Wie Sie Wissensmanagement erfolgreich in Ihrem Team implementieren

Wissen ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen. Da es sich jedoch nicht um einen materiellen Vermögenswert handelt, verfügen Unternehmen selten über eine Strategie zur Verwaltung von Wissen.

Mit einer Wissensmanagementstrategie können Sie Wissen in Ihrem Unternehmen identifizieren, nachverfolgen, verwalten und teilen und mehr Wert aus diesem Kapital ziehen.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist ein Konzept, das sich auf verschiedene Methoden bezieht, mit denen Sie Wissen erstellen, verwalten und teilen können. Ob Sie neue Ressourcen erstellen, alte aktualisieren oder sie mit neuen Mitarbeitern teilen, die Verwaltung Ihres Wissens kann Ihre Geschäftsziele unterstützen.

Unternehmen verfügen oft über explizites Wissen, das leicht zu identifizieren und zu verwalten ist. Explizites Wissen umfasst bewährte Verfahren, die Sie schriftlich niedergelegt haben, Schulungsressourcen, geistiges Eigentum oder einen Wartungsplan für ein von Ihnen verwendetes Gerät.

Organisationen verlassen sich aber auch auf implizites Wissen. Diese Art von Wissen ist schwieriger schriftlich festzuhalten. Die Übertragung erfolgt in der Regel persönlich, aber ein gewisses implizites Wissen ist etwas, das die Mitarbeiter durch jahrelange Erfahrung erwerben.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Wissen stellt einen Wert für Ihr Unternehmen dar. Es ist ein Vermögenswert, aber im Gegensatz zu greifbareren Vermögenswerten haben Sie möglicherweise keinen angemessenen Überblick darüber.

Ihre Organisation ist täglich auf die Expertise ihrer Mitarbeiter angewiesen. Mit dem Aufkommen von Praktiken wie Remote-Arbeit und Outsourcing ist es wichtiger denn je, die Kommunikation zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder Zugang zu dem Wissen hat, das er für seine Arbeit benötigt.

Wissensmanagement ist auch deshalb unerlässlich, weil es in vielen Branchen eine Qualifikationslücke gibt und neue Mitarbeiter oft während der Erstausbildung lernen, wie sie ihre Arbeit erledigen müssen. Die Weitergabe von Wissen an neue Mitarbeiter ist wichtiger denn je, da eine Rekordzahl von Babyboomern in den Ruhestand geht.

Wissen ist auch ein zentraler Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Wenn Sie Ihr Wissen nicht an neue Mitarbeiter und Partner weitergeben, könnten Sie das verlieren, was Ihr Unternehmen einzigartig macht. Wissen und seine Weitergabe sind Dinge, die Sie pflegen sollten, um Ihre Unternehmenskultur zu bewahren, Wachstum und Innovation zu generieren und Kunden und Mitarbeitern ein positives Erlebnis zu bieten.

Fünf Strategien zur Einführung von Wissensmanagement

Diese Strategien helfen Ihnen, ein Wissensmanagementsystem einzuführen, um die Sichtbarkeit zu verbessern und mehr Wert aus dieser Ressource zu ziehen.

Beginnen Sie mit einer Umfrage

Gehen Sie das Wissen durch, das Ihr Unternehmen schriftlich festgehalten hat, indem Sie Handbücher, Richtlinien, Best Practices, Schulungsmaterial und mehr durchsehen.

Sie sollten auch eine Liste des impliziten Wissens erstellen. Diese Liste kann Prozesse enthalten, die Sie noch nicht dokumentiert haben, sowie Dinge, die Mitarbeiter im Laufe der Jahre ohne explizite Schulung gelernt haben.

Digitalisierung

Die Umwandlung von Wissen in digitale Ressourcen verbessert den Zugang. Es stellt auch sicher, dass Wissen verfügbar bleibt, selbst wenn Sie ein traditionelles Arbeitsplatzmodell aufgeben und auf Remote-Arbeit oder Outsourcing setzen.

Eine gute Strategie besteht darin, ein zentrales Repository zu erstellen, in dem Mitarbeiter und Partner auf alle Ihre Ressourcen zugreifen können. Suchfunktionen und Verzeichnisse sind ein Plus, da sie den Benutzern helfen, die gesuchten Informationen schnell zu finden.

