5 einfache Schritte zur Behebung Ihrer ungültigen GTINs
Veröffentlicht: 2022-09-01Da GTINs einen so großen Einfluss auf die globale Lieferkette haben, ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre globalen Handelsartikelnummern gültig sind.
Bei so vielen Produkten, die auf der ganzen Welt verkauft werden, und insbesondere bei der Zunahme von Online-Käufen, benötigen E-Commerce-Systeme und -Plattformen eine eindeutige Methode, um die Trennung zwischen verschiedenen Handelsprodukten sicherzustellen.
Hier kommt die Global Trade Item Number (GTIN) ins Spiel, ein von der internationalen Non-Profit-Organisation GS1 entwickelter Standard.
GTINs werden zur Identifizierung und Unterscheidung von Handelseinheiten verwendet. Da sich so viele Systeme und Plattformen auf GTINs verlassen, um die Einzigartigkeit eines Produkts zu beurteilen, ist es wichtig, eventuell auftretende Fehler beheben zu können.
Alle GTINs sind weltweit einzigartig, und um sicherzustellen, dass keine zwei Artikel die gleiche GTIN haben, gibt es einen Standard, der hilft, Duplikate zu vermeiden.
Es gibt vier Arten von GTINs: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 und GTIN-8, und die Bereiche werden pro Land zugewiesen. Darüber hinaus weist jedes Land Unternehmen und Produkteigentümern eine kleinere Auswahl zu, und die Unternehmen weisen ihrerseits jedem Produkt eine Nummer aus dieser Auswahl zu.
Dies stellt sicher, dass der Prozess schnell ist und es aufgrund des hohen Volumens an GTIN-Anfragen zu keinen unnötigen Verzögerungen bei der GTIN-Vergabe kommt.
Der einfachste Weg, Ihre GTIN zu validieren, besteht darin, sich den Code auf Ihrem Produkt anzusehen und zu überprüfen, ob er mit dem in den Aufzeichnungen übereinstimmt. Wenn dies nicht möglich ist, gibt es 5 Schritte, die unternommen werden können, um eine GTIN zu validieren.
1. Überprüfen Sie alle 14 Ziffern
Wir haben festgestellt, dass es vier Arten von GTINs gibt, abhängig von der Anzahl der Stellen, die sie haben: 8, 12, 13 und 14. Um die Dinge jedoch linear zu machen, werden alle GTINs als 14-stelliger Code ausgedrückt, indem 0 hinzugefügt wird die linke.
Sie können die GTIN eines Produkts manuell aus der Verpackung des Artikels entnehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ziffern lesen, unabhängig davon, ob einige kleiner erscheinen oder etwas seitlich vom Barcode-Symbol positioniert sind.
Wenn Sie die GTIN aus einer Datenbank oder einer anderen Ressource auswählen, besteht das Problem, auf das Sie möglicherweise stoßen, darin, dass nicht alle Datenbanken den GS1-Standards entsprechen.
Wenn Sie auf eine Datenbank zurückgreifen, stellen Sie sicher, dass Sie wissen und verstehen, wie sie funktioniert. Andernfalls können Fehler auftreten: Beispielsweise speichert eine nicht konforme Datenbank möglicherweise nur einen Teil einer GTIN-Sequenz, während die Prüfziffer weggelassen wird.
Für den Rest dieses Artikels wird das 14-stellige Format verwendet, um zu erklären, wie die GTIN-Validierung funktioniert.
2. Überprüfen Sie das GS1-Präfix
Nachdem Sie Schritt eins abgeschlossen haben, müssen Sie damit beginnen, genau die Zahlen zu validieren, aus denen sich die Sequenz zusammensetzt. Sie beginnen mit dem GS1-Präfix, das aus N2, N3 und N4 besteht.
Ein GS1-Präfix ist im Grunde ein Ländercode, der Ihnen normalerweise dabei hilft, die GS1-Mitgliedsorganisation zu identifizieren, bei der der Hersteller registriert ist (das bedeutet jedoch nicht, dass dort auch das Produkt hergestellt wird).
Größere Länder haben tendenziell eine größere Bandbreite an GTINs – zum Beispiel reichen die GS1-Präfixe für Japan von 450 bis 459. Bisher wurde fast die Hälfte der Präfixe keinem Land zugewiesen.
Bisher haben wir behandelt, wie die Validierung der GS1-Präfixe für GTINs-14, GTINs-13 und GTINs-12 funktioniert. Die Validierung des GS1-Präfixes für GTINs-8 ist jedoch etwas anders.
Die ersten drei Zahlen einer GTIN-8 in einem 14-stelligen Format (nämlich N7, N8 und N9) stellen das GS1-8-Präfix dar, das auch von GS1 an Mitgliedsorganisationen vergeben wird. Die meisten GS1-8-Präfixe entsprechen GS1-Präfixen.
3. Bestätigen Sie die GS1 Firmenpräfix
Wenn der vorherige Schritt uns hilft, den Hersteller auf der Landkarte zu platzieren oder ihn mit einer Branche zu verbinden, sagt uns dieser Teil des Prozesses, wer der Hersteller ist.
Ein GS1 Company Prefix hat zwischen 4 und 11 Zeichen und beginnt mit der 2. Ziffer der GTIN. Jedes Firmenpräfix ist einzigartig und hilft bei der Identifizierung der Marke, der es in der gesamten globalen Lieferkette zugeordnet ist.
