So verwalten Sie Urlaubsanträge wie ein Chef

Als Arbeitgeber kann es schwierig sein, die Urlaubswünsche Ihrer Arbeitnehmer in Einklang zu bringen. Es kann eine Herausforderung sein, den idealen Kompromiss zwischen Anpassungsfähigkeit und der Sicherstellung, dass Ihr Unternehmen über eine ausreichende Abdeckung verfügt, zu finden.

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Die Vorteile und Privilegien einer Beschäftigung werden von Arbeitnehmern laut verschiedener Studien höher geschätzt als die Bezahlung selbst. Die Arten von Personen, die sich um eine Zusammenarbeit mit Ihnen bewerben, werden stark davon beeinflusst, wie Sie Urlaubsanträge verwalten.

Wenn Ihre Freizeitbeschränkungen streng sind, wird es schwierig sein, qualifizierte Stellenbewerber zu gewinnen.

Wenn Sie es unfair oder herausfordernd machen, Urlaubsanträge zu stellen, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Mitarbeiter an Bord zu halten. Wenn Sie keine Richtlinie haben, werden Sie Probleme haben, Personal während der geschäftigsten Urlaubszeiten zu halten.

Die Aufrechterhaltung eines gesunden Privatlebens abseits der Arbeit, wenn nötig, und die Lebensqualität stehen in direktem Zusammenhang. Es ist wichtig zu verstehen, wie Anfragen schnell und effektiv bearbeitet werden.

Das Erstellen einer Urlaubsrichtlinie, von der alle Parteien profitieren, kann wie folgt erfolgen:

Legen Sie einen Prozess und Fristen fest

Aliza Naiman, eine Managerin bei Olgam Life, teilt mit: „Sie müssen eine Urlaubsantragsmethode festlegen, an die sich die Arbeitnehmer halten müssen, wenn Sie Anträge gerecht behandeln wollen.

Geben Sie in Ihrer Richtlinie an, wie lange im Voraus ein Mitarbeiter eine Anfrage stellen muss. Mehrere Unternehmen verlangen einen bestimmten Zeitraum, z. B. zwei Wochen.

Einige Unternehmen planen möglicherweise gerne Jahresurlaub und fordern, dass alle ihre Anträge im Januar einreichen.

Sie können sich auf Personalengpässe vorbereiten, indem Sie die Arbeitnehmer auffordern, ihre Anträge bis zu einem bestimmten Datum einzureichen. Sie können berechnen, wie viel Versicherungsschutz Sie benötigen, indem Sie voraussehen, wer im Büro abwesend sein wird.

Das Festlegen von Fristen gibt Ihnen auch einen gewissen Spielraum, um Probleme mit der Freizeit anzugehen (z. B. zu viele Mitarbeiter, die um die gleichen Feiertage bitten).

Geben Sie die Person(en) an, an die sich der Arbeitnehmer mit Anfragen richten muss (z. B. Manager, Vorgesetzter usw.). Die Mitarbeiter wissen dann, wann und an wen sie Anträge stellen müssen.

Geben Sie an, was passieren wird, wenn ein Mitarbeiter bis zum Ablauf der Frist keine Auszeit beantragt. Würden Sie ihre Bitte trotzdem berücksichtigen? Werden die Anfragen anderer Arbeitnehmer Vorrang vor ihren haben?“

Legen Sie eine Antragsfrist fest

Jeder Sektor hat einzigartige hochintensive Jahreszeiten, in denen es für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens katastrophal sein kann, sich zu viele Auszeiten zu nehmen. Der Einzelhandel braucht zum Beispiel in den Winterferien viel Unterstützung.

Susan Melony, CMO von FreePeopleSearch, behauptet: „Sie könnten einen Stichtag festlegen, an dem unter bestimmten Umständen Anträge auf Abwesenheit gestellt werden können.

Sie könnten sogar noch einen Schritt weiter gehen und eine Frist für die Einreichung von Anträgen festlegen.“

Sie fährt fort: „Dies geschieht, um die Leute davon abzuhalten, nach Dingen für das nächste Jahr zu fragen, wenn noch nicht alle Arbeiter beschäftigt sind.

