Wie funktioniert der Kilometersteuerabzug?

Während es leicht ist, überhaupt nicht an die Steuerzeit zu denken, ist die richtige Vorbereitung der Schlüssel zur Maximierung Ihrer Abzüge und zur Senkung Ihrer Steuerschuld. Ein Abzug, der Ihnen Hunderte – oder mehr – sparen kann! — Diese Steuersaison ist der Kilometersteuerabzug.

In diesem Beitrag werden wir diesen entscheidenden Abzug aufschlüsseln, um Ihnen zu helfen, festzustellen, ob Sie sich qualifizieren, wie Sie Ihren Kilometerstand genau verfolgen, die beiden Methoden zur Berechnung Ihres Abzugs und vieles mehr. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren und den Stress der bevorstehenden Steuersaison abzubauen.

Was ist der Kilometersteuerabzug?

Was ist der Kilometersteuerabzug und wie wichtig ist er für Ihr Unternehmen? Der Kilometersteuerabzug ist ein Abzug, den Sie in Ihrer Steuererklärung geltend machen können, wenn Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen und ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen.

Wenn Sie ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke fahren (z. B. wenn Sie von Ihrem Büro zu einem externen Meeting mit einem Kunden fahren), können Sie Ihre Kilometer von Ihrer Einkommensteuererklärung abziehen. Sie können sich auch für einen Abzug von Kilometern qualifizieren, die zu Arztterminen oder für ehrenamtliche Tätigkeiten gefahren werden.

Wie funktioniert der Kilometerabzug?

Wie zu erwarten ist, ist eine der größten Fragen, die sich ein Geschäftsinhaber stellt, wenn er viel reist: „Wie funktioniert der Kilometersteuerabzug?“ Jeder selbstständige Steuerzahler oder Kleinunternehmer weiß, wie wichtig Abzüge sind, und der Abzug von der Kilometersteuer ist ein großer. Dies gilt insbesondere für Steuerzahler, die lange Strecken fahren oder häufig aus qualifizierten geschäftlichen Gründen zu Kunden reisen.

Der Kilometersteuerabzug wird berechnet, indem die qualifizierte Kilometerleistung mit dem vom Internal Revenue Service festgelegten Jahressatz multipliziert wird. Der standardmäßige IRS-Meilensatz für das Steuerjahr 2021 beträgt 0,56 $/Meilen. Für qualifizierende Fahrten zu medizinischen Terminen beträgt der Satz 0,16 $/Meile. Für Freiwilligenarbeit beträgt der Satz 0,14 $/Meile. Dieser Satz ändert sich jedes Jahr, stellen Sie also sicher, dass Sie die aktuellen Sätze verwenden, wenn Sie sich für diesen Abzug entscheiden.

Während dies die Standardmethode zum Abzug der Kilometersteuer ist, können Sie sich stattdessen für die Methode der tatsächlichen Ausgaben entscheiden. Anstatt den Kilometerstand zu verfolgen, können Sie die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen abschreiben. Wir werden mehr in diese beiden Methoden eintauchen, also lesen Sie weiter.

Bin ich für den Kilometersteuerabzug qualifiziert?

In den vergangenen Jahren konnten viele Arbeitnehmer den Kilometerabzug nutzen, um ihre Steuerlast zu senken. Die Verabschiedung der Tax Cuts and Job Acts von 2017 hat dies jedoch für viele Menschen geändert, so dass nur Selbständige und Angestellte in bestimmten Branchen von diesem Abzug profitieren konnten.

