Vom Chaos zur Ordnung: So optimieren Sie Vertragsabläufe

Verträge sind die Grundlage für den Geschäftserfolg und wirken sich auf alle Aspekte des Betriebs aus – von der Einstellung von Top-Talenten und dem Aufbau von Partnerschaften bis hin zum Verkauf von Produkten und der Anmietung von Büroflächen. Sie schaffen Vertrauen, schützen Interessen, managen Risiken und ermöglichen reibungslose Abläufe innerhalb einer Organisation.

Aber hier ist die Sache. Traditionelle Methoden des Vertragsmanagements sind chaotisch. Der Umgang mit manuellen Prozessen, physischen Dokumenten und dem endlosen Hin- und Herschicken von E-Mails verlangsamt alles und öffnet die Tür für Fehler und verpasste Chancen.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung: Vertragsworkflows.

Durch die Einführung von Automatisierung, die Zentralisierung von Vertragsspeichern und die Verwendung elektronischer Signaturen können Unternehmen Ordnung in ihre Vertragsverwaltungsprozesse bringen und die Gesamteffizienz steigern.

In diesem Artikel werden Vertragsabläufe und Möglichkeiten zu deren Optimierung untersucht, um Chancen schnell und effektiv zu nutzen.

Durch die Implementierung eines strukturierten Vertragsworkflows können Unternehmen ihre Effizienz verbessern, Compliance sicherstellen, die Zusammenarbeit verbessern und Fehler und Verzögerungen reduzieren.

Herausforderungen bei traditionellen Vertragsabläufen

Herkömmliche Methoden des Vertragsmanagements sind oft ineffizient und wirken sich erheblich auf das Endergebnis eines Unternehmens aus. Studien zeigen, dass Unternehmen durch ineffektives Vertragsmanagement bis zu 9 % ihres Gewinns verlieren können.

Zu den häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit dem traditionellen Vertragsmanagement gehören die folgenden:

1. Ineffiziente Prozesse

Manuelle Prozesse sind zeitaufwändig und führen oft zu Verzögerungen bei der Vertragsausführung, was zu längeren Bearbeitungszeiten und verpassten Chancen führt. Das Navigieren durch Stapel von Papierkram, das Erstellen von Verträgen von Grund auf, das Verwalten von Versionen oder das Aufspüren von Genehmigungen kosten wertvolle Zeit und verbrauchen Ressourcen, die anderswo besser eingesetzt werden könnten.

2. Mangelnde Sichtbarkeit und Nachverfolgung

Ohne ein zentralisiertes System wird es schwierig, in jeder Phase Einblick in den Status und Fortschritt von Verträgen zu erhalten. Die Nachverfolgung von Vertragsversionen, Änderungen und Verhandlungen kann eine Herausforderung sein und zu potenziellen Fehlern und Missverständnissen führen. Unternehmen haben oft Probleme mit verstreuten Vertragsinformationen, was es schwierig macht, alle auf dem gleichen Stand zu halten.

3. Sicherheitsrisiken und Compliance-Probleme

Das Vertrauen auf physische Dokumente birgt Risiken wie Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriff. Diese Risiken gefährden die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Vertragsinformationen. Darüber hinaus wird es beim Umgang mit physischen Dokumenten immer schwieriger, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (DSGVO, CCPA), Industriestandards (HIPAA, ISO 27001) und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

4. Eingeschränkte Zusammenarbeit und Kommunikation

Manuelle Übergaben und die physische Dokumentenzirkulation in Vertragsabläufen führen zu Kommunikationsverzögerungen und Ineffizienzen. Die Koordinierung von Vertragsprüfungen, -änderungen und -genehmigungen über Abteilungen und Interessengruppen hinweg ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Dies kann zu Terminüberschreitungen und Missverständnissen führen.

5. Kosten- und Ressourcenineffizienzen

Manuelle Vertragsprozesse sind mit mehreren Kosten verbunden, die sich auf das Budget eines Unternehmens auswirken können. Es summieren sich die Kosten für Druck, Papieraufbewahrung, Porto, Verwaltungsaufgaben und physische Kundeninteraktionen. Darüber hinaus können die Reisekosten erheblich sein, einschließlich Transport und Unterkunft für persönliche Treffen und Vertragsunterzeichnungen. Der Zeitaufwand für Reisen, um Kunden zu treffen und persönliche Verhandlungen zu führen, trägt zusätzlich zur Ressourcenineffizienz bei.