Wenn Sie eine Antragsfrist festlegen, informieren Sie sofort alle Mitarbeiter. Dies ist wichtig, da Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sein werden, jeden Urlaubsantrag anzunehmen, sodass Sie ein Verfahren benötigen, um festzustellen, wer seinen Antrag erhält und wer nicht.

Einige dieser Techniken hängen davon ab, wer die ursprüngliche Anfrage stellt, was nur fair ist, wenn sich alle gleichermaßen bewusst sind, dass sie das Recht dazu haben.

„Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“-Richtlinien werden am häufigsten von Unternehmen verwendet, um die Urlaubszeit zu kontrollieren, gefolgt von Dienstaltersrichtlinien.

Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Wer zuerst die Auszeit beantragt, bekommt sie auch. Deshalb kündigen Sie allen Mitarbeitern gleichzeitig und im Voraus den Termin an.

Flexibilität ist wichtig, da bestimmte Arbeitnehmer immer zuerst kommen können. Sie möchten nicht, dass dieselben Mitarbeiter gezwungen sind, an Feiertagen zu arbeiten, nur weil sie ihre Anträge erst am nächsten Tag eingereicht haben.

Betriebszugehörigkeit: Dies funktioniert am besten, wenn Urlaubsanträge aus allen anderen Gründen gleichermaßen berechtigt und widersprüchlich sind.“

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Transparenz darüber, wer wann abwesend ist

Ein Bericht, der den Status des Unternehmens umreißt, ist ein großartiges Werkzeug für die Verwaltung von Feiertagen.

Die Kommunikation und Arbeitsplanung der Teamleiter wird durch die Einsicht in die Abwesenheit von untergeordneten Mitarbeitern unterstützt.

Außerdem erleichtert es die Auftragsverwaltung, indem Systemassistenten bestimmt werden, die sich um die Geschäfte abwesender Personen kümmern, während sie sich im Urlaub befinden.

Außerdem schätzen Arbeitnehmer die Offenheit und Zugänglichkeit von Informationen über aktuelle, überfällige, verbrauchte, beantragte oder ungenutzte Urlaubszeiten.

All diese Daten an einem Ort zu haben, macht die Verwaltung Ihrer Urlaubspläne mit Ihren Vorgesetzten einfacher.

Ein übersichtliches System ermöglicht zudem eine bequeme Ablage von Akten mit umfassenden Informationen zu verfügbarem und in Anspruch genommenem Urlaub.

Branchenspezifische Anforderungen

Je nach Branche kann dies die Beibehaltung einer Mindestpersonalausstattung zur Gewährleistung der Patientensicherheit oder die Verpflichtung eines bestimmten Anteils der Arbeitnehmer zur Bedarfsdeckung (Fertigung) (Gesundheitswesen) umfassen.

Sind Sie in der überfüllten Weihnachtseinzelhandelsbranche oder vielleicht in der Steuersaison in einem Buchhaltungsunternehmen tätig? Sobald ein Mitarbeiter für Sie zu arbeiten beginnt, stellen Sie sicher, dass er über Sperrfristen für Abwesenheitsanträge informiert ist.

Fragen Sie nach dem Zweck der Anfrage

Es scheint, als könnte es von Vorteil sein, die Gründe jedes Mitarbeiters für die Suche nach einer Auszeit abzuwägen, und in bestimmten Fällen könnte es das auch sein.

Doch selbst in Kombination mit anderen objektiven Kriterien kann die ausschließliche Abhängigkeit vom „Anfragegrund“ schnell zu einem Teufelsspiel subjektiver Präferenzen werden.

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Berücksichtigen Sie frühere Anfragen

Die Berücksichtigung „früherer Anträge“ für freie Tage mag in Bezug auf die Nachverfolgung umständlich sein, ähnlich wie „rotierende Zeitpläne“, aber es ist nichts, was ein gut organisiertes System nicht bewältigen könnte.

Bei diesem Ansatz wird ein breiterer Blick darauf geworfen, wann und wie viel Zeit sich die Arbeitnehmer genommen haben, anstatt sich nur auf frühere Urlaubsanträge zu konzentrieren.