Verwaltung der Beziehung zwischen der internen IT und einem externen Anbieter

Viele Unternehmen finden die Entscheidung zwischen der Beibehaltung des IT-Supports im eigenen Haus oder der Auslagerung an einen externen Anbieter einfach. In dieser Situation sind die Befehlskette, die gemeinsamen Kernwerte und die Berichtsstruktur im gesamten Team gleich und bleiben kristallklar.

Bei IT-Lösungen ist dies jedoch selten der Fall. Interne Teams sind eine attraktive Perspektive, aber ihre Kosten können astronomisch sein; Wenn Sie sich auf ein externes Team verlassen, erhalten Sie möglicherweise einen größeren Erfahrungsschatz, aber Sie werden den „praktischen“ Ansatz vermissen, den nur ein Team bieten kann, das physisch in Ihren Büros stationiert ist.

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Unternehmen treffen zunehmend die Entscheidung, diese beiden Optionen in Einklang zu bringen, und hoffen auf das Beste aus beiden Welten, aber es ist nicht immer so einfach. Wenn Sie möchten, dass Ihre beiden Teams eine positive Beziehung haben, von der Ihr Unternehmen profitiert, müssen Sie sich einige wichtige Fragen stellen – und herausfinden, was intern passiert und was ausgelagert werden sollte.

Haben die beiden Teams das gleiche Ziel?

Wahrscheinlich hat Ihr Unternehmen eine Reihe von Grundwerten und Idealen, die bestimmen, wie Sie Ihren Betrieb jeden Tag führen. Obwohl dies eine großartige Möglichkeit ist, Ihre Belegschaft zu vereinen, kann es manchmal so aussehen, als würden IT-Teams nicht innerhalb dieser Ziele arbeiten – aber warum ist das so?

Im Wesentlichen läuft es auf die Rolle hinaus, die sie in Ihrem Unternehmen spielen. Offensichtlich könnten Ihre Marketing-, Buchhaltungs- und Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeit ohne die laufenden IT-Systeme nicht erledigen, aber das kann zu einer Kluft zwischen ihnen und dem Rest des Teams führen. Sind sie nur Diener, die für diejenigen arbeiten, die die „richtige“ Arbeit machen? Oder treiben sie das Geschäft selbst voran?

Ihr IT-Team sollte von Ihrem Unternehmen als genauso wertvoll angesehen werden wie jeder andere Bereich Ihrer Belegschaft; Daher sollten auch Ihre Mitarbeiter und externen Dienstleister in dieses Denkmodell passen. Auch wenn Sie Ihren IT-Support meistens sehen, wenn etwas nicht richtig funktioniert, ist es dennoch wichtig, eine Atmosphäre der Zusammengehörigkeit zu schaffen, in der Sie alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Diese Einstellung kann bedeuten, dass Sie Ihren externen Anbieter in Situationen einbeziehen, für die er nicht ganz relevant ist, aber wenn dies sicherstellt, dass er als wertvolle Mitglieder Ihrer Community behandelt wird, können Sie zukünftige Verwirrung über die Richtung und Prioritäten vermeiden Ihres Unternehmens.

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Wer trifft die Entscheidungen für Ihr Unternehmen?

Auch wenn es wichtig ist, allen das Gefühl zu geben, Teil eines Teams zu sein, ist es ebenso wichtig sicherzustellen, dass sie von einer starken, effektiven Führung geleitet werden. Wenn Sie externe Anbieter einbeziehen, können diese Befehlszeilen etwas neblig werden, daher müssen Sie die Dinge klären und sicherstellen, dass Sie nicht auf Probleme stoßen, die auf Verwirrung beruhen.

Wenn eine IT-basierte Entscheidung getroffen wird, sollten Sie sicherstellen, dass das gesamte Team weiß, wer diese Entscheidung getroffen hat, warum sie getroffen wurde und wer von da an andere Anfragen weiterleiten wird. Es ist gut, Initiative zu haben, aber Sie möchten das größere Unternehmen nicht stören, indem Sie Menschen Entscheidungen treffen lassen, die nicht mit umfassenderen, längerfristigen Zielen übereinstimmen.

