Beleben Sie Ihre Meetings mit Meeting-Management-Software

Wir sind erst ein paar Monate im neuen Jahr und ich nenne es bereits das Jahr der Automatisierung.

Zwischen der Explosion unseres neuesten Freundes ChatGPT und fortschrittlicherer Software für künstliche Intelligenz suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, unnötige Kosten zu senken und die Zeit der Mitarbeiter für intensive Arbeit zu maximieren. Und es macht Sinn, warum.

Wir optimieren unsere Arbeitsabläufe für globale Rezessionsängste und schwankende Marktnachfrage, insbesondere für B2B-Unternehmen. Keiner von uns ist gegenüber den Entlassungen im Technologiebereich im Jahr 2022 blind. Und jetzt werden wir sehen, wie sich Unternehmen an reduzierte Ressourcen und sich verändernde Märkte anpassen und gleichzeitig die sich ständig weiterentwickelnde Technologie sinnvoll nutzen können.

Kurz gesagt, weniger Menschen leisten mehr Arbeit. Eine der Möglichkeiten, wie sich zukunftsorientierte Unternehmen anpassen werden, besteht darin, sich auf das wachsende Arsenal der KI zu stützen.

In vielen Fällen werden Automatisierungstools nicht nur zu einem Luxus, sondern zu einer Notwendigkeit. Wenn Sie sich mit Ihren Teamkollegen vernetzen, sollten Sie in allen Branchen mit einer Hinwendung zur Automatisierung rechnen, insbesondere im Meeting-Management.

Die Vernetzung in einer Welt nach der Pandemie, in der Arbeitskräfte weitgehend auf globale, Remote- und Hybridarbeit umgestellt wurden, wird weiterhin auf Videokonferenzsoftware angewiesen sein.

Was Unternehmen zusammen mit globalen Konferenztools verwenden, wird sich erheblich darauf auswirken, wie Mitarbeiter Zeit und Geld sparen und tägliche Stressoren mindern. Und einer der Bereiche, die Unternehmen mehr denn je optimieren wollen, sind Meetings.

Meetings sind bereits ein heiß diskutiertes Thema – egal, ob Sie Wert auf regelmäßige All-Hands für Ihre Organisation legen oder gerne auf ein weiteres persönliches Meeting verzichten würden. Lieben Sie sie oder hassen Sie sie, Meetings sind hier, um zu bleiben (sie könnten nur anfangen, ganz anders auszusehen).

Auf der Basisebene sind Meetings der Ort, an dem Sie sich vernetzen, zusammenarbeiten und oft verschiedene Ideen zusammenbringen, um innovative Lösungen und Pläne zu entwickeln. Was Meeting-Management-Software weiterhin löst, ist, wie Sie Ihre bestehenden Meetings bereinigen – egal, wie Sie sie vorbereiten, durchführen oder nachverfolgen.

Meeting-Management-Software wird jedes Jahr weiter verbessert, mit intelligenterer Technologie, breiterer Akzeptanz und einer globalen Remote-Belegschaft, die eine schnellere Vorbereitung und Zusammenfassung von Meetings benötigt. Es ist kein Wunder, dass digitale Meeting-Management-Tools ein großer Trend sein werden, auf den man achten sollte. Lassen Sie uns untersuchen, warum.

Schlechte Meetings kosten Unternehmen Milliarden

Die Kosten für schlechte Meetings sind enorm. Ein State of Meetings-Bericht aus dem Jahr 2019 ergab, dass schlecht organisierte Meetings Unternehmen allein in den USA 399 Milliarden US-Dollar kosten. Im selben Jahr wurden in Deutschland 73 Milliarden Dollar, in Großbritannien 58 Milliarden Dollar und in der Schweiz 33 Milliarden Dollar verschwendet – alles wegen schlechter Meetings.

Es ist leicht, „schlechte“ Meetings als kostspielig zu bezeichnen, aber wo genau wirken sich Meetings negativ auf das Unternehmensergebnis aus? Hauptsächlich bei den Arbeitskosten – das häufige Phänomen, das als „Meeting Fatigue“ bekannt ist, kann darauf zurückgeführt werden, dass Arbeitnehmer Zeit brauchen, um sich von frustrierenden zu erholen.

Im schlimmsten Fall können laufende und schlecht geführte Besprechungen die allgemeine Unternehmensproduktivität verringern und Mitarbeiter irritieren, insbesondere in Führungspositionen, die bis zu 23 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringen können, was zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz führt, die zu kostspieligen Fluktuationen beitragen kann.

Wie Meeting-Management-Software schlechte Meetings bekämpft

Sie sind nicht allein, wenn Sie sich jemals über ein sinnloses oder langes Meeting beschwert haben. Die Verlagerung hin zur Meeting-Automatisierung über Meeting-Software wird die häufigsten Meeting-Beschwerden direkt bekämpfen.

