7 Tipps zum Schreiben von Follow-up-E-Mails, die eine Antwort erhalten

Niemand schreibt gerne Follow-up-E-Mails, und es ist sehr einfach, die Aufgabe immer wieder aufzuschieben.

Sie könnten annehmen, dass jemand, der nicht auf Ihre E-Mail geantwortet hat, kein Interesse hat. Aber die Wahrheit ist, dass es eine Reihe von Gründen gibt, warum Menschen nicht reagieren, und sie brauchen normalerweise nur einen sanften Schubs.

Ob es daran liegt, dass ihre Posteingänge zu voll sind, sie zu beschäftigt sind und es einfach vergessen haben oder weil sie weitere Informationen benötigen, bevor sie eine Entscheidung treffen, eine gut gestaltete Follow-up-E-Mail kann alles sein, was Sie brauchen, um sie dazu zu bringen, sich mit Ihnen zu beschäftigen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Follow-up-E-Mails so wichtig sind, und entdecken Sie die 7 Tipps zum Schreiben automatisierter Follow-up-E-Mails nach keiner Antwort.

1. Seien Sie klar und direkt

Es ist nicht zu leugnen, dass konsequente Follow-ups Ergebnisse liefern. Aber Sie müssen in Ihren E-Mails klar und direkt sein, um Ihre Chancen zu erhöhen, eine Antwort zu provozieren.

Denken Sie daran, dass die Posteingänge der Leute überfüllte Orte sind. Jüngsten Berichten zufolge haben B2B-E-Mails eine Öffnungsrate von nur 21,3 %, was bedeutet, dass Sie möglicherweise hartnäckig sein müssen, wenn Sie möchten, dass Empfänger auf Ihre Nachrichten antworten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, klare und direkte E-Mails zu erstellen:

• Kommen Sie auf den Punkt und teilen Sie den Leuten mit, was Sie in den ersten paar Sätzen erreichen möchten.
• Machen Sie glasklar, wie und warum die Nachricht für den Empfänger relevant ist.
• Machen Sie den Grund der E-Mail auf einen Blick ersichtlich.
• Stellen Sie sicher, dass der Empfänger klar versteht, was er als Nächstes tun soll.
• Um Zeit zu sparen, sollten Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen, die Sie täglich verwenden können. Auf diese Weise haben Sie jedes Mal einen Überblick, wenn Sie sich hinsetzen, um eine Folge-E-Mail einzugeben.

Profi-Tipp: Wenn Sie mehr als eine Anfrage stellen möchten, wählen Sie am besten nur die wichtigste für Ihre Nachverfolgung aus, um Ihren Empfänger nicht mit Informationen zu bombardieren.

2. Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) hinzu

Ihr nächster Schritt beim Schreiben effektiver Follow-up-E-Mails besteht darin, einen überzeugenden Call-to-Action hinzuzufügen. Dies kann entweder in Form eines wertvollen Call-to-Action geschehen, der Sie hervorhebt, oder in Form eines Call-Widgets. Durch das Hinzufügen einer „Jetzt anrufen“-Schaltfläche können Sie Ihre Empfänger anziehen und sie dazu motivieren, Sie sofort zu kontaktieren, ohne sich die Mühe machen zu müssen, eine Telefonnummer zu finden.

Denken Sie daran, dass nicht alle Handlungsaufforderungen gleich sind. Es kann viele Gründe für das Versenden von Folge-E-Mails geben, darunter:

• Nachbereitung nach dem Senden von Ressourcen
• nach einem verpassten Anruf
• sobald eine Demo oder kostenlose Testversion endet
• Messung des Interesses nach dem Senden eines Angebots oder von Produktmustern
• Weiterverfolgung eines zugesandten Vertrages
• Senden einer Einführung, nachdem Sie sich in den sozialen Medien verbunden haben
• Beantwortung einer Verkaufsanfrage
• den nächsten Schritt in einer Linkbuilding-/Content-Promotion-Kampagne machen

Was auch immer der Grund ist, verwenden Sie einen starken CTA, um deutlich zu machen, was Ihr Empfänger tun sollte. Überlassen Sie es ihnen nicht, zwischen den Zeilen zu lesen und Ihre Botschaft zu interpretieren.

Und stellen Sie sicher, dass Sie vage Formulierungen wie „ Was denken Sie? “, oder „ Haben Sie diesbezüglich ein Update? “.

Gestalten Sie stattdessen die letzte Zeile Ihrer E-Mail effektiver, wie im folgenden Beispiel:

Dies weckt nicht nur die Neugier Ihres Empfängers, sondern fügt ihm auch einen überzeugenden CTA hinzu, der ihn weiter motiviert, auf Ihre E-Mail zu antworten.

