Was ist ein Bestandsverwaltungssystem für kleine Unternehmen? Vollständiger Leitfaden 2022

Ein Bestandsverwaltungssystem kann Zeit sparen, wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, der ständig Produktdaten in eine Tabelle eingibt oder versucht, Ihre Verkäufe auf Papier zu verfolgen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ein Bestandsverwaltungssystem ist, ob ein Bestandsverwaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen geeignet ist und welche Funktionen eine gute Bestandsverwaltungssoftware haben muss.

Was ist ein Bestandsverwaltungssystem?

Ein Bestandsverwaltungssystem unterstützt Sie bei der Überwachung aller Waren Ihres Unternehmens (Rohstoffe, fertige Artikel usw.) vom ersten Erwerb bis zum Verkauf. Das Managementsystem ist für den Lebenszyklus Ihrer Produkte da. Bestandsverwaltungssysteme können Waren standortübergreifend verfolgen und Ihnen alle Details liefern, die Sie zu diesem Produkt benötigen, um Ihr Geschäft effektiv zu führen.

Vorteile eines Bestandsverwaltungssystems für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen haben nicht das gleiche Polster wie größere Unternehmen, wenn es um Produkt-/Umsatzverluste geht. Wenn ein Unternehmen mit geringen Margen arbeitet, kann ein System zur Bestandsverfolgung einen erheblichen Gewinnunterschied bewirken.

Ein Bestandsverwaltungssystem ermöglicht Kleinunternehmern Folgendes:

• Halten Sie Produkte immer auf Lager, damit Sie keinen Verkauf verpassen
• Investieren Sie in die richtige Produktmenge
• Geben Sie genaue Lieferinformationen an
• Geben Sie genaue Preise an
• Identifizieren Sie Produktschäden, -verluste und -diebstähle frühzeitig
• Verfolgen Sie, welche Artikel zurückgegeben werden und warum
• Rechnen Sie mit Stoßzeiten und passen Sie Ihre Einkaufsgewohnheiten entsprechend an
• Stellen Sie mehr Personal ein oder stellen Sie Zeitarbeitskräfte ein, wenn große Bestellungen kommissioniert und verpackt werden müssen
• Rotieren Sie den Bestand, wenn nötig
• Identifizieren Sie, welche Produkte sich verkaufen und welche eingestellt werden sollten

Arten von Bestandsverwaltungssystemen

Es gibt mehrere Bestandsverwaltungssysteme, die davon abhängen, wie oft Sie den Bestand zählen und welche Methode Sie verwenden, um den Bestand zu messen.

Schauen wir uns die zwei häufigsten Arten von Bestandsverwaltungssystemen an: periodisch und dauerhaft.

Periodische Bestandsverwaltung

Die periodische Bestandsverwaltung ist ein System, bei dem Sie die Lagerbestände einmal pro Periode (Monat, Quartal, Jahr usw.) physisch zählen und die Anzahl mit den Verkaufszahlen vergleichen. Auf diese Weise überprüfen Unternehmen im Laufe der Zeit, ob Artikel fehlen oder zu viele Artikel auf Lager sind.

Diese Art von Bestandsverwaltungssystem eignet sich gut für kleine Unternehmen mit begrenzten Lagerbeständen und Produktvariationen. Alles, was Sie für die regelmäßige Bestandsverwaltung benötigen, ist jemand, der die Artikel physisch zählt und die Informationen in einer Tabelle nachverfolgt.

Größere Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Arten von Produktangeboten haben möglicherweise Schwierigkeiten, regelmäßig Inventuren zu machen, da zu jeder Zeit so viele verschiedene Bestellungen eingehen und versandt werden.

Beispiel für die regelmäßige Bestandsverwaltung

Angenommen, Sie besitzen ein Unternehmen, das Blazer verkauft. Die Kundendienstmitarbeiter des Unternehmens nehmen Bestellungen entgegen, geben sie in ein System ein, und Mitarbeiter im Lager des Unternehmens kommissionieren, verpacken und versenden diese Bestellungen. Da Ihr Unternehmen bei einem Großhändler einkauft, haben Sie auch Aufzeichnungen darüber, wie viel Inventar eingehen sollte.