Sie können den Kilometerabzug bei Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Sie besitzen ein kleines Unternehmen
• Sie sind selbstständig und reichen einen Schedule C oder Schedule F ein
• Sie sind ein unabhängiger Auftragnehmer
• Sie fahren für einen Mitfahrdienst
• Sie reisen für Freiwilligenarbeit
• Sie reisen zu Arztterminen
• Du bist ein qualifizierter darstellender Künstler
• Sie arbeiten als Beamter auf Honorarbasis
• Du bist Reservist bei den Streitkräften
• Sie sind ein Militärangehöriger im aktiven Dienst, dem Umzugskosten im Zusammenhang mit einem dauerhaften Stationswechsel entstehen

Darüber hinaus müssen Sie auch bestimmen, was als Geschäftskilometer gilt. Folgende Kilometer sind absetzbar :

• Reisen von Geschäften, Büros oder anderen Geschäftsstandorten zu anderen geschäftsbezogenen Orten (z. B. Reisen zum Wohnsitz oder Arbeitsplatz eines Kunden für geschäftliche Zwecke)
• Reisen Sie von Ihrem Wohnort zu einem anderen Geschäftsstandort, wenn Sie im Home Office arbeiten
• Für Mitfahrgelegenheiten Fahrten, die zwischen Ihrer ersten Geschäftshaltestelle und der letzten Haltestelle gefahren werden

Folgende Kilometer sind nicht abzugsfähig :

• Reisen Sie von zu Hause zu Ihrem Geschäft, Büro oder anderen Geschäftsstandort
• Bei Mitfahrgelegenheiten die Fahrt von Ihrem Wohnort zu Ihrer ersten Haltestelle und die Fahrt von Ihrer letzten geschäftlichen Haltestelle nach Hause

So verfolgen Sie den Kilometersteuerabzug in 5 Schritten

Der Kilometerabzug ist nur eine Möglichkeit, Ihre Steuerlast zu senken. Wenn Sie diesen Abzug noch nie geltend gemacht haben, beginnen Sie hier mit diesen fünf einfachen Schritten, um den Kilometersteuerabzug in Ihrer Einkommensteuererklärung nachzuverfolgen und geltend zu machen.

Schritt 1: Bestimmen Sie, ob Sie sich für den Kilometersteuerabzug qualifizieren

Bevor Sie den Kilometersteuerabzug in Ihrer Steuererklärung geltend machen, müssen Sie zunächst feststellen, ob Sie für diesen Abzug in Frage kommen. Kilometersteuerabzüge können von Kleinunternehmern, Selbstständigen, unabhängigen Auftragnehmern (einschließlich Mitfahrgelegenheiten), Reservisten, qualifizierten darstellenden Künstlern, bestimmten Regierungsangestellten und Personen geltend gemacht werden, die für Freiwilligenarbeit oder medizinische Termine reisen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sich qualifizieren, sprechen Sie mit einem Buchhalter oder Steuerberater über Ihre spezifische Situation.

Schritt 2: Wählen Sie eine Methode zum Aufzeichnen Ihres Kilometerstands

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Kilometerstand für Steuerzwecke zu verfolgen und aufzuzeichnen. Ein herkömmliches Fahrtenbuch, Ihre Buchhaltungssoftware oder sogar eine Smartphone-App können verwendet werden, um Ihren Kilometerstand das ganze Jahr über zu verfolgen. Software wie QuickBooks Self-Employed macht es einfach, den Kilometerstand zu verfolgen.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, notieren Sie den Kilometerstand Ihres Fahrzeugs zu Beginn und am Ende des Jahres. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die persönliche/geschäftliche Kilometerleistung genau verfolgen und Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten.

Schritt 3: Dokumentieren Sie Ihren Kilometerstand oder Ihre Ausgaben

Sobald Sie festgelegt haben, wie Sie Ihren Kilometerstand protokollieren, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufzeichnungen das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand halten. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kilometerstand genau berechnen, private und geschäftliche Fahrten leicht unterscheiden und den Kilometerabzug optimal nutzen können. Sie werden auch froh sein, dass Sie im Falle einer IRS-Steuerprüfung aktuelle Aufzeichnungen geführt haben.

Tragen Sie in Ihrem Fahrtenbuch, Ihrer Software oder App für jede Fahrt die folgenden Informationen ein:

• Beginn/Ende des Kilometerzählerstands
• Start-/Endort
• Zweck der Reise
• Gesamtkilometer für die Reise

Diese Methode sollte verwendet werden, wenn Sie beabsichtigen, den Standardmeilensatz zu beanspruchen. Wenn Sie beabsichtigen, die tatsächlichen Autokosten für Ihren Steuerabzug zu verwenden, müssen Sie Quittungen und Dokumente zu Ihren jährlichen Fahrzeugkosten (dh Autoreparaturen und Versicherungen) aufbewahren. Wir werden später in diesem Beitrag mehr über die Standardkilometer im Vergleich zu den tatsächlichen Autokosten sprechen.

