Hybride Arbeitsherausforderungen: Die vier wichtigsten Dilemmata, die es zu berücksichtigen gilt

Veröffentlicht: 2023-06-18

So viel man durch hybrides Arbeiten gewinnen kann, es gibt auch etwas zu verlieren.

Es kommt auf die getroffenen Entscheidungen und Prioritäten an. Wie sehr sind Sie bereit, eine Sache aufzugeben, um eine andere zu erreichen?

Die Welt der hybriden Arbeit ist komplex und birgt eingebaute Dilemmata, die Unternehmen verstehen, akzeptieren und bewältigen müssen, damit sie funktioniert. Um den Übergang von einem traditionellen zu einem hybriden Arbeitsplatz zu unterstützen, stehen Tools wie Raummanagementsoftware zur Verfügung. Doch bevor Unternehmen direkt loslegen und Lösungen implementieren, müssen sie die Herausforderung verstehen und wissen, wofür sie Lösungen suchen.

Dieser Artikel enthält konkrete Beispiele dafür, was Sie beim Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell beachten müssen, und hilft Ihnen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich gleichzeitig in der neuen Welt des Hybrids zurechtzufinden.

Verstehen Sie die Herausforderungen des hybriden Arbeitens, bevor Sie eine Lösung implementieren

Überlegen Sie, was Sie tatsächlich erreichen möchten: Wie Ihr Büro sein soll, wie es sich anfühlt und aussieht und wie die Arbeit funktionieren soll.

Bei hybriden arbeitsbezogenen Geschäftsentscheidungen treten einige Dilemmata auf.

Zu diesen Dilemmata gehören:

  • Immobilien: Sollten wir die Büroräume anpassen, um der großen Anzahl von Mitarbeitern Rechnung zu tragen, die jetzt von zu Hause aus arbeiten, um Immobilienkosten, Betriebskosten und den CO2-Fußabdruck zu reduzieren?
  • Wohlbefinden der Mitarbeiter: Sollten wir unsere Büros im Hinblick auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter oder im Hinblick auf geschäftliche Anforderungen neu gestalten? Was ist am wichtigsten – die Immobilienkosten oder wie sich die Mitarbeiter im Büro fühlen?
  • Zusammenarbeit: Wie fördern wir Zusammenarbeit und menschliche Verbindungen, wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten? Wie bringen wir unsere Kultur und unser Zugehörigkeitsgefühl zum Gedeihen?
  • Flexibilität: Obwohl flexible Schreibtische ein tolles Konzept zu sein scheinen, macht es den Leuten vielleicht nicht Spaß, jeden Tag über ihren Schreibtisch zu streichen. Was sind ihre neuen Bedürfnisse?
  • Richtlinien: Werden ein neues Bürodesign, neue Technologien oder vielleicht neue Richtlinien einen reibungslosen Übergang zum hybriden Arbeiten gewährleisten?

Wo ist die goldene Mitte, wenn überhaupt?

Ein hybrides Arbeitsmodell erfordert Überlegungen, Anpassungen, neue Prozesse und strukturelle Veränderungen, die sich auf die Arbeitsweise der Menschen auswirken.

Bevor Sie also zu einer Lösung übergehen, sollten Sie zunächst das Problem verstehen und wissen, wofür Sie eine Lösung suchen.

4 Taktiken, die bei der Lösung hybrider Arbeitsherausforderungen helfen

Jedes Unternehmen ist anders, mit anderen Herausforderungen, anderen Menschen und anderen Prioritäten. Zwei Unternehmen derselben Branche, die um die gleichen Kundentypen konkurrieren, können auf völlig unterschiedliche Weise arbeiten und agieren – was bedeutet, dass die hybride Herausforderung unterschiedlich angegangen werden muss. Es handelt sich wirklich nicht um einen „Einheitsansatz“, der für alle passt.

Hybrides Arbeiten wird bleiben, daher ist Nichtstun keine Option mehr.