• Meetings sind zu lang und unproduktiv. Diese Beschwerde ist der Kernschmerz, den die Meeting-Software lösen soll. Solide Meeting-Management-Software überwacht die Zeit der gesamten Tagesordnung, die Zeit jedes Tagesordnungspunkts und die Zeit der einzelnen Redner.
  Was die Produktivität betrifft, so kann Meeting-Software die Produktivität Ihres Teams in vielerlei Hinsicht unterstützen. Zumindest bietet Ihr Meeting-Management-Tool eine einfache Möglichkeit, Aufgaben und Entscheidungen während des Meetings aufzuzeichnen und Aktionspunkte nachzuverfolgen.
• Meetings sind nicht gut organisiert oder gut geplant. Die meisten, wenn nicht alle Meeting-Management-Softwares verfügen über einen Agenda-Builder, der eine einfache, komplexe oder benutzerdefinierte Vorlagenerstellung ermöglicht, damit Teams ihren Meetings Struktur und einen Plan hinzufügen können.
• Meetings sind nicht handlungsorientiert und führen nicht zu klaren nächsten Schritten. Meeting-Software senkt Kosten durch Automatisierung, indem sie Ihre Meeting-Aufzeichnungen intuitiv speichert. Es ist einfach, bei Bedarf auf die Besprechungszusammenfassung oder das Protokoll zuzugreifen, was Ihnen bei der weiteren Verarbeitung der aufgezeichneten Informationen hilft.
• Meetings sind nicht inklusiv und ermöglichen keine gleichberechtigte Teilnahme. Inklusion am Arbeitsplatz ist von entscheidender Bedeutung, da ein Mangel an Vielfalt und Inklusion in Meetings kostspielige blinde Flecken verursachen kann.

Meeting-Management-Software bietet eine virtuelle Meeting-Plattform, die sicherstellt, dass jeder die gleiche Gelegenheit zur Teilnahme hat, unabhängig von seinem physischen Standort oder seinen persönlichen Umständen. Dies fördert die Inklusion und erhöht die Produktivität, indem der Zeit- und Arbeitsaufwand für Reisen und Terminplanung minimiert wird.

Mit Funktionen wie virtuellen Whiteboards, Bildschirmfreigabe und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht die Meeting-Management-Software Teams nahtlos und effizient zusammenzuarbeiten, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Zeitzone.

Weniger alltägliche Besprechungsarbeit, mehr Zeit für Strategie

Von 182 von der Harvard Business Review befragten Führungskräften gaben 64 % an, dass Meetings auf Kosten gründlichen Denkens gehen. Das ist eine beunruhigende Statistik für Unternehmen, die sich durch eine tiefgreifende, langfristige Strategie kontinuierlich anpassen wollen.

Um auf den heutigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, brauchen Unternehmen ihre besten und klügsten Köpfe, die sich auf das große Ganze konzentrieren.

Aufgaben wie das Erstellen von Tagesordnungen von Grund auf oder das manuelle Abtippen von Besprechungsprotokollen sind zeitaufwändig und frustrieren die Mitarbeiter. Dies führt zu Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, Fluktuation und Ressourcenverschwendung. Es ist nicht nur die mühsame Vorbereitungsarbeit für Meetings, die entmutigend sein kann. Ein schlechtes Meeting kann zu einem Meeting-Recovery-Syndrom führen, das es den Mitarbeitern erschwert, sich von Meetings zu erholen und effizient zu arbeiten.

Meetings sollten die üblichen Fallstricke vermeiden: Automatisieren Sie Aufgaben, wenn möglich, halten Sie Meetings auf Kurs und halten Sie sich nur an relevante Teilnehmer. Warum sollten Ihre Mitarbeiter eine Tagesordnung manuell strukturieren, Besprechungsnotizen zusammenfassen und Aktionspunkte an einem zweiten digitalen Ort erneut eingeben, wenn eine Besprechungsverwaltungs-App dies in Sekundenschnelle für Sie erledigen könnte?

Quelle: Grafik von Ronnie Jensen

Meeting-Management-Software ermöglicht strategische Meetings mit einer festen Tagesordnung, einem festgelegten Zeitplan, fokussierten Themen und zugewiesenen Rednern. Die Teilnehmer wissen, was sie erwartet, sodass sie sich im Voraus vorbereiten und im Verlauf des Meetings tiefer in die Tagesordnung eintauchen können.

Asynchrone Meetings finden bereits statt und Unternehmen müssen sich anpassen

COVID-19 hat uns gezeigt, dass persönliche Meetings für den Unternehmenserfolg nicht mehr erforderlich sind. Vorausschauende Unternehmen, von denen viele Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen beschäftigen, sind auf asynchrone Arbeit und Besprechungen umgestiegen.