Am Ende jedes Monats zählen die Kommissionierer physisch die Anzahl der Blazer im Lager. Sie vergleichen diese Zahl mit den Lagerbeständen, die Sie gespeichert haben.

Wenn es weniger Blazer gibt, als Sie erfasst haben, hat möglicherweise jemand einen Ersatz-Blazer geschickt, ihn aber nicht erfasst, oder ein Kommissionierer hat versehentlich einen zusätzlichen Blazer eingepackt, ohne es zu wollen, oder der Großhändler hat nicht genügend Bestand gesendet .

Es könnten mehrere dieser Szenarien eingetreten sein, aber ohne detaillierte Informationen zu jeder Bestellung ist es schwierig, genau zu sagen, welches. Aus diesem Grund funktioniert die regelmäßige Bestandsverwaltung nicht für jede Art von Unternehmen.

Ständiges Bestandsmanagement

Perpetual Inventory Management ist ein System, bei dem Lagerbestände auf Transaktionsbasis aktualisiert werden. Jeder Artikel hat eine Kennung (UPC, SKU usw.) und kann nachverfolgt werden. Sie können genau sehen, wo sich Artikel in jeder Phase des Bestelllebenszyklus befinden, vom Einkauf über den Verkauf bis hin zur Retoure.

Ständige Bestandsverwaltungssysteme geben Geschäftsinhabern die aktuellsten Informationen zu Bestellungen, Verkaufsaufträgen, Regalbeständen, beschädigten Artikeln und zurückgegebenen Artikeln. Diese Art von System gibt Ihnen ein möglichst klares Bild davon, wo Ihr Unternehmen steht.

Permanente Bestandsverwaltungssysteme können jedoch teuer und zeitaufwändig sein, wenn Sie sich für das falsche entscheiden.

Beispiel für eine kontinuierliche Bestandsverwaltung

Angenommen, Sie beschließen, in Ihrem Blazer-Unternehmen ein dauerhaftes Bestandsverwaltungssystem zu implementieren. Jedem Blazer ist ein Barcode-Etikett zugeordnet. Jedes Etikett wird bei der Lieferung einer Großhandelsbestellung eingescannt und jedes Etikett wird beim Kommissionieren, Verpacken und Versenden ausgescannt.

Kundendienstmitarbeiter verfolgen, welche Blazer in welchen Bestellungen enthalten sind, indem sie die Barcode-Nummern verwenden, die jedem Blazer zugeordnet sind.

Mit diesem System wissen Sie, ob Ihrer Bestellung Artikel fehlen, ob ein bestimmter Blazer als Retoure zurückkommt, wo die verspätete Lieferung eines Kunden zurückgehalten wird usw. Sie können also auch die mit einem Blazer verknüpfte Tracking-ID an Kunden senden Sie können in Echtzeit sehen, wo sich ihr Paket befindet.

10 Funktionen, die in einem Bestandsverwaltungssystem benötigt werden

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise nicht alle diese Funktionen in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Wenn Sie jedoch etwas versenden, an mehreren Standorten verkaufen oder mit wechselnden Lagerbeständen handeln, benötigen Sie die meisten der folgenden Dinge:

1. Drucken und Scannen von Barcodes

Barcodes sind der Schlüssel zum Verfolgen und Verkaufen jeglicher Form von physischem Inventar. Unabhängig davon, ob Sie Artikel an einem physischen Ort verkaufen oder Tausende von Artikeln in verschiedenen Lagern unterbringen, sollte jedem einzelnen Artikel ein Barcode zugeordnet sein.

Gute Anbieter von Bestandsverwaltungssystemen ermöglichen es Ihnen, Barcodes zu drucken und zu scannen, indem Sie die Software des Unternehmens in Ihre eigene Hardware integrieren. Viele Bestandsverwaltungsunternehmen bieten auch ihre eigenen Barcode-Etikettendrucker und -scanner für Geschäftsinhaber an.

2. Bestandsaktualisierungen in Echtzeit

Sobald eine Bestellung kommissioniert, verpackt und zur Lieferung verschickt wird, und wenn Artikel eingehen, sollten Ihre Lagerbestände automatisch aktualisiert werden, um dies widerzuspiegeln. Artikel sollten bei jedem Kauf reserviert werden.

