Metadaten: Was es ist und warum es wichtig ist, die Aufbewahrung von Dokumenten zu dokumentieren

Die Themen Dokumentenmanagement und -aufbewahrung stehen auf der Tagesordnung jedes Unternehmens, ob groß oder klein. Die Tatsache, dass diese Dokumente zunehmend digital (nativ oder schließlich digitalisiert) sind, hat Unternehmen dazu veranlasst, sich mit neuen Tools und Konzepten auseinanderzusetzen, die nicht immer leicht zu verstehen sind. Vor allem ist es nicht immer einfach, die Wichtigkeit und Zentralität bestimmter Elemente zu verstehen, was es schwieriger macht, zu verstehen, wie man sie effektiv und produktiv einsetzt oder warum es wichtig ist, ihnen Aufmerksamkeit zu schenken.

Das Thema, über das wir heute sprechen werden, passt genau in diese Beschreibung: Metadaten . Wir produzieren und verwenden täglich Metadaten, manchmal sogar ohne es zu wissen, und sie sind grundlegend für die Unterstützung der Aktivitäten, die wir im Rahmen unserer Arbeit ausführen, die die Erstellung, Verwendung und Konsultation von Dokumenten aller Art umfasst.

Obwohl das Wort „Metadaten“ an etwas Vages und Abstraktes erinnert, ist es etwas sehr Konkretes: Ohne sie könnten wir keine Rechnung erstellen oder recherchieren, noch könnten wir den Vertrag abrufen, den wir vor einigen Jahren unterzeichnet haben und jetzt konsultieren müssen . Ohne Metadaten könnten wir nicht einmal die Aufzeichnungen abrufen, die die Steuerbehörde möglicherweise von uns verlangt.

Versuchen wir also, etwas Klarheit zu schaffen, um mehr über diese Probleme zu erfahren.

Was sind Metadaten?

Um zu erklären, was Metadaten sind, beziehen wir uns auf eine der am häufigsten verwendeten und wahrscheinlich effektivsten Definitionen: Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben.

Das bedeutet, dass Metadaten Daten und Informationen liefern. Wenn wir über elektronische Dokumente sprechen, liefern Metadaten Informationen über diese Dokumente, helfen sie zu beschreiben und zu kontextualisieren, verdeutlichen ihre Funktion und gegebenenfalls ihre Beziehung zu anderen Dokumenten.

Häufig können Metadaten aus dem Inhalt des Dokuments selbst abgeleitet werden, in anderen Fällen stammen sie aus der Erstellung und Verwendung dieses Dokuments und können zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Dokument verknüpft werden. In anderen Fällen wird es verwendet, um Hinweise darauf zu geben, wie ein Dokument gehandhabt oder verarbeitet werden sollte. Metadaten haben mehrere Funktionen und werden daher allgemein in Kategorien eingeteilt wie:

• beschreibende Metadaten;
• strukturelle Metadaten
• Verwaltungs- und Management-Metadaten

Einige Metadaten sind leicht zu identifizieren und bereits im Dokument enthalten; andere können in jedem Computerdokument gefunden werden, während andere Arten von Metadaten spezifisch für bestimmte Arten von Dokumenten sind.

Informationen, die wir in jedem Dokument finden, sind beispielsweise das auf dem Dokument angebrachte Datum oder Informationen darüber, wer es erstellt hat, ob es sich um eine natürliche Person, ein Unternehmen oder eine Institution handelt. Das Thema des Dokuments, also eine kurze Beschreibung seines Inhalts, sind transversale Metadaten, die bei der Beschreibung jeder Art von Dokument verwendet werden.

Wenn wir andererseits über Rechnungen oder andere Steuerdokumente sprechen, ist eine grundlegende Art von Metadaten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Umgekehrt könnte es für ein Gesundheitsdokument, wie z. B. einen Arztbericht, sinnvoll sein, einen Hinweis auf die Einrichtung, in der ein diagnostischer Test durchgeführt wurde, in die Metadaten aufzunehmen, um das Dokument gemäß diesen Suchkriterien leichter finden zu können.

Kurz gesagt, alle im Dokument enthaltenen oder damit verknüpften Informationen können zu Metadaten werden, solange sie im Lebenszyklus dieses Dokuments eine Rolle spielen können: bei seiner Erstellung, seiner Verwaltung und Aufbewahrung sowie bei seinem Abruf und danach benutzen.

Warum Metadaten wichtig sind

Nachdem wir nun einige Beispiele gegeben und den Gegenstand unseres Interesses identifiziert haben, versuchen wir zu verstehen, warum Metadaten so wichtig sind.

