Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: So stellen Sie sicher, dass die Beziehung gut läuft

Im anhaltenden Kampf um Talente reicht es nicht aus, mit Ihrer Stellenanzeige, dem Bewerbungsgespräch und dem Angebotsschreiben einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sie benötigen einen optimierten und einladenden Onboarding-Prozess.

Das Onboarding ist die erste Interaktion eines neuen Mitarbeiters mit einem Unternehmen und bereitet den Grundstein für die weitere Erfahrung. Zu einem positiven Onboarding-Erlebnis gehört jedoch mehr als nur Papierkram und Besprechungen.

Idealerweise sollte Ihr Onboarding-Prozess den Mitarbeiter von der ersten Interaktion an für den Erfolg positionieren, Erwartungen darlegen, die Unternehmenskultur veranschaulichen und eine offene Kommunikation für Feedback und Verbesserungen schaffen.

Diese Checkliste für Neueinstellungen enthält alle Informationen, die Sie wissen müssen, damit die ersten Tage, Wochen und Monate des Mitarbeiters reibungslos verlaufen.

Die 5 C's des Onboardings

Erfolgreiches Onboarding erfordert die fünf C's:

• Compliance: Die ersten Diskussionen zum Thema Compliance sollten den Ton angeben, wie der Mitarbeiter seine Rolle im Unternehmen sieht und versteht.
• Klarstellung: Erwartungen an die Leistung klar vermitteln und kommunizieren.
• Kultur: Die Unternehmenskultur kann oft den Unterschied ausmachen, ob ein Mitarbeiter einem Unternehmen Loyalität zeigt oder woanders nach Möglichkeiten sucht. Stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien zu Sicherheit, Belästigung am Arbeitsplatz und Mobbing darlegen.
• Verbindung: Helfen Sie Ihren neuen Mitarbeitern, eine Verbindung zu Ihrem Arbeitsplatz aufzubauen, um die Bindung zu fördern.
• Check-in: Melden Sie sich bei Ihrem Mitarbeiter am Ende des ersten Tages und für geplante Zeiträume während der Neueinstellungsperiode an 30, 60 und 90 Tagen an.

Vorbereitung vor dem ersten Tag

Die Vorbereitung auf den ersten Tag des Mitarbeiters, auch Pre-Boarding genannt, ist ein wichtiger Bestandteil, um ihn in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen und sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Sie sollten mit einem Begrüßungsschreiben beginnen, das Erwartungen zum Zeitplan und Zeitmanagement, was Sie am ersten Tag erwarten können, und alle anderen relevanten Informationen enthält, die Sie möglicherweise benötigen, um sich auf den Start vorzubereiten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung des Arbeitsplatzes des Mitarbeiters – ob physisch oder virtuell – vor seinem ersten Tag. Richten Sie beispielsweise das Büro oder die Kabine und den Computer Ihres Mitarbeiters ein, richten Sie Mitarbeiterkonten und Logins ein und stellen Sie rechtzeitig sicher, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

Wenn Ihr Mitarbeiter remote arbeitet, stellen Sie sicher, dass er über die erforderliche Ausrüstung verfügt und genügend Vorlaufzeit für die Ankunft und Einrichtung hat. Möglicherweise möchten Sie ein Stipendium für Fernarbeit bereitstellen, um sie bei der Einrichtung ihres Heimbüros zu unterstützen.

Vollständiger Papierkram

Der Papierkram kann ein mühsamer Teil des Onboarding-Prozesses sein, ist aber notwendig. Sammeln Sie alle Dokumente, die neue Mitarbeiter benötigen, einschließlich Steuerunterlagen, Gehaltsabrechnungsinformationen oder Logins, verschiedene Verträge oder Vereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und alle anderen Mitarbeiterformulare, die sie möglicherweise benötigen, um das Onboarding reibungslos zu gestalten.

Zu Ihren neuen Einstellungsunterlagen gehören:

• I-9 zur Überprüfung ihrer Identität und ihres Rechts oder ihrer Berechtigung, in den USA zu arbeiten
• W-4, die Richtlinie, die angibt, wie viel vom Gehaltsscheck des neuen Mitarbeiters aus Gründen der Einhaltung der Bundessteuer einbehalten werden soll
• Formular zum Einbehalten der Landessteuer, das für einige Staaten erforderlich ist
• Direkteinzahlungsformular zur Einrichtung der Bankdaten für die Gehaltsabrechnung

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um eine physische oder elektronische Kopie des Mitarbeiterhandbuchs bereitzustellen und Informationen über sein Leistungspaket bereitzustellen. Sie sollten einen Ansprechpartner haben, an den der Mitarbeiter Fragen zu seinen Leistungen stellen kann.

Einführung in die Unternehmenskultur

Der Orientierungsprozess dient dazu, neue Mitarbeiter an das neue Arbeitsumfeld heranzuführen und die Unternehmenskultur zu erläutern. Sie sollten Informationen über die Kultur, Werte und Mission des Unternehmens bereitstellen. Dies kann Teil des Willkommenspakets oder in einem digitalen Dokument sein, das über die Unternehmensgeschichte, die Teamdynamik und das Gesamtumfeld informiert.

Bieten Sie einen physischen Rundgang durch die Räumlichkeiten an und zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter, wo sich der Pausenraum, die Toiletten, die Konferenzräume und die Parkplätze befinden. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter ihren Teammitgliedern und Kollegen aus anderen Abteilungen vorzustellen.

Planen Sie Schulungssitzungen

Wenn Sie über obligatorische Onboarding-Kurse verfügen, stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter Zugriff darauf hat und weiß, welche Kurse absolviert werden müssen – und in welchem ​​Zeitrahmen. Dies könnte ein Einzelgespräch mit der Personalabteilung oder eine Schulung zu Diversität und Inklusion umfassen.