6 Möglichkeiten zur Optimierung von Vertragsabläufen

Die Optimierung von Vertragsabläufen bedeutet, die Schritte zur Vertragsverwaltung zu automatisieren und zu standardisieren. Dabei geht es darum, Arbeitsabläufe zu nutzen, um Aufgaben und Aktionen zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit über die richtigen Dokumente verfügen. Ziel ist es, den Prozess so effizient und genau wie möglich zu vereinfachen.

Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Sie Vertragsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren können.

Quelle: Signeasy

1. Implementieren Sie eine Lösung für elektronische Signaturen

E-Signatur-Lösungen rationalisieren Vertragsabläufe, indem sie die physische Handhabung von Dokumenten wie Drucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden überflüssig machen. Stattdessen können Verträge digital unterzeichnet werden, was Zeit und Ressourcen spart und das Risiko von Fehlern oder Verlusten verringert.

E-Signaturen ermöglichen auch die Zusammenarbeit aus der Ferne und beschleunigen den Signaturprozess. Parteien können elektronische Verträge jederzeit und überall mit ihren Geräten unterzeichnen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit persönlicher Besprechungen oder der Koordinierung mehrerer Zeitpläne, wodurch die Vertragsabwicklung beschleunigt und Verzögerungen reduziert werden.

Darüber hinaus bieten elektronische Signaturen eine erhöhte Sicherheit und Authentizität . Fortschrittliche Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsmechanismen gewährleisten die Integrität und Gültigkeit der unterzeichneten Verträge. Digitale Prüfprotokolle zeichnen auf, wer das Dokument wann unterzeichnet hat, was für zusätzliche Sicherheit und Verantwortlichkeit sorgt.

Durch die Optimierung des Signaturprozesses verbessern elektronische Signaturen die Gesamteffizienz und Produktivität. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand, beseitigen papierbasierte Ineffizienzen und bieten allen Beteiligten ein nahtloses Erlebnis.

2. Zentralisieren Sie die Vertragsverwaltung

Unternehmen können durch die Konsolidierung aller Verträge in einem zentralen System mehrere Vorteile erzielen. Erstens ermöglicht es den einfachen Zugriff, die Verfolgung und den Abruf von Verträgen. Benutzer können Verträge schnell aus einer einzigen Quelle finden und abrufen, anstatt physische Dateien zu durchforsten oder in verschiedenen Systemen zu suchen. Es spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz bei der Vertragsverwaltung.

Die Zentralisierung erleichtert die Zusammenarbeit und Aktualisierungen in Echtzeit. Mehrere Stakeholder können gleichzeitig auf Verträge zugreifen und daran arbeiten, wodurch manuelle Übergaben entfallen und Verzögerungen reduziert werden. Mit sofortigen Benachrichtigungen und gemeinsamem Zugriff können Teams nahtlos zusammenarbeiten, Änderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen und Änderungen in Echtzeit verfolgen, was zu schnelleren Vertragsgenehmigungen und einer verbesserten Produktivität führt.

Darüber hinaus sorgt ein zentralisiertes System für eine bessere Transparenz und Kontrolle über den Vertragslebenszyklus. Es ermöglicht Unternehmen, wichtige Meilensteine ​​zu verfolgen, die Vertragsleistung zu überwachen und Verlängerungen oder Ablaufzeiten effektiver zu verwalten. Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, Risiken zu mindern, Compliance sicherzustellen und Vertragsmanagementprozesse zu optimieren.

3. Aktivieren Sie die Workflow-Automatisierung

Mit konfigurierbaren Arbeitsabläufen können Sie einen nahtlosen Ablauf für Ihre Verträge entwerfen. Es reduziert den manuellen Aufwand und spart wertvolle Zeit. Beispielsweise kann die Dokumentenerstellung automatisiert werden, wodurch standardisierte Vertragsvorlagen mit dynamischen Feldern erstellt werden, die mit relevanten Informationen gefüllt werden können.

Genehmigungsworkflows können auch automatisiert werden, indem die Reihenfolge der Genehmigungen definiert und Benachrichtigungen an die entsprechenden Stakeholder ausgelöst werden. Es beschleunigt die Prüfungs- und Genehmigungsphasen, reduziert Verzögerungen und verbessert die Effizienz.

Automatisierte Benachrichtigungen und Warnungen halten Stakeholder über den Vertragsstatus, wichtige Meilensteine, bevorstehende Fristen und erforderliche Maßnahmen auf dem Laufenden. Es verbessert die Kommunikation, stellt zeitnahe Antworten sicher und verringert das Risiko von Terminüberschreitungen oder übersehenen Aufgaben.

