So bezahlen Sie Mitarbeiter

Veröffentlicht: 2023-04-21

Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter

Sie fragen sich, wie Sie Mitarbeiter bezahlen sollen? Da Kenntnisse über Lohnsteuern, Zahltaggesetze, Prozentberechnungen und vieles mehr erforderlich sind, ist es nicht verwunderlich, dass Sie bei den ersten Gehaltsabrechnungen Ihres Unternehmens möglicherweise etwas überfordert sind. Glücklicherweise haben wir Sie abgedeckt.

Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, einschließlich der Auswahl der Zahlungsmethoden für Mitarbeiter, der Festlegung eines Gehaltsplans, der Berechnung des Mitarbeitereinkommens, der Lohnsteuer und vielem mehr. Lass uns anfangen.

Inhaltsverzeichnis

  • So bezahlen Sie Mitarbeiter in 11 Schritten
    • 1. Behandeln Sie die rechtlichen Angelegenheiten: Ihr Unternehmen EIN, Steuerformulare für Mitarbeiter und Berichterstattung über Neueinstellungen
    • Holen Sie sich eine EIN für Ihr Unternehmen
    • Lassen Sie alle neuen Mitarbeiter Steuerformulare vor der Einstellung ausfüllen
    • Vollständige Berichterstattung über Neueinstellungen
    • Mitarbeiter und Auftragnehmer richtig klassifizieren
    • Lernen Sie Lohn- und Personalgesetze kennen
    • 2. Legen Sie einen Zahltagplan gemäß den Zahltaggesetzen Ihres Staates fest
    • 3. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiterzahlungsmethoden Sie anbieten
    • Andere weniger beliebte Zahlungsmethoden
    • 4. Wählen Sie, ob Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware oder einen DIY-Abrechnungsprozess verwenden möchten
    • Wann Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware in Betracht ziehen sollten
    • Wann Sie die DIY-Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen sollten
    • 5. Berechnen Sie den Bruttolohn für Ihre Mitarbeiter
    • So berechnen Sie den Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter
    • So berechnen Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter
    • 6. Lohnsteuern berechnen und einbehalten
    • Beispiel für die Berechnung der Lohnsteuer
    • 7. Lohnabzüge für Mitarbeiter vornehmen
    • 8. Berechnen Sie den Nettoverdienst für jeden Mitarbeiter
    • Beispiel für die Berechnung des Nettoeinkommens eines Mitarbeiters
    • 9. Gehaltsabrechnungskorrekturen überprüfen und vornehmen
    • 10. Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter
    • 11. Machen Sie Lohnsteuereinlagen und Abzugszahlungen
  • Das Fazit zur Bezahlung von Mitarbeitern
  • Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung von Mitarbeitern
    • Wie zahlt man Lohnsteuer?
    • Welche Zahlungsmethoden gibt es für Mitarbeiter?
    • Wie richte ich die Bezahlung meiner Mitarbeiter ein?
    • Kann ich die Lohnabrechnung selbst durchführen?
    • Was ist die beliebteste Zahlungsmethode für Mitarbeiter?

So bezahlen Sie Mitarbeiter in 11 Schritten

Um Mitarbeiter zu bezahlen, müssen Sie die Aufgaben der Gehaltsabrechnung erledigen, die Gehälter der Mitarbeiter berechnen, Einbehalte und Abzüge vornehmen und schließlich Ihre Gehaltsabrechnung einreichen. Sind Sie bereit für Ihre erste Gehaltsabrechnung?

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Erklärung, wie Sie Ihre Mitarbeiter in nur 11 Schritten bezahlen.

1. Behandeln Sie die rechtlichen Angelegenheiten: Ihr Unternehmen EIN, Steuerformulare für Mitarbeiter und Berichterstattung über Neueinstellungen

Es gibt mehrere rechtliche Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, bevor Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, darunter:

  • Erhalten Sie eine EIN für Ihr Unternehmen
  • Ausfüllen und Einreichen von Arbeitsformularen
  • Berichterstattung über Neueinstellungen
  • Mitarbeiterklassifizierung

Bis Sie alle diese Gehaltsabrechnungsvoraussetzungen erfüllen, können Sie Ihre Mitarbeiter nicht legal bezahlen. Glücklicherweise sind die meisten dieser Aufgaben nicht zeitaufwändig und können zur Grundlage des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden.