Abgesehen von den gesetzlichen Bestimmungen, auf die wir gleich zurückkommen werden, besteht die erste Funktion von Metadaten darin, uns zu ermöglichen, ein Dokument in unseren Computerarchiven zu suchen und abzurufen, wenn wir es brauchen.

Wenn wir ein Dokument aus unseren Archiven abrufen müssen, müssen wir tatsächlich Suchschlüssel verwenden, wenn wir unsere Tage nicht damit verbringen wollen, durch endlose Listen von Datensätzen zu scrollen. Diese Suchschlüssel werden durch die Metadaten dargestellt, die dem Dokument zugeordnet sind, als es in das Verwaltungssystem oder in das Aufbewahrungssystem eingegeben wurde. Diese Metadaten wie Datum, Betreff, Dokumentnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw. sind die Werkzeuge, die wir verwenden, um die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit abzurufen.

Metadaten für die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten

In der Praxis wird der Satz von Metadaten, die ein Dokument begleiten, zuerst im Dokumentenmanagementsystem und dann im Archivierungssystem, nach genauen Kriterien und Standards strukturiert und mit dem Dokument selbst verknüpft. Es ist wie die Information auf der Rückseite eines Dokumentenordners, die es uns ermöglicht zu verstehen, ob wir die gesuchten Dokumente in diesem Ordner finden oder nicht.

Auch wenn ein Satz von Metadaten potenziell aus einer Vielzahl von Informationen bestehen kann, ist es notwendig, genaue Kriterien und Standards einzuhalten, wenn das Ziel darin besteht, eine effektive Verwaltung und Aufbewahrung gemäß den geltenden Vorschriften sicherzustellen.

Wie bereits erwähnt, können Metadaten nach ihrer Funktion unterteilt werden.

Beschreibende Metadaten

Beschreibende Metadaten zielen, wie leicht zu erraten ist, darauf ab, das Dokument oder digitale Objekt, mit dem es verknüpft ist, zu beschreiben , um dessen Suche und Abruf zu erleichtern . Informationen, die das Thema eines Dokuments spezifizieren, sind beschreibende Metadaten.

Administrative und Management-Metadaten

Diese Metadaten hingegen geben Aufschluss über die Behandlungen, denen das Dokument unterzogen wurde oder unterzogen werden muss, um seine langfristige Erhaltung , Integrität und Authentizität im Laufe der Zeit sicherzustellen. Verwaltungs- und Verwaltungsmetadaten können Metadaten sein, die Informationen über Zugriffsrechte auf das Dokument bereitstellen, oder Metadaten, die angeben, wie lange das Dokument aufbewahrt werden soll.

Strukturelle Metadaten

Schließlich liefern strukturelle Metadaten Informationen, die es ermöglichen , das Dokument innerhalb des Aufbewahrungssystems zu lokalisieren, die interne Struktur des Dokuments zu definieren oder die Beziehungen zu anderen Dokumenten zu identifizieren. Beispielsweise ermöglichen strukturelle Metadaten die Verknüpfung eines Dokuments mit der Computerdatei, zu der es gehört, um eine stabile Beziehung zwischen den beiden Objekten herzustellen.

Die Rolle der Sektorregulierung

Einige Metadaten müssen daher immer vorhanden sein, da ihr Vorhandensein zum Abrufen von Dokumenten unerlässlich ist; andere müssen vorhanden sein, weil sie als Garantie für die Integrität des Dokuments dienen, und andere, weil sie das Dokument kontextualisieren und dabei helfen, es richtig in Beziehung zu anderen Dokumenten zu setzen.

Darüber hinaus sind andere Metadaten gesetzlich vorgeschrieben , gerade wegen ihrer sehr wichtigen Rolle.

Die AgID-Richtlinien zur Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente identifizieren einen genauen Satz von obligatorischen Mindestmetadaten, die mit elektronischen Dokumenten, elektronischen Verwaltungsdokumenten und elektronischen Dokumentenaggregaten (wie z. B. elektronischen Akten) verknüpft werden müssen. Die minimal vorgeschriebenen Metadaten müssen jederzeit vorhanden sein, um eine rechtssichere Speicherung zu gewährleisten.

In einigen Fällen gibt es zusätzlich zu den Richtlinien der Agentur für digitales Italien spezifische Branchenvorschriften.