Der Aufbau einer digitalen Bibliothek ermöglicht es Ihnen auch, mit verschiedenen Formaten zu arbeiten. Sie können Videos oder Audiodateien verwenden, um schwer zu schreibendes Wissen zu teilen, indem Sie beispielsweise filmen, wie ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe ausführt.

Ein zentrales Repository ermöglicht es Ihnen auch, Wissen effektiver zu verfolgen. Sie können Lücken identifizieren und sicherstellen, dass jeder Zugriff auf die neuesten Versionen der von Ihnen verwendeten Dokumente hat. Außerdem ist das Teilen von Ressourcen einfach, da Sie Links an Mitarbeiter senden können, die eine bestimmte Information überprüfen müssen.

Wissensmanagement und Kultur

Ein Unternehmen mit einer Kultur, die Wissen und Lernen wertschätzt, ist ein Unternehmen, das mehr aus dem Wissensmanagement herausholt.

Sie sollten Ihre Unternehmenskultur und Ihre Grundwerte überprüfen. Erwägen Sie das Hinzufügen von Werten wie Kommunikation, persönliches und berufliches Wachstum oder kontinuierliches Lernen.

Handeln Sie mit einigen neuen Projekten

Nachdem Sie Ihre Unternehmenswerte aktualisiert haben, sollten Sie nach konkreten Lösungen suchen, um diese Werte zu einem Teil Ihres täglichen Betriebs zu machen.

Hier sind ein paar Beispiele:

• Sie können Stellenbeschreibungen aktualisieren, um alle wissen zu lassen, dass Sie erwarten, dass sie Wissen mit dem Team teilen. Sie können Manager auch bei der Bewertung der Leistung auf dieses Verhalten achten lassen.
• Erstellen Sie ein Verzeichnis mit einer Beschreibung der Position und Erfahrung aller. Dieses Dokument hilft Mitarbeitern, sich an die richtige Person zu wenden, wenn sie Hilfe benötigen.
• Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team zusammen, damit die Mitglieder Informationen in Ihrer gesamten Organisation austauschen und gemeinsam digitale Ressourcen erstellen können.
• Ihre Personalabteilung kann eine entscheidende Rolle beim Wissensmanagement mit persönlichen und beruflichen Entwicklungsprogrammen spielen, bei denen jeder Mitarbeiter Ziele setzen und eine wöchentliche Zeitzuweisung für Fernschulungen nutzen kann, um personalisierte Schulungsressourcen zu überprüfen.
• Überprüfen Sie Ihren Schulungsprozess und wie Sie Wissen an neue Mitarbeiter weitergeben. Die für die Schulung zuständigen Mitarbeiter haben wahrscheinlich viel zu Ihrem Wissensmanagement-Programm beizutragen.

Warum ein strategischer Ansatz wichtig ist

Sie erzielen bessere Ergebnisse, wenn Sie das Wissensmanagement strategisch angehen. Es gibt ein paar Fragen, die Sie sich beim Erstellen dieses Prozesses stellen sollten:

• Welche Ziele wollen Sie mit Wissensmanagement erreichen?
• Welche Rolle kann Wissen in Ihrer Organisation spielen?
• Wie macht man mehr aus Wissen?

Die Implementierung eines Wissensmanagementprozesses kann eine bedeutende Änderung sein. Erstellen Sie einen Schritt-für-Schritt-Plan mit einem Zeitplan. Beauftragen Sie einige Mitarbeiter mit dieser Transformation und untersuchen Sie Wissensmanagement-Software, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Suchen Sie auch nach Möglichkeiten, Ihren Wissensmanagementprozess weiter zu verbessern. Suchen Sie nach neuen Wegen, um Wissen zu identifizieren, erstellen Sie ständig neue Ressourcen und aktualisieren Sie bestehende Ressourcen regelmäßig. Hören Sie sich das Feedback der Mitarbeiter an und entscheiden Sie sich für Metriken, mit denen Sie die Leistung dieses neuen Systems bewerten können.

Abschließende Gedanken

Zu viele Unternehmen übersehen das Wissensmanagement. Der beste Weg, dieses wertvolle Gut zu bewahren, ist jedoch die Umsetzung eines strategischen Plans für die Erstellung, Verwaltung und Weitergabe von Wissen. Wissensmanagement wird in Zukunft eine noch wichtigere Rolle spielen, da sich immer mehr Unternehmen von traditionellen Modellen entfernen und stattdessen auf Fernarbeit umstellen oder mit einer wachsenden Zahl von Anbietern und Partnern zusammenarbeiten.