So integrieren Sie Shopify und Sage

Ihr Sage ERP ist die Lebensader Ihres Unternehmens. Die Qualität der darin enthaltenen Daten betrifft fast alle Abteilungen – Vertrieb, Marketing, Finanzen, Betrieb und mehr. Daher ist es entscheidend, dass Ihr Team die Kontrolle darüber hat, wie, wann und welche Daten in Sage ein- und ausgehen, insbesondere wenn es um Ihre Online-Bestellungen und Kunden von Shopify geht. Eine Möglichkeit, diesen Datenfluss zu kontrollieren, ist die Integration und Automatisierung.

Egal, ob Sie ein etablierter Online-Verkäufer sind oder Ihre erste Online-Site mit Shopify starten, es ist wichtig, die Integration dieser beiden Systeme früher als später in Erwägung zu ziehen. So kontrollieren Sie Ihre Systeme, Mitarbeiter und Berichte, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Online-Geschäft weiter vorantreiben.

Warum Sie Shopify und Sage integrieren sollten

Integration zwischen Shopify und Sage zahlt sich sowohl für Ihren Betrieb als auch für Ihre Kunden aus.

Erstens, was verstehen wir unter Integration? Die Softwareintegration bildet die Datenbewegung zwischen Shopify und Sage ab. Durch Datenzuordnung können Sie Kernprozesse wie Auftragserfüllung, Bestandszählungsaktualisierungen, Preisaktualisierungen, Finanzberichte und mehr automatisieren. Durch die Automatisierung entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe zwischen Ihren beiden Systemen, was die Datenverarbeitungszeit verkürzt und Datenkonsistenz gewährleistet, da z. B. immer die richtige Lieferadresse übertragen wird.

Nehmen Sie es von Shopify Plus-Benutzer Q-See und wie seine Erfahrung vor der Integration in Sage war.

Als wir uns entschlossen, den E-Commerce-Anbieter zu wechseln, stellten wir fest, dass wir auch einen Anbieter brauchten, der die Auftragsabwicklung und Bestandsverwaltung zwischen unserem neuen Anbieter [Shopify Plus] und dem aktuellen ERP [Sage 100] automatisieren konnte. Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir alle Funktionen manuell ausgeführt. Es war nicht nur zeitaufwändig, wir zahlten auch übermäßige Überstunden und viele kritische Geschäftsfunktionen wurden zurückgedrängt. Unser Prozess verbrauchte einfach Personalressourcen und wirkte sich negativ auf unseren Fortschritt aus.

Bei Q-See umfassten einige dieser manuellen Prozesse:

• Manuelle Eingabe von Online-Bestellungen in Sage zum Kommissionieren, Verpacken und Versenden und anschließende Eingabe dieser Versand-/Tracking-Informationen wieder in Shopify Plus
• Aktualisierung der Bestandszahlen, um Überverkäufe zu vermeiden
• Halten Sie Produktlisten über verschiedene Kanäle wie Shopify und Marktplätze aktuell und konsistent.

(Lesen Sie hier die vollständige Fallstudie zum Integrationsprojekt Shopify to Sage von Q-See.)

Mit der Integration wird Ihr Unternehmen effizienter. Mitarbeiter sind nicht auf die manuelle Dateneingabe spezialisiert, sondern können an sinnvollen Aufgaben arbeiten. Daten sind auch konsistent. Sie können diese 2-tägigen Versandfristen garantieren. Vermeiden Sie Überverkauf (oder Unterverkauf!) und zeigen Sie Lagerbestände in Echtzeit an. Sie können immer das richtige Produkt an die richtige Adresse liefern. Kurz gesagt, wenn Ihr Betrieb konsistent ist, können Ihre Kunden auch ein konsistentes Erlebnis mit Ihrer Marke erwarten.