4. Integration mit anderen Systemen

Durch die Verbindung der Vertragsmanagementsoftware mit anderen wichtigen Softwaresystemen können Benutzer über eine einzige Schnittstelle auf alle relevanten Informationen zugreifen und die erforderlichen Aktionen ausführen, sodass keine manuelle Datenübertragung oder das Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen erforderlich ist. Es spart Zeit und Aufwand, verringert das Fehlerrisiko und verbessert das Benutzererlebnis.

Durch die Integration in gängige Arbeitsbereiche wie Microsoft und Google sowie in CRM- , ERP- oder HR-Software können Benutzer Verträge unterzeichnen, zur Unterschrift senden und verfolgen, ohne ihren Arbeitsbereich verlassen zu müssen. Diese Integration stellt sicher, dass vertragsbezogene Informationen korrekt zwischen den Systemen ausgetauscht werden, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Durch die Integration entsteht eine einheitliche Umgebung, in der vertragsbezogene Aufgaben nahtlos in Ihre umfassenderen Geschäftsprozesse integriert werden. Beispielsweise Automatisierung der Vertragserstellung auf Basis von Opportunitäten. Wenn im CRM-System eine neue Gelegenheit identifiziert wird, können relevante Vertragsvorlagen automatisch generiert werden, was Zeit spart und die Konsistenz verbessert.

5. Verwenden Sie Vertragsvorlagenbibliotheken

Eine Vertragsvorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, das als Ausgangspunkt für die Erstellung von Verträgen dient und ein strukturiertes Format bietet, das an spezifische Details angepasst werden kann. Eine Sammlung standardisierter Vertragsvorlagen ermöglicht eine schnellere Ausarbeitung. Anstatt jedes Mal bei Null anzufangen, können Benutzer problemlos auf vorab genehmigte Vorlagen zugreifen, die auf bestimmte Zwecke zugeschnitten sind. Es beschleunigt den Vertragserstellungsprozess und spart Zeit und Aufwand.

Durch die Pflege einer Bibliothek häufig verwendeter Dokumente, Verträge und Vereinbarungen wird ein einfacher Zugriff auf genehmigte Vorlagen gewährleistet. Es fördert die Konsistenz der Vertragssprache und -struktur und verringert das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen bei der Vertragserstellung.

Vertragsvorlagenbibliotheken tragen außerdem dazu bei, die Versionskontrolle von Dokumenten sicherzustellen. Durch die Zentralisierung von Vorlagen in einer Bibliothek können Unternehmen diese bei Bedarf einfach verwalten und aktualisieren. Es garantiert, dass Benutzer immer mit den neuesten Versionen arbeiten, wodurch das Risiko der Verwendung veralteter Vorlagen verringert und die Compliance gewahrt bleibt.

6. Implementieren Sie Vertragsanalysen und -berichte

Vertragsanalysesoftware ermöglicht es Unternehmen, ein tiefes Verständnis der Vertragsleistung zu erlangen. Unternehmen können Muster, Trends und Verbesserungsbereiche erkennen, indem sie Daten zum Vertragsstatus, zu den Bearbeitungszeiten und zur Nutzung analysieren. Dieses Wissen ermöglicht es ihnen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Engpässe zu beheben und letztendlich den Vertragsverwaltungsprozess zu rationalisieren.

Die Erstellung von Berichten zu Vertragsmetriken bietet einen umfassenden Überblick über Vertragsaktivitäten und -leistung. Diese Berichte bieten Echtzeit-Einblick in den Vertragsstatus, Meilensteine ​​und wichtige Leistungsindikatoren. Da diese Informationen sofort verfügbar sind, können Stakeholder den Fortschritt leicht verfolgen, Verzögerungen erkennen und proaktive Maßnahmen ergreifen, um Verträge auf Kurs zu halten.

Durch die Analyse historischer Vertragsdaten können Unternehmen Probleme proaktiv angehen, Risiken mindern und Arbeitsabläufe optimieren, um das gesamte Vertragsmanagement zu verbessern.

Wie verschiedene Abteilungen Vertragsabläufe optimieren

Verträge sind für verschiedene Teams von wesentlicher Bedeutung, beispielsweise für die Rechts-, Vertriebs- und Finanzabteilung. Die Zusammenarbeit und Koordination zwischen diesen Teams erleichtert die Interaktion, reduziert Übergaben und verbessert die Kommunikation. Es steigert die Produktivität, reduziert Fehler, beschleunigt Vertragszyklen und liefert letztendlich bessere Ergebnisse für das Unternehmen.