Aber wie unterscheidet sich ein asynchrones Meeting von einem einfachen Teams-Chat?

In asynchronen Besprechungen verbringen die Teilnehmer eine bestimmte Zeit mit dem gesamten Besprechungsmaterial und nicht mit einer offenen Aufgabe. Ein gut geführtes asynchrones Meeting hat einen Zweck, eine Agenda, einen zentralen Ort, an dem die Teilnehmer ihre Gedanken austauschen können, und einen Prozess zum Aufzeichnen von Protokollen. Das Sitzungsprotokoll wird fertiggestellt und nach Abschluss der Sitzung versendet.

Die Durchführung eines solchen Meetings mit unterschiedlichen Teilen ist nur mit einer Meeting-Management-Software möglich, die Sie unterstützt.

Quelle: Velocity Global

Worauf ist bei Meeting-Management-Software zu achten?

Seit Beginn der Meetings (ich bin mir nicht sicher, ich war nicht dabei, aber ich glaube, sie fanden in prähistorischen Höhlen statt) gab es Beschwerden über Meetings.

Zu den häufigsten Missständen bei Meetings gehören sich überschneidende Redner, lange Meetings, kein Standardprozess für die Erstellung von Tagesordnungen oder Notizen, kein zentraler Bereich zum Speichern von Notizen oder Meeting-Protokollen und eine Person, die das Meeting monopolisiert. Aus diesem Grund ist die Suche nach genauen Abhilfemaßnahmen für diese häufigen Missgeschicke bei Meetings von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine Meeting-Management-Software in Betracht ziehen.

Wenn Sie in Meeting-Management-Software investieren, möchten Sie das Beste für Ihr Geld bekommen. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die Sie auf Ihrer Wunschliste für das Meeting-Management haben sollten:

• Ein Agenda-Builder; Bonuspunkte, wenn mehrere Teammitglieder an der Agenda zusammenarbeiten können
• Ein automatisiertes System zum Erstellen und Verteilen von Besprechungsprotokollen
• Eine Zeiterfassung für Tagesordnungspunkte und Redner
• Ein System zur Messung der Effektivität Ihres Meetings und zum Sammeln von Meeting-Feedback von Ihrem Team
• Ein System zum Organisieren von Rednern
• Ein System zur automatischen Aufzeichnung von Besprechungsaufgaben
• Ein System zur automatischen Aufzeichnung von Entscheidungen in Meetings
• Ein Abstimmungsmechanismus in Meetings
• Integration mit anderen Produktivitätstools, die bei der Aufgabenverwaltung helfen können
• Zentralisierte Aufbewahrung von Besprechungsmaterialien
• Möglichkeit, Tagesordnungen, Besprechungsprotokolle und mehr anzupassen und zu erstellen

Obwohl diese Liste sicherlich nicht vollständig ist, ist sie ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie in Meeting-Management-Technologie investieren.

Wie viel Zeit und Geld könnten Sie mit Meeting-Management-Software sparen?

Die Zeit- und Geldersparnis durch die Verwendung von Meeting-Management-Software hängt von der Art der von Ihnen durchgeführten Meetings, der Größe Ihres Teams und der Meeting-Länge ab. Hier ist ein Beispiel zur Berechnung der Zeit und des Geldes, die für Meetings aufgewendet werden.

Laut dem HBR-Rechner kostet ein einstündiges Meeting mit acht Mitarbeitern, die 70.000 pro Jahr verdienen, Ihr Unternehmen 392 $ pro Meeting. Spülen und wiederholen Sie dieses Meeting ein paar Mal im Monat oder sogar wöchentlich, und Sie können sehen, wie sich die Meetings summieren.

Besprechungskosten sind versunkene Kosten, wenn es keine Struktur und keine greifbaren Ergebnisse gibt und Ihre Mitarbeiter die Besprechung frustriert und erschöpft verlassen. Meeting-Management-Software lindert diese Schmerzpunkte und erspart Ihnen Mitarbeiter-Burnout und Produktivitätseinbußen.

Verabschieden Sie sich von unproduktiven Meetings

Da Unternehmen nach Automatisierung suchen, um Kosten zu senken und Prozesse zu rationalisieren, wird der Besprechungsraum keine Ausnahme sein. Angesichts des anhaltenden Trends zu globaler, Remote- und Hybridarbeit und der Marktunsicherheit werden Unternehmen Kosten und Ressourcen reduzieren, wo sie können.

Da einer der kostspieligsten Fehler, den Unternehmen machen können, unproduktive Meetings sind, wird Meeting-Management-Software, die effizientere, umsetzbare Meeting-Ergebnisse liefert, ein selbstverständlicher Trend sein.

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