Hier sind einige verräterische Anzeichen dafür, dass Sie für die Integration zwischen Shopify und Sage bereit sind:

• Überverkaufen Sie weiter
• Verbringen Sie Stunden mit der manuellen Dateneingabe
• Kostspielige Fehler machen, wie z. B. das Versenden des falschen Artikels
• Versenden Sie Bestellungen zu spät und verpassen Sie routinemäßig Lieferzeiten
• Verlust von Web-Bestellungen aufgrund von Systemabstürzen oder Bestellfehlern
• Produktinhalte oder Preise werden online nicht schnell genug aktualisiert
• Bestandsaktualisierungen verzögern
• Sie möchten wettbewerbsfähigere Funktionen wie 2-Tage-Versand, Direktversand oder einen anderen Vertriebskanal wie einen Marktplatz hinzufügen

Kommt Ihnen eines dieser Probleme bekannt vor? Wenn dies der Fall ist, sind Sie bereit, eine Integrationslösung in Betracht zu ziehen.

So wählen Sie einen Shopify-to-Sage-Integrationsansatz aus

Händler sollten bei der Auswahl einer Lösung ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen. Die Softwareintegration für zwei hochentwickelte Systeme wie Shopify und Sage ist eine herausfordernde Arbeit, insbesondere für Prozesse wie die Auftragsabwicklung. Diese beiden Systeme wurden nicht dafür entwickelt, nativ miteinander zu „reden“. Wie Sage als ERP Produktdaten verwendet, unterscheidet sich grundlegend von der Art und Weise, wie Shopify sie verwendet.

Das Ziel der Integration besteht darin, zu verstehen, wie jedes System Daten in seinen verschiedenen Feldern empfängt und sendet, und Ihre Daten dann entsprechend zuzuordnen. Darüber hinaus müssen Ihre Datenflüsse auch Ihre individuellen Geschäftsanforderungen widerspiegeln. Die meisten Händler möchten Bestandsaktualisierungen synchronisieren. Ihr Unternehmen möchte jedoch möglicherweise nur jeden Donnerstag um 12:00 Uhr eine Bestandsaktualisierung durchführen. Dieser Logik muss Rechnung getragen werden.

Wenn Ihre Systeme oder Anforderungen nicht von Anfang an richtig verstanden werden, können Integrationsprojekte sehr frustrierend werden und nie zu der Lösung führen, die Sie benötigen. Wie immer ist es einfacher, gleich beim ersten Mal die richtige Lösung auszuwählen. Deshalb ist es wichtig, Ihre Optionen zu verstehen und zwischen ihnen zu wählen.

Es gibt zwei Hauptansätze für die E-Commerce- und ERP-Integration:

Vorgefertigte Integration für Shopify und Sage

Die moderne Art, Ihr Sage-ERP mit Ihrer E-Commerce-Plattform zu verbinden, besteht darin, eine vorgefertigte Lösung eines iPaaS-Anbieters (Integration Platform as a Service) zu verwenden. iPaaS-Anbieter bieten Cloud-basierte Anwendungen an, die über sofort einsatzbereite und „codelose“ Funktionen verfügen, um Ihre Systeme zu verbinden.

Obwohl sie „out-of-the-box“ sind, verlieren Sie auch nicht unbedingt die Anpassungsmöglichkeiten. Vorgefertigte Integrationslösungen sind oft „konfigurierbar“. Das bedeutet, dass Händler die vorgefertigten Einstellungen ändern oder anpassen können, um sie an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Beispielsweise können Sie durch die Konfiguration festlegen, dass Ihre Bestandsaktualisierungen jeden Donnerstag um 12:00 Uhr synchronisiert werden.

Als cloudbasierte Anwendung bieten Ihnen diese Integrationslösungen viele der gleichen Vorteile wie eine SaaS-E-Commerce-Plattform wie Shopify. Vorgefertigte Integrationslösungen sind im Allgemeinen kostengünstiger und schneller zu implementieren, da sie sofort einsatzbereit sind. Sie müssen sich nicht um die Wartung oder Aktualisierung der Integrationsanwendung selbst kümmern. In den meisten Fällen verfügen Sie nicht über umfassende technische Ressourcen oder ein IT-Team, um die Verbindung zu verwalten. Für den Zugriff auf die Software sollten Händler mit der Zahlung eines monatlichen Abonnements und einer einmaligen Implementierungsgebühr rechnen, um die Kosten für die Konfiguration der Integration nach Ihren Bedürfnissen zu decken. Je nach Datenvolumen oder Komplexität (wie B2B) können monatliche Abonnements zwischen 300 und 1.500 US-Dollar kosten.

