Was ist Stammdatenmanagement und warum ist es wichtig?

Jedes Unternehmen lebt von Daten. Aber was passiert, wenn sich diese Daten in Ihren internen Systemen unterscheiden?

Die Fähigkeit, Kundendaten – einschließlich Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Kontonummern – effektiv zu nutzen, ist für die Schaffung eines idealen Kundenerlebnisses von wesentlicher Bedeutung. Aber wenn Informationen aus einer Vielzahl von Quellen in Ihr Unternehmen eingespeist werden, ist es unvermeidlich, dass Ihre Daten irgendwann veraltet sind und in Ihren Datensätzen variieren.

Ungeprüfte, doppelte und falsche Daten erhöhen das Kundenerlebnis und erschweren es Ihren Vertriebsmitarbeitern, Ihre Kunden effektiv zu binden. Dies schadet Ihrem Markenruf und führt dazu, dass sich Ihre Kunden für ein nahtloseres, personalisierteres Erlebnis an Ihre Mitbewerber wenden.

Der beste Weg, Vertrauen in Ihre Daten zu schaffen – egal, welche oder wie viele Datenlösungen Sie verwenden – ist die Implementierung einer Master Data Management (MDM)-Strategie. Lassen Sie uns erklären, was Stammdatenverwaltung ist, Tipps für den Start und die Aufrechterhaltung einer effektiven MDM-Strategie und wie Sie die beste MDM-Lösung für Ihr Team finden.

Was ist Stammdatenmanagement (MDM)?

Stammdatenmanagement ist ein Prozess, der darauf abzielt, Ihre Daten über verschiedene Systeme hinweg zu vereinheitlichen.

Ihre Daten unterscheiden sich systemübergreifend je nach dem spezifischen Bedarf für jeden Datenpunkt, der Art und Weise, wie diese Daten erfasst wurden und ob Ihr Team der Datenpflege und -qualität Priorität eingeräumt hat . Die Befolgung von Best Practices für MDM hilft Ihrem Team, Ihre Datenqualität zu verbessern, die gemeinsame Nutzung von Daten zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle Ihre Teams und Systeme mit vertrauenswürdigen Daten arbeiten.

MDM umfasst im Allgemeinen zwei Prozesse, die Sie separat oder gleichzeitig angehen können:

Analytisches MDM

Das Ziel des analytischen Stammdatenmanagements ist es, konsistente Daten für Data Warehouses und Analysesysteme zum Speichern oder Verarbeiten bereitzustellen. Unterm Strich wird dies die Entscheidungsfindung Ihres Unternehmens verbessern.

Operatives MDM

Das Ziel des betrieblichen Stammdatenmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten in Kerngeschäftssystemen konsistent sind, einschließlich in den Bereichen Finanzen, Einkauf, Gehaltsabrechnung, Vertrieb, Marketing oder anderen Abteilungstools. Operatives MDM beginnt dort, wo Ihre Daten zuerst erstellt werden – beispielsweise in Ihrem CRM oder ERP – und verbindet diese Stammdatenquellen mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen.

Welche Daten sollten Sie als Stammdaten verwalten?

Wie Sie Stammdaten definieren – auch als „Golden Record“ oder „Single Source of Truth“ bezeichnet – hängt von Ihrer Branche, Ihrem Geschäftstyp und Ihren Zielen ab. Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen beispielsweise sehen in der Regel Kundennamen, Adressen und Kontodetails als Stammdaten sowie Gutscheincodes und Produktpreise oder -details. Eine Bank hingegen priorisiert Kontonummern, Kundennamen und Finanzprodukte als Stammdaten.

Der Schlüssel zu MDM besteht darin, zunächst all die verschiedenen Arten von Daten zu verstehen, die Sie sammeln und speichern, und wie diese Daten Ihre Geschäftsprozesse beeinflussen. Beginnen Sie damit, die Daten zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und passen Sie Ihre MDM-Strategie an, um diese Daten zu schützen.

Warum ist die Datenqualität für das Stammdatenmanagement so entscheidend?