Hier ist ein Blick auf die rechtlichen Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Holen Sie sich eine EIN für Ihr Unternehmen

Wenn Sie beabsichtigen, Mitarbeiter einzustellen und zu bezahlen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) für Ihr Unternehmen zu erhalten. EINs werden verwendet, um Unternehmen zu identifizieren, und werden normalerweise beim Ausfüllen von Steuerformularen im Namen Ihres Unternehmens verwendet.

Es ist völlig kostenlos, eine EIN für Ihr Unternehmen zu beantragen, und der gesamte Prozess kann online abgeschlossen werden. Sie erhalten Ihre EIN unmittelbar nach Abschluss des Antrags, es kann jedoch bis zu zwei Wochen dauern, bis die EIN im System des IRS registriert ist. In der Zwischenzeit können Sie Ihre neue EIN verwenden, um ein Bankkonto zu eröffnen, Geschäftslizenzen zu beantragen und Steuererklärungen per Post einzureichen.

Lassen Sie alle neuen Mitarbeiter Steuerformulare vor der Einstellung ausfüllen

Auf Bundesebene muss jeder neu eingestellte Mitarbeiter sowohl das Formular W-4 als auch das Formular I-9 ausfüllen.

Das Formular W-4 wird verwendet, um den Anmeldestatus eines Mitarbeiters zu bestimmen und Informationen zurückzuhalten. Arbeitgeber verwenden das Formular W-4, um den Bundessteuerabzug zu berechnen, einschließlich aller Anpassungen, die für die Anzahl der gleichzeitig ausgeübten Jobs, Abzüge und Gutschriften vorgenommen wurden. Arbeitgeber müssen Mitarbeiter W-4 für mindestens vier Jahre halten, nachdem der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt hat.

Das Formular I-9 wird verwendet, um die Beschäftigungsberechtigung einer Person zu überprüfen. Dieses Formular wird von Arbeitgebern anhand der vom neu eingestellten Arbeitnehmer bereitgestellten Informationen ausgefüllt. Arbeitgeber müssen das Formular I-9 prüfen, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer die Anspruchsvoraussetzungen angemessen erfüllt.

Das Formular I-9 muss mindestens drei Jahre nach dem Einstellungsdatum eines Mitarbeiters oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden, je nachdem, welches Datum später liegt.

Wenn Sie einen 1099-Vertragspartner beauftragen, muss der Vertragspartner das Formular W-9 ausfüllen. Formular W-9 ist eine Anforderung für die Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung eines Auftragnehmers, und Sie verwenden die auf dem Formular bereitgestellten Informationen, um Zahlungen an Auftragnehmer zu melden. Bewahren Sie das Formular W-9 mindestens vier Jahre lang auf.

Es kann bundesstaatliche Voreinstellungsformulare geben, die Sie für Neueinstellungen ausfüllen müssen, aber diese sind je nach Bundesstaat unterschiedlich. Achten Sie darauf, die Gesetze und Vorschriften Ihres Staates in Bezug auf Steuerformulare vor der Einstellung zu überprüfen.

Vollständige Berichterstattung über Neueinstellungen

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Neueinstellungen oder Wiedereinstellungen innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung dem State Directory of New Hires (SDNH) ihres Staates zu melden. Die staatliche Stelle leitet die Informationen dann an das National Directory of New Hires (NDNH) weiter.

Die Meldung von Neueinstellungen dient dazu, Unterhaltszahlungen für Kinder zu erleichtern, die Vaterschaft festzustellen, Eltern von Kindern über Staatsgrenzen hinweg ausfindig zu machen und Unterhaltsanordnungen für Kinder durchzusetzen. Die Berichterstattung über Neueinstellungen hilft auch bei der Aufdeckung von Leistungsbetrug, einschließlich Arbeitslosenversicherungsbetrug und Arbeitsunfallversicherungsbetrug.

Viele Unternehmen reichen das ausgefüllte Formular W-4 eines Mitarbeiters bei den zuständigen Meldestellen für Neueinstellungen ein, aber staatliche Portale sind die bevorzugte Übermittlungsmethode.