Wenn Sie wissen, was Ihre Herausforderung ist, müssen Sie einen Plan erstellen, Prioritäten festlegen und die Konsequenzen Ihrer Entscheidung verstehen – für den Arbeitsplatz, die Mitarbeiter, die Kultur und die Zusammenarbeit.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern oder zu beurteilen, ob das, was Sie bereits getan haben, für Ihr Unternehmen richtig war, haben wir im Folgenden einige der dringendsten Herausforderungen aufgeführt.

1. Hybride Arbeit annehmen oder ablehnen

Beginnen wir mit einem einfachen. Sollten Sie überhaupt über hybrides Arbeiten nachdenken?

Die Arbeit von zu Hause aus bietet den Mitarbeitern Flexibilität und Freiheit, gleichzeitig sehnen sich viele aber auch nach der Gemeinschaft, die ein Büroraum bietet. Somit ist jetzt offensichtlich, dass etwas dazwischen nötig ist.

Eine Umfrage von Accenture PLC unter 9.000 Arbeitnehmern ergab, dass 83 % der Befragten einen hybriden Arbeitsplatz als optimal ansahen, was bedeutet, dass Unternehmen schnell neue Arbeitsweisen finden müssen.

Ihre Flexibilität bei hybrider Arbeit wirkt sich auf Ihre Fähigkeit aus, Talente anzuziehen und zu halten.

2. Bürofläche reduzieren statt Bürokultur fördern

Sollten wir überhaupt ein physisches Büro haben, wenn die Leute von zu Hause aus arbeiten? Oder sollten wir einfach das Geld sparen und in die Ferne gehen?

Wie fühlen sich die Mitarbeiter als Teil einer Unternehmenskultur, ihres Teams und als Zugehörigkeit am Arbeitsplatz, wenn Unternehmen vollständig auf Remote-Zugriff umstellen? Welche kulturellen Konsequenzen hat es, wenn es keinen Ort gibt, an dem man sich mit Kollegen aufhalten und treffen kann? Das ist ein interessantes Dilemma, in das man eintauchen kann.

Abgesehen von der Kultur (vorerst) haben viele Unternehmen hybrides Arbeiten in puncto Produktivität und Wachstum umgesetzt, und das mit großartigen Ergebnissen.

Einige Beispiele sind:

  • American Target hat seine Büroflächen verkleinert. Ihre Entscheidung, die Büroimmobilienkosten zu senken, liegt nicht daran, Miete zu sparen, sondern weil viele ihrer Mitarbeiter inzwischen lieber von zu Hause aus arbeiten. Sie schlossen ihr Bürogebäude in Minneapolis, das 1 Million Quadratmeter groß ist und 3.500 Mitarbeiter beschäftigt. Diese Arbeitnehmer werden nun, wenn sie möchten, gelegentlich andere Büros in der Nähe aufsuchen.
    Bei Target sahen sie hybrides Arbeiten als Chance, den Büroflächen- und Immobilienbedarf zu reduzieren, ohne Kompromisse bei den Wachstumszielen einzugehen.
  • Salesforce hat ein „Erfolg von überall“-Modell implementiert. Ihre Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter mit einer um 16 % höheren Wahrscheinlichkeit zustimmen, dass sie zu Hause produktiver sind als im Büro. Ihr Büro bleibt ein Zentrum für sinnvolle Zusammenarbeit, daher haben sie das Büro neu gestaltet, um 64 % mehr Gruppenabstände zu ermöglichen.
  • Facebook und Yelp haben feste Arbeitsbereiche reduziert. Sie leeren ihre Büroflächen und reduzieren die Kosten für leerstehende Räume, indem sie sich weniger auf die Unterbringung des gesamten Unternehmens als vielmehr auf die Bereitstellung eines Zentrums für die Zusammenarbeit ohne Anwesenheitspflicht konzentrieren. Feste Schreibtische und Arbeitsplätze wurden auf ein Minimum reduziert, was bedeutet, dass die Raumkapazität nun 70–80 % der gesamten Belegschaft beträgt, wobei Hotdesking und Desk-Hoteling als Möglichkeiten zur Erfüllung dieses neuen Standards implementiert wurden.

