Mitarbeiter im Außendienst verwalten: 8 Best Practices und Tools zur Leistungssteigerung

"Kannst du mich jetzt hören?"

„Der Empfang ist abgehackt!“

„Können Sie meinen Bildschirm schon sehen?“

Sie haben diese Dinge schon mindestens ein- oder zweimal gehört (oder gesagt), insbesondere wenn Sie von zu Hause aus oder in einem nicht traditionellen Büro gearbeitet haben. Dies sind nur einige der einzigartigen Herausforderungen, die mit der Verwaltung von Außendienstteams und deren Leistung einhergehen.

Außerhalb der Sichtweite und außerhalb der traditionellen Büroumgebung zu sein, kann es für Manager schwierig machen, den Überblick über Aufgaben zu behalten, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.

Mit den richtigen Tools und Best Practices können Manager Außendienstmitarbeiter effektiv verwalten und sicherstellen, dass sie den Standards entsprechen.

Von effektiver Kommunikation bis hin zu kollaborativer Projektmanagement-Software – diese Best Practices und Tools geben Managern einen Einblick in die Arbeitsabläufe ihrer Außendienstteams und ermöglichen es ihnen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Durch die Einrichtung und Umsetzung dieser Strategien können Manager sicherstellen, dass ihre Außendienstmitarbeiter produktiv und effizient sind und ihre Ziele erreichen.

Dieser Artikel befasst sich mit acht Best Practices und Tools für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern, die zur Leistungssteigerung beitragen können. Tauchen wir ein!

1. Stellen Sie klare Kommunikationskanäle bereit

„Wir können dich nicht hören!“

Das wollen wir in keiner Teambesprechung hören. Wir wollen auch generell keine schlechte Kommunikation erleben.

Eine der wichtigsten Best Practices für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern ist die Bereitstellung klarer Kommunikationskanäle. Ohne regelmäßigen Kontakt und Feedback kann es schwierig sein, den Überblick über Aufgaben zu behalten und den Fortschritt im Außendienst zu überwachen.

Stellen Sie sicher, dass Ihnen Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, um sicherzustellen, dass Ihr Außendienstteam über die erforderlichen Ressourcen und Anleitungen verfügt. Dazu können regelmäßige Check-ins, Gruppenchat-Apps oder sogar ein Intranetportal gehören, über das Ihre Mitarbeiter auf Ressourcen zugreifen und zusammenarbeiten können. Aber stellen Sie natürlich sicher, dass Sie effektive Kommunikationsfähigkeiten entwickeln, sonst ist am Ende alles umsonst.

Eine zuverlässige Art der Kommunikation trägt dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Aufgaben zeitnah erledigt werden. Es hilft auch sicherzustellen, dass alle Probleme oder Probleme rechtzeitig angegangen werden können.

2. Legen Sie Ziele und Leistungsstandards fest

„Dieser Anruf hätte eine E-Mail sein können.“

Noch eine weitere Herausforderung bei der Arbeit in einem Feldjob.

Mit klar definierten Zielen und Standards kann es einfach sein, den Fortschritt zu messen oder sicherzustellen, dass die Arbeit pünktlich abgeschlossen wird (und Sie müssen nicht ständig telefonieren). Außerdem bedeuten klare Ziele eine klare Richtung, zum Beispiel: Wenn Sie im Bereich Telemarketing tätig sind, ist es besonders wichtig zu lernen, Verkaufseinwände zu überwinden.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie regelmäßige Check-ins und Leistungsüberprüfungen einrichten, damit Sie den Fortschritt überwachen und unterwegs Feedback geben können. Key Performance Indicators (KPIs) können Ihnen helfen, den Fortschritt zu messen und die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten, also probieren Sie es aus!

3. Überwachen Sie den Fortschritt und passen Sie die Strategien entsprechend an

„Hast du heute gearbeitet? Ich konnte dich nicht erreichen.“

Ja. Wir alle hatten unseren fairen Anteil an Mitarbeitern, die nicht online geantwortet haben. Es kann jedoch hilfreich sein, den Fortschritt Ihrer Außendienstmitarbeiter im Auge zu behalten und die Strategien entsprechend anzupassen.

Durch die Überwachung der Leistung können Sie Verbesserungsbereiche identifizieren und bei Bedarf Feedback geben, ohne sie acht Stunden am Tag überwachen zu müssen. Darüber hinaus können Sie Ziele und Strategien basierend auf den Daten anpassen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist und die Ziele erreicht.

Projektmanagement-Software ist eine großartige Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen und Strategien anzupassen. Diese Art von Software kann Ihnen helfen, Aufgaben, Fristen und Verbesserungen in Echtzeit zu verfolgen, damit Sie über die Leistung Ihres Teams auf dem Laufenden bleiben. Darüber hinaus bieten viele dieser Tools Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie Bereiche identifizieren können, die verbessert werden müssen, oder andere Ansätze zum Erreichen von Zielen. Sie können eine Mitarbeiterüberwachungssoftware verwenden, um den Fortschritt der Mitarbeiter zu überwachen und zu überprüfen.

