So verwalten Sie E-Mail-Listen: Best Practices und Top-Tools

E-Mail-Vermarkter stehen vor einer allzu häufigen Frage: Sollten wir Zeit damit verbringen, unsere E-Mail-Listen proaktiv zu überprüfen und zu aktualisieren, oder sollten wir uns stattdessen auf die Öffentlichkeitsarbeit konzentrieren und Probleme beheben, sobald sie auftreten?

Es ist sinnvoll, dass Vertriebs- und Marketingteams der Reichweite Priorität einräumen möchten, da dies ein zentraler Treiber für das Wachstum der Pipeline ist. Dadurch riskieren Sie jedoch, den Ruf Ihrer Marke versehentlich zu schädigen, indem Sie E-Mails an Kunden aus einer fehlerhaften E-Mail-Liste senden.

In diesem Beitrag untersuchen wir die üblichen Hürden bei der Verwaltung von E-Mail-Listen, Best Practices für die effiziente Aktualisierung von Kontaktdaten und worauf Sie bei einem E-Mail-Listen-Verwaltungstool achten sollten.

Was ist E-Mail-Listenverwaltung?

E-Mail-Listenverwaltung bezieht sich auf die vielen Möglichkeiten, wie Ihr Team Abonnenteninformationen sammelt, aktualisiert und verwendet. Es ist ein wesentlicher Prozess, da er sicherstellt, dass Ihr Team den größtmöglichen Nutzen aus der E-Mail-Kommunikation ziehen, dauerhafte Kundenbeziehungen aufbauen und den Umsatz steigern kann.

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von E-Mail-Listen

Selbst die erfahrensten Vermarkter stehen bei der Verwaltung ihrer E-Mail-Liste vor Herausforderungen. Denken Sie darüber nach: Sie arbeiten mit einer überwältigenden Menge sich ständig ändernder Daten. Und Sie müssen in der Lage sein, schnell zu handeln, um diese Daten sinnvoll zu nutzen.

Nur einige der häufigsten Herausforderungen, denen Teams bei der Verwaltung von E-Mail-Listen gegenüberstehen, sind:

Listenwachstum und -bindung

Jede E-Mail-Marketingliste beginnt mit null Kontakten. Es kann eine Herausforderung sein, Ihre E-Mail-Liste zu erweitern, und viele Vermarkter sind entmutigt, wenn ihre Liste langsamer wächst als erhofft. Ganz zu schweigen davon, dass sich einige Ihrer Abonnenten im Laufe der Zeit abmelden und Ihre Liste natürlich verfällt, wenn Ihre Kontakte Jobs oder Kontaktinformationen ändern. Es kann sich oft so anfühlen, als würdest du einen Schritt nach vorne und zwei Schritte zurück machen.

Der Schlüssel ist, die Qualität Ihrer E-Mail-Liste zu priorisieren, nicht die Quantität. Es ist viel wertvoller für Sie, eine kleinere Kontaktliste mit sehr engagierten Kunden zu haben, als Ihre E-Mail-Listen mit irrelevanten oder uninteressierten Zielgruppen zu überfluten.

Widerstehen Sie der Versuchung, irgendwelche E-Mail-Outreach-Listen zu kaufen – sie sind oft voller Spam-Fallen und nicht die einfache Lösung, für die manche Teams sie halten.

E-Mail-Zustellbarkeit

Unabhängig davon, wie viele Kontakte sich in Ihrer E-Mail-Liste befinden, gibt es mehrere Gründe, warum Sie einige dieser Abonnenten möglicherweise nicht erreichen können.

E-Mails können an Spam-Ordner weitergeleitet werden oder einen Hard- oder Soft-Bounce generieren, was bedeutet, dass die Nachricht nicht zugestellt wurde. Für Teams ist es von entscheidender Bedeutung, diese unzustellbaren E-Mails zu adressieren und ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu überwachen – ihre Fähigkeit, den Posteingang statt den Spam-Ordner zu erreichen.

