläuterungen in anderen Bereichen hinzuzufügen.
Hier sind einige allgemeine Abschnitte, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
Name der Organisation
Beginnen Sie mit dem Namen und Zweck Ihrer gemeinnützigen Organisation. Ihr Zweck gibt an, ob Sie eine Wohltätigkeitsorganisation, eine religiöse Gruppe, eine Forschungsorganisation oder eine Bildungseinrichtung sind. Geben Sie dann allgemein die Ziele Ihrer gemeinnützigen Organisation und die Aktivitäten an, die sie für ihren Betrieb verwenden wird (z. B. Fundraising, Freiwilligenveranstaltungen und Impact-Aktivitäten).
Mitgliedschaft
Skizzieren Sie die Details rund um die Mitgliedschaft in Ihrer gemeinnützigen Organisation. Zu den Besonderheiten könnten gehören:
- Berechtigung zum Beitritt zum Vorstand
- Erforderliche Gebühren
- Verfahren zur Wahl von Vorstandsmitgliedern
- Stimmrecht für Mitglieder
- Genehmigungsverfahren für Änderungen der Satzungsänderung
- Kriterien für die Beendigung der Mitgliedschaft
Meeting-Richtlinien
Geben Sie an, wie viele Vorstandsmitglieder anwesend sein müssen, um beschlussfähig zu sein. Einige Bundesstaaten haben jedoch Mindestanforderungen, stellen Sie also sicher, dass Sie die staatlichen Richtlinien befolgen, bevor Sie Ihre Regeln festlegen.
Legen Sie dann fest, wie oft Sie sich treffen werden. Dies kann mindestens einmal im Jahr sein, aber überprüfen Sie, ob Ihr Staat mehr verlangt. Sie müssen auch festlegen, wann der Vorstand, der Vorsitzende oder das Exekutivkomitee eine Sondersitzung für Notfälle oder alles, was nicht bis zur nächsten Sitzung warten kann, einberufen kann.
Vorstandsstruktur
Die Entscheidung , wen Sie in Ihrem gemeinnützigen Vorstand brauchen, ist für den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation von entscheidender Bedeutung. Legen Sie fest , wie viele Vorstandsmitglieder Sie zulassen, einschließlich eines Minimums und eines Maximums. Auch hier haben einige Bundesstaaten Anforderungen an die Vorstandsstruktur, befolgen Sie also die staatlichen Vorschriften, wenn Sie Ihre Satzung entwerfen.
Offiziere
Definieren Sie die Funktionsträgerrollen Ihres Vorstands. Zu den Rollen können Präsident, Vizepräsident, Sekretär und Schatzmeister gehören. Skizzieren Sie dann die Verantwortlichkeiten für jede Rolle. Beispielsweise könnte Ihr Präsident alle Sitzungen leiten, während Ihr Vizepräsident in Abwesenheit des Präsidenten übernimmt.
Entschädigung der Vorstandsmitglieder
Entschädigung bezieht sich darauf, wie Sie Ihre Vorstandsmitglieder und Mitglieder vor finanziellen Schäden aufgrund ihrer Rolle schützen. Ihre Satzung für gemeinnützige Organisationen könnte beispielsweise enthalten, wie Sie Anwaltskosten bezahlen, wenn sie in einen Rechtsstreit verwickelt sind.
Bücher und Aufzeichnungen
Geben Sie an, wie Sie Finanzbücher und Aufzeichnungen über Ihre Meetings führen werden. Dazu gehört die Angabe, wo Sie diese speichern und wie Mitglieder oder die Öffentlichkeit darauf zugreifen können.
Änderungen
Notieren Sie, wie Sie Änderungen an der Satzung Ihrer gemeinnützigen Organisation vornehmen werden. Fügen Sie dann jede Satzungsänderung zu diesem Abschnitt hinzu, um jede Änderung, die Sie vornehmen, und ihre Auswirkungen aufzuzeichnen.
