5 Dinge, die Ihre persönlichen Teilnehmer bei Ihren Fundraising-Events sehen möchten

Nach einer weit verbreiteten Umstellung auf virtuelle Arbeit und Erfahrungen möchten viele Menschen und Organisationen wieder auf persönliche Veranstaltungen umsteigen. Die Pandemie hat deutlich gemacht, was Menschen an persönlichen Engagements schätzen, hat aber auch verändert, was bei der Schaffung eines persönlichen Veranstaltungserlebnisses wichtig ist.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation über eine persönliche Veranstaltung nachdenkt, sind Sie im Fundraising Event Experience Report 2022 genau richtig . Wir lokalisieren die spezifischen Veranstaltungselemente, die Spender motivieren, persönlich an einer Veranstaltung teilzunehmen, auch wenn sie die Möglichkeit haben, virtuell teilzunehmen.

Im Folgenden fassen wir fünf Dinge zusammen, die Ihre persönlichen Teilnehmer bei Ihren Fundraising-Veranstaltungen sehen möchten , einschließlich Beispiele dafür, wie Classy Live gemeinnützigen Organisationen hilft, diese Veranstaltungen zum Leben zu erwecken. Wir haben diese Top-Tipps direkt aus einer Umfrage unter 1.000 Teilnehmern von Fundraising-Veranstaltungen gesammelt, die ihre Vorlieben geteilt haben und was sie dazu bewogen hat, persönlich an Veranstaltungen teilzunehmen.

1. Einfache Registrierung und Check-In

Ihr Event-Fundraising-Erfolg beginnt immer mit der Registrierung. Über 92 % der Teilnehmer persönlicher und virtueller Fundraising-Veranstaltungen geben an, dass sie wahrscheinlich während der Veranstaltung zusätzlich zu den Registrierungskosten spenden werden. Deshalb ist es umso wichtiger, ihnen bei der Registrierung einen starken ersten Eindruck von Ihrem Schenkerlebnis zu vermitteln.

Die nahtlose Registrierung und das Einchecken bereiten in den Köpfen der Spender die Voraussetzungen für ein einfaches Spendenerlebnis mit Ihrer Organisation, von dem sie später während der Veranstaltung noch einmal profitieren können. Eine Möglichkeit, diese Erfahrung bereitzustellen, besteht darin, den Spendern ihre bevorzugte Zahlungsoption anzubieten. Zusätzlich zu häufig verwendeten Methoden wie Kreditkarten möchten Sie möglicherweise Spenden über PayPal, Venmo, ACH-Überweisungen, Apple Pay oder Google Pay unterstützen. Wir haben kürzlich neue Daten gefunden, die sich darauf beziehen, wie verschiedene Zahlungsoptionen die Conversion auf einer Spendenseite und die Gesamtgröße des Geschenks beeinflussen.

Sie sollten auch ein einfaches und optimiertes Registrierungsformular pflegen. Sie können beim Check-in sogar QR-Codes nutzen, die zu einer gängigen, kontaktlosen Methode geworden sind, um mit Spendern in Kontakt zu treten und die Registrierung abzuschließen.

Eine robuste Plattform für Fundraising-Events kann Sie bei der Registrierung und Anmeldung durch Funktionen wie die folgenden unterstützen:

• Mehrere Ticketvarianten und Preise
• Rabattcodes
• Einfache Navigation
• Registrierungsverfolgung
• Self-Checkout

2. Sich als Teil einer Gemeinschaft fühlen

Persönliche Teilnehmer möchten das Gefühl haben, zu Ihren Veranstaltungen zu gehören. Sie sagen eher, dass ihre Erfahrung ausgezeichnet war, wenn sie ihren Zweck im großen Ganzen verstehen und Möglichkeiten sehen, sich mit anderen gleichgesinnten Teilnehmern zu vernetzen. Überlegen Sie, wie Sie die Vorstellung und das Engagement zwischen den Teilnehmern fördern können, z. B. durch die Organisation von Meet-and-Greets. Ihre Teilnehmer werden sich eingeschlossen, eingebunden und gerüstet fühlen, um jede soziale Peinlichkeit zu überwinden.

Sie möchten „automatische“ Werbeaktionen vermeiden. Ihre Teilnehmer werden sich Ihrer Community stärker zugehörig fühlen, wenn Ihr Marketing echt ist. Senden Sie personalisierte Einladungen statt gesponserte Social-Media-Beiträge. Binden Sie Ihre Freiwilligen, Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder ein, um für die Veranstaltung zu werben.