Sehen wir uns an, wie verschiedene Teams Vertragsabläufe optimieren.

1. Vertrieb und Marketing

Vertriebs- und Marketingteams nutzen Verträge zur Unterstützung ihrer Aktivitäten, darunter Vertriebsvereinbarungen, Marketingpartnerschaften, Service Level Agreements und Geheimhaltungsvereinbarungen. Diese Teams arbeiten eng mit Juristen zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Vertragsbedingungen auszuhandeln. Und sie arbeiten mit Finanzteams zusammen, um Preise, Zahlungsbedingungen und Umsatzrealisierung zu verwalten.

Vertriebs- und Marketingteams automatisieren die Vertragserstellung, Genehmigungsprozesse und die Dokumentenverfolgung. Es beschleunigt die Vertragsabwicklung und macht manuellen Papierkram überflüssig. Dieser kollaborative Ansatz steigert die Produktivität, verbessert die Kundenbeziehungen und treibt das Umsatzwachstum voran.

2. Legal

Die Rechtsabteilung befasst sich mit Lieferantenverträgen, Kundenverträgen, Arbeitsverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Lizenzvereinbarungen. Die Zusammenarbeit ist für die Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung, da sie eng mit verschiedenen Teams zusammenarbeitet, darunter Beschaffung, Personalwesen, Finanzen und Führungskräfte.

Die Rechtsabteilung automatisiert die Vertragserstellung, Genehmigungsprozesse und die Dokumentenspeicherung, um Vertragsabläufe zu optimieren. Durch die Zentralisierung von Verträgen in einem digitalen Repository können sie den Vertragsstatus einfach verfolgen, auf relevante Dokumente zugreifen und in Echtzeit mit Beteiligten zusammenarbeiten. Es verbessert die Vertragstransparenz, reduziert manuelle Fehler und stellt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicher.

3. Personalwesen

HR-Teams nutzen in ihren Arbeitsabläufen Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Wettbewerbsverbote. Die Optimierung der Vertragsabläufe in der Personalabteilung erfordert die Zusammenarbeit zwischen HR-Experten, Rechtsteams, Personalmanagern und neuen Mitarbeitern.

HR-Teams können den Vertragsverwaltungsprozess beschleunigen, indem sie Technologien wie elektronische Signaturen und automatisierte Arbeitsabläufe nutzen. Dazu gehören die Erstellung und Übermittlung von Verträgen zur Prüfung und Genehmigung, die Erfassung elektronischer Signaturen sowie die sichere Speicherung und Verwaltung von Vertragsdokumenten.

4. IT-Betrieb

IT-Betriebsteams erleichtern Technologieimplementierungen, Lieferantenverträge, Service-Level-Agreements und Wartungsverträge. Diese Verträge sind für die Verwaltung der Beziehungen zu externen Anbietern, die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs und die Aufrechterhaltung der Integrität der IT-Infrastruktur von entscheidender Bedeutung.

Die Optimierung der Vertragsabläufe in den IT-Betriebsabteilungen erfordert die Zusammenarbeit zwischen IT-Experten, Beschaffungsteams, Rechtsabteilungen und externen Anbietern. Durch den Einsatz effizienter Vertragsmanagement-Tools und -Prozesse können diese Teams die Vertragserstellung, -verhandlung und -ausführung optimieren.

5. Finanzen und Rechnungswesen

Finanz- und Buchhaltungsteams nutzen Verträge, um Finanzvereinbarungen, Lieferantenbeziehungen, Kundenbeziehungen und Compliance-Verpflichtungen zu verwalten. Diese Verträge gewährleisten genaue Finanztransaktionen, mindern Risiken und wahren die finanzielle Integrität.

Die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen arbeiten mit Rechtsteams, Beschaffungsabteilungen und externen Parteien zusammen. Automatisierte Vertragsworkflows helfen dabei, Vertragsmeilensteine, Zahlungsbedingungen und finanzielle Verpflichtungen zu verfolgen und stellen so eine rechtzeitige Rechnungsstellung, Zahlungseinzüge und Einhaltung der Vertragsbedingungen sicher.

Durch die Rationalisierung von Vertragsabläufen können Finanz- und Buchhaltungsteams die Finanzgenauigkeit verbessern, das Cashflow-Management verbessern, Vertragsrisiken mindern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Branchenspezifische Anwendungen von Vertragsmanagement-Workflows

In verschiedenen Branchen bringt die Optimierung von Vertragsabläufen spezifische Vorteile mit sich, die auf die Bedürfnisse jedes Sektors zugeschnitten sind. Schauen wir sie uns unten an.

