19 lebensverändernde Produktivitäts-Hacks und Tipps

Produktivitätstipps, um mehr Arbeit zu erledigen

Fast alles um uns herum ist darauf ausgelegt, unsere Aufmerksamkeit zu erregen, ob es sich um unsere Smartphones, E-Mails, soziale Medien und so ziemlich alles im Internet handelt.

Selbst wenn wir unsere Augen schließen, um zu meditieren (oder ein Nickerchen zu machen), spielt unser Geist immer noch Bilder von genau den Dingen ab, vor denen wir davonlaufen. Der einzige Weg, in diesem digitalen Zeitalter produktiv zu sein, ist die Entwicklung eines robusten „Anti-Ablenkungs“-Abwehrmechanismus. Zeit ist unser wertvollstes Gut und wir müssen sie weise nutzen. Dieser Artikel geht auf 19 Produktivitäts-Hacks ein, die dir dabei helfen, das Beste aus deinen Tagen zu machen.

Siehe auch: Wie man in einen Flow-Zustand kommt: 11 kraftvolle Techniken

19 Produktivitäts-Hacks und Tipps

1. Die 3-Sekunden-Regel

Die 3-Sekunden-Regel ist eine großartige Möglichkeit, sich selbst dazu zu bringen, an einer Aufgabe zu arbeiten, vor der man sich fürchtet. Klingt im Prinzip ziemlich albern, funktioniert aber wie Zauberei.

Wann immer Sie etwas aufschieben, beginnen Sie einfach von 3 herunterzuzählen, und sobald Sie bei 1 angelangt sind, legen Sie alles andere beiseite und machen Sie sich sofort an die Aufgabe, ohne zweimal nachzudenken.

Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe haben, die in ein paar Stunden fällig ist, aber YouTube einfach nicht verlassen können, sagen Sie „3…2…1…Los geht’s!“ und schließen Sie sofort Ihren Browser und öffnen Sie die Aufgabe.

2. Messen Sie, wie lange Sie sich konzentrieren können

Die Messung ist ein großartiger Produktivitätstipp, um den Fortschritt zu verfolgen. Messen Sie, wie lange Sie an einer Aufgabe arbeiten können, bevor Sie geistig abdriften . Sobald Sie Ihre durchschnittliche Zeit kennen, versuchen Sie, sie um etwa 20 % zu erhöhen. Wenn Sie 2 Stunden gearbeitet haben und sich erschöpft fühlen, gehen Sie 20 Minuten länger, bevor Sie eine Pause machen. Anzeige

Sie können auch verfolgen, wie lange Sie ohne Ablenkung an einer Aufgabe gearbeitet haben. Wenn Sie das Projekt schnell beendet haben, lenken Sie sich nicht zu lange mit etwas anderem ab, sonst dauert es noch länger, bis Sie wieder anfangen können.

Die Pomodoro-Technik ist eine weitere großartige Möglichkeit, Ihren Fokus zu verbessern. Es sind so ziemlich nur zeitgesteuerte Intervalle mit kleinen Pausen dazwischen. Die Idee ist, dass Sie 25 Minuten lang arbeiten und dann fünf Minuten Pause machen. Machen Sie nach vier „Pomodoros“ (die zwischen 25 Minuten und einer Stunde dauern können) eine 15-30-minütige Pause.

Sie können einen Timer einstellen, um Ihren Arbeitszyklus im Auge zu behalten, aber vergessen Sie nicht, Ihre Pausen einzulegen. Wenn Sie drei Pomodoros ohne Pausen gearbeitet haben, können Sie sich wahrscheinlich nicht mehr auf das konzentrieren, was Sie als Nächstes tun müssen. Und wenn Sie mit dieser Technik die besten Ergebnisse erzielen möchten, versuchen Sie, Ihre Arbeitssitzungen konsistent zu halten (25 Minuten lang ohne Ablenkung zu arbeiten).

3. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben kann Ihnen dabei helfen, ein paar zusätzliche Stunden in Ihrem Tag freizumachen, die Sie für wichtigere Dinge verwenden können . Aufgaben, die keine „menschliche Berührung“ erfordern, sind gute Beispiele für Dinge, die automatisiert werden können. Warum immer wieder alltägliche Aufgaben erledigen, wenn Ihr Computer das für Sie erledigen kann? Sie werden überrascht sein, wie viel Freizeit Sie zurückgewinnen können, indem Sie einfach einige dieser Dinge automatisieren.

Sie können Tools wie Hootsuite verwenden, um Ihre Social-Media-Beiträge zu automatisieren, Mailchimp für Ihre E-Mail-Kampagnen, HubSpot für Ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten, Lemlist für Ihre Kaltkontakte auf LinkedIn.

Sie können sogar einen Bot auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Seiten installieren, um Ihren Kundensupport zu optimieren und automatisch auf Fragen zu antworten. Jede sich wiederholende Aufgabe, die Sie aus irgendeinem Grund nicht automatisieren können, lagern Sie stattdessen an einen Freiberufler aus. Anzeige

4. Lerne, nein zu sagen

Dies ist einer der besten Produktivitäts-Hacks. Zu oft ja zu sagen, zwingt dich dazu, deinen Tag damit zu verbringen, ein Teil der Pläne anderer Leute zu sein und keine Zeit für deine eigenen zu haben. Lerne, wie man bestimmt, aber höflich Nein sagt. Und fühle dich niemals dafür schuldig.

Nein zu sagen verschafft Ihnen mehr Zeit, um die Dinge zu tun, die Sie eigentlich tun möchten (und es lässt Raum für andere, ihren Tag ohne Sie zu genießen).

Anzeige Natürlich ist es manchmal gar nicht so einfach, nein zu sagen – wir wissen, wie das ist. Es kann schwierig sein, Pläne abzulehnen, wenn Sie wissen, dass sie mit guten Absichten gemacht wurden, besonders wenn es sich um etwas Kleines handelt. Aber es gibt Möglichkeiten, Plänen und Zeitansprüchen anderer Menschen zu widersprechen, ohne einen schlechten Geschmack im Mund zu hinterlassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Menschen abzulehnen: direkt oder freundlich. Direkt ist, wenn Sie ihnen sagen, warum sie Ihre Zeit nicht haben können. Wenn Sie sagen: „Ich kann am Dienstag nicht abhängen, weil ich beschäftigt bin“ oder „Ich möchte heute Abend nicht ausgehen“. Es wird die Person nicht glücklich machen, aber zumindest weiß sie, warum du nein sagst.

Und dann ist da noch Freundlichkeit. Sie können sagen: „Ich muss arbeiten“, was wahr ist. Du kannst aber auch sagen: „Ich habe keine Lust, heute Abend abzuhängen, aber lass es mich wissen, wenn du nächste Woche etwas unternehmen möchtest.“

Freundlich zu sein ist offen für Interpretationen, die die Person dazu zwingen könnten, mit ihrem Plan B kreativ zu sein. Planen Sie also Ihre Herangehensweise mit Bedacht, wenn es darum geht, „Nein“ zu sagen. Anzeige

5. Machen Sie regelmäßig Pausen

Wenn Sie zu viele Stunden ohne Pause arbeiten, beginnt Ihre Produktivität unweigerlich zu sinken. Regelmäßige Pausen helfen dabei, Ihre Batterien wieder aufzuladen, damit Sie mit einem schärferen Verstand zurückkommen .

Die gute Nachricht ist, dass Sie sich nicht stundenlang Zeit nehmen müssen, um die Früchte regelmäßiger Pausen zu ernten. Laut einer von der University of Illinois durchgeführten Studie können Sie messbare Verbesserungen feststellen, wenn Sie auch nur kurze mentale Pausen einlegen.

Die Studie ergab, dass Teilnehmer, die nach einer halbstündigen Gedächtnisprüfung eine 10-minütige Pause einlegten, bei der Wiederaufnahme des Tests deutlich weniger Fehler machen konnten als diejenigen, die keine Pause machten.