Es ist besonders wichtig, dass sich Ihre Teilnehmer als Teil einer Gemeinschaft fühlen. Wir haben festgestellt, dass 91 % der Teilnehmer an Fundraising-Veranstaltungen nach einer positiven Veranstaltungserfahrung wahrscheinlich weitere Maßnahmen bei einer gemeinnützigen Organisation ergreifen werden.

Eine Plattform für Fundraising-Veranstaltungen kann Sie bei Ihren Bemühungen zum Aufbau einer Gemeinschaft durch Funktionen wie die folgenden unterstützen:

• E-Mail und SMS zum Teilen von Updates
• Natives und eingebettetes Live-Streaming
• Virtuelle Tische, Breakout-Räume und Networking
• Umfragen und Chat
• Tisch- und Sitzplatzverwaltung

3. Klare Pre-Event-Kommunikation

Die Registrierung erfolgt wahrscheinlich Monate vor Ihrer Veranstaltung. Das bedeutet, dass Sie einen Kommunikationsplan vor der Veranstaltung haben müssen, damit Ihre Veranstaltung bei den Teilnehmern im Gedächtnis bleibt. Ihre E-Mail- und Social-Media-Reichweite sollte sicherstellen, dass die Teilnehmer einfachen Zugriff auf die Informationen haben, die sie am Tag Ihrer Veranstaltung benötigen. Vermeiden Sie, dass die Teilnehmer ihren Posteingang nach ihren Tickets oder anderen wichtigen Informationen zu Ihrer Veranstaltung durchsuchen müssen, wenn sie auftauchen.

Ihre Kommunikation vor der Veranstaltung wird je nach Größe, Aktivitäten und Anforderungen Ihrer Veranstaltung leicht variieren, aber im Allgemeinen sollte ein hochrangiger Kommunikationsplan vor der Veranstaltung gemeinsame Berührungspunkte enthalten.

Kontaktpunkte für Eventkommunikation

• Kündigen Sie die Veranstaltung an: Machen Sie Ihre Veranstaltung vor Beginn der Registrierung bekannt, um Unterstützer zu begeistern. Teilen Sie Details darüber mit, was sie erwartet, und lassen Sie sie wissen, dass Sie bald mehr teilen werden.
• Offene Registrierung : Erinnern Sie die Unterstützer an den Beginn der Registrierung, zusammen mit allen Registrierungsfristen, auch wenn Preiserhöhungen kurz vor der Veranstaltung stattfinden.
• Registrierung bestätigen : Jeder Unterstützer, der sich für Ihre Veranstaltung anmeldet, sollte eine E-Mail erhalten, in der seine Registrierung mit einer Quittung, digitalen Tickets und grundlegenden Veranstaltungsinformationen bestätigt wird.
• Einwöchige Nachverfolgung : Halten Sie Ihre Teilnehmer begeistert und motiviert, ihre Freunde eine Woche nach der Registrierung mit neuen Veranstaltungsdetails mit einer Nachverfolgungs-E-Mail einzuladen.
• Veranstaltungsaktualisierungen, sofern verfügbar : Wenn Sie Redner, Auktionsgegenstände oder andere Veranstaltungsaktivitäten bestätigen, halten Sie Ihre Teilnehmer bei der Stange, indem Sie Aktualisierungen mit diesen Informationen versenden.
• E-Mail vor der Woche : Senden Sie eine Woche vor Ihrer Veranstaltung eine Erinnerung mit relevanten Informationen wie Parkplätzen, Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen, Tickets und Check-in-Zeiten.
• E-Mail am Tag der Veranstaltung: Senden Sie am Veranstaltungstag eine Erinnerung, in der Sie sagen, wie aufgeregt Sie sind, Ihre Teilnehmer bald zu sehen. Hängen Sie ihre Tickets wieder an, damit sie zum Einchecken ganz oben in ihrem Posteingang sind.

4. Durchdachte Sicherheitsvorkehrungen

Der 2022 Fundraising Event Experience Report stellte fest, dass zwei Gründe für schlechte persönliche Teilnehmererfahrungen zu viele pandemiebezogene Anforderungen und das Gefühl sind, dass Organisationen die Sicherheitsvorkehrungen für Pandemien nicht richtig gehandhabt haben.