Auflösung
Fügen Sie eine Auflösungsklausel hinzu, die angibt, wie Sie Ihr Vermögen verteilen, wenn sich die gemeinnützige Organisation auflöst.
8 Tipps und Best Practices für das Schreiben Ihrer Nonprofit-Satzung
1. Holen Sie sich rechtliche Hilfe
Statuten sind juristische Dokumente, und es gibt viele Nuancen und staatsspezifische Anforderungen, die das Schreiben etwas schwierig machen. Wir empfehlen, mit einem Fachmann zusammenzuarbeiten, um Ihre Satzung für gemeinnützige Organisationen zu erstellen. Sie kennen die staatlichen Beschränkungen und helfen Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden.
2. Halten Sie es einfach (denken Sie eher an Richtlinien als an strenge Regeln)
Strenge Vorschriften können es schwierig machen, sich daran zu halten. Schreiben Sie stattdessen Satzungen, die als Richtlinien dienen. Sie könnten beispielsweise angeben, dass es mindestens 10 Vorstandsmitglieder und höchstens 30 geben wird, anstatt genau 15 zu fordern. Oder Sie schlagen eine jährliche Vorstandssitzung statt einer regulären Sitzung am ersten Dienstag jedes neuen Jahres vor.
3. Personalisieren Sie die Satzung Ihrer gemeinnützigen Organisation
Viele gemeinnützige Organisationen werden in Bezug auf Organisation und Betrieb viel gemeinsam haben. Jede Organisation ist jedoch einzigartig. Passen Sie Ihre Satzung also an die besonderen Umstände, den Zweck und die Mitglieder Ihrer gemeinnützigen Organisation an.
4. Machen Sie Ihre Statuten öffentlich
Das Gesetz verlangt von gemeinnützigen Organisationen nicht, ihre Satzung zu veröffentlichen, aber wir glauben, dass es Rechenschaftspflicht und Transparenz bietet. Wenn Sie sie mit Ihren Spendern und Unterstützern öffentlich teilen, geben Sie ihnen einen Blick hinter die Kulissen, wie und warum Sie Entscheidungen treffen.
5. Achten Sie auf die Semantik (These Matter)
Die Wörter „soll“ und „darf“ werden in Statuten oft verwirrend herumgeworfen, aber diese sind nicht austauschbar. Shall bedeutet zwingend, während may eine Option bedeutet. Wenn zum Beispiel Ihr Schatzmeister das Budget aufstellen soll , sind sie die einzigen, die das tun können. Wenn Ihr Schatzmeister jedoch die Budgets erstellen darf, kann er dies mit Erlaubnis des Vorstands tun.
6. Seien Sie realistisch
Achten Sie darauf, Ihre Vorstandsmitglieder nicht zu überfordern. Fordern Sie zum Beispiel kein monatliches Meeting, wenn Sie wissen, dass es eine unnötige Belastung ist. Dasselbe gilt für die Forderung nach einem unrealistischen Quorum, wenn Sie wissen, dass Sie wahrscheinlich nicht so viele stimmberechtigte Mitglieder anwesend bekommen werden.
7. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Ihre Statuten sollten lebendige, atmende Dokumente sein – nicht wie die Verfassung der Vereinigten Staaten. Dazu gehört, dass Sie Ihre Gesetze alle paar Jahre überprüfen und überarbeiten, was nicht funktioniert. Erwägen Sie beispielsweise, Ihre Gesetze dahingehend zu ändern, dass vierteljährliche Besprechungen erforderlich sind, wenn Sie Schwierigkeiten haben, monatliche Besprechungen abzuhalten.
8. Vorstandsmitglieder ausbilden
Statuten sind nur dann gut, wenn sie zugänglich sind und umgesetzt werden. Schulen Sie also Ihre Vorstandsmitglieder zu allen im Dokument beschriebenen Punkten. Sie können sogar erwägen, es zu einem regelmäßigen Bestandteil eines Jahrestreffens zu machen, um gemeinsam wichtige Satzungen durchzugehen und Fragen zu beantworten.
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