Die Ergebnisse dieser kleinen Studie deuten auch darauf hin, dass eine längere Pause nach einer Stunde Arbeit zwar den Kopf frei machen und Müdigkeit reduzieren kann, eine kurze Pause nach nur einer halben Stunde jedoch einen viel größeren Einfluss auf Ihre kognitive Leistungsfähigkeit haben kann.

Deine Pausen können in Form eines kurzen Spaziergangs, Stretchings, Kaffeekochens oder einfach nur an die frische Luft gehen sein. Achten Sie nur darauf, sich nicht in eine Ablenkung verwickeln zu lassen, aus der Sie sich nur schwer lösen können, wie z. B. das Gehen in sozialen Medien. Das kannst du immer am Ende deines Tages tun.

6. Beseitigen Sie alle unwesentlichen Ablenkungen

Ablenkungen behindern unsere Konzentrationsfähigkeit. Laut dieser Studie kann der durchschnittliche Arbeitnehmer nicht länger als 6 Minuten vergehen, ohne seine E-Mails oder IMs zu überprüfen. Beseitigen Sie alle nicht wesentlichen Ablenkungen während Ihrer Arbeitszeit.

Wenn Sie nicht widerstehen können, Ihr Telefon alle paar Minuten zu überprüfen, schalten Sie es aus und halten Sie es von Ihrer Nähe fern. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie „wichtige“ Anrufe oder SMS verpassen, Sie können sie später jederzeit zurückgeben.

Ablenkungen fördern Multitasking – ein mentaler Jonglierakt, der die Leistung beider Aufgaben beeinträchtigt. Je weniger Ablenkungen Sie haben, desto mehr Arbeit können Sie erledigen.

7. Legen Sie eine bestimmte Zeit zum Abrufen Ihrer E-Mails fest

Der Grund, warum wir nicht widerstehen können, unsere E-Mails alle paar Minuten zu überprüfen, ist der FOMO-Effekt. Auf die meisten E-Mails, die wir erhalten, ist eigentlich keine dringende Antwort von uns erforderlich. Sie können bestimmte Tageszeiten festlegen, um Ihren Posteingang zu überprüfen und auf Nachrichten in Stapeln zu antworten.

Sie können es mittags überprüfen – nachdem Sie Ihre wichtigsten Morgenaufgaben erledigt haben, und dann noch einmal am späten Nachmittag, kurz bevor Sie sich von der Arbeit verabschieden. Befreien Sie sich von der Angewohnheit, es alle paar Minuten impulsiv zu überprüfen.

8. Schützen Sie Ihren „Flow“

Flow ist ein Geisteszustand, in dem Sie so vollständig in eine Aktivität eingetaucht sind, dass Sie Ihre Umgebung vergessen . Wenn Sie sich in einem solchen Zustand befinden, fühlt sich die Arbeit nicht länger als Arbeit an. Wenn Sie ein Buch lesen, blättern sich die Seiten einfach um. Wenn Sie schreiben, fließen die Worte mühelos aus Ihnen heraus.

Wann immer Sie in einen solchen Zustand geraten, schützen Sie ihn, als ob Ihr Leben davon abhängt. Dann ist Ihre Kreativität auf dem Höhepunkt. Schalten Sie Ihr Telefon stumm, schalten Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aus, halten Sie sich von sozialen Medien und allem anderen fern, was Sie dazu bringt, den Fokus zu verlieren. Sprich nicht einmal mit Leuten. Nichts anderes sollte wichtig sein als die Aufgabe, auf die Sie sich konzentrieren. Wenn Ihr Fluss unterbrochen ist, kann es Stunden dauern, bis er wiederhergestellt ist, oder manchmal nicht einmal tagsüber.