Unterbrechen Sie die Kontaktaufnahme, wenn Ihre Zustellbarkeit plötzlich einbricht, bis Sie das Problem identifizieren können. Haben Sie die richtigen E-Mail-Authentifizierungsprotokolle implementiert ? Melden Sie sich zu häufig? Sind Ihre Kunden-E-Mails veraltet? Wenn Sie trotz geringer Zustellbarkeit weiterhin E-Mails versenden, verschwenden Sie die Zeit Ihres Teams und zerstören möglicherweise Ihren Ruf als Absender.

Personalisierung

Das Sammeln und Speichern Ihrer E-Mail-Abonnentendaten ist eine Sache, aber die effektive Nutzung dieser Informationen zur Personalisierung und Bereicherung ihrer Erfahrung ist der Schlüssel zum Erfolg im E-Mail-Marketing.

Die Informationen, die Sie in Ihrer E-Mail-Liste speichern, sollten umsetzbar sein und einen klaren Nutzen für den Kunden haben, z. B. die Verwendung von Kundennamen und -titeln, um sie in der E-Mail anzusprechen, und die Verwendung ihres Standorts, um lokale Ladenangebote hervorzuheben. Es ist eine ständige Herausforderung für die Verwaltung von E-Mail-Listen, zu entscheiden, welche Informationen gespeichert werden sollen und wie sichergestellt werden kann, dass Informationen auf die richtige Weise verwendet werden.

Datensilos

Zusätzlich zu der oben besprochenen Personalisierungsherausforderung sind Ihre Kundendaten wahrscheinlich auf einige verschiedene Systeme in Ihrem Unternehmen verteilt. Verschiedene Teams verwenden Ihre Daten für spezifische Zwecke, und in Ihrer Organisation gibt es oft eine Diskrepanz.

Datensilos sind eine große Herausforderung für Marketingteams, da sie bedeuten, dass Sie möglicherweise keine vollständige Sichtbarkeit Ihrer individuellen Abonnentendaten in Ihrem E-Mail-Marketing-Tool haben. Marketing, Vertrieb und alle Teams mit Kundenkontakt müssen sich darauf einigen, wie Daten gesammelt und wo sie gespeichert werden, um sicherzustellen, dass Sie einen einzigen Überblick über Ihre Kundendaten haben.

Wie kann Ihnen ein E-Mail-Management-Tool helfen?

Obwohl Ihre Vertriebsmitarbeiter Ihre E-Mail-Listen immer manuell pflegen müssen, gibt es E-Mail-Verwaltungstools, die die oben beschriebenen Herausforderungen angehen und es Ihren Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, Ihre Kundendaten voll auszuschöpfen.

Warum sollten Teams ein E-Mail-Verwaltungstool einführen? Nur einige Vorteile sind:

E-Mail-Verifizierung

Viele fortschrittliche E-Mail-Tools können Ihre Kunden-E-Mails überprüfen und sicherstellen, dass die Adresse korrekt ist, bevor Sie auf „Senden“ klicken. E-Mail-Verwaltungstools können Tippfehler, falsche E-Mail-Domains und eine Handvoll anderer Probleme erkennen, die dazu führen können, dass Sie einen Hard Bounce von Ihrer Kontaktaufnahme generieren.

Listenbeschneidung

Die Überprüfung Ihrer Kundendaten und die Aktualisierung Ihrer Kontaktliste wird zu schwierig zu verwalten, wenn Ihre Liste auf Hunderte und Tausende von Kontakten anwächst.

Ein E-Mail-Verwaltungstool reduziert den Aufwand der Listenhygiene erheblich und hilft Ihnen dabei, Kundendaten zu aktualisieren, veraltete Adressen zu entfernen und Ihre Listen viel schneller und genauer zu segmentieren, als es ein Mensch alleine könnte.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Die Gesetze und Standards zum Schutz der Kundendaten ändern ständig, wie Werbetreibende ihre Kundendaten erfassen und verwenden können. Ein offensichtliches Beispiel ist Apples Mail Privacy Protection, das im September 2021 veröffentlicht wurde. (Wissen Sie, wie Sie Ihre Listenhygiene für eine Post-MPP- Welt verwalten?) E-Mail-Verwaltungstools helfen Ihnen, den neuesten Datenschutzbestimmungen einen Schritt voraus zu sein und Ihre Marke zu schützen von möglichen rechtlichen Problemen.