Wie sieht Ihre Berichtsstruktur aus?

Wenn Sie mit einem externen IT-Supportanbieter zusammenarbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass dieser eine ähnliche Berichtsstruktur verwendet wie Ihr internes Team. Die IT funktioniert am reibungslosesten, wenn sich alles als Einheit bewegt – stellen Sie sich das gesamte Netzwerk vor und nicht nur einzelne Geräte.

Um Ihre Teams zu vereinheitlichen, erstellen Sie eine Berichtsstruktur und stellen Sie sicher, dass beide Teams zustimmen, sich daran zu halten – dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Lücken und Fehlern sowie verpassten Gelegenheiten.

Ist klar, wer welche Aufgabe übernimmt?

Durch Cloud-basierte Projektmanagement-Tools kann es einfach sein, bestimmte Aufgaben bestimmten Benutzern zuzuweisen. Wenn Sie jedoch mit einem externen Team zusammenarbeiten, das nicht in Ihrer regulären Managementstruktur angesiedelt ist, treten möglicherweise einige Probleme auf.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass jede einzelne erforderliche Aufgabe oder Ihr internes oder externes Team konsistent auf die gleiche Weise zugewiesen wird, auch wenn der externe Anbieter sie durch seine eigenen Methoden verdoppelt. Auf diese Weise können Sie Ihre Pläne schnell überblicken und wissen genau, wer sich um Ihre Aufgabe kümmern wird, und insbesondere, ob sie extern oder intern erledigt wird.

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Ist die Kommunikation klar?

Diese Frage ist nicht zu „technisch“ und eine Schlüsselkomponente für den Erfolg eines jeden Unternehmens: Stellen Sie sicher, dass Ihre beiden Teams klar, konsistent und effektiv kommunizieren.

Es mag offensichtlich klingen, aber die Kommunikation kann mit der Zeit leicht ins Rutschen geraten, besonders wenn sich die Arbeit häuft oder Ihr Unternehmen eine besonders geschäftige Zeit durchmacht. Wenn alle mit den ihnen zugeteilten Aufgaben vorankommen, mag eine regelmäßige Kommunikation vielleicht nicht notwendig erscheinen, aber es lohnt sich immer sicherzustellen, dass jeder weiß, wo er steht und wie alle anderen mit ihrer Arbeit vorankommen.

Sie können die Kommunikation unterstützen, indem Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Slack-Diagramme oder Basecamp-Feuer einrichten, um einen Bereich für Mitarbeiter zu haben, in dem sie einfach chatten können!

Verstehen sich Ihre Teams?

Sie gehen vielleicht davon aus, dass Sie die Rollen der einzelnen Mitarbeiter in Ihren Teams und ihre täglichen Aufgaben genau verstehen, aber wenn Sie nicht auf dem Laufenden bleiben, könnten Sie mit Ressentiments oder Spannungen konfrontiert werden zwischen den beiden Seiten Ihrer Unterstützung.

Die klare Festlegung, wofür jedes Team zu Beginn des Einstellungsprozesses verantwortlich ist, ist entscheidend, um jedem Team zu helfen, zu verstehen, was das andere täglich tut. Sie sollten auch nicht zögern, die beiden Teams zusammenzubringen, um sich gegenseitig zu begleiten, wenn Sie eine starke Grundlage schaffen oder die Beziehung weiter stärken möchten. IT-Systeme können sich von einem Unternehmen zum anderen enorm unterscheiden, und es gibt keinen besseren Weg, um Komplexitäten zu beseitigen, als wenn jedes Team die Routineaufgaben des anderen versteht. Dies führt zwar nicht unbedingt zu austauschbaren Mitgliedern, bedeutet aber, dass sie angemessene Erwartungen voneinander haben können und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie zusätzliche Erfahrung benötigen.