Schritt 4: Reichen Sie die richtigen Steuerformulare ein

Das Führen und Pflegen guter Aufzeichnungen erleichtert die Steuerzeit, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie mit Ihrer Steuererklärung die richtigen Steuerformulare einreichen. Hier ist eine Aufschlüsselung des Formulars, das Sie verwenden müssen, um Ihren Meilenabzug geltend zu machen:

• Selbständige, Geschäftsinhaber und Fahrer von Mitfahrgelegenheiten: Der Meilenabzug wird in Ihrem Plan C geltend gemacht.
• Reservisten, Performance-Künstler und gebührenpflichtige Regierungsbeamte: Melden Sie Ihre Meilen auf dem Formular 2106: Employee Business Expenses.
• Freiwillige: Qualifizierte Meilen werden als Teil Ihrer Abzüge für wohltätige Zwecke berücksichtigt. Dies ist nur für diejenigen verfügbar, die Einzelabzüge geltend machen.
• Ärztliche Termine: Qualifizierte Kilometer werden als Teil Ihrer medizinischen Abzüge berücksichtigt. Dies ist nur für diejenigen verfügbar, die Einzelabzüge geltend machen.

Je nachdem, welches Formular Sie einreichen, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Informationen über das verwendete Fahrzeug angeben, z. B. das Datum der Inbetriebnahme.

Schritt 5: Halten Sie Ihre Aufzeichnungen fest

Nachdem Sie Ihre Rückgabe eingereicht haben, müssen Sie möglicherweise Unterlagen beim IRS einreichen, um Ihren Kilometerstand zu überprüfen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren . Achten Sie darauf, Ihre Aufzeichnungen, Quittungen und andere Unterlagen für jedes Steuerjahr zu trennen, um organisiert zu bleiben.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Aufzeichnungen zu viel Platz einnehmen, sollten Sie Ihre Dokumente scannen, eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Kilometerverfolgung verwenden oder eine andere computerbasierte Form der Speicherung für zukünftige Steuerjahre verwenden.

Sollte ich stattdessen die Methode des Fahrzeugabzugs für tatsächliche Ausgaben verwenden?

Es gibt zwei verschiedene Fahrzeugabzüge, die Sie wählen können, um Ihre Steuerschuld zu senken: den Standardmeilenabzug und die Methode der tatsächlichen Ausgaben. Sie können nur einen auswählen, daher ist es wichtig, dass Sie die richtige Wahl treffen, um das Beste aus Ihrem Abzug herauszuholen. Lesen Sie weiter, um mehr über diese Abzüge zu erfahren und zu erfahren, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Tatsächliche Ausgaben VS. Standardmeilenabzug

Mit dem Standard-Kilometerabzug können Sie bei dienstlicher Nutzung eines Fahrzeugs einen festgelegten Satz pro Kilometer absetzen. Dieser Satz ändert sich jedes Jahr und wird auf der IRS-Website veröffentlicht. Sie müssen das Fahrzeug, für das Sie den Regelabzug beanspruchen, besitzen oder leasen. Der Kilometerstand sollte mit einem Kilometerprotokoll verfolgt werden.

