Best Practices für das Marketing-Arbeitsmanagement: Dashboards, Vorlagen und Anfragen

Veröffentlicht: 2023-06-21

Tools für das Marketing-Arbeitsmanagement helfen Teammitgliedern, effektiver zusammenzuarbeiten, Silos innerhalb der Organisation zu beseitigen und die Arbeitseffizienz zu verbessern.

Hier sind drei Best Practices, die es Teams ermöglichen, das Beste aus ihrem Marketing-Arbeitsmanagement-Tool herauszuholen.

Nutzen Sie individuelle Dashboards für Teams, Einzelpersonen und Stakeholder

„Dashboards werden bei der Verwendung des Tools wirklich hilfreich sein und auch dafür sorgen, dass jeder das Tool ständig nutzt“, sagte Brianna Miller, Direktorin für Marketing und Nachfragegenerierung beim Unternehmen für Compliance-Analysen im Gesundheitswesen Protenus, auf der MarTech-Konferenz.

Dashboards für das Arbeitsmanagement können in drei Hauptsituationen mit jeweils unterschiedlichen Einstellungen und Zwecken verwendet werden.

Team-Dashboard. Alle aktuellen und kommenden Projekte sind im Team-Dashboard einsehbar. Es kann während Teambesprechungen eingesehen und aktualisiert werden und sorgt so für Transparenz für alle Teammitglieder.

Im Team-Dashboard „bilden wir alle Projektprojekte ab und visualisieren sie auf einer hohen Ebene im gesamten Team“, erklärte Miller. „Alle unsere Teams haben Zugriff darauf und wir nutzen es in allen unseren Teambesprechungen.“

Individuelle Dashboards. Für einzelne Teammitglieder sollten individuelle Dashboards erstellt werden, damit diese Projekte, an denen sie arbeiten, anzeigen und aktualisieren können. Sie können auch sehen, welche Elemente auf eine Überprüfung oder Genehmigung warten.

Auch in Einzelgesprächen mit Führungskräften sind individuelle Dashboards hilfreich.

„Ich verwende diese zusammen mit meinen direkten Untergebenen, damit wir genau sehen können, woran sie arbeiten“, sagte Miller. „Ich kann alle Fragen beantworten, die sie haben, und wir können am Ende ein offenes und transparentes Gespräch führen.“

Schreibgeschütztes Stakeholder-Dashboard. Das Team kann auch ein schreibgeschütztes Dashboard für externe Stakeholder erstellen, einschließlich Führungskräften und Kunden.

„Es gibt ihnen einen Überblick über das Projekt, den Status, die Fristen und wichtige Informationen, ohne dass sie sich mit den Einzelheiten befassen müssen“, sagte Miller.

Erstellen Sie Vorlagen für wiederholbare Projekte und Aufgaben

Viele der Projekte und Aufgaben, an denen das Marketingteam arbeitet, wurden bereits durchgeführt und ihre Prozesse sind reproduzierbar. Arbeitsmanagement-Tools ermöglichen es Teams, Vorlagen für diese wiederholbaren Projekte zu erstellen, sodass Prozesse, Aufgaben und Fristen nicht jedes Mal völlig neu erstellt werden müssen.

„Wir nutzen diese ständig für Webinare, Newsletter, Messen, Fallstudien und alles, was einen regelmäßigen Prozess hat, den wir meistens bis ins kleinste Detail verfolgen“, sagte Miller.

Die Vorlage weist Projekteigentümern, Aufgabeneigentümern und Prüfern automatisch ihre Aufgaben zu, basierend auf voreingestellten Fristen, die alle bis zum neuen „Meilensteindatum“ führen, das für das neue Projekt festgelegt wurde.

Um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten, sollten die Vorlagen regelmäßig aktualisiert werden, um neue Effizienzsteigerungen oder andere am Prozess vorgenommene Änderungen zu berücksichtigen.

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„Normalerweise führen wir (eine Überprüfung) mindestens einmal im Jahr durch, oft jedoch zweimal im Jahr“, erklärte Miller. „[Wir führen] nur eine kurze Überprüfung mit dem Team und denjenigen durch, die an jeder Art von Projekt beteiligt sind, um sicherzustellen, dass wir nichts übersehen oder Änderungen vornehmen müssen.“

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Erstellen und verwenden Sie Projektanfrageformulare

Eine weitere bewährte Methode für Arbeitsmanagement-Tools ist die Erstellung von Projektanfrageformularen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle neuen Projektanfragen auf die gleiche Art und Weise erfolgen und aus einer Hand stammen. Es ist besser, als wenn Anfragen über Slack, E-Mail oder in Besprechungen eingehen.

Ein Vorteil der Verwendung von Anfrageformularen besteht darin, dass Anforderungen für das Projekt in das Formular aufgenommen werden können, sodass alle wichtigen Informationen, die für das Projekt benötigt werden, im Voraus einfacher verfügbar sind.

„Es trägt auch wirklich dazu bei, den Prozess der eingehenden Anfragen zu automatisieren“, sagte Miller. „Wenn Sie also Vorlagen eingerichtet haben, können automatisch Projekte oder Aufgaben basierend auf den Informationen, die Sie im Formular erhalten, und den von Ihnen erstellten Vorlagen erstellt werden. Es kann Projekte automatisch zuweisen und Aufgaben automatisch erstellen.“

Durch die Verwendung von Dashboards, Vorlagen und Anfrageformularen auf diese Weise können Unternehmen ihre Marketing-Arbeitsmanagement-Tools optimal nutzen.

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