Mitarbeiter und Auftragnehmer richtig klassifizieren

Wenn Sie Mitarbeiter für Ihr Unternehmen einstellen, entscheiden Sie sich möglicherweise zwischen der Einstellung von 1099- und W-2-Mitarbeitern. Es gibt jedoch keinen 1099-Mitarbeiter, da 1099-Auftragnehmer als Kleinunternehmer mit Einzelunternehmen eingestuft werden, während W-2-Mitarbeiter als Privatpersonen eingestuft werden, die für ein Unternehmen arbeiten.

Als Arbeitgeber müssen Sie bestimmen, ob eine neue Einstellung für rechtliche und steuerliche Zwecke als W-2-Mitarbeiter oder als 1099-Auftragnehmer eingestuft wird. Der Unterschied zwischen einem 1099-Auftragnehmer und einem W-2-Mitarbeiter hängt davon ab, wie viel Kontrolle Sie über die Arbeit des Mitarbeiters haben, wie viel Kontrolle Ihr Unternehmen über den Mitarbeiter hat und welche Art von Geschäftsbeziehung Sie mit dem Mitarbeiter haben.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Steuern im Namen von W-2-Mitarbeitern einzubehalten, und Arbeitsgesetze gelten normalerweise nur für W-2-Mitarbeiter. Umgekehrt müssen Arbeitgeber von 1099 Auftragnehmern keine Steuern einbehalten. Darüber hinaus gelten die meisten Arbeitsgesetze nicht für 1099-Vertragspartner.

Lernen Sie Lohn- und Personalgesetze kennen

Für Kleinunternehmer kann es schwierig sein, Lohn- und Personalgesetze zu lernen und mit ihnen Schritt zu halten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch nicht über das Budget verfügt, um einen HR-Experten einzustellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die Lohn- und Personalgesetze auf dem Laufenden bleiben und diese einhalten. Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der bundesstaatlichen und staatlichen Lohn- und Personalgesetze, die Ihr Unternehmen kennen muss:

  • Der Mindestlohn Ihres Staates oder Ihrer Gemeinde
  • Steuersätze der Sozialversicherung
  • Medicare-Steuersätze
  • Arbeitslosensteuersätze
  • Standortspezifische Lohnsteuern/Abzüge
  • Gesetze zur Kinderarbeit
  • Lohnsteuersätze für öffentliche Verkehrsmittel
  • Krankenstandsgesetze/-verordnungen
  • Gesetze über die Pflicht der Geschworenen
  • Familienurlaubsgesetze und Lohnsteuern
  • Arbeitnehmerentschädigungsgesetze
  • Gesetze zur Berufsunfähigkeitsversicherung
  • Arbeitsgesetze zur Chancengleichheit

2. Legen Sie einen Zahltagplan gemäß den Zahltaggesetzen Ihres Staates fest

Wenn es um die Auswahl eines Gehaltsplans geht, ist es wichtig, die Zahltaggesetze Ihres Staates zu berücksichtigen. Die meisten Staaten haben bestehende Zahltaggesetze, die den maximalen Zeitraum zwischen den zulässigen Arbeitnehmerzahlungen auf der Grundlage einer Vielzahl von Faktoren vorschreiben, einschließlich der Art des Arbeitnehmers, den Sie bezahlen, des Jahresgehalts des Arbeitnehmers und ob der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Lohn verdient.

Sie sollten jedoch auch den Cashflow Ihres Unternehmens berücksichtigen, wenn Sie sich für einen Gehaltsplan entscheiden. Das Gehaltsbudget Ihres Unternehmens kann einen erheblichen Teil der Einnahmen Ihres Unternehmens ausmachen. Planen Sie daher am besten den Cashflow Ihres Unternehmens (dh wenn Sie regelmäßig Geld auf der Bank haben) ein, wenn Sie den Zahltag Ihres Unternehmens festlegen.

Schließlich sollten Sie unbedingt die branchenüblichen Zahltage berücksichtigen. Wenn Ihre Branche Mitarbeiter in der Regel zweiwöchentlich bezahlt und Sie zahlen einmal im Monat, werden Sie potenzielle Mitarbeiter wahrscheinlich abschrecken – selbst wenn Sie die Zahltaggesetze Ihres Bundesstaates einhalten.

3. Wählen Sie aus, welche Mitarbeiterzahlungsmethoden Sie anbieten

Bei der Auswahl der Zahlungsmethoden für Mitarbeiter müssen Sie berücksichtigen, welche Optionen zu Ihrem Budget passen, für Ihre Mitarbeiter am bequemsten sind und sich am besten für die Aufzeichnungen eignen. Im Allgemeinen sind die beliebtesten Zahlungsmethoden in den USA die direkte Einzahlung und Papierschecks.