Dies ist der Fall bei Dokumenten mit steuerlicher und steuerlicher Relevanz, wie Rechnungen, Transportdokumenten, Bestellungen und Buchungsverzeichnissen. In diesem Fall geben einige Normen, wie DPR 600/72 und der Ministerialerlass vom 17. Juni 2014, genaue Angaben zu den Aufbewahrungsmethoden für diese Dokumentenkategorien und auch zu Metadaten. Das DM vom 17. Juni 2014 legt in Artikel 3 fest, dass unter den mit diesen bestimmten Dokumenten verbundenen Metadaten Vor- und Nachname, Bezeichnung, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum im Dokument selbst enthalten sein müssen. Dies liegt daran, dass diese Informationen und die Verknüpfungen zwischen ihnen als unerlässlich angesehen werden, um den Abruf von Dokumenten sicherzustellen, damit sie bei den Behörden reproduziert werden können.

Dies ist ein einfaches Beispiel, um zu zeigen, wie häufig Branchenvorschriften eingreifen und genaue Hinweise geben, die bei der Diskussion über die digitale Langzeitarchivierung berücksichtigt werden müssen .

Die Auswirkungen der neuen AgID-Richtlinien

Das kürzlich in Kraft getretene neue AgID-Leitfaden zu IT-Dokumenten hat das Thema Metadaten ins Rampenlicht gerückt.

Die neuen Richtlinien haben das System der mit dem IT-Dokument zu verknüpfenden obligatorischen Mindestmetadaten geändert, das bisher auf 6 obligatorische Metadaten beschränkt war. Der neue Standard verdoppelt tatsächlich die Anzahl der Mindestmetadaten, was erfordert, dass neue Informationen erweitert werden müssen; dies ist nicht immer für alle Organisationen leicht zu erkennen.

Diese massive Änderung hat Unternehmen und spezialisierte Archivierungsanbieter gezwungen, ihre Systeme umfassend zu aktualisieren, um mit der neuen Struktur umgehen zu können.

Jenseits der obligatorischen Mindestmetadaten

Zusätzlich zu den von den verschiedenen Vorschriften geforderten Mindestmetadaten ist es natürlich immer möglich, zusätzliche Informationen in unseren Metadatensatz aufzunehmen, die in einem bestimmten Geschäftskontext nützlich sein können und zusätzliche Recherche-, Verwaltungs- oder Strukturfunktionen unterstützen.

Wenn wir einen Metadatensatz mit zusätzlichen Elementen anreichern möchten, ist es gleichzeitig gut, zumindest einige grundlegende Kriterien zu befolgen , um die Vermehrung von Feldern über das Erforderliche hinaus und unnötige Komplikationen zu vermeiden.

Zunächst einmal ist es gut, die Funktionen zu identifizieren, die wir sicherstellen müssen, oder beispielsweise die Suchbegriffe, die wir am häufigsten verwenden, um einen bestimmten Dokumenttyp abzurufen, und daher, welche Metadaten wir benötigen. Einige dieser Informationen sind wahrscheinlich bereits Teil des minimalen Metadatensatzes, z. B. Datum oder Betreff; Andere Informationen, die sich möglicherweise speziell auf einen bestimmten Kontext oder etablierte Geschäftspraktiken beziehen, können fehlen, und es kann nützlich sein, sie aufzunehmen.

Allerdings gilt oft die Regel „Weniger ist mehr“: Es macht keinen Sinn, viele Informationen hinzuzufügen, die wir nie oder kaum jemals für die Suche nach diesem bestimmten Dokument verwenden werden; Es ist besser, sich auf wenige, aber aussagekräftige Informationen zu konzentrieren. Eine zu reichhaltige und komplexe Struktur kann auf lange Sicht schwierig zu handhaben sein und sich als kontraproduktiv erweisen, indem sie die Arbeit der Bediener unnötig kompliziert und das Fehlerrisiko erhöht.

Schließlich ist es gut, den Metadaten, die wir hinzufügen möchten, „Etiketten“ zuzuweisen, dh Bezeichnungen, die den Gegenstand sofort klar machen und die Informationen identifizieren, die wir von diesen Metadaten erwarten sollten. Dies ist aus mehreren Gründen unerlässlich.

Erstens erleichtert es die Arbeit der Bediener und verringert das Risiko von Konfigurations- oder Kompilierungsfehlern .

Zweitens ist Klarheit entscheidend, wenn wir uns in die Welt der digitalen Langzeitarchivierung begeben. Wenn wir unsere Archive von einem Preservation Service Provider zu einem anderen verschieben müssen, vielleicht nach einigen Jahren, könnte die Verwendung unklarer Metadaten eine Reihe von Problemen verursachen und den Grad der Interoperabilität und Verständlichkeit der Indizes in Preservation Packages untergraben und erschweren Aufgaben zu erfüllen.