Der Standard-Meilenabzug ist einfach zu berechnen, weshalb viele Steuerpflichtige von dieser Möglichkeit Gebrauch machen. In einigen Fällen können Sie jedoch möglicherweise nicht den standardmäßigen Meilenabzug verwenden. Laut IRS können Sie diese Option nicht verwenden, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Ihr Unternehmen nutzt fünf oder mehr Autos gleichzeitig
• Sie haben einen Abschreibungsabzug für das Auto mit einer anderen Methode als der linearen Methode geltend gemacht
• Sie haben einen Abzug nach Abschnitt 179 für das Auto beantragt
• Sie haben die Sonderabschreibung für das Auto beantragt
• Sie haben nach 1997 tatsächliche Ausgaben für ein von Ihnen geleastes Fahrzeug geltend gemacht

Um die Standardmethode zu verwenden, müssen Sie sie im ersten Jahr anwenden, in dem Ihr Fahrzeug für Ihr Unternehmen in Betrieb genommen wird . In den Folgejahren können Sie weiterhin den regulären Kilometerabzug nutzen oder auf das Istkostenverfahren umsteigen.

Wenn Sie den Standardabzug für ein geleastes Fahrzeug verwenden, müssen Sie den Standardabzug für die Dauer Ihres Leasingvertrags, einschließlich aller Verlängerungen, weiter verwenden .

Sie können entscheiden, dass der tatsächliche Kostenabzug die bessere Option für Ihr Unternehmen ist. Einige Geschäftsinhaber sind auch nicht berechtigt, den Standardabzug zu verwenden (z. B. Unternehmen mit einer Fahrzeugflotte), sodass sie stattdessen den tatsächlichen Kostenabzug verwenden müssen.

Anstatt eine Pauschale für die gefahrenen Kilometer zu erhalten, können Sie mit diesem Abzug Aufwendungen abschreiben, die für den Betrieb eines Fahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken erforderlich sind. Diese beinhalten:

• Gas
• Öl
• Instandsetzung
• Versicherung
• Lizenzgebühren
• Anmeldegebühren
• Fahrzeugabschreibung

Diese Methode erfordert möglicherweise mehr Aufzeichnungen, kann jedoch möglicherweise zu einem höheren Abzug führen als die Verwendung des Standard-Kilometersatzes.

Eine wichtige Sache zu beachten ist, dass Sie, wenn Sie sich für den Abzug der tatsächlichen Kosten entscheiden, diese Methode weiterhin für jedes Jahr anwenden müssen, in dem das Fahrzeug für Ihr Unternehmen genutzt wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Methode für Sie am besten geeignet ist, verwenden Sie die Anweisungen des IRS-Steuerformulars oder Online-Rechner, um festzustellen, welche Ihnen den größeren Abzug bringt.

So verfolgen Sie die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugabzugs

Wenn Sie sich entscheiden, den Fahrzeugabzug für tatsächliche Kosten zu verwenden, müssen Sie Ihre Fahrzeugkosten nachverfolgen. Wird das Fahrzeug beruflich und privat genutzt, dürfen Sie nur Aufwendungen abziehen, die mit der geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs verbunden sind.

Anhand eines Fahrtenbuchs können Sie ermitteln, wie oft das Fahrzeug steuerlich genutzt wird. Sie müssen auch alle Quittungen und Dokumente im Zusammenhang mit Fahrzeugkosten aufbewahren.

Außerdem sollten Sie Quittungen für Park- und Mautgebühren aufbewahren. Diese Ausgaben könnten möglicherweise an anderer Stelle in Ihrer Steuererklärung abzugsfähig sein. Dies gilt auch dann, wenn Sie den Standard-Kilometerabzug nutzen.

Das Fazit zur Geltendmachung von Kilometer- und Kfz-Steuerabzügen

Egal, ob Sie ein Vollzeit-Kleinunternehmer sind oder nebenbei freiberuflich arbeiten, die Steuererklärung kann stressig sein. Eine Möglichkeit, etwas von diesem Steuerzeitstress abzubauen, besteht darin, Ihre Steuerschuld durch Gutschriften und Abzüge zu senken, wie z. B. die standardmäßigen oder tatsächlichen Kilometerabzüge. Und hören Sie hier nicht auf. Holen Sie das Beste aus Ihrer Steuererklärung heraus, indem Sie sich unsere vollständige Liste der Steuerabzüge für Kleinunternehmen ansehen, die Ihrem Unternehmen zugute kommen können.

Viel Glück!

Häufig gestellte Fragen zum Steuerabzug bei Kilometern