Sowohl direkte Einzahlungen als auch Scheckzahlungen erzeugen bei ihrer Verwendung organisch einen Aufzeichnungspfad, sodass sie sich hervorragend für die Aufbewahrung von Steuer- und Buchhaltungsunterlagen eignen. Die Kosten für direkte Einzahlungen betragen normalerweise weniger als einen Dollar pro Zahlung, abhängig von der Bank Ihres Unternehmens.

Papierschecks können jedoch etwas kostspieliger und zeitaufwändiger sein, da Sie entscheiden müssen, wo Sie Geschäftsschecks bestellen, einen Vorrat an Geschäftsscheckpapier halten und möglicherweise eine Scheckdrucksoftware abonnieren möchten.

Andere weniger beliebte Zahlungsmethoden

  • Bargeld: Obwohl die Verwendung von Bargeld legal ist, rät der IRS Unternehmen im Allgemeinen davon ab, Mitarbeiter in bar zu bezahlen, da es viel schwieriger ist, Aufzeichnungen über Barzahlungen zu führen.
  • Bezahlkarten: Bezahlkarten oder Lohnkarten werden zunehmend als Optionen von Anbietern von Lohnsoftware angeboten. Diese Karten funktionieren wie aufladbare Debitkarten und eignen sich hervorragend für Mitarbeiter ohne Bankkonto.
  • Kryptowährung: Kryptowährung ist eine Art Nebenzahlungsoption, da es sich um eine neuere Zahlungsmethode handelt, die noch nicht vollständig reguliert ist. Wenn Sie Mitarbeiter in Kryptowährung bezahlen möchten, sprechen Sie mit einem Steuerexperten, um die Steuergesetze und Rechnungslegungsvorschriften für Kryptowährungen besser zu verstehen.

4. Wählen Sie, ob Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware oder einen DIY-Abrechnungsprozess verwenden möchten

Unabhängig davon, ob Sie sich für die Verwendung einer Lohnsoftware oder für die manuelle Lohnabrechnung entscheiden, die Methode der Lohnabrechnung bleibt gleich. Dennoch ist die Entscheidung zwischen der Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware oder der DIY-Gehaltsabrechnung eine wichtige Entscheidung mit Auswirkungen auf die Finanzen, die Zeit und die Aufzeichnungsprozesse der Eigentümer eines Unternehmens.

Lesen Sie weiter für einen Vergleich, wann Sie sich für eine Gehaltsabrechnungssoftware oder eine Do-it-yourself-Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen entscheiden sollten.

Wann Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware in Betracht ziehen sollten

Vorteile

  • Spart Zeit bei der Gehaltsabrechnung
  • Erledigt Lohnsteuern
  • Führt Benutzer durch den Gehaltsabrechnungsprozess
  • Bonusfunktionen (HR, Zeiterfassung, Leistungsverwaltung etc.)

Nachteile

  • Abonnementkosten
  • Anfällig für technische Probleme
  • Einigen Optionen mangelt es an Flexibilität

Als Unternehmer sollten Sie die Verwendung einer Lohnbuchhaltungssoftware in Betracht ziehen, wenn Sie:

  • Sie haben keine Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung
  • Sind einigermaßen sicher im Umgang mit einem Computer
  • Sie möchten Zeit bei der Gehaltsabrechnung sparen
  • Sie möchten nicht die Verantwortung übernehmen, die Gehaltsabrechnungsvorschriften einzuhalten
  • Sind bereit, für Experten zu bezahlen, die Ihre Lohnsteuern bearbeiten
  • Bereit, die Kosten für das Abonnement der Gehaltsabrechnungssoftware zu bezahlen
  • Sind bereit, die besten Gehaltsabrechnungssoftwareoptionen für Ihr Unternehmen zu recherchieren

Wann Sie die DIY-Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen sollten

Vorteile

  • Frei
  • Vollständig anpassbarer Gehaltsabrechnungsprozess
  • Kontrolle über Lohndaten

Nachteile

  • Mehr Raum für Fehler
  • Volle Lohnsteuerpflicht
  • Zeitaufwendig

Im Allgemeinen sollten Sie als Geschäftsinhaber die Verwendung eines DIY-Gehaltsabrechnungsprozesses in Betracht ziehen, wenn Sie:

  • Sie verfügen über ausreichende Kenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze
  • Vertrauen Sie auf Ihre Fähigkeit, Gehaltsabrechnungen zu führen
  • Sie sind bereit, die Gehaltsabrechnung manuell durchzuführen
  • Arbeiten Sie mit einem Steuerexperten zusammen, um die Lohnsteuern Ihres Unternehmens abzuwickeln
  • Haben Sie die Mittel, um Gehaltsinformationen sicher zu speichern

5. Berechnen Sie den Bruttolohn für Ihre Mitarbeiter

Um mit der Gehaltsabrechnung zu beginnen, müssen Sie den Bruttolohn für Ihre Mitarbeiter berechnen.

Das Bruttoentgelt eines Arbeitnehmers ist die Summe aller seiner Einkünfte vor Abzug von Lohnsteuern oder Abzügen. Der Bruttolohn umfasst verdiente Löhne für Gehalts- und Stundenangestellte sowie alle Nebenverdienste wie Trinkgelder, Überstundenvergütung, Prämien, Provisionen, Prämien, Nachzahlungen und mehr.

So berechnen Sie den Stundenlohn Ihrer Mitarbeiter

Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis bezahlt werden, verdienen einen festen Satz für jede geleistete Stunde während eines einzigen Lohnzeitraums. Der Stundenlohn kann in jedem Zahlungszeitraum zu variablen Einnahmen führen, da ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit Zeit versäumen, zu spät kommen, vorzeitig gehen, Überstunden leisten oder ein anderes Ereignis erleben kann, das seine geplanten Arbeitszeiten stört.

Um den gesamten Stundenverdienst pro Lohnzeitraum für einen Mitarbeiter zu berechnen, müssen Sie die Anzahl der Stunden, die er im Lohnzeitraum gearbeitet hat, mit seinem Stundensatz multiplizieren. Es ist sehr einfach.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise insgesamt 74 Stunden in einem einzigen Lohnzeitraum gearbeitet hat und 30 $/Stunde verdient, beläuft sich das Bruttoeinkommen des Mitarbeiters auf 2 220 € für den Lohnzeitraum (74 x 30 = 2 220).

Wenn derselbe Mitarbeiter im selben Lohnzeitraum (insgesamt 80 geleistete Arbeitsstunden) zusätzlich sechs Überstunden leistet und für diese Zeit anderthalb Stunden verdient (45 USD/Stunde für sechs Stunden), beläuft sich sein Bruttoverdienst auf 2.490 USD.

So berechnen Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter

Die Berechnung des Bruttolohns für Angestellte ist eine Sache der Einteilung. Da die meisten Angestellten auf Jahresbasis bezahlt werden, müssen Sie einfach ihr gesamtes Jahresgehalt (vor Steuern) durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr teilen.

Stellen wir uns zum Beispiel einen Mitarbeiter vor, der jährlich 84.000 US-Dollar verdient und zweimal im Monat bezahlt wird (insgesamt 24 Gehaltsperioden). Dieser Mitarbeiter verdient 3.500 USD pro Zahlungsperiode (84.000/24 ​​= 3.500).

6. Lohnsteuern berechnen und einbehalten

Arbeitgeber sind für die Berechnung und Einbehaltung der Lohnsteuer im Namen ihrer Arbeitnehmer verantwortlich. Die folgenden Steuern sind die häufigsten Steuern, die von Arbeitgebern einbehalten werden:

  • Medicare-Steuern
  • Steuern der Sozialversicherung
  • Bundesarbeitslosensteuergesetz Steuern (FUTA)
  • Staatliche Arbeitslosensteuern
  • Einkommenssteuer

Um Lohnsteuern zu berechnen, müssen Sie jede einzelne Steuer manuell mit dem Bruttoverdienst des Mitarbeiters multiplizieren.

Beispiel für die Berechnung der Lohnsteuer

Wir können FUTA-Steuern als Beispiel verwenden. FUTA-Steuern werden mit einem Satz von 6 % der ersten 7.000 USD besteuert, die jährlich an einen Mitarbeiter gezahlt werden.