Echtzeit-Datenberichte

Die Umwandlung Ihrer Outreach-Daten in umsetzbare Erkenntnisse kann ein Mitglied Ihres Teams Tage oder Wochen in Anspruch nehmen. Mit dem richtigen E-Mail-Management-Tool können Sie innerhalb von Sekunden auf Berichte zugreifen, um Ihren E-Mail-Marketing-Erfolg, den Zustand Ihrer E-Mail-Liste und Verbesserungsmöglichkeiten zu messen und besser zu verstehen.

Schalten Sie eine höhere Produktivität frei

Jeder Vorteil, den wir oben genannt haben, führt zu einer Zeitersparnis für Ihr Team. Die besten E-Mail-Verwaltungstools fügen sich nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf Ihres Teams ein und integrieren sich in alle Tools, die Sie zur Verwaltung Ihrer Kundendaten verwenden. Durch das Verifizieren von E-Mails, das automatische Beschneiden von Listen und das Bereitstellen genauer Datenberichte kann ein E-Mail-Verwaltungstool die Arbeit Ihres Teams erheblich rationalisieren und seine Ergebnisse verbessern.

Grundlegende Best Practices für die Verwaltung von E-Mail-Marketinglisten

Unabhängig davon, welches Tool Sie für Ihr E-Mail-Marketing verwenden, gibt es mehrere Best Practices für die Verwaltung von E-Mail-Listen, die Sie befolgen sollten:

Pflegen Sie die Hygiene Ihrer E-Mail-Liste

In Verbindung mit der oben erläuterten Listenbereinigung bestimmt Ihre E-Mail-Listenhygiene, wie erfolgreich Sie mit Ihrer Vertriebs- und Marketingarbeit sind.

Ihre E-Mail-Listen werden aus folgenden Gründen im Laufe der Zeit an Qualität verlieren:

• Abonnenten ändern E-Mail-Adressen (insbesondere wenn sie den Job wechseln)
• Ihre Vertriebsmitarbeiter schreiben versehentlich Kundendaten falsch
• Kunden werden in Ihrem System dupliziert
• Einige Abonnenten werden ungebunden

Schulen Sie Ihr Team über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Kundendaten verderben können, und wie Sie diesen Bedenken begegnen können. In diesem Beitrag zur Listenhygiene erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre E-Mail-Liste in drei Schritten bereinigen .

Lassen Sie die Abonnenten die Häufigkeit der E-Mails wählen

Geben Sie Ihren Abonnenten die Kontrolle darüber, wie oft sie von Ihnen hören und welche Themen einen großen Beitrag zur Verbesserung Ihres E-Mail-Marketing-Erfolgs leisten. Ermöglichen Sie Ihren Kunden anzugeben, wie oft sie Ihre Marken-E-Mails erhalten möchten, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich.

Erklären Sie die verschiedenen Arten von E-Mails, die Sie möglicherweise senden – z. B. neue Produktempfehlungen, Verkaufsbenachrichtigungen oder Informationen zu Treuemitgliedern – und ermöglichen Sie ihnen, auszuwählen, welche E-Mails sie erhalten möchten. Ein E-Mail-Einstellungscenter ist der perfekte Ort, um diese Optionen bereitzustellen.

Segmentieren Sie Ihr Publikum

Jede Person auf Ihrer E-Mail-Marketing-Liste hat eine einzigartige Geschichte mit Ihrer Marke und andere Bedürfnisse als Ihre anderen Kunden.

Die Segmentierung Ihrer E-Mail-Listen nach Zielgruppe, wichtiger Käuferpersönlichkeit oder Lebenszyklusphase ist entscheidend, um relevante E-Mails zu versenden und Ihre Abonnenten zu binden. Wenn Sie allen Ihren Kunden unabhängig von ihren Bedürfnissen die gleiche Botschaft senden, werden sie erkennen, dass Sie sich nicht um sie als Einzelpersonen kümmern und sich weniger loyal gegenüber Ihrer Marke fühlen. Eine Möglichkeit, Ihre Zielgruppensegmentierung zu verbessern, besteht darin, Ihre E-Mails A/B zu testen und zu sehen, wie verschiedene Personas auf verschiedene Nachrichtenelemente reagieren.