3. Erstellen Sie eine überzeugende Betreffzeile

Bevor Ihre E-Mail-Empfänger Ihre sorgfältig gestaltete E-Mail überhaupt lesen können, müssen Sie sie zunächst mit einer überzeugenden Betreffzeile dazu ermutigen, sie zu öffnen .

Wenn Ihre Folge-E-Mail in ihrem Posteingang landet, ist die Betreffzeile das erste, was die E-Mail-Empfänger bemerken. Deshalb muss es wirklich gut sein, um Ihre Chancen auf eine Antwort zu erhöhen.

Der effektivste Weg, eine Betreffzeile zu erstellen, besteht darin, sie zu personalisieren.

Laut verschiedenen Studien öffnen Menschen mit 26 % höherer Wahrscheinlichkeit E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen.

Bildquelle

Personalisierte Inhalte sind heute nicht mehr verhandelbar und die Personalisierung von Inhalten kann viele verschiedene Formen annehmen.

Aber in Bezug auf E-Mail-Betreffzeilen sind hier ein paar grundlegende Ideen, auf denen Sie aufbauen können:

• {Vorname} , ich habe vergessen zu erwähnen…
• Ehrlich gesagt hat mich {CompanyName} umgehauen
• Versuchen wir es noch einmal, {FirstName}
• Kann ich Ihre Meinung ändern, {FirstName} ?

Du kannst auch das letzte Gespräch erwähnen, das du hattest, um Kontext hinzuzufügen.

Stellen Sie nur sicher, dass sich Ihre Betreffzeile nicht als Spam anfühlt. Außerdem müssen Sie immer versuchen, Wert zu demonstrieren, wann immer Sie können.

Dies kann einige Anstrengungen erfordern, aber die Investition lohnt sich, da Betreffzeilen einen großen Einfluss auf Ihre Öffnungs- und Antwortraten und letztendlich auf Ihr Gesamtergebnis haben können, insbesondere wenn Sie versuchen, einen Gastbeitrag zu platzieren.

Profi-Tipp: Wenn Ihre Follow-up-E-Mail an die ursprünglich gesendete anknüpft, können Sie einfach auf die neueste Nachricht antworten, sodass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, eine einprägsame Betreffzeile zu finden.

4. Timen Sie Ihre Follow-up-E-Mails

Eine der größten Fragen für E-Mail-Vermarkter ist, wie lange sie nach dem Versenden der ersten E-Mail auf eine Antwort warten sollten.

Die Antwort ist einfach: Warten Sie nicht zu lange. Wenn es darum geht, eine Antwort auf eine Folge-E-Mail zu erhalten, kann das Timing sehr wichtig sein.

Sie müssen Ihrem Empfänger etwas Zeit geben, damit er Ihre E-Mail abrufen kann .

Wenn Leute nicht auf Ihre E-Mails antworten, liegt das oft daran, dass Sie sie mitten in einer Sache erwischt haben. Infolgedessen vergessen sie oft zu antworten, und mit der Zeit wird Ihre E-Mail am Ende des Posteingangs vergraben.

Alles, was es braucht, ist eine höfliche Folgenachricht nach ein paar Tagen, die eine Antwort hervorruft, ohne zu nerven. Das Problem kann auch durch die falschen E-Mail-Adressen entstehen, also vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mails verifizieren. Es gibt viele E-Mail-Finder-Tools, die Ihnen dabei helfen können.

Warten Sie jedoch nicht so lange, bis sie es am Ende vergessen .

Wenn Sie zu früh nachfassen, können Sie aufdringlich oder aufdringlich wirken, und das gefällt niemandem. Wenn Sie jedoch zu lange warten, um eine Folge-E-Mail zu senden, verliert Ihr Kontakt möglicherweise den Kontext der Konversation.

Idealerweise geben Sie Ihren Kontakten 2 bis 3 Tage Zeit, um auf Ihre E-Mail zu antworten .

5. Ermitteln Sie die richtige Anzahl und Häufigkeit

Eine Follow-up-E-Mail zu senden ist schön und gut, aber was tun Sie, wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten?

Studien zeigen, dass Kunden oft mehrere Berührungen benötigen, um auf E-Mails zu antworten, weshalb Sie hartnäckig sein müssen, wenn Sie Ihre E-Mail-Antwortrate erhöhen wollen.

Diese Fallstudie von SalesFolk zeigt, dass:

• 92 % der E-Mail-Antworten kamen aus den Follow-ups
• 55 % der Antworten wurden zwischen dem 4. und 8. E-Mail-Follow-up generiert

Quelle

Aber die Frage bleibt: Wie viele Follow-up-E-Mails sollten Sie versenden?