Zuerst wandeln wir die 6 % in eine Dezimalzahl um – 0,06 von 100. Von dort multiplizieren Sie den Steuersatz mit dem zu versteuernden Bruttoeinkommen, also 0,06 x 7.000 = 420 $. In diesem Beispiel ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, FUTA-Steuern in Höhe von 420 USD pro Jahr für jeden Arbeitnehmer zu zahlen, der mindestens 7.000 USD an Bruttolöhnen verdient.

Nachdem Sie die Lohnsteuerverbindlichkeiten vom Bruttogehalt Ihres Mitarbeiters berechnet haben, können Sie diesen Betrag für dessen Gehaltsabrechnung einbehalten und die Einbehalte bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen Ihres Mitarbeiters vermerken.

7. Lohnabzüge für Mitarbeiter vornehmen

Neben der Lohnsteuer wird der Lohn der Arbeitnehmer auch durch Lohnabzüge gekürzt. Lohnabzüge können freiwillig oder unfreiwillig erfolgen. Darüber hinaus können Lohnabzüge vom Vorsteuer- und Nachsteuergewinn vorgenommen werden.

Hier ein kurzer Überblick über einige der häufigsten Lohnsteuerabzüge:

  • Beiträge zum Alterskonto
  • Pfändungen
  • Versicherungsprämienzahlungen
  • FSAs und HSAs
  • Gewerkschaftsgebühren

Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, Lohnabzüge im Namen Ihrer Mitarbeiter vorzunehmen und sicherzustellen, dass die abgezogenen Mittel ordnungsgemäß zugewiesen werden.

Wenn beispielsweise Gelder abgezogen werden, um die Zahlung eines Mitarbeiters für seine vom Arbeitgeber finanzierte Krankenversicherung zu decken, müssen Sie diese Zahlung mit den Geldern leisten, die Sie vom Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters abgezogen haben.

8. Berechnen Sie den Nettoverdienst für jeden Mitarbeiter

Nachdem Sie alle Lohnsteuer- und Nebenabzüge vorgenommen haben, geht es an die Berechnung des Nettoverdienstes Ihres Mitarbeiters. Das Nettoeinkommen eines Arbeitnehmers ist der Gesamtlohn, den ein Arbeitnehmer nach Abzug von Steuern und Abzügen mit nach Hause nimmt.

Um den Nettoverdienst eines Mitarbeiters zu berechnen, subtrahieren Sie einfach den Gesamtbetrag der Lohnsteuern und Abzüge von seinem Bruttoverdienst für den Zahlungszeitraum.

Beispiel für die Berechnung des Nettoeinkommens eines Mitarbeiters

Betrachten wir zum Beispiel eine Person, deren Bruttoeinkommen 3.500 US-Dollar für einen einzigen Zahlungszeitraum beträgt. Nehmen wir an, dass insgesamt 454 $ vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters abgezogen wurden, um Lohnsteuern und Abzüge zu decken. In diesem Beispiel beläuft sich das Nettoeinkommen des Mitarbeiters auf insgesamt 3.046 USD für den Zahlungszeitraum (3.500 – 454 = 3.046).

9. Gehaltsabrechnungskorrekturen überprüfen und vornehmen

Sobald Sie alle Berechnungen für die Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, sie noch einmal zu überprüfen. Sparen Sie Zeit und Geld für die Korrektur einer fehlerhaften Abrechnung. Hier sind einige Details, auf die Sie bei der Überprüfung Ihrer Gehaltsabrechnung vor der Einreichung achten sollten:

  • Genauigkeit der Mitarbeiterverdienste
  • Welche Zahlungsmethoden werden für jeden Mitarbeiter ausgewählt?
  • Von welchem ​​Bankkonto kommen die Gelder?
  • Korrekt gemeldete Mitarbeiterstunden
  • Korrigieren Sie die Zahlungsperiodendaten

Nachdem Sie zurückgegangen sind und eventuelle Fehler in Ihrer Lohnabrechnung korrigiert haben, können Sie Ihre Lohnabrechnung einreichen.

10. Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter

Sobald die Gehaltsabrechnung eingereicht wurde, ist es an der Zeit, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Abhängig von der Art der Zahlungsmethode, mit der Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, kann dieser Vorgang unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter per Direktüberweisung bezahlen, müssen Sie daran denken, die Transaktionen rechtzeitig bei Ihrer Bank einzureichen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht zu spät bezahlt werden.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter per Scheck bezahlen, können Sie am Zahltag einfach Schecks ausdrucken und an Ihre Mitarbeiter verteilen.