Vergessen Sie schließlich nicht, dass die Kerngeschäftskompetenz eines iPaaS-Anbieters die Integration ist. Sie verfügen über fundierte Fachkenntnisse in der Softwareintegration und Ihren Systemen. Sie sollten immer Best Practices anwenden, um sicherzustellen, dass Daten reibungslos zwischen Ihren Systemen laufen.

Maßgeschneiderte Integration von Shopify zu Sage

In seltenen Fällen entscheiden sich Händler oder ihre Partner (wie ein ERP-Berater oder eine Webagentur) dafür, eine benutzerdefinierte Integration zwischen Sage und Ihrer E-Commerce-Plattform zu erstellen. Wir definieren „benutzerdefiniert“ hier als einen Entwickler, der einmaligen benutzerdefinierten Code schreibt, der Ihre Systeme direkt zusammen abbildet. Der Code funktioniert nur für Ihre Systeme und Ihre Anforderungen.

Die benutzerdefinierte Integration erfordert ernsthafte technische Kenntnisse von Sage und Shopify, um zu verstehen, wie jedes System Daten sendet und liest. Es ist nicht etwas, was Sie als interne Ressource oder Partnerlernen bei der Arbeit wünschen. Wenn sie Best Practices übersehen oder häufige Datenfehler nicht berücksichtigen, kann Ihre Integration routinemäßig brechen und dennoch Ihren Betrieb unterbrechen.

Manchmal sind benutzerdefinierte Integrationsprojekte die beste Option. Beispielsweise können ERPs aus dem einen oder anderen Grund unglaublich angepasst werden. Sie könnten Sage obskure oder proprietäre (für Sie einzigartige) Änderungen hinzugefügt haben, um bei der SKU-Verwaltung oder der Bestellabwicklungslogik zu helfen. Je nach Änderung kann für den Zugriff auf diese Datenfelder oder Prozesse benutzerdefinierter Code erforderlich sein.

Die meisten Verkäufer haben jedoch keine wirklich einzigartigen Anforderungen, um die Kosten und die Wartung von benutzerdefinierten Integrationsprojekten zu rechtfertigen.

Stattdessen können benutzerdefinierte Integrationslösungen mehr Risiken für Ihr Projekt mit sich bringen.

Beispielsweise ist normalerweise eine einzelne Person für die Erstellung und Pflege des Codes für Ihre Integration verantwortlich. Was passiert, wenn diese Person in den Urlaub fährt und Sie keine Ahnung haben, warum Ihre Online-Bestellungen nicht korrekt mit Ihrem ERP synchronisiert werden? Wie verantwortlich ist diese einzelne Person, um über alle Systemaktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben, die Ihre Integration unterbrechen könnten?

Benutzerdefinierte Integrationsprojekte können auch in den Preisschildern variieren. Einerseits könnte die Lösung erschwinglich sein, da die Lösung nur die Grundlagen abdeckt. Auf der anderen Seite könnte ein Anbieter Ihnen 20.000 bis 30.000 US-Dollar anbieten, weil er alles von Grund auf neu baut.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre gesamten Anforderungen mit allen Lösungsanbietern überprüfen, bevor Sie sich für eine benutzerdefinierte Integration entscheiden. Was Sie als benutzerdefinierte oder einzigartige Anforderungen an Ihr Unternehmen betrachten, ist für einen vorgefertigten Integrationsanbieter möglicherweise nicht komplex. Die konfigurationsbasierte Integration ist robust und kann die meisten Fälle überwinden.

Welchen Sage-to-Shopify-Integrationsansatz empfehlen wir

Welche Lösung ist die beste für Ihr Unternehmen? Es kommt auf Ihre Anforderungen und die gewünschte Erfahrung für Ihr Team und letztendlich für die Kunden an. Sofern Sie keine proprietären Anforderungen haben, sollte ein iPaaS-Anbieter eine sinnvolle Möglichkeit sein, Sage und Shopify zu verbinden, wodurch Sie langfristig Zeit und Geld sparen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie eine sofort einsatzbereite Lösung aussieht, sehen Sie sich unsere codelose und konfigurierbare Shopify- und Sage-Integration an.