Abmeldung einfach machen

Wenn es für Ihre Abonnenten keine einfache Möglichkeit gibt, sich von Ihrer Liste abzumelden, markieren sie Ihre Nachrichten als Spam (und bilden wahrscheinlich ein ungünstiges Bild Ihres Unternehmens). Abmeldungen beeinträchtigen nicht Ihre allgemeine E-Mail-Zustellbarkeit – Spam-Beschwerden tun dies.

Wir verstehen – Sie möchten so viele Abonnenten wie möglich behalten, und der Verlust eines von ihnen fühlt sich wie ein Rückschritt an.

Aber Sie müssen Ihre Kunden und ihre Freiheit respektieren. Fügen Sie injedeE-Mail, die Sie senden, einen Link ein , der es Personen ermöglicht, sich abzumelden, und fügen Sie einen optionalen Abschnitt hinzu, in dem sie erklären, warum sie sich abgemeldet haben.

Denken Sie daran: Sie ziehen es möglicherweise vor, Ihre Mitteilungen auf andere Weise zu erhalten, und dieser aktuelle Abschied kann nur ein Wiedersehen sein.

Erweitern Sie Ihre Liste organisch

Wir haben das bereits gesagt, aber es muss wiederholt werden: Kaufen Sie keine E-Mail-Listen. Das Senden von Outreach an eine gekaufte E-Mail-Liste ist eine garantierte Möglichkeit, Ihre E-Mail-Zustellbarkeit zu beeinträchtigen und möglicherweise Ihren Ruf als Absender vollständig zu zerstören.

Erweitern Sie Ihre E-Mail-Marketing-Liste auf organische Weise. Bitten Sie Kunden, sich in den E-Mails Ihrer Marke an der Verkaufsstelle und über Social-Media-Beiträge anzumelden. Veranstalten Sie Wettbewerbe und Gewinnspiele, die sie ermutigen, sich in Ihren E-Mails anzumelden.

Organisches Wachstum ist der beste Weg, Abonnenten zu gewinnen, die tatsächlich für Ihre Marke relevant sind.

Optimieren Sie Ihre Anmeldeformulare und -prozesse

Wenn Sie versuchen, Ihre E-Mail-Marketingliste organisch zu erweitern, verlassen Sie sich auf Opt-in-Formulare, damit die Leute Ihnen ihre Kontaktinformationen geben.

Stellen Sie sicher, dass Sie in diesen Formularen nur nach wesentlichen Informationen fragen, und bestätigen Sie, dass jede Formularübermittlung ordnungsgemäß an Ihr CRM oder eine andere Datenspeicherlösung weitergeleitet wird.

Aktivieren Sie einen CAPTCHA-Test für alle Formulare, um Bots herauszufiltern, die Ihnen möglicherweise ungenaue oder irrelevante Abonnentendaten liefern. Implementieren Sie schließlich das Double-Opt-in, bei dem ein Abonnent sein Abonnement per E-Mail bestätigt, bevor er offiziell zu Ihrer Liste hinzugefügt wird.

Was macht eine effektive Software zur Verwaltung von E-Mail-Listen aus?

Es kann einfach sein, Ihre E-Mail-Liste zu verwalten, wenn sie weniger als 100 Kontakte hat, aber alles, was darüber hinausgeht, kann schnell zu viel werden, um es vollständig manuell zu verwalten.

Software zur Verwaltung von E-Mail-Listen kann Ihnen dabei helfen, alles, was wir in diesem Beitrag besprochen haben, zu rationalisieren und ein größeres Vertrauen in den Erfolg Ihres Programms zu schaffen. Wenn Sie potenzielle E-Mail-Listen-Tools für Ihr Team evaluieren, empfehlen wir Ihnen, sich mit diesen Hauptfunktionen und -möglichkeiten vertraut zu machen:

CRM-Integrationen

Ein E-Mail-Listen-Tool hat keinen Wert für Sie, wenn es keine Verbindung zu Ihren Kundendaten und den Tools herstellen kann, die Sie für Ihre Kontaktaufnahme verwenden. Fragen Sie nach den CRM-Integrationen, die mit Ihrer potenziellen Lösung verfügbar sind – lässt sie sich mit allen Tools und Systemen verbinden, die Ihr Team zum Speichern und Verwalten von Kundendaten verwendet?