9. Schreiben Sie alles auf

Dies ist einer der besten Produktivitätstipps, um Dinge zu erledigen. Wir neigen dazu, unsere Fähigkeit, uns an Dinge zu erinnern, zu überschätzen. Gewöhnen Sie sich an, alles aufzuschreiben, von Ihren Tagesplänen bis hin zu den Namen neuer Leute, die Sie treffen. Es braucht nicht so viel Zeit oder Mühe. Sie können Ihr Smartphone verwenden oder ein kleines Notizbuch im Taschenformat und einen Stift mit sich herumtragen.

Sie werden überrascht sein, wie sehr Ihnen dieser Produktivitäts-Hack hilft. Alles wird aufgeschrieben, und Sie können Elemente abhaken, wenn sie fertig sind, was Ihnen ein Gefühl der Zufriedenheit und des Fortschritts gibt. Dadurch haben Sie mehr Kontrolle über Ihren Tag.

Wenn wir Dinge aufschreiben, sind wir gezwungen, unsere Aufgaben zu organisieren . Wir denken über die Schritte nach, die erforderlich sind, um ein Ziel zu erreichen, und planen, wie wir ein Ziel in überschaubare Arbeitseinheiten aufteilen können. Es ist alles auf dem Papier da, aus unseren Köpfen, wo es vergessen werden kann.

Nichts ist frustrierender, als wenn Sie sich nicht erinnern können, was Sie tun oder kaufen wollten. Es ist noch frustrierender, wenn Sie feststellen, dass dies eines von vielen Dingen ist, an die Sie sich nicht erinnern können. Die Angewohnheit, alles aufzuschreiben, löst dieses Problem ein für alle Mal.

10. Planen Sie Ihren Tag im Voraus

Es gibt nicht viele Produktivitäts-Hacks, die wichtiger sind als dieser. Wenn Sie To-Do-Listen geschrieben haben, erhöht sich Ihre Chance, sie zu erfüllen, auf 91 %. Setzen Sie eine Handvoll Prioritäten für Ihren Tag – am besten am Vortag – und packen Sie diese morgens als erstes an, solange Ihr Geist noch frisch ist.

Wenn Sie Ihre Aktivitäten nicht im Voraus planen, werden Sie feststellen, dass Sie auf die Dinge reagieren, die auftauchen. Das bedeutet, dass die Erledigung kleiner Aufgaben den ganzen Tag in Anspruch nehmen kann.

Der Grund, warum Planung so wichtig ist, liegt darin, dass Sie langfristig erfolgreich sind. Sie sparen Zeit, da Sie nicht herausfinden müssen, was Sie als Nächstes tun müssen. Wählen Sie einfach eine Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste aus und legen Sie los.

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste nicht im Voraus planen, können Sie einen sehr arbeitsreichen Tag haben, aber dennoch nur sehr geringe Fortschritte machen, da Sie nicht an den Dingen gearbeitet hätten, die am wichtigsten sind.

11. Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie die wichtigsten Aufgaben angehen

Es ist wahrscheinlicher, dass Sie später am Tag Ablenkungen nachgeben, wenn Sie erschöpft sind und Ihre Willenskraft erschöpft ist. Außerdem wird die Qualität Ihrer Ausgabe im Laufe des Tages immer schlechter.

Menschen neigen dazu, Ablenkungen nachzugeben, wenn sie bemerken, dass ihre Willenskraft nachlässt. Wenn Sie Ihren Tag damit beginnen, sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, werden Sie später weniger versucht sein, sich ablenken zu lassen.

Sie werden auch feststellen, dass Ihre Ausgabe von höherer Qualität ist. Planen Sie Ihren Tag im Voraus, um Unordnung und Ablenkungen zu vermeiden, indem Sie sich gleich nach dem Aufwachen an die Dinge erinnern, auf die Sie sich konzentrieren müssen . Reservieren Sie die Morgenstunden für diese Aufgaben.

12. Belohnen Sie Ihre Leistungen mit Belohnungen

Das Anhängen von Belohnungen an Errungenschaften kann Ihnen diesen zusätzlichen Schub geben, wenn Sie sich müde und geistig ausgelaugt fühlen. Die Belohnungen können alles sein, was Ihnen Spaß macht.