Viele Unternehmen, die sich für den Hybrid-Mix entscheiden, versuchen, einen Mittelweg zwischen der Gewährung der gewünschten Flexibilität für die Mitarbeiter und der Reduzierung der Bürofläche zu finden und gleichzeitig ihre Ziele zu erreichen. Diese Beispiele beweisen, dass die Produktivität oder die Erzielung großartiger finanzieller Ergebnisse nicht eingeschränkt werden, wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten.

Aber wie sieht es mit der Kultur aus?

Kultur ist nicht nur eine schriftliche Werterklärung, sondern das Gefühl und die Atmosphäre des Büros – wie Menschen interagieren und miteinander interagieren, und nicht nur etwas, worüber Sie im Mitarbeiterhandbuch lesen.

Wie schafft man also ein Zugehörigkeitsgefühl, wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten?

Um das „Nicht-Bereitstellen“ eines festen Arbeitsplatzes zu kompensieren, sehen wir Organisationen, bei denen die reduzierten Kosten für Büroräume nicht nur auf das Bankkonto gehen, sondern stattdessen für die Schaffung von Zugehörigkeit ausgegeben werden, indem den Mitarbeitern zusätzliche Vorteile und Vergünstigungen gewährt werden, gesellschaftliche Zusammenkünfte usw monatlich oder vierteljährlich, um das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

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3. Governance vs. Selbstregulierung

Sollten Mitarbeiter in kontrollierten Silos, Nachbarschaften , kleinen Teams sitzen oder können sie sitzen, wo sie wollen? Halten wir uns strikt an die Gestaltungsrichtlinie oder erlauben wir unseren Mitarbeitern, sich selbst zu organisieren, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden, obwohl der Arbeitsplatz etwas chaotischer ist?

Einerseits gibt es Unternehmen, die über Büroquartiere verfügen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter je nach laufenden Projekten, Funktionen innerhalb des Unternehmens oder Aktivitäten in Nachbarschaften eingeteilt werden müssen, um die Zusammenarbeit und Produktivität zwischen den Teams zu verbessern.

Bei dieser etwas strengeren Form der Governance gibt es Struktur, aber nicht unbedingt Wahlfreiheit. Einige Mitarbeiter möchten möglicherweise nicht eingeschränkt werden. Daher kann es schwierig sein, Mitarbeiter davon zu überzeugen, diese neue Struktur zu übernehmen.

Andererseits müssen Sie bei der Selbstregulierung darüber nachdenken, ob Sie den Arbeitnehmern vertrauen können, dass sie ihre Arbeit erledigen, und ob Sie sich wirklich selbst regulieren.

In diesem Fall müssen Sie Standardschreibtische, Standardbesprechungsräume und Standardbereiche einrichten, in denen jeder frei sitzen kann, wie er möchte, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die gleichen Dinge hat. Infolgedessen verlieren Sie möglicherweise die individuellen Bereiche und die Kreativität, die Büroviertel mit sich bringen können.

4. Schnickschnack vs. Einfachheit

Investieren Sie in ein intelligentes Büro und in die ganze coole Hardware, den ganzen Schnickschnack, der damit einhergeht, oder machen Sie es dem Benutzer schlicht und einfach?

In den letzten Jahren haben Unternehmen stark in die Anschaffung modernster Videokonferenztechnik investiert – mehrere Bildschirme in jedem Raum, Weitwinkelkameras, die besten Mikrofone, Touchscreens, drahtlose Bildschirmfreigabe und so weiter.

Aber wissen Benutzer tatsächlich, wie man es benutzt, oder ziehen sie am Ende das HDMI-Kabel ab und gehen den altmodischen Weg?

Viele Unternehmen haben auf die harte Tour gelernt: Wer profitiert von dieser großen Investition, wenn die Benutzer nicht lieber auf die schicke Technologie zurückgreifen?

