Wie Sie die Effizienz verbessern, indem Sie zwei Arten der Zusammenarbeit kombinieren
Veröffentlicht: 2022-12-21In der neuen Work-from-Home-Realität haben Unternehmen die Möglichkeit, die besten Arbeitsgewohnheiten aus der Offline-Welt nachzubilden und digital umzusetzen. Der Trick besteht darin, zwei Hauptarten der Zusammenarbeit zu identifizieren – passiv und aktiv – und sie zu kombinieren, um den produktivsten Arbeitsablauf zu unterstützen.
Passive Zusammenarbeit
„Passive Zusammenarbeit entfaltet ihren Wert, wenn Projektdetails und kollaborative Elemente sichtbar sind und verwaltet werden, und wenn ihre Ergebnisse sichtbar sind und gut verwaltet werden“, sagte Patrick Rohlfsen, leitender Berater des Arbeitsmanagement-Softwareunternehmens Wrike, auf der MarTech Conference.
Diese Arten der Zusammenarbeit treten in E-Mails und anderen Nachrichten auf, die keine sofortige Antwort erfordern. Früher waren dies die Aufgaben, die in den physischen Posteingang einer Person an ihrem Schreibtisch gelegt wurden.
„Die passive Zusammenarbeit wird jetzt immer stärker in Ihren [digitalen] Arbeitsablauf integriert“, sagte Rohlfsen. „Seit langer Zeit verwenden Unternehmen Tickets oder Anfrageformulare, um mit Kunden oder Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, aber ich sehe jetzt mehr Wunsch von Menschen nach einer einfacheren Möglichkeit für andere, Anfragen an sie zu richten.“
Viele aktuelle Arbeitsmanagement-Technologien befassen sich mit der Unterstützung der passiven Zusammenarbeit, sodass mehrere Teammitglieder gemäß ihren individuellen Arbeitszeitplänen