Beispielsweise können Sie nach Abschluss einer Aufgabe einen Snack zu sich nehmen. Sie können mit Ihren Freunden etwas trinken gehen, nachdem Sie Ihre Verkaufsquote erreicht haben. Sie können planen, nach Abschluss eines langen und schrecklichen Projekts Urlaub zu nehmen. Je größer die Leistung, desto größer sollte die Belohnung sein.

13. Das Produktivitätsgeheimnis von „Jerry Seinfeld“.

Dies ist einer meiner liebsten Produktivitäts-Hacks. Holen Sie sich einen großen Wandkalender, der alle Tage und Monate auf einer Seite hat, und hängen Sie ihn dann neben Ihren Arbeitsplatz (oder eine prominente Wand in Ihrem Zuhause). Setzen Sie für jeden Tag, an dem Sie alle Ihre Aufgaben erledigen, ein großes X mit einer roten Markierung.

Nach ein paar Tagen beginnt sich eine Kette aufzubauen, und Ihr Ziel wird es sein, sie nicht zu brechen. Wenn Sie eine Kette haben, die mehrere Wochen lang ist, werden Sie alles tun, um zu vermeiden, dass sie reißt, damit Sie nicht wieder von vorne anfangen müssen.

14. Unterteilen Sie große Aufgaben in kleine und überschaubarere Teile

Wenn eine Aufgabe zu groß oder zu schwierig ist, ist unsere erste Reaktion, sie zu fürchten, was dann zu Aufschub führt. Der Gedanke daran kann uns sogar schlaflose Nächte bereiten. Wann immer Sie mit einer solchen Aufgabe konfrontiert werden, brechen Sie sie in kleinere Stücke auf, die weniger überwältigend sind.

Wenn Sie beispielsweise einen Bericht mit 10.000 Wörtern schreiben müssen, unterteilen Sie ihn nach den Themen, die Sie abdecken möchten, und konzentrieren Sie Ihre Energie dann auf ein Thema, bevor Sie zum nächsten und dann zum nächsten übergehen. Betrachten Sie es nicht als Ganzes, sonst werden Sie nie die Motivation finden, anzufangen.

15. Stapeln Sie ähnliche Aufgaben

Unzusammenhängende Aufgaben hintereinander zu erledigen, kann mental anstrengend sein und Sie davon abhalten, in einen Flow-Zustand zu geraten . Das Stapeln ähnlicher Aufgaben hilft, während der Arbeit die gleiche Geisteshaltung aufrechtzuerhalten.

Sie können soziale Aktivitäten wie E-Mails, Telefonanrufe und Meetings zusammenfassen; körperliche Aktivitäten wie Kochen, Putzen und Einkaufen; Freizeitaktivitäten wie Fernsehen, Lesen und Social Media. Wenn Sie sie abwechselnd ausführen, wird Ihr Fluss mit Sicherheit durcheinander gebracht.

16. Stoppen Sie das Multitasking

Multitasking ist nicht so effizient, wie viele glauben. Untersuchungen zeigen, dass es Ihre Produktivität um bis zu 40 % verringern kann, da Sie einer Sache nicht Ihre volle Aufmerksamkeit schenken.

Es kann auch Ihre Effizienz verringern, Sie verlangsamen und Sie sogar gestresst zurücklassen. Anstatt zu versuchen, mehr auf einmal zu erledigen, versuchen Sie, sich mehr auf jeweils nur eine Aufgabe zu konzentrieren .

Eine Studie der University of London zeigt, dass Multitasking es Ihrem Gehirn nicht ermöglicht, Informationen so tiefgehend zu verarbeiten, wie wenn Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren. Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, verringern Sie tatsächlich Ihre Fähigkeit, Erinnerungen abzurufen und Informationen zu verarbeiten.