Die ausgeklügelten Systeme können leicht starr werden. Daher sehen wir, dass Mitarbeiter IT-Supportteams bitten, beim Starten von Besprechungen, beim Anmelden bei der Software und beim Einrichten des Bildschirmfreigabegeräts zu helfen. Was eigentlich einfach sein sollte, ist alles andere als stressfrei und verursacht Stress vor Beginn einer Besprechung.

Komplexität und Aufwand zeigen sich auch in der Gestaltung von Räumen.

Einige Unternehmen verfügen über mehrere Besprechungsräume, die oft unterschiedlich gestaltet und konfiguriert sind und über unterschiedliche Ausstattung und Annehmlichkeiten im Raum verfügen. Folglich bedeutet dies, dass die Systemaufzeichnungen gepflegt und aktualisiert werden müssen, damit Benutzer kein Zimmer buchen, das nicht ihren Anforderungen entspricht.

Andere Unternehmen vermeiden diesen Aufwand, indem sie Standards definieren. Wenn alle Räume gleich angelegt sind, spielt es keine Rolle, welchen Raum der Benutzer letztendlich bucht.

Am Ende empfinden viele die Technik als zu komplex und verlieren den Überblick. Bevor Unternehmen also in große In-Office-Technologien investieren, müssen sie darüber nachdenken, was der Benutzer tatsächlich bevorzugt. Normalerweise lässt sich vieles auf einfachere Weise lösen, da Benutzer oft einfach nur eine einfache Bedienung, Bequemlichkeit und etwas benötigen, das sie selbst herausfinden können.

So meistern Sie die Herausforderungen der Hybridarbeit

Unternehmen stehen vor vielen Entscheidungen und Herausforderungen, die sie bewältigen müssen, damit Hybridarbeit funktioniert.

Eines ist sicher: Man kann nicht alles haben. Es ist nicht möglich, den Mitarbeitern völlige Autonomie und Entscheidungsfreiheit zu geben und gleichzeitig eine strikte Führung und tiefe Einblicke in die Entscheidungen zu haben, die jeder trifft.

Für das eine Unternehmen können starre Strukturen und Bürokratie der richtige Weg sein, für ein anderes kann es sinnvoll sein, den Mitarbeitern völlige Freiheit zu gewähren. Insgesamt gibt es keine eindeutige Antwort darauf, wie das perfekte Smart-Office- oder Hybrid-Workplace-Modell aussieht.

Ausgewogenheit ist der Schlüssel

Für den Anfang empfehlen wir, einfach den Grad des Bewusstseins zu erhöhen, damit sich jeder über die Entscheidungen, die er trifft, und die daraus resultierenden Auswirkungen und Konsequenzen bewusst ist.

Bevor Sie nach Lösungen suchen, stellen Sie sich zum Auftakt der Reflexion die folgenden Fragen:

  • Was sind unsere Prioritäten als Unternehmen? Und wer setzt diese Prioritäten?
  • Welche aktuellen Herausforderungen versuchen wir zu lösen?
  • Was wollen die Mitarbeiter? Wie sieht die Mitarbeiterreise heute aus?
  • Wie würden sich Veränderungen auf Kultur, Zusammenarbeit und Engagement auswirken?
  • Welche Opt-Ins und Opt-Outs sind erforderlich?
  • Welche Konsequenzen haben unsere Entscheidungen? Wovon entscheiden wir uns aktiv, nicht zu tun?

Die Antwort liegt im Gleichgewicht oder der goldenen Mitte. Bei Diskussionen über das moderne Büro und hybrides Arbeiten sollte es nicht um die Lösung für Hybrid gehen, sondern viel mehr um die Herausforderungen, die Probleme, die wir lösen, und um die Priorisierung, die Sie zuerst lösen möchten – Schritt für Schritt – iterativ.

Von zu Hause aus arbeiten? Erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität maximieren und Remote-Arbeit zum Erfolg führen können .