Die Menschen haben in der sich verändernden Landschaft der Pandemie unterschiedliche Bedürfnisse und Komfortniveaus. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse Ihrer Gemeinde zu berücksichtigen, einschließlich derjenigen, die möglicherweise immungeschwächt sind und weiterhin strengere Protokolle für ihre Gesundheit und Sicherheit anwenden müssen.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, hybride Veranstaltungen anzubieten, bei denen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, persönlich oder bequem von zu Hause aus teilzunehmen. Hybrid-Events bieten viele Vorteile, einschließlich der Erhöhung Ihrer Gesamtteilnehmerzahl, da Personen teilnehmen können, auch wenn sie nicht aus der Region stammen. Angenommen, Sie müssen Ihre Veranstaltung aufgrund der sich ändernden COVID-19-Fallzahlen in Ihrer Gemeinde auf eine vollständig virtuelle Veranstaltung umstellen. In diesem Fall ist dies viel einfacher, wenn Sie bereits eine Hybridveranstaltung planen.

Einige gemeinnützige Organisationen haben sogar einen größeren Fundraising-Erfolg erzielt, indem sie Fundraising-Event-Plattformen für die Ausrichtung von Hybrid-Events genutzt haben. Dies war der Fall bei der gemeinnützigen African Community Education (ACE), die Classy Live für ihre hybride Galaveranstaltung 2021 nutzte. Sie verzeichneten ein Umsatzwachstum von 203 % für ihre Hybrid-Veranstaltung 2021 im Vergleich zu ihrer virtuellen Veranstaltung 2020. Dieses Wachstum war sogar noch größer, wenn man ihre Hybridveranstaltung 2021 mit ihrer letzten persönlichen Veranstaltung im Jahr 2019 vergleicht.

5. Mehrwert-Events, die Wirkung zeigen

Veranstaltungen ohne klaren Zweck erschweren es den Teilnehmern, sich mit Ihrer Veranstaltung verbunden zu fühlen. Organisieren Sie Veranstaltungen, die Ihren Teilnehmern durch Unterhaltung, Verbindung oder auf andere Weise einen klaren Mehrwert bieten.

Der Fundraising Event Experience Report 2022 ergab, dass die am häufigsten bevorzugten Veranstaltungstypen für persönliche Teilnehmer waren:

• Ausdauersport (43 %)
• Auftritte (38%)
• Auktionen (36%)
• Galas (36%)
• Wettbewerbe (29%)

Aus dem obigen Beispiel hat ACE Musikdarbietungen, eine Modenschau für Studenten und Hauptredner in ihre hybride Spendenaktion aufgenommen, um ihren Teilnehmern einen Mehrwert zu bieten. Jedes dieser Veranstaltungselemente wurde professionell live gestreamt, sodass jeder von der Unterhaltung profitieren konnte.

Das hohe Interesse an Ausdauerveranstaltungen steigert auch das Interesse und die Freude an Outdoor-Aktivitäten, die durch die Pandemie beflügelt werden. Die Organisation von Läufen, Spaziergängen oder sogar Auftritten im Freien bietet eine attraktive Gelegenheit für Ihre Unterstützer, sich zu versammeln, und einen klaren Grund dafür.

Wenn Sie Ihre Veranstaltung organisieren, sollten Sie auch überlegen, wie Sie die Geschichte Ihrer gemeinnützigen Organisation durch die Aktivitäten der Veranstaltung erzählen können, um die Teilnehmer an die Wirkung zu erinnern, die sie mit ihrem Erscheinen erzielen. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Marke und Mission während Ihrer Veranstaltung präsentieren können. Beispielsweise präsentierte die Musik- und Modenschau von ACE die Kultur der Menschen, denen die gemeinnützige Organisation dient.

Plattformen für Fundraising-Veranstaltungen können dabei helfen, den Wert Ihrer Veranstaltungen zu steigern und das Engagement für Ihre Veranstaltungen zu steigern, und zwar durch Funktionen wie:

• Live-Bestenlisten und Kampagnenfortschritt
• Auktionen, Paddelerhöhung und mobiles Bieten
• Spendenbenachrichtigungen
• Text zum Spenden

Organisieren Sie eine persönliche Fundraising-Veranstaltung, die die Teilnehmer lieben werden

Immer mehr Unterstützer fühlen sich wohl dabei, zu persönlichen Veranstaltungen zurückzukehren. Indem sie die Daten darüber verfolgen, was persönliche Veranstaltungsteilnehmer sagen, dass sie ihre Veranstaltungserlebnisse mögen, können gemeinnützige Organisationen Möglichkeiten schaffen, die Spender gerne unterstützen.

Besuchen Sie uns auf der Collaborative 2022, um aus erster Hand einen Einblick in ein persönliches Veranstaltungserlebnis zu erhalten, das speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde, um ihre Fundraising-Strategien auszubauen.