Das Ziel des Stammdatenmanagements ist es, konsistente Daten in Ihren Systemen zu pflegen. Wenn Sie Ihren Daten nicht vertrauen können, erreichen Sie Kunden möglicherweise auf ineffektive oder falsche Weise, was letztendlich Ihre Beziehung zu ihnen beeinträchtigt.

Die Datenqualität ist ein Eckpfeiler des Stammdatenmanagements. Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen verstehen, woher die Daten in Ihrem System stammen, wie sie an Qualität verlieren können und wie sie aktualisiert werden können. Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Qualität Ihrer Stammdaten aufrechtzuerhalten, verlassen sich alle nachgelagerten Prozesse und Systeme auf schlechte Daten, was zu unerwünschten Geschäftsergebnissen führt.

Tipps zur Aufrechterhaltung einer effektiven MDM-Strategie

Es ist einfacher, eine MDM-Strategie zu implementieren, als Sie vielleicht denken, aber es erfordert unternehmensweite Anstrengungen, um Ihre Datenqualität zu erhalten. Beginnen Sie Ihre MDM-Strategie, indem Sie diese Tipps befolgen:

Richten Sie Ihre Datenbeteiligten aus

Eine effektive MDM-Strategie erfordert, dass Sie Ihre Datenbeteiligten in Ihren Abteilungen – einschließlich aller Entscheidungsträger oder Führungskräfte, die in Ihren Datensystemen arbeiten – aufeinander abstimmen, um sich darauf zu einigen, wie Sie Ihre Stammdaten und die Richtlinien für deren Aktualisierung strukturieren. Bestimmen Sie einen oder zwei Teamkollegen, die Ihre anfänglichen MDM-Bemühungen leiten. Von dort aus können sie sich mit anderen Datenbeteiligten abstimmen, um Ihre Strategie festzulegen.

Daten zentralisieren

Verständlicherweise werden Ihre Daten systemübergreifend gespeichert und verwendet. Aber es ist wichtig, Ihre Daten nach Möglichkeit zu zentralisieren und alle redundanten Systeme oder Tools zu konsolidieren. Es ist viel einfacher, Ihre Daten zu verwalten, wenn sie an weniger Orten gespeichert sind. Darüber hinaus bereitet das Üben von MDM in einem kleineren Rahmen Ihr Team auf alle neuen Tools oder Systeme vor, die möglicherweise später hinzugefügt werden.

Dokumentieren Sie zu Beginn Ihrer MDM-Reise alle Systeme und Tools, die Ihre Daten speichern oder verwenden. Verwenden Sie diese Liste, um mögliche Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Einschnitte vornehmen können (ohne Ihre Servicequalität zu opfern).

Datenqualität stärken

Wie wir oben besprochen haben, ist Ihre Datenqualität entscheidend für das Stammdatenmanagement. Regelmäßige Datenbereinigung ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Datenqualität zu bewahren und Ihre MDM-Strategie weiter zu verfeinern. Bereinigen Sie Ihre vorhandenen Daten, bevor Sie Ihre Stammdaten identifizieren, und schulen Sie Ihr Team regelmäßig in Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Datenqualität.

Implementieren Sie eine gemeinsame Metadatenschicht

Eine gemeinsame Metadatenebene erleichtert das Teilen oder Integrieren von Informationen in Ihren Unternehmensverwaltungs- und Analysesystemen erheblich. Die meisten Stammdatenverwaltungssoftware (wir geben unten Tipps, wie Sie die richtige für Ihre Bedürfnisse finden) machen es einfach, diese Metadatenschicht zu implementieren.

Fokus auf Cybersicherheit

Ihre Stammdaten enthalten sensible Kundendaten und vertrauliche Informationen, die Sie schützen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie Datensicherheitsmaßnahmen implementiert haben, um die Daten vor dem Risiko von Cyberangriffen zu schützen. Wenn Sie keinen Cybersicherheitsexperten in Ihrem Team haben, empfehlen wir Ihnen, einen Fachmann zu konsultieren, um potenzielle Sicherheitsrisiken bei der Verwaltung von Stammdaten und Best Practices für deren Schutz zu verstehen.