Ihr Inventar sollte auch individuelle Lagerbestandsänderungen anzeigen, selbst wenn Artikel als Teil eines größeren Verkaufsauftrags gebündelt sind.

3. Unterstützung für Multichannel-Verkauf

Wenn Sie Artikel auf Marktplätzen wie Amazon oder Walmart verkaufen, sich dafür entscheiden, Ihre Instagram-Posts kaufbar zu machen, mit dem Verkauf auf TikTok mit einem TikTok-Geschäftsprofil zu beginnen oder online und persönlich zu verkaufen, muss Ihr Bestandsverwaltungssystem den Verkauf über mehrere Kanäle unterstützen.

Wenn Sie auf verschiedenen Kanälen verkaufen, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Artikel von jedem Ort erfasst wird, oder Sie könnten am Ende Waren verkaufen, die Sie gar nicht haben. Multichannel-Verkaufsberichte können Ihnen auch Aufschluss darüber geben, wo Ihre Artikel gut abschneiden, und sich auf die Verbesserung der Verkäufe auf diesen Plattformen konzentrieren.

4. Bestandsverwaltung über Lager hinweg

Wenn sich Ihre Artikel in verschiedenen Lagern befinden, sollte es einfach sein, Produkte standortübergreifend anzuzeigen, zu übertragen und zu bündeln. Sie können auch Berichte über die Standorte von Käufern nutzen, um zu bestimmen, welche Produkte an welchem ​​Standort aufbewahrt werden sollen.

5. Integriertes Rechnungswesen

Ihre Lagerbestände sind eng mit Ihren Verkaufszahlen verknüpft. Wenn Sie beides in einer Software haben, wird es für Sie einfacher (und kostengünstiger), Finanzinformationen in Bezug auf Materialkosten, Verkaufszahlen im Laufe der Zeit, Retouren, Produktverluste und mehr anzuzeigen.

6. Bestellung

Viele Unternehmen verlassen sich auf Einkäufe bei anderen Anbietern wie Großhändlern oder Rohstofflieferanten, um ihre eigenen Produkte zu verkaufen. Ein gutes Bestandsverwaltungssystem macht es einfach, verschiedene Lieferanten zu verwalten, Bestellungen mit anpassbaren Vorlagen zu erstellen und Bestellungen sogar automatisch zu versenden, wenn der Lagerbestand niedrig ist.

7. Bestandsverfolgung

Sie und Ihre Kunden möchten die aktuellsten Informationen darüber, wo sich Produkte befinden und wie lange sie voraussichtlich auf die Lieferung warten müssen. Ein gutes Bestandsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, Bestandsverfolgungscodes zu generieren, die Sie mit den Quittungen der Kunden senden können, damit sie ihre Pakete selbst verfolgen können.

Für Restaurant- und Cafébesitzer ist die Bestandsverfolgung von Lebensmitteln ein wichtiger Bestandteil der Restaurantbestandsverwaltung. Mit der richtigen Bestandsverwaltung für verderbliche Waren können Sie Kosten senken und Abfall reduzieren.

8. Bestandswarnungen und Prognosen

Viele Bestandsverwaltungssysteme senden Ihnen tägliche Bestandswarnungen und automatische Warnungen bei niedrigem Bestand und können automatisch eine neue Bestellung generieren, wenn ein Artikel unter einer bestimmten Bestandsschwelle liegt. Einige Systeme aktualisieren automatisch Online-Produktkataloge, um Artikel als gering vorrätig oder nicht verfügbar aufzulisten.

Im Laufe der Zeit sollte Ihr Bestandsverwaltungssystem in der Lage sein, Ihre Verkaufsaktivitäten zu analysieren, um Ihnen mitzuteilen, wann mit einem Auftragseingang zu rechnen ist und ob Ihr Unternehmen eine „Nachsaison“ hat. Mit diesen Informationen können Sie das ganze Jahr über die richtigen Lagerbestände halten und Liquiditätsprobleme vermeiden.