Sie können auch Umfragen, Interviews und Fokusgruppen verwenden, um Einblicke in die Leistung Ihres Teams zu gewinnen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolles Feedback über ihre Leistung im Feld und welche Änderungen vorgenommen werden müssen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team treffen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind und dass alle Probleme oder Bedenken rechtzeitig angegangen werden können. Darüber hinaus ist es eine ausgezeichnete Gelegenheit, Feedback zu geben und bei Bedarf Unterstützung anzubieten. Indem Sie den Fortschritt überwachen und Strategien entsprechend anpassen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Außendienstmitarbeiter produktiv und effizient sind und ihre Ziele erreichen.

Insgesamt sind klare Kommunikationskanäle, festgelegte Ziele und Leistungsstandards, die Überwachung des Fortschritts und die Anpassung von Strategien allesamt entscheidende Best Practices für die Führung von Außendienstmitarbeitern. Indem Sie diese Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team im Feld erfolgreich ist!

4. Priorisieren Sie berufliche Entwicklungsmöglichkeiten

Sie können Ihren Mitarbeitern im Außendienst berufliche Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Dazu gehören Online-Kurse, Webinare oder sogar Workshops vor Ort. Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten helfen Mitarbeitern, mit Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben und neue Fähigkeiten zu erlernen, die sie bei ihrer Arbeit einsetzen können. Die Bereitstellung dieser Art von Ressourcen trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihr Team über das Wissen und die Fähigkeiten verfügt, die erforderlich sind, um in seinem Bereich erfolgreich zu sein.

Bei der Priorisierung beruflicher Entwicklungsmöglichkeiten ist es wichtig zu berücksichtigen, welche spezifischen Bereiche angegangen werden müssen. Dies kann Dinge wie Kundendiensttechniken, Verkaufstaktiken oder Technologielösungen für die Verwaltung von Aufgaben im Außendienst umfassen. Sobald Sie diese Bedarfsbereiche identifiziert haben, können Sie einen Plan erstellen, um die geeigneten Ressourcen und Tools bereitzustellen.

Berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Teammitglieder, wenn Sie bestimmen, welche Arten von beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten Sie anbieten. Wenn sich beispielsweise einige Mitarbeiter für digitales Marketing oder Social-Media-Fähigkeiten interessieren, können Sie einen Online-Kurs oder ein Webinar anbieten. Indem Sie die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten auf individuelle Interessen zuschneiden, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team kontinuierlich lernt und in seinem Bereich wächst.

5. Implementieren Sie effektive Softwarelösungen für HR-Systeme

Damit jedes Unternehmen erfolgreich sein kann, muss sein Human Resources (HR)-System auf dem neuesten Stand und effizient sein. Dies kann jedoch für Außendienstmitarbeiter eine Herausforderung darstellen, da sie in einer Büroumgebung häufig mehr Zugriff auf traditionelle HR-Ressourcen benötigen. Die Implementierung effektiver HR-Softwarelösungen kann dazu beitragen, diese Lücke zu schließen, indem sie Mitarbeitern die Tools zur Verfügung stellen, mit denen sie ihre Arbeitsbelastung verwalten und ihre Rollen erfolgreich ausüben können.

HR-Softwarelösungen können verschiedene Funktionalitäten umfassen, wie z. B. Zeiterfassung, Mitarbeiterplanung, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilung usw. Der Zugriff auf diese Tools hilft, Prozesse zu rationalisieren und stellt sicher, dass alle Teammitglieder über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden sind. Darüber hinaus enthalten HR-Softwarelösungen oft Fernzugriffsfunktionen, was sie für Außendienstmitarbeiter noch bequemer macht.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Softwarelösung für HR-Systeme Ihre spezifischen Anforderungen sowie die Möglichkeiten der einzelnen Optionen. Wenn Sie beispielsweise ein umfassendes Gehaltsabrechnungssystem benötigen, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die diese Funktion bietet. Berücksichtigen Sie außerdem die Kosten für jede Option und alle angebotenen Schulungs- und Supportdienste. Stellen Sie sicher, dass Sie die Geräterückgabesoftware als Teil Ihrer Lösung nicht übersehen. Diese Software hilft Ihnen bei der Verwaltung der wertvollen Geräte, die Sie an Ihre Remote-Mitarbeiter senden, und bietet ihnen eine einfache Möglichkeit, unternehmenseigene Geräte mithilfe eines automatisierten und bequemen SaaS zu senden und zu empfangen.