Demokratisieren Sie den Zugriff auf Daten

Sie möchten, dass jeder in Ihrem Team weiß, wann und wie er Ihre Kundendaten verwalten soll. Stellen Sie Schulungs- und Support-Ressourcen wie Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Videos bereit, die die Mitarbeiter durch MDM Best Practices und Prozesse führen. Zu den Tipps können gehören, wie Kundendaten überprüft und aktualisiert werden, Anzeichen dafür, dass Daten möglicherweise von geringer Qualität sind, und wie sie Daten verwenden können, um ihre Arbeit zu erleichtern.

Dinge, die bei der Auswahl der richtigen MDM-Lösung zu beachten sind

Es kann sich überwältigend anfühlen, eine MDM-Strategie zu implementieren. Aber keine Sorge – es gibt Datenverwaltungssoftware und -tools, die den gesamten Prozess unglaublich einfach und intuitiv machen können.

Wie bei jedem Business-Tool hängt die Suche nach der besten Stammdatenverwaltungslösung für Ihr Team von Ihren individuellen Anforderungen ab. Wie viele Datensysteme nutzt Ihr Unternehmen? Wie ausgereift ist Ihr Team in seiner Datenstrategie? Was ist Ihr Ziel bei der Implementierung einer MDM-Lösung?

Wir empfehlen, dass Sie mindestens diese wichtigen MDM-Funktionen untersuchen, wenn Sie Ihre Optionen bewerten:

Erweiterte Integration mit Diensten

Eine der wohl wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl eines Stammdatenverwaltungstools ist, in welche Systeme oder Dienste Sie das MDM-Tool integrieren müssen. Ihre ideale MDM-Lösung sollte mit all Ihren kritischen Geschäftssystemen und anderen Datenpflegelösungen verbunden sein, die ein Datenbereinigungstool beinhalten könnten.

Fähigkeit, verschiedene Domänen auf einer einzigen Technologieplattform zu handhaben

Einige MDM-Lösungen wurden entwickelt, um Anforderungen einzelner Domänen zu erfüllen, z. B. die Verwaltung von Kundendaten, Produktdaten oder Mitarbeiterdaten. Fortgeschrittene Lösungen können jedoch mehrere Domänen auf derselben Technologieplattform handhaben, sodass Sie nicht mehr als eine MDM-Lösung verwenden müssen und die Erfahrung für Ihr Team erheblich optimieren. Bestimmen Sie, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Flexible Bereitstellungen

Hier wird es technisch. Sie können Ihre MDM-Lösung lokal, in der Cloud oder in einer Mischung aus beidem hosten. Wer eine Cloud-Lösung bevorzugt, kann unter anderem zwischen Microsoft Azure, Amazon AWS und Google wählen. Bitten Sie Ihren potenziellen MDM-Lösungsanbieter, Ihnen die Vorteile seiner Bereitstellungsoptionen zu erläutern.

Bereitstellung und Skalierung von Cloud-Hosting

Abhängig von Ihrem Datenvolumen und Ihrem potenziellen Budget kann Cloud-Hosting eine effizientere Lösung sein, da Sie je nach Bedarf problemlos nach oben oder unten skalieren können. Viele Cloud-Anbieter bieten auch Sicherheitsfunktionen an, die Ihre Daten weiter schützen.

Laden Sie Ihr CRM mit vertrauenswürdigen Daten auf

Der beste Weg, Ihre Datenqualität zu bewahren und klügere Geschäftsentscheidungen zu treffen, besteht darin, alle Ihre Datennutzer zu befähigen, zu verstehen, wie sie Ihr Stammdatenmanagement unterstützen können.

Die anfängliche Bereinigung und Kennzeichnung Ihrer Daten kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es ist eine wesentliche Investition, die Ihrem Team eine solide Grundlage gibt, auf der es aufbauen kann.

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