Es gibt keine Regel, die die Mindestanzahl von Follow-ups festlegt, die Sie senden sollten. Es ist eher eine Frage des gesunden Menschenverstandes.

Denken Sie nur daran, dass es einen sehr schmalen Grat zwischen Beharrlichkeit und Ärger gibt. Wie die obige Fallstudie zeigt, bringen die 1., 6. und 7. Follow-up-E-Mail auch nur eine geringe Steigerung der Antwortquote, sodass es sich möglicherweise nicht lohnt, mehr als 3 oder 4 Follow-up-E-Mails zu versenden .

Außerdem kann das Versenden zu vieler E-Mails dazu führen, dass Sie als Spammer getaggt werden, wenn sich gereizte Empfänger beschweren – und das ist das Letzte, was Sie wollen.

Anstatt sich also auf die Quantität zu konzentrieren, wäre es eine bessere Idee, an der Verbesserung der Qualität jeder Ihrer E-Mails zu arbeiten, damit Sie mit weniger Arbeit bessere Ergebnisse erzielen können.

Hier ist ein Beispiel für den E-Mail-Follow-up-Zeitplan, der von Reply.io verwendet wird:

Bildquelle

6. Bieten Sie etwas Wertvolles an

Wir haben darüber gesprochen, eine klare Frage zu stellen, aber wenn Sie einen überzeugenden Aufruf zum Handeln haben und gleichzeitig einen Mehrwert bieten, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten.

Die gute Nachricht ist, dass Wertschöpfung nicht immer bedeutet, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verstopfen. Es kann auch der Lead-Magnet Ihres Unternehmens sein, ein kostenloses Informations-Webinar, das Sie veranstalten, oder alles andere, was Ihre potenziellen Kunden wertvoll und nützlich finden.

Wenn Sie beispielsweise einen neuen Blogbeitrag zu einem Thema veröffentlicht haben, das für den Empfänger relevant ist, oder wenn Sie ein neues Produkt oder eine neue Funktion veröffentlicht haben, die der Empfänger nützlich finden würde, warum sollten Sie es nicht in Ihr nächstes Follow-up aufnehmen?

Sie können Ihrer E-Mail einen Mehrwert verleihen und Ihre E-Mail so formulieren, dass sie Ihren Interessenten daran erinnert, dass eine Antwort überfällig ist, ohne aufdringlich zu sein, wie im folgenden Beispiel:

Hier sind ein paar andere Möglichkeiten, wie Sie Ihren E-Mails einen dauerhaften Wert verleihen können:

• Teilen Sie relevante Branchennachrichten
• Senden Sie eine Podcast-Episode in der Nische Ihres potenziellen Kunden
• Geben Sie kostenlose Ratschläge, Feedback oder Analysen
• bringen Sie sie mit einer interessanten Geschichte, einem Witz oder einem GIF zum Lachen
• Teilen Sie das kostenlose E-Book oder Whitepaper Ihres Unternehmens
• Teilen Sie eine Webinar-Aufzeichnung rund um den Schmerzpunkt Ihres potenziellen Kunden

7. Automatisieren Sie Ihre Folge-E-Mails

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, E-Mail-Follow-ups zu senden: manuell oder durch Planen einer automatisierten Follow-up-Sequenz.

Die Art und Weise, wie Sie mit Ihren E-Mail-Follow-ups umgehen, hängt von der Größe Ihrer E-Mail-Reichweite ab.

Wenn Sie weniger als zwei Dutzend Kontakte gleichzeitig verwalten, können Sie Ihre Follow-ups manuell senden. Wenn Sie jedoch mehr verwalten, kann der Prozess etwas knifflig werden. Tatsächlich kann es ohne die richtigen Tools, die Ihnen helfen, zu einem totalen Chaos werden.

Hier kommt die E-Mail-Automatisierung ins Spiel.

Mit modernen E-Mail-Marketing-Plattformen können Sie nicht nur große Mengen an E-Mails versenden, sondern verfügen auch über die Tools, um die Personalisierung in großem Umfang zu automatisieren .

Beispiele für E-Mail-Plattformen, die Sie verwenden können, sind Woodpecker, Mailshake und Hunter Campaigns.

Sie können einfach Ihre Follow-up-Sequenz vorbereiten und dann das Tool alles andere für Sie erledigen lassen, einschließlich:

• Senden der E-Mails
• Verfolgen Sie, wann Sie das letzte Mal nachverfolgt haben
• sehen, wer bereits geantwortet hat
• Finden Sie heraus, wen Sie erneut verfolgen müssen
• Einblicke in die Leistung Ihrer Follow-up-E-Mails erhalten
• A/B-Tests Ihrer E-Mails zur Verbesserung der Ergebnisse

… und vieles mehr.