Sobald ein System ausgewählt wurde, schulen Sie alle Mitarbeiter. Dazu gehören die Eingabe der geleisteten Arbeitszeit, das Einreichen von Urlaubsanträgen und der Zugriff auf Gehaltsinformationen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass das System regelmäßig mit neuen Funktionen oder Änderungen aktualisiert wird, die auftreten können.

Durch die Implementierung effektiver HR-Softwarelösungen können Außendienstmitarbeiter die Tools erhalten, die sie benötigen, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Durch die Auswahl und Schulung eines geeigneten Systems können Sie sicherstellen, dass Ihr Team über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um erfolgreich zu sein.

6. Bleiben Sie über wichtige Richtlinien und Vorschriften auf dem Laufenden

Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, müssen alle Mitarbeiter über wichtige Richtlinien und Vorschriften in ihrem Bereich auf dem Laufenden bleiben. Dies kann besonders für Außendienstmitarbeiter schwierig sein, die möglicherweise nur manchmal Zugriff auf die neuesten Informationen haben.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um auf dem Laufenden zu bleiben, ist es für die Einhaltung der Branchenvorschriften von entscheidender Bedeutung. Eine der besten verfügbaren Ressourcen für Außendienstmitarbeiter sind Online-Lernplattformen wie Webinare und Video-Tutorials. Diese Schulungsmöglichkeiten können Ihrem Team wichtige Informationen zu neuen Richtlinien und Vorschriften liefern. Sie können auch Zugriff auf relevante Dokumente wie Richtlinienhandbücher und Branchenrichtlinien gewähren.

Eine weitere hilfreiche Ressource für Außendienstmitarbeiter ist die Kontaktaufnahme mit den örtlichen Aufsichtsbehörden. Viele dieser Organisationen bieten Newsletter und andere Mitteilungen an, die die neuesten Nachrichten zu Richtlinien und Vorschriften liefern können.

Sie können regelmäßige Treffen oder Anrufe mit Vertretern dieser Organisationen vereinbaren, um relevante Änderungen oder Aktualisierungen zu besprechen. Schließlich können Sie eine Richtlinien- und Regulierungsbibliothek im Intranet oder auf der Website Ihres Unternehmens einrichten. Dies sollte wichtige Informationen wie Branchenrichtlinien, lokale Vorschriften, Schulungsmaterialien und mehr enthalten. Durch die Bereitstellung all dieser Informationen an einem Ort können Ihre Teammitglieder leicht auf die Ressourcen zugreifen, die sie benötigen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

7. Belohnen Sie herausragende Arbeit und feiern Sie Erfolge

Mitarbeiter für hervorragende Arbeit anzuerkennen und zu belohnen ist wichtig, um ein erfolgreiches Team zu führen. Es trägt nicht nur dazu bei, die Moral aufzubauen und Wertschätzung zu zeigen, sondern kann auch zu fortgesetzter harter Arbeit und Hingabe ermutigen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie herausragende Arbeit für Außendienstmitarbeiter feiern und belohnen können:

• Erkennen Sie Erfolge öffentlich in Newslettern oder E-Mails des Unternehmens an

Wenn sie sich öffentlich anerkannt sehen, gibt ihnen das ein Gefühl von Stolz und Erfüllung. Sie können sogar Auszeichnungen wie „Mitarbeiter des Monats“ oder „Most Valuable Player“ an diejenigen vergeben, die außergewöhnliche Leistungen zeigen.

• Bieten Sie zusätzliche Freizeit an, um Projekte schnell und erfolgreich abzuschließen

Das Anbieten zusätzlicher Freizeit ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Team für den schnellen und erfolgreichen Abschluss von Projekten zu belohnen. Dies kann in Form von bezahltem Urlaub oder zusätzlichen freien Tagen im Laufe des Jahres geschehen. Sie können auch flexible Arbeitszeiten anbieten, sodass die Mitarbeiter wählen können, wann sie in bestimmten Wochen oder Monaten arbeiten. Dies ermöglicht es ihnen, ihre anderen Verpflichtungen zu planen und gleichzeitig die notwendige Zeit und Mühe für ihre Projekte aufzuwenden.

• Bieten Sie zusätzliche Schulungsmöglichkeiten oder Bildungsressourcen an

Berufliche Weiterentwicklung ist der Schlüssel, um Mitarbeitern dabei zu helfen, Höchstleistungen zu erbringen und ihre Karriereziele zu erreichen. Wenn Sie in das Wachstum Ihres Teams investieren, helfen Sie ihm dabei, seine Fähigkeiten zu verbessern und die Arbeitszufriedenheit zu steigern. Daher ist es wichtig, regelmäßig Gelegenheiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu bieten.