9. POS-Funktionen

Wenn Sie Artikel in einem Geschäft verkaufen, benötigen Sie ein Point-of-Sale-System (POS), um Kunden auszuchecken. Mit einer All-in-One-Inventarverwaltungs- und POS-Lösung wird Ihr Inventar (und Ihre E-Commerce-Website, falls vorhanden) immer dann aktualisiert, wenn Sie einen Artikel im Geschäft oder auf einer Veranstaltung verkaufen. Sie können Ihren Kunden auch erlauben, Artikel zu kaufen, die Sie nicht zur Hand haben, mit der Option zur Abholung und Lieferung.

Idealerweise ist Ihr POS-System mobilfreundlich, sodass Sie in Pop-up-Shops, Messen, Sonderveranstaltungen, Märkten usw. verkaufen können. Lesen Sie unseren Artikel über die besten mobilen POS-Systeme für eine Vielzahl von Geschäftsarten, um unterwegs zu wachsen .

10. Integrationen von Drittanbietern

Erfolgreiche Unternehmen kommen selten ohne mehrere verschiedene Tools für Dinge wie die Verwaltung einer Online- und Offline-Präsenz, die Bezahlung von Mitarbeitern, die Bestandsaufnahme und das Anbieten von Kundenservice aus.

Ein gutes Bestandsverwaltungssystem lässt sich gut in eine E-Commerce-Plattform, Buchhaltungssoftware, Gehaltsabrechnungssysteme, Zahlungsabwickler, Versandverwaltungstools und alles andere integrieren, was Sie für eine effiziente Führung Ihres Unternehmens benötigen.

Wählen Sie Bestandsverwaltungssoftware, wenn…

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine spezielle Bestandsverwaltungssoftware. Kleinere Unternehmen kommen möglicherweise mit dem alten Stift-und-Papier-Ansatz oder mit einer einfachen Tabellenkalkulation aus.

Sie sollten sich jedoch eine Bestandsverwaltungssoftware besorgen, wenn:

• Ihr Unternehmen verkauft mehr als ein paar Produkte oder verkauft Produkte mit mehreren Variationen.
• Rücksendungen sind in Ihrer Branche häufiger (Bekleidung, Gesundheit und Schönheit usw.)
• Sie besitzen ein Restaurant oder Café, führen ein Catering-Unternehmen oder ein Essensabonnementgeschäft oder arbeiten in irgendeiner Funktion mit verderblichen Lebensmitteln.
• Mehr als ein paar Leute kommissionieren, verpacken und versenden Artikel.
• Sie versenden von mehreren Standorten aus.
• Sie verkaufen auf mehreren Vertriebskanälen, wie z. B. Ihrer eigenen Website, einem Online-Marktplatz, sozialen Medien und/oder einem Ladengeschäft.
• Sie haben mehrere physische Standorte oder verkaufen auf externen Veranstaltungen wie Messen, Märkten und Pop-up-Shops.
• Ihre aktuellen Bestandszahlen stimmen nicht überein.
• Es ist zu schwierig oder zeitaufwändig für Sie, Bestandsaufzeichnungen selbst zu führen (manchmal ist es der Preis der Bequemlichkeit wirklich wert).

Nächste Schritte, um das richtige Bestandsverwaltungssystem zu finden

Die meisten Warenwirtschaftssysteme sind auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen zugeschnitten.

Wenn Sie ein Restaurant, ein Café, einen Imbisswagen, eine Bar besitzen oder Lebensmittel in irgendeiner Form verkaufen, informieren Sie sich über unsere beste Bestandsverwaltungssoftware für Restaurants. Je schneller Sie mit der genauen Überwachung Ihres Inventars beginnen, desto weniger kommt es zu Lebensmittelverderb und Umsatzeinbußen.

Wenn Sie im Einzelhandel tätig sind, online und offline verkaufen oder einfach nur ein flexibles Bestandsverwaltungssystem benötigen, lesen Sie unseren Beitrag zu den besten Bestandsverwaltungssystemen, um Software zu finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt.

Und wenn Sie wirklich unter Zeitdruck stehen, sehen Sie sich unsere Vergleichstabelle für Bestandsverwaltungssoftware an, um einen Überblick über Ihre Optionen zu erhalten.