Kurz gesagt, die Verwendung eines Tools wie den oben genannten ist wie die Einstellung eines Assistenten, der rund um die Uhr für Sie arbeitet!

Profi-Tipp: Wenn Sie viel mit Bloggern und Influencern Kontakt aufnehmen, gibt es großartige Blogger-Outreach-Plattformen, mit denen Sie Ihre Kontaktaufnahme automatisieren sowie relevante Interessenten und Kontaktinformationen finden können.

Zusätzliche Tipps für effektive Follow-up-E-Mails

Die oben aufgeführten 7 Tipps helfen Ihnen dabei, Follow-up-E-Mails zu erstellen, die eine Antwort erhalten.

Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Tipps, die Ihnen bei der Erstellung herausragender E-Mails helfen werden:

• Schreiben Sie in Kürze: Wenn jemand bereits auf Ihre ursprüngliche E-Mail nicht geantwortet hat, lassen Sie ihn nicht noch eine weitere riesige Nachricht lesen. Außerdem besteht der ganze Sinn einer Follow-up-E-Mail nicht darin, Ihren Interessenten erneut zu überzeugen, sondern ihn an die ursprüngliche Nachricht zu erinnern , auf die er nicht geantwortet hat.

• Fangen Sie sie im ersten Satz ein: Schreiben Sie eine einprägsame Eröffnungszeile, die Ihren Interessenten sofort fesseln wird. Es sollte Kontext geben und das Interesse wecken, mehr über Ihr Angebot zu erfahren. Vermeiden Sie generische Eröffnungszeilen wie „Ich habe gerade eingecheckt “, „ Berührung der Basis “ oder „ Ich wollte nur einchecken und es herausfinden “.

• Verwenden Sie eine optimistische Sprache: Ihre erste E-Mail dient dazu, die Mauer der Formalität zu durchbrechen, was bedeutet, dass Ihre nachfolgenden E-Mails in einem freundlichen, persönlicheren Ton geschrieben werden können. Konzentrieren Sie sich von der Eröffnungszeile bis zum Aufruf zum Handeln auf eine optimistische Sprache, damit Ihre E-Mails ansprechender wirken.

• Vermeiden Sie den Ansatz, „an den Anfang Ihres Posteingangs zu stoßen“: Eine hohe E-Mail-Antwortrate ergibt sich aus dem Aufbau respektvoller, dauerhafter Beziehungen zu Ihren Kontakten. Der Ansatz, E-Mails an den Anfang des Posteingangs Ihres Empfängers zu schubsen, ist ineffektiv, da er nichts dazu beiträgt, einen Mehrwert zu bieten oder Ihrem potenziellen Kunden ein gutes Gefühl zu geben.

• Machen Sie Ihren Interessenten keine Schuldgefühle: Es ist schwer, sich nicht negativ zu fühlen, wenn Interessenten Ihre E-Mails nicht beantworten. Aber Sie müssen positiv und belastbar bleiben, egal was passiert. Seien Sie vorsichtig bei Verärgerung, Frustration und anderen negativen Gefühlen, die sich in Ihre E-Mail einschleichen können, da Sie dadurch Ihrem Ziel nicht näher kommen.

• Seien Sie verfügbar, sobald Sie auf „Senden“ klicken: Untersuchungen zufolge gehen bis zu 50 % der Verkäufe an Anbieter, die zuerst antworten. Stellen Sie also sicher, dass Sie sich nach dem Senden Ihres Follow-ups etwa eine Stunde Zeit nehmen, falls Ihr Lead sofort nach dem Öffnen Ihrer E-Mail bereit ist, Maßnahmen zu ergreifen.

Das ist ein Wickel

Mit diesen Tipps erhalten Sie mehr Antworten von Ihren Kontakten. Viele Ihrer Konkurrenten nutzen diese Informationen nicht zu ihrem Vorteil, was bedeutet, dass Sie den Löwenanteil des Geschäfts erhalten, wenn Sie hartnäckig sind.

Du bist dran. Welcher dieser Tipps zum Schreiben automatisierter Follow-up-E-Mails spricht Sie am meisten an? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten!

Ron Stefanski ist ein Online-Unternehmer und Marketing-Professor, dessen Leidenschaft es ist, Menschen dabei zu helfen, ihr eigenes Online-Geschäft aufzubauen und zu vermarkten. Sie können mehr von ihm erfahren, indem Sie OneHourProfessor.com besuchen. Sie können sich auch auf YouTube oder Linkedin mit ihm verbinden.