Wie pflegt man eine organisierte Projektmanagementstrategie?

Projektmanagement ist ein mehrstufiger Prozess, der für die Planung und Organisation von Unternehmensressourcen zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe von entscheidender Bedeutung ist. Für einige gilt es pro Projekt. Während bei anderen Unternehmen das Projektmanagement bereits in der Betriebskultur verankert ist. Bisher hörten wir von Projektmanagement nur, wenn es um IT-, Ingenieur- oder Bauprojekte ging. Da das Konzept jedoch mittlerweile auf jede Branche anwendbar ist, sind die Prinzipien im Großen und Ganzen dieselben – nämlich die Definition von Zielen, die Identifizierung von Komponenten, die Aufgabenzuweisung und die Überwachung zur Qualitätskontrolle.

Jedes Projekt beinhaltet viele bewegliche Teile. Vielleicht spielt der Projektmanager eine wesentliche Rolle. Ihm obliegt die Entscheidungsfindung und die Macht, alles zu überwachen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Für ihn hängt der Erfolg des Projekts davon ab, wie er sicherstellt, dass das Team die vorgeschlagenen Schritte und Prozesse über den gesamten erwarteten Lebenszyklus hinweg befolgt. Aber das ideale Szenario ist immer leichter gesagt als getan. Das Gute am heutigen Projektmanagement ist die Verfügbarkeit moderner Tools und Ressourcen, die auf innovativer digitaler Technologie basieren.

Erleichtern moderne Projektmanagement-Tools den Managern die Arbeit?

Man kann nicht über Projektmanagement sprechen, ohne die Rolle der Technologie anzusprechen. Es wäre sinnlos, sich an einem Projekt zu beteiligen, wenn Ihr Team Tools wie Projektmanagementsoftware nicht optimal nutzt. Unabhängig von der Projektgröße oder der Anzahl der beteiligten Personen hilft der Einsatz von Software dabei, Aufgaben effizienter zu planen, zu organisieren, bereitzustellen und zu überwachen. Allerdings wird nicht jede Plattform oder jedes Tool den Herausforderungen gerecht, mit denen Projektmanager konfrontiert sind – aufgrund der einzigartigen Anforderungen ihrer Branche oder der Komplexität des Projekts.

Es ist wichtig, darauf zu achten, die beste Projektmanagement-Software zu verwenden. Einfache Projekte könnten beispielsweise gut mit einem Tool funktionieren, das über grundlegende Funktionen verfügt. Und wenn Sie die besten Funktionen einer Projektmanagement-Plattform nutzen möchten, ist es wichtig, die robusten Funktionen zu vergleichen und die ideale Variante in Betracht zu ziehen, die Ihren Anforderungen entspricht.

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Der richtige Ansatz für die Werkzeug- und Technologieauswahl

Die Wahl der Tools, insbesondere der Technologie, ist für Projektmanager keine leichte Entscheidung. Letztendlich möchten Sie, dass diese Tools wertvolle Vermögenswerte darstellen und kein Hindernis für die Produktivität darstellen. Natürlich spielen auch die Kosten eine Rolle, da die meisten Unternehmenstools nicht kostenlos sind.

Wenn es um Projektmanagement geht, sollte die Implementierung von Tools und Technologie eine zielorientierte Entscheidung sein. Es gibt keine einheitliche Lösung oder Plattform, die für alle passt. Was möchten Sie erreichen, indem Sie von Ihrem Team die Verwendung eines bestimmten Tools verlangen? Was sind Ihre Prioritäten bei der Auswahl von Projektmanagement-Softwarefunktionen? Sobald Ihnen eines zur Verfügung steht, ist es auch wichtig zu erkennen, dass die Technologie nur ein Faktor ist, der sich auf den Projekterfolg auswirkt. Projektmanager müssen weiterhin Techniken und Strategien nutzen, die Effizienz und Produktivität gewährleisten.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund hilfreiche Tipps besprechen, die Projektmanagern dabei helfen sollen, organisiert zu bleiben und den Überblick über alle im Verlauf des Projekts auftretenden Probleme zu behalten.