1. Gesundheitswesen

Krankenhäuser, Pharmaunternehmen, Forschungseinrichtungen und Gesundheitsdienstleister sind auf ein effizientes Vertragsmanagement angewiesen, um einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Dabei geht es um die Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten, Lieferanten, Gesundheitsdienstleistern und Versicherern.

Ein wichtiger Aspekt ist die Sicherstellung der Einhaltung behördlicher Anforderungen und Datenschutzgesetze wie HIPAA, um sensible Patienteninformationen zu schützen.

Effiziente Vertragsabläufe ermöglichen eine zeitnahe Vertragsausführung, verbessern die Zusammenarbeit der Beteiligten und helfen bei der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen. Durch den Einsatz digitaler Tools und Automatisierung optimieren Gesundheitsorganisationen ihre Vertragsprozesse, konzentrieren sich auf die Patientenversorgung und fördern positive Stakeholder-Beziehungen.

2. Technologie

Technologieunternehmen, Softwareanbieter und SaaS-Anbieter verlassen sich auf ein optimiertes Vertragsmanagement, um Innovationen voranzutreiben, Kundenbeziehungen zu pflegen und Branchenvorschriften einzuhalten.

Vertragsabläufe im Technologiesektor umfassen eine Reihe von Vereinbarungen, wie z. B. Softwarelizenzvereinbarungen, Service-Level-Agreements, Softwareentwicklungsverträge, Vereinbarungen über geistiges Eigentum und Partnerschaftsverträge. Diese Verträge definieren die Rechte, Pflichten und Erwartungen sowohl des Technologieanbieters als auch des Kunden.

Darüber hinaus agieren Technologieunternehmen in einem stark regulierten Umfeld. Sie müssen Datenschutzbestimmungen, Sicherheitsstandards und branchenspezifische Vorschriften einhalten. Durch die Optimierung von Vertragsabläufen können Unternehmen Compliance sicherstellen, Risiken verwalten und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen nachweisen.

3. Immobilien

In der Immobilienbranche sind Vertragsabläufe bei der Verwaltung von Mietverträgen, Immobilienkaufverträgen und Verkäuferverträgen von entscheidender Bedeutung. Durch die Optimierung dieser Arbeitsabläufe können Immobilienfachleute Prozesse wie Mietverträge, Mietvertragsverlängerungen und Immobilienwartungsverträge automatisieren und so Zeit und Aufwand sparen.

Effektive Vertragsabläufe verbessern außerdem die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Immobilieneigentümern, Mietern und Immobilienverwaltungsteams und sorgen so für einen reibungslosen und effizienten Betrieb. Darüber hinaus hilft die Optimierung der Vertragsabläufe Immobilienunternehmen dabei, lokale Vorschriften und gesetzliche Anforderungen einzuhalten, das Fehlerrisiko zu minimieren und einen rechtlich einwandfreien Prozess sicherzustellen.

4. Herstellung

In der Fertigungsindustrie sorgen optimierte Vertragsabläufe für reibungslose Abläufe, von der Verwaltung von Lieferantenverträgen und Beschaffungsvereinbarungen bis hin zur Abwicklung von Lieferkettenverträgen.

Hersteller können durch die Automatisierung von Bestellungen, Lieferanten-Onboarding und Vertragsverlängerungen Zeit und Ressourcen sparen und sich so auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren. Darüber hinaus verbessern effiziente Vertragsabläufe die Zusammenarbeit zwischen Herstellern, Lieferanten und Händlern und fördern so stabilere Partnerschaften und eine nahtlose Kommunikation in der gesamten Lieferkette.

5. Finanzdienstleistungen

Vertragsabläufe in der Finanzdienstleistungsbranche automatisieren Kreditverträge, Kunden-Onboarding und Compliance-Dokumentation. Es ermöglicht eine schnellere Verarbeitung, reduziert manuelle Fehler und verbessert das Kundenerlebnis.

Unternehmen können Transparenz gewährleisten, Verzögerungen reduzieren und Kundenbeziehungen stärken, indem sie die Zusammenarbeit zwischen Finanzinstituten, Kunden und Rechtsteams erleichtern. Optimierte Vertragsabläufe stellen sicher, dass Finanzdienstleistungen Vorschriften wie die Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) und die Anforderungen von Know Your Customer (KYC) einhalten.