11. Machen Sie Lohnsteuereinlagen und Abzugszahlungen

Jetzt ist es an der Zeit, mit dem Geld, das Sie von den Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter einbehalten haben, und Ihren eigenen Beiträgen Lohnsteuervorauszahlungen an Bund und Länder zu leisten.

Darüber hinaus müssen Sie Zahlungen für alle anderen Abzüge senden, die Sie von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter vorgenommen haben.

Lohnsteuern, einschließlich Sozialversicherung, Krankenversicherung und Einkommenssteuern, müssen monatlich oder halbwöchentlich hinterlegt werden, abhängig von der Gesamtsteuerschuld, die Sie in Zeile 9 des Formulars 944 oder in Zeile 12 des Formulars 941 gemeldet haben.

Es ist obligatorisch, Bundessteuereinzahlungen per elektronischer Überweisung über das elektronische Bundessteuerzahlungssystem oder EFTPS der Regierung vorzunehmen.

FUTA-Steuereinlagen sind am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar eines jeden Steuerjahres fällig.

Die Fälligkeitstermine für die Einzahlung der staatlichen Lohnsteuer und die Fälligkeitstermine für den Lohnabzug variieren, aber Sie müssen diese Informationen einholen, um sicherzustellen, dass Ihre Einzahlungen und Zahlungen rechtzeitig erfolgen.

Das Fazit zur Bezahlung von Mitarbeitern

Glücklicherweise ist es ziemlich einfach zu verstehen, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, sobald Sie die Grundlagen der Gehaltsabrechnung gelernt und alle eingerichteten Aufgaben erledigt haben.

Viele Kleinunternehmer stellen fest, dass die größte Herausforderung bei der Bezahlung von Mitarbeitern darin besteht, die Lohnsteuer richtig zu erhalten, da die Lohnsteuergesetze und Personalvorschriften je nach Standort stark variieren können. Glücklicherweise verfügen wir über mehrere staatliche Lohnsteuerressourcen, um Geschäftsinhabern, die neu in der Lohn- und Personalabrechnung sind, zu helfen, sich zu orientieren.

Schauen Sie sich unsere staatlichen Lohnsteuerleitfäden an:

  • Lohnsteuerleitfaden für den Staat New York
  • Leitfaden zur Lohnsteuer in Kalifornien
  • Lohnsteuerleitfaden für Texas
  • Arizona Payroll Tax Guide
  • Leitfaden zur Gehaltsabrechnung in Florida
  • Maryland Payroll Tax Guide

Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung von Mitarbeitern

Wie zahlt man Lohnsteuer?

Um Lohnsteuern, einschließlich FICA und Einkommenssteuern, zu zahlen, müssen Geschäftsinhaber monatlich oder halbwöchentlich Lohnsteuerzahlungen über das föderale EFTPS-System einreichen, abhängig von den zuvor gemeldeten Steuerverbindlichkeiten Ihres Unternehmens.

FUTA-Steuern müssen am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar bezahlt werden. Während die Daten und Fristen für die Einzahlung der staatlichen Lohnsteuer variieren.

Welche Zahlungsmethoden gibt es für Mitarbeiter?

Die beliebtesten Zahlungsmethoden für Mitarbeiter sind direkte Einzahlungen und Scheckzahlungen. In den USA werden jedoch auch andere Zahlungsmethoden für Mitarbeiter verwendet, darunter Bargeld, Kryptowährung und Pay-Card-Zahlungen.

Wie richte ich die Bezahlung meiner Mitarbeiter ein?

Um die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter einzurichten, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen gesetzlichen Anforderungen für die Gehaltsabrechnung erfüllt haben, einschließlich der Einholung einer EIN für Ihr Unternehmen, das Ausfüllen der erforderlichen Voreinstellungsformulare durch die Mitarbeiter und das Ausfüllen der Berichterstattung über Neueinstellungen.

Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie mit der Gehaltsabrechnung für Ihren Mitarbeiter beginnen.

Kann ich die Lohnabrechnung selbst durchführen?

Es ist möglich, die Gehaltsabrechnung manuell durchzuführen, aber es ist im Allgemeinen effizienter, eine Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, um die Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Was ist die beliebteste Zahlungsmethode für Mitarbeiter?

Die direkte Einzahlung ist bei Mitarbeitern in den USA bei weitem die beliebteste Zahlungsmethode.