Festlegung von Projektprioritäten und -zielen

Bevor Ihr Team mit der Arbeit an dem Projekt beginnt, besteht der erste Schritt darin, zumindest einen Entwurf konkreter Prioritäten zu erstellen. Der Abschluss eines Projekts sollte ein Prozess mit Phasen und Schritten sein, die Sie in umsetzbare Aufgaben unterteilen können. Das Setzen von Prioritäten wird Ihnen und Ihrem Team helfen, sich an die Erwartungen des Projekts anzupassen. Die Prioritätenliste wird auch zur Grundlage Ihrer Kriterien für die Überwachung und Qualitätskontrolle. Kurz gesagt: Durch die Priorisierung von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erhält das Team einen zielorientierten Ansatz für seine tägliche Leistung.

Definieren Sie Fristen und einen Zeitplan für die Fertigstellung

Jede Aufgabe, egal wie klein, sollte eine Frist haben. Ein gut organisierter Teammanager hält einen straffen Zeitplan ein, um jedes Mitglied zu motivieren, nicht ins Hintertreffen zu geraten. Das ideale Szenario ist natürlich die Einhaltung der gesetzten Frist. Aber auch im Falle von Verzögerungen sollten Führungskräfte flexibel bleiben und einen neuen Kursplan finden, um mögliche Änderungen und Anpassungen des Zieltermins zu berücksichtigen.

Auch wenn die Einhaltung eines strengen Zeitplans für manche verlockend sein mag, ist sie doch ein entscheidender Aspekt der Qualitätsüberwachung. Lassen Sie sich von keinem Teammitglied etwas anderes erzählen.

Projektmeilensteine ​​setzen

Was ist der Unterschied zwischen einem Meilenstein und einem Ziel? Ein Meilenstein bezieht sich auf ein bestimmtes Ereignis, das den Abschluss einer bestimmten Projektphase oder -phase markiert. Ein Meilenstein ist wichtig, da er dem Manager und dem Team einen detaillierten Überblick über wichtige Ereignisse gibt, die das Projekt zum nächsten Schritt vorantreiben. Um Verwirrung darüber zu vermeiden, was eine gewöhnliche Aufgabe und was ein Meilenstein ist, sollten die folgenden Fragen Ihr Test sein.

• Wird sich der Abschluss der besagten Veranstaltung erheblich auf das Endergebnis auswirken?
• Ist das Ereignis wichtig für die Entscheidung darüber, ob das Projekt voranschreitet oder nicht?
• Beinhaltet es den Input von Stakeholdern?

Wenn Sie das Ereignis für wichtig halten, sollte es im Allgemeinen als Projektmeilenstein betrachtet werden. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt des Teams verfolgen und abbilden.

Haben Sie klare kurzfristige und langfristige Ziele

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, Aufgaben zu priorisieren, was mit dieser Empfehlung einhergeht. Wenn Sie kurzfristige und langfristige Projektziele klar definieren, können Sie leichter erkennen, welche Aufgaben an erster Stelle stehen. Außerdem können Sie besser delegieren, wenn Sie die Projektergebnisse in überschaubare „zielorientierte“ Aufgaben aufgeteilt haben. Diese Ziele sollten auch die Grundlage für die Überwachung des Fortschritts bilden, insbesondere wenn Sie ein Teammitglied kontaktieren oder coachen müssen.

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Konsequente Kommunikation

Konsistente Kommunikation ist selbst für die erfahrensten Projektmanager schwierig. Wenn Sie ein großes Team leiten, kann viel ins Wanken geraten. Auch das Vertrauen und Verständnis von Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kann die Bewältigung und Bewältigung von Problemen, die während der Arbeit an dem Projekt auftreten, behindern.

Auch effektive Kommunikation ist ein Prozess. Es erfordert das Engagement des Managers, jedes Teammitglied konsequent zu mehr Offenheit zu ermutigen. Glücklicherweise gibt es viele einfache Möglichkeiten, dies zu erreichen. Neben regelmäßigen Meetings und Einzelcoachings können Sie Tools wie eine Messaging-App, Videokonferenzen und sogar regelmäßige E-Mails nutzen, um die Kommunikationswege offen zu halten. Außerdem liegt es in der Verantwortung des Managers, für Meinungen und Ideen empfänglich zu sein, die bei der Lösung allgemeiner Probleme und Bedenken hilfreich sein könnten.