Durch die Optimierung der Vertragsabläufe können Institutionen robuste Compliance-Maßnahmen umsetzen, regulatorische Änderungen überwachen und Compliance-Risiken mindern.

So wählen Sie die richtige Vertrags-Workflow-Software aus

Angesichts der Fülle an verfügbaren Optionen kann es schwierig sein, die Software zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, sind hier fünf wesentliche Fragen, die Sie bei der Auswahl einer E-Signatur- und Vertrags-Workflow-Software berücksichtigen sollten.

1. Bietet es eine intuitive Benutzererfahrung?

Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer E-Signatur-Software. Suchen Sie nach einer Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die es Mitarbeitern ermöglicht, Dokumente einfach und schnell zu unterzeichnen. Funktionen wie das gleichzeitige Versenden von Verträgen an mehrere Unterzeichner, das Unterzeichnen mehrerer Dokumente in einer Sitzung, das Erstellen wiederverwendbarer Vorlagen, das Auslösen zusätzlicher Arbeitsabläufe und Statusaktualisierungen in Echtzeit sind für ein optimiertes und bequemes Unterzeichnungserlebnis unerlässlich.

2. Lässt es sich in meine vorhandenen Tools integrieren?

Berücksichtigen Sie die Kompatibilität der Software mit Ihren aktuellen Geschäftsanwendungen. Suchen Sie nach E-Signatur-Lösungen, die sich nahtlos in gängige Tools integrieren lassen. Die Software sollte über vorgefertigte Konnektoren oder flexible APIs verfügen, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten und Ihren Workflow über verschiedene Plattformen hinweg zu optimieren.

3. Bietet es ein nahtloses mobiles Erlebnis?

In der heutigen, auf Mobilgeräte ausgerichteten Welt ist die Wahl einer Software, die ein nahtloses Erlebnis auf Mobilgeräten bietet, von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach E-Signatur-Lösungen, die native Apps für wichtige Plattformen wie iOS, Android und das Web bieten. Es ermöglicht Mitarbeitern, Dokumente unterwegs sicher zu versenden, zu signieren und zu verwalten, was die Produktivität steigert und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben gewährleistet.

4. Welche Sicherheit bietet die Software?

Beim Umgang mit sensiblen Dokumenten steht die Sicherheit an erster Stelle. Stellen Sie sicher, dass die E-Signatur-Software robuste Sicherheitsmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung zum Dokumentenschutz bietet. Achten Sie auf Funktionen wie Authentifizierungsmethoden (Anmeldeinformationen, sichere digitale Signaturen), Einhaltung von Industriestandards (z. B. E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) und einen detaillierten Prüfpfad, um den Signaturprozess zu verfolgen und bereitzustellen rechtliche Beweise, falls erforderlich.

5. Passt das Preissystem zur Expansion?

Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit und Kosteneffizienz der Software. Wenn Ihr Unternehmen stark wächst, wählen Sie eine Lösung, die Ihren wachsenden Anforderungen gerecht wird, ohne dass erhebliche zusätzliche Kosten entstehen. Achten Sie auf eine schnelle Implementierung, ein angenehmes Benutzererlebnis, zuverlässigen Kundensupport und kostensparende Funktionen, die papierbasierte Signaturprozesse ersetzen können.

Kleinere Organisationen mit begrenzten Budgets sollten nach Anbietern suchen, die einfach zu verwaltende Lösungen, nahtlose Integration in bestehende Anwendungen und Skalierbarkeit für zukünftige Anwendungsfälle bieten. Wählen Sie immer einen Anbieter, der umfassende Implementierungs-, Schulungs- und Änderungsmanagementunterstützung bietet, um einen erfolgreichen Übergang sicherzustellen.

Ordnung im Chaos schaffen

Der Übergang vom Chaos zur Ordnung in den Arbeitsabläufen des Vertragsmanagements ist nicht nur eine Möglichkeit, sondern eine Notwendigkeit für den Erfolg von Unternehmen. Unternehmen können ihre Vertragsabläufe mithilfe der Automatisierung und einer Digital-First-Denkweise optimieren.

Indem sie diesen Weg einschlagen, öffnen Unternehmen die Tür zu optimierten Prozessen, reduzierten Risiken und hoher Leistung. Diese Transformation ermöglicht eine höhere Effizienz, Kostensenkung und eine Kultur der Zusammenarbeit.

Die Suche nach dem besten Tool für Ihr Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, da das Geheimnis des Vertragsmanagements in der Software liegt.