Wie validieren wir das GS1 Company Prefix? Es gibt 2 verfügbare Methoden: durch Verwendung von Firmenpräfixlisten, die von GS1-Mitgliedsorganisationen veröffentlicht werden, oder durch Verwendung von GS1s Global Electronic Party Information Registry (GEPIR).
Validieren Sie das Firmenpräfix anhand von Listen, die von GS1-Mitgliedsorganisationen veröffentlicht werden
Einige GS1-Mitgliedsorganisationen veröffentlichen umfassende Listen mit Präfixen, die an Hersteller lizenziert wurden.
Diese Verzeichnisse sind in XML verfügbar und werden regelmäßig aktualisiert. Beim Betrachten einer solchen Liste erfahren Sie auch, wann sie zuletzt aktualisiert wurde.
Sie wissen, dass ein Company Prefix gültig ist, wenn die entsprechenden Ziffern aus der GTIN perfekt mit den Nummern eines Eintrags aus der Liste übereinstimmen. Wenn sich jedoch ein Firmenpräfix innerhalb des von einer Liste abgedeckten Bereichs befindet, Sie das Präfix jedoch nirgendwo auf der Liste finden können, ist es ungültig.
Validieren Sie das Firmenpräfix mit GEPIR
GEPIR ist eine von GS1 verwaltete Datenbank, die Informationen von etwa 1 Million Unternehmen enthält. Dies ist wohl die bessere der beiden verfügbaren Methoden zur Validierung eines Firmenpräfixes, da GEPIR Daten von allen GS1-Mitgliedsorganisationen aggregiert.
Auf der GEPIR-Website haben Sie die Option „Suche nach GTIN“. Sie müssen lediglich die 14 Ziffern der GTIN eingeben und auf die Schaltfläche „Suchen“ klicken.
Wenn das Firmenpräfix gültig ist, enthalten die Suchergebnisse den Namen und die Kontaktdaten des Herstellers. Wenn Ihr Suchergebnis andererseits „keine Datensätze gefunden“ anzeigt, ist das Firmenpräfix höchstwahrscheinlich ungültig.
4. Validieren Sie den Rest der GTIN
Die drei Schritte, die wir bisher behandelt haben, helfen uns festzustellen, ob eine GTIN innerhalb der Nummernspanne liegt, die vom GS1 Global Office zugewiesen wird, und darüber hinaus, ob sie in einem bestimmten Bereich liegt, der für ein GS1-Mitgliedsunternehmen lizenziert ist oder nicht.
Der aktuelle Schritt befasst sich mit der Überprüfung des Teils der GTIN, der vom Inhaber des Firmenpräfixes für ein bestimmtes Produkt vergeben wird. Die Nummer kann beliebig sein, solange der Hersteller es wünscht, solange sie innerhalb der gesamten Betriebsabläufe des Unternehmens eindeutig ist.
In diesem Schritt validieren wir alle Ziffern der GTIN, mit Ausnahme der Prüfziffer (N 14).
Um eine individuelle GTIN zu validieren, müssen Sie diese beim Markeninhaber bestätigen. Denn GS1 bietet keine Methoden an, mit denen Sie überprüfen können, ob eine individuelle GTIN vergeben wurde.
Glücklicherweise bieten die meisten GS1-lizenzierten Hersteller umfassende Listen von Produkten an, denen sie GTINs gegeben haben. In Wirklichkeit müssen Sie diesen Schritt also nicht jedes Mal durchführen.
Es ist normalerweise für speziellere Situationen reserviert, in denen Sie noch keine Beziehung zu einem GS1-Mitgliedsunternehmen aufgebaut haben oder keine Liste der GTINs haben, die das jeweilige Unternehmen vergeben hat.
5. Stellen Sie sicher, dass die Prüfziffer korrekt ist
Der fünfte und letzte Schritt ist entscheidend. Dieser Teil des Prozesses konzentriert sich auf die Validierung der Prüfziffer (N14), die als Funktion der anderen Nummern, aus denen die GTIN besteht, berechnet wird.
Die Prüfziffer ist ein Schutz – sie schützt Sie vor den meisten Dateneingabefehlern, wie Tippfehlern oder Zahlenvertauschungen.
Glücklicherweise bietet Ihnen GS1 alles, was Sie zum Umgang mit Prüfziffern benötigen. Ihnen steht ein Prüfziffernrechner zur Verfügung, auf den Sie gleich hier zugreifen können. Schreiben Sie einfach die Zahlen, aus denen sich die GTIN zusammensetzt (ohne N14) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Berechnen“.
Alternativ können Sie die Prüfziffer anhand einer einfachen Formel manuell berechnen – siehe Tabelle unten.
Wenn das Ergebnis, das Sie erhalten, nicht mit N14 übereinstimmt, ist die GTIN ungültig und Sie sollten sie erneut überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt geschrieben ist.
Da haben Sie sie: die 5 Schritte, mit denen Sie jederzeit die Richtigkeit einer GTIN validieren und überprüfen können.
Dies ist natürlich nicht der einfachste Weg, den wir empfehlen, um allen Ihren Produkten GTINs zuzuweisen, aber Sie können die oben hervorgehobenen Schritte für einige der Situationen verwenden, in denen sich die GTINs als ungültig erweisen.
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