Automatisierung vereinfacht sich wiederholende Aufgaben

Wir haben bereits erwähnt, dass modernes Projektmanagement auf Technologie basiert. Aber es gibt Zeiten, in denen es Managern nicht gelingt, den Nutzen dieser Tools zu maximieren. Wenn Sie sie zur Verfügung haben, suchen Sie nach Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Ermöglicht die Projektmanagement-Software die Planung wiederkehrender Aufgaben und deren automatische Zuweisung? Wie wäre es mit einem Tool, das automatisch Berichte für bestimmte Daten erstellt? Manager sollten verstehen, dass Sie Ihre Arbeit nicht dadurch verbessern, wenn Sie Dinge manuell erledigen. Diese Tools sind genau deshalb verfügbar, weil Sie jeden Tag nur eine festgelegte Anzahl von Stunden haben, um Dinge zu erledigen.

Delegieren und zuweisen

Projektmanager müssen nicht die ganze schwere Arbeit übernehmen. Sie können Ihr Team in Minieinheiten aufteilen, denen spezifische Verwaltungsaufgaben zugewiesen werden. Selbstverständlich muss auch darauf geachtet werden, dass Sie den richtigen Mitarbeiter auswählen, der die übertragene Aufgabe bewältigen kann. Delegieren Sie auf der Grundlage seiner Stärken und Kernkompetenzen, damit Sie das ungenutzte Talent oder die Fähigkeiten jedes Mitglieds maximieren können.

Qualitätskontrolle und Fortschrittsüberwachung

Als letztes auf unserer Empfehlungsliste steht die Bedeutung der Überwachung des Fortschritts durch Qualitätskontrolle. Mithilfe von Projektberichten und Analysen können Sie Verbesserungsmöglichkeiten und spezifische Coaching-Möglichkeiten ermitteln. Wenn es KPIs gibt, sollte das Team Zugriff auf Berichte haben, die zeigen, wie sie im Hinblick auf die Ziele abschneiden.

Bewältigung gemeinsamer Herausforderungen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind

Nachdem wir nun Tipps besprochen haben, die Managern dabei helfen werden, organisierter und produktiver zu werden, stellt sich die Frage, wie sie dann häufig auftretende Managementherausforderungen meistern können. Es ist eine Realität, dass selbst der erfahrenste Manager von Zeit zu Zeit auf Hindernisse stößt. Dies sind Beispiele für unkontrollierbare Vorfälle, die den Projektfortschritt behindern könnten.

1. Budgetbeschränkungen und -probleme: Geld ist für Projektmanager immer ein entscheidendes Anliegen. Wenn Sie gezwungen sind, ein bestimmtes Budget einzuhalten, kann dies das Erreichen von Aufgaben und Zielen erschweren. Laut einer Studie aus dem Jahr 2017 betrachten 49,5 % der Fertigungsmanager die Projektkosten als größte Herausforderung. Um dieses Problem zu lösen, greifen wir auf unsere frühere Empfehlung zur Wichtigkeit der Planung zurück. Durch die Festlegung von Zielen und Prioritäten werden die Probleme, die durch Überschreitungen und Engpässe entstehen, zumindest minimiert.
2. Den Teammitgliedern mangelt es an Fähigkeiten: Ihr Team wird nur so gut sein wie das schwächste Mitglied. Und das Projekt hängt stark von der individuellen Leistung ab. Als Projektmanager müssen Sie die Kompetenzen objektiv bewerten, um festzustellen, ob Sie Ihr Team durch zusätzliche Unterstützung verstärken müssen.

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Letzte Worte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gut organisierter Projektmanager eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Teams spielt. Für Manager kann die anstehende Aufgabe überwältigend und mühsam sein, aber Sie müssen das Projekt nicht ohne die Hilfe von Tools und einem Team kompetenter Mitarbeiter angehen. Die hier besprochenen Tipps umfassen keineswegs alle Best Practices, die ein Projektmanager anwenden kann. Obwohl die Führung eines Teams eine sehr persönliche Aufgabe ist, garantiert die Einhaltung dieser etablierten Prinzipien für Produktivität und Effizienz positive Ergebnisse.