Wenn es für seine Rolle eine spezielle Schulung gibt, stellen Sie sicher, dass diese geplant ist und alle Systeme und Tools umfasst, die ein neuer Mitarbeiter wahrscheinlich für die Ausführung seiner Aufgabe benötigt. Besprechen Sie berufsspezifische Tools, die der Mitarbeiter verwenden wird, und bieten Sie bei Bedarf Schulungen an, um ihm eine solide Grundlage zu geben.

Legen Sie Leistungserwartungen fest

Die Festlegung von Erwartungen von Anfang an ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg Ihres neuen Mitarbeiters. Planen Sie Einzelgespräche, um Erwartungen zu klären, eine Verbindung aufzubauen und ihnen beim Übergang in ihre Rolle zu helfen. Sie sollten auch alle relevanten Key Performance Indicators (KPIs) für die Rolle angeben, wie z. B. Umsatz oder generierte Einnahmen.

Wenn Ihr Unternehmen Peer-Mentoring nutzt, stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter seinen „Arbeitspartner“ innerhalb der Abteilung vor, der ihm in den ersten Wochen im Job als Mentor fungieren kann. Dieser Mitarbeiter sollte für Fragen und Anliegen zur Verfügung stehen und den Mitarbeiter den anderen Personen in seiner Abteilung und eng verbundenen Abteilungen vorstellen. Sie können sogar beim Training helfen.

Regelmäßige Check-Ins

Neue Mitarbeiter werden Zeit brauchen, um sich an ihr neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Check-ins einplanen, um die Basis zu kontaktieren und zu sehen, ob sie alles bekommen, was sie brauchen. Sie sollten sich frei fühlen, Bedenken oder Feedback über den Arbeitsplatz, ihre Ausbildung, ihr Managementteam oder ihre Mentoren und alle Herausforderungen, mit denen sie in der Position konfrontiert sind, mitzuteilen.

Idealerweise sollten Ihre Check-ins nach dem ersten Monat (30 Tage), dem zweiten Monat (60 Tage) und dem ersten Quartal (90 Tage) erfolgen. Sie können auch kleine Geschenke zum Arbeitsjubiläum anbieten, sobald diese Meilensteine ​​erreicht sind oder die Probezeit abgelaufen ist, um Ihre Wertschätzung zu zeigen.

Sie können auch Feedback von Kollegen und Vorgesetzten einholen, um dem Mitarbeiter im Gegenzug Feedback zu geben und Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten hervorzuheben.

Integrieren Sie einen Feedback-Mechanismus

Nach dem ersten Check-in-Prozess benötigt Ihr Mitarbeiter Möglichkeiten für kontinuierliches Feedback während seiner Zeit in Ihrem Unternehmen. Ein Mitarbeiter-Feedback-Mechanismus bietet ein System, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihren Vorgesetzten oder dem höheren Management Feedback zu geben.

Abhängig von Ihrem Unternehmen kann ein Feedback-Mechanismus eine einfache Umfrage, eine Plattform für Vorschläge, fortlaufende Einzelgespräche oder ein komplexes System sein, das Echtzeit-Feedback ermöglicht. Ganz gleich, wie Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter annehmen, es ist wichtig, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken und Gefühle mitzuteilen.

Belohnungsleistung

Die meisten Menschen möchten in ihren Positionen herausragende Leistungen erbringen, insbesondere in einer neuen Rolle. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig im Onboarding-Prozess anerkennen und belohnen, können Sie ihnen dabei helfen, während der Schulung und bei neuen Herausforderungen motiviert und engagiert zu bleiben.

Sobald sich der Mitarbeiter eingelebt hat, sollten das Feedback und die Belohnungen fortgesetzt werden. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen sind eine gute Möglichkeit, die Leistungen der Mitarbeiter anzuerkennen und ihnen zu helfen, ihre Leistung in Zukunft zu verbessern.

Wenn es um Anreize geht, kann das Anbieten umfangreicher Geschenke für Mitarbeiter viel dazu beitragen, die Wertschätzung für das Engagement und die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter zum Ausdruck zu bringen. Diese müssen nicht teuer sein. Einfache Gesten wie Geschenkgutscheine für ein lokales Restaurant, Kino oder Fitnessstudio können einen großen Unterschied machen – vor allem, wenn sie personalisiert sind.

Bieten Sie kontinuierlichen Support

Wie beim Feedback sollte auch die kontinuierliche Unterstützung Ihrer Mitarbeiter nicht aufhören, sobald der Onboarding-Prozess abgeschlossen ist. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und in ihrer neuen Rolle erfolgreich sind. Regelmäßiges Feedback und Unterstützung stellen sicher, dass sie sich wohl fühlen, wenn sie Fragen und Bedenken an Sie richten, nach Möglichkeiten suchen und ihnen im Gegenzug Feedback geben.

Im Idealfall kann der Onboarding-Prozess die Voraussetzungen für langfristiges, nachhaltiges Wachstum schaffen. Die Unterstützung sollte auch nach der Eingewöhnung des Mitarbeiters fortgesetzt werden und er sollte sich bei Problemen problemlos an die Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden können.

Positionieren Sie Ihren Mitarbeiter mit einer Onboarding-Checkliste für den Erfolg

Das Onboarding kann für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter eine Herausforderung sein, insbesondere wenn die Belegschaft auf Remote-Arbeitsplätze umsteigt. Ein optimierter und konsistenter Onboarding-Prozess kann das Lernen am Arbeitsplatz beschleunigen, Top-Talente gewinnen und berufliche Beziehungen aufbauen, die Loyalität und Bindung fördern.