• Geben Sie Mitarbeitern zusätzliche Aufgaben oder spezielle Projekte, um sie herauszufordern und ihnen zu helfen, sich beruflich weiterzuentwickeln

Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, Anerkennung zu zeigen und harte Arbeit zu belohnen, während Sie gleichzeitig Ihr Team bei der Entwicklung seiner Fähigkeiten unterstützen. Es kann auch dazu beitragen, die Teammoral aufzubauen, da sich die Mitarbeiter stärker und wertgeschätzter fühlen, wenn sie zusätzliche Verantwortung übernehmen können. Pass aber auf, dass du sie nicht überanstrengst!

• Bieten Sie Geschenkgutscheine oder andere Anreize für das Erreichen bestimmter Ziele an

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Teammitglieder zu belohnen und anzuerkennen, besteht darin, Geschenkgutscheine oder andere Anreize für das Erreichen von Zielen oder das Abschließen von Projekten bereitzustellen. Anreize können eine großartige Möglichkeit sein, Mitarbeiter zu motivieren und sie zu ermutigen, härter zu arbeiten.

Sie könnten auch in Betracht ziehen, denjenigen, die in ihrer Arbeit über das hinausgehen, Preise, Rabatte oder andere Belohnungen als Dankeschön anzubieten. Belohnungen und Anreize können ein positives Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich Mitarbeiter für ihre harte Arbeit geschätzt und wertgeschätzt fühlen.

• Bieten Sie Zugang zu Ressourcen, die ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben

Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und über die neuesten Trends in der Branche zu informieren, ist wichtig für ihre berufliche Entwicklung. Der Zugriff auf Ressourcen wie Branchenpublikationen, Webinare oder Seminare hilft Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und sich weiterzubilden. Dies zeigt Ihren Mitarbeitern nicht nur, dass Sie ihre Karriereentwicklung schätzen, sondern stellt auch sicher, dass sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sind.

• Bieten Sie Lob und Anerkennung bei Teammeetings oder in den sozialen Medien an

Lob und Anerkennung während Teammeetings oder in sozialen Medien anzubieten, kann die Moral steigern und den Mitarbeitern ein Erfolgserlebnis geben. Erwägen Sie auch, Preisverleihungen zu veranstalten, um diejenigen anzuerkennen, die in ihrer Arbeit weit über das hinausgehen. Dies zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sie schätzen, und ermutigt sie, ihr Bestes zu geben.

• Bieten Sie teambildende Aktivitäten oder Ausflüge an

Teambuilding-Aktivitäten und Ausflüge sind eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter zu belohnen und gleichzeitig Teamarbeit und Zusammenarbeit zu fördern. Organisieren Sie Veranstaltungen wie Paintball, Quizabende, Filmvorführungen oder Wanderungen, um Ihr Team aus dem Büro zu holen und gemeinsam Spaß zu haben. Diese Aktivitäten können Beziehungen stärken und das Vertrauen der Mitarbeiter aufbauen, was die allgemeine Moral verbessert.

• Veranstalten Sie Unternehmensveranstaltungen, um die Leistungen Ihrer Teammitglieder zu feiern

Eine weitere Möglichkeit, Mitarbeiter zu belohnen und ihre harte Arbeit anzuerkennen, besteht darin, Firmenveranstaltungen zu veranstalten. Dazu können Feiertagsfeiern, Mitarbeitertage oder Abendessen gehören, um die Erfolge der Mitarbeiter zu feiern.

Auf diese Weise kann Ihr Team zusammenkommen und die Erfolge des anderen feiern, während Sie Spaß in einer entspannten Atmosphäre haben. Es wird auch zeigen, dass Sie sich um Ihr Team kümmern und seine Bemühungen schätzen, was dazu beitragen wird, die Moral zu stärken und die Mitarbeiter zu inspirieren, noch größere Höhen zu erreichen.

Ganz gleich, wie Sie sich entscheiden, die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu feiern und zu belohnen, es ist wichtig, dass Sie dies regelmäßig und aufrichtig tun. Sich die Zeit zu nehmen, hervorragende Arbeit anzuerkennen und zu belohnen, trägt dazu bei, ein positives Teamumfeld zu schaffen, das letztendlich zu einem erfolgreichen Unternehmen beiträgt.

Abschluss

Die Anerkennung und Belohnung Ihrer Teammitglieder für ihre harte Arbeit ist der Schlüssel zur Schaffung eines erfolgreichen und produktiven Arbeitsplatzes. Durch Prämien, öffentliche Anerkennung oder individuelle Auszeichnungen zeigen Sie Wertschätzung für den Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus motiviert dies sie auch, weiterhin nach Exzellenz zu streben. Sich die Zeit zu nehmen, herausragende Arbeit zu belohnen, hilft nicht nur, die Moral zu stärken, sondern schafft ein insgesamt positives Arbeitsumfeld.

Durch die regelmäßige Umsetzung dieser Strategien kann Ihr Team motiviert und bereit sein, die harte Arbeit zu leisten, die für den Erfolg erforderlich ist.