Wenn Sie also das nächste Mal mehrere Dinge gleichzeitig erledigen müssen, wählen Sie stattdessen eine aus. Sie können Ihre Aufgaben viel schneller erledigen, Zeit sparen und den Rest des Tages den Überblick behalten.

17. Erstellen Sie Vorlagen für Routinetätigkeiten

Dies ist einer der besten Produktivitäts-Hacks, um mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit immer wieder dieselben Aufgaben erledigen müssen, erstellen Sie Vorlagen, damit Sie nicht immer bei Null anfangen müssen . Sie können Vorlagen für Ihre E-Mails, Berichte, Vorschläge usw. erstellen und diese dann nur für den Empfänger anpassen.

Wenn Sie viel mit Kunden zu tun haben, erstellen Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen und den dazugehörigen Antworten. Wann immer Sie eine E-Mail zu einer der Fragen aus Ihrer Liste erhalten, können Sie die Antwort einfach kopieren/einfügen (und natürlich vor dem Senden anpassen).

18. Lass den Perfektionismus los

Wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, etwas fehlerlos zu machen, wenn es bereits gut genug ist, sind Sie nur kontraproduktiv.

Nichts, was du tust, wird jemals perfekt sein. Menschen sind fehlerhafte Geschöpfe und es liegt in unserer Natur, Fehler zu machen. Wir sind keine Maschinen. Erfahren Sie, wie Sie unrealistische Erwartungen an sich selbst und die Menschen, mit denen Sie arbeiten, loslassen können.

Während Perfektionismus anspruchsvoll ist, führt Realismus eher dazu, dass Sie Ihre Arbeit erledigen (ohne sich selbst zu stressen). Sie können die Qualität Ihrer Ausgabe jederzeit verbessern, aber wenn Sie wissen, wann Sie loslassen müssen, wird verhindert, dass Sie Zeit mit etwas verschwenden, das bereits gut genug ist. Es ist in Ordnung, hohe Erwartungen zu haben, aber wissen Sie, wann Sie loslassen müssen. Du wirst niemals Erfolg haben, wenn du zu hart zu dir selbst bist.

19. Trinken Sie viel Wasser

Nicht zuletzt viel Wasser trinken! Tragen Sie überall eine Flasche mit sich herum. Manchmal fühlen Sie sich vielleicht nicht durstig, aber Ihr Körper braucht dringend Wasser, um sein optimales Niveau zu erreichen . Dehydrierung kann dazu führen, dass Sie sich träge und gereizt fühlen und es schwierig machen, sich selbst auf die kleinsten Aufgaben zu konzentrieren.

Es kann auch Ihr körperliches Erscheinungsbild beeinflussen. Wenn Sie dehydriert sind, kann Ihre Haut trocken werden und Ihre Augen können eingesunken aussehen.

Wenn du wirklich hydriert bleiben willst, solltest du wissen, was dir die Farbe deines Urins sagt. Wenn es dunkelgelb ist, bedeutet das normalerweise, dass Sie nicht genug Wasser trinken. Wenn es eine klare Farbe ist, dann herzlichen Glückwunsch! Du trinkst wahrscheinlich genug Wasser.

Es mag eklig erscheinen, aber die beste Zeit, um Ihren Urin zu überprüfen, ist morgens, wenn Sie aufwachen. So lange dauert es, bis Ihr Wasser von letzter Nacht vollständig aus Ihrem System herausgekommen ist. Wenn Sie morgens Ihren Urin kontrollieren, wird das ganze Wasser Ihre Blase verlassen haben. Wenn es gelb ist, versuchen Sie, im Laufe des Tages mehr Wasser zu trinken.

Wenn du häufig pinkeln musst, kann das bedeuten, dass du viel zu viel Wasser trinkst und du es langsamer angehen lassen solltest. Aber wenn Sie weniger als sonst pinkeln, kann dies bedeuten, dass Ihr Körper Schwierigkeiten hat, das Wasser loszuwerden, weil er nicht genug bekommt. Versuchen Sie, jede Stunde ein Glas Wasser zu trinken, bis Ihr Urin eine normale Farbe hat.