Detaillierte Berichte

Die besten E-Mail-Marketing-Tools umfassen leistungsstarke Berichtsfunktionen, die Ihnen auf einen Blick einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen zum Zustand Ihres E-Mail-Programms geben. Sehen Sie sich die Berichte an, die jede potenzielle E-Mail-Listenverwaltungssoftware bereitstellt, und fragen Sie, wie Sie diese Berichte basierend auf Ihren spezifischen E-Mail-Marketingzielen sortieren, filtern oder anpassen können.

Richtige Segmentierung

Personalisierung ist eine häufige Herausforderung des E-Mail-Marketings, aber das richtige Tool kann dies zum Kinderspiel machen. Die meisten Lösungen für E-Mail-Listen ermöglichen es Ihnen, Ihre Zielgruppen zu segmentieren und Listen basierend auf ihren demografischen Informationen und ihrem Einkaufsverhalten zu erstellen. Die Segmentierung ist ohne ein Tool unglaublich schwierig zu verwalten – Sie müssten Ihre Tabellenkalkulationen jedes Mal manuell aktualisieren, wenn Sie relevante Informationen über Ihre einzelnen Abonnenten erhalten, und es gibt viel Raum für menschliche Fehler.

Recherchieren Sie die Tiefe der Segmentierung, die jedes potenzielle Tool bietet, um Ihnen zu helfen zu verstehen, welches Ihnen das granulare Targeting liefert, das Sie benötigen.

Automatisierungsfunktionen

Einer der Hauptvorteile eines jeden Marketing-Tools sind die Automatisierungsmöglichkeiten, die es bietet. Wie kann Ihre E-Mail-Listen-Software die Arbeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter erleichtern und verhindern, dass sie Zeit mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben verschwenden? Bewerten Sie, welche Art von Automatisierung Ihr potenzielles Listenverwaltungstool bieten kann, und quantifizieren Sie, wie viel Zeit das für Ihre Vertriebsmitarbeiter einsparen könnte. Diese Einsparungen können Ihnen helfen, die potenziellen Kosten Ihrer Lösung zu rechtfertigen.

Intuitive Schnittstelle

Wie einfach es ist, Ihre E-Mail-Listen-Software zu verwenden, wird sich stark darauf auswirken, wie schnell Ihr Team auf den neuesten Stand kommt und seine Produktivität verbessert. Überlegen Sie, wie viel Lernkurve es für Ihre zukünftigen Lösungen gibt, und fragen Sie nach den Support-Stufen, auf die Sie zugreifen können, um Ihr Team aufzurüsten. Bietet der Anbieter Anleitungen oder Videos an? Können Sie auf Schulungen und praktische Unterstützung zugreifen?

Saubere E-Mail-Listen bringen Unternehmen voran

Jedes Mitglied Ihres Teams ist dafür verantwortlich, Ihre E-Mail-Outreach-Listen sauber zu halten. Erklären Sie ausführlich, wie die Qualität Ihrer Kundendaten im Laufe der Zeit sinkt, und bringen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern bei, wie sie falsche Kundendaten erkennen und korrigieren können.

Die meisten Teams möchten ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Listen finden, das die häufigsten Probleme angeht und die Arbeit ihres Teams erheblich rationalisiert. Wenn Ihre E-Mail-Liste mehrere hundert Kontakte enthält, ist ein Tool unerlässlich.

Die Arbeit mit einer sauberen Reichweitenliste ist der erste Schritt zur Verbesserung Ihres E-Mail-Marketings, aber es gibt noch viele andere Überlegungen, um aussagekräftige Ergebnisse per E-Mail zu erzielen.

Weitere fachkundige Anleitungen zur Bewältigung der neuesten Herausforderungen im E-Mail-Bereich finden Sie in unserem On-Demand-Webinar „Putting the AI ​​into E-Mail: 10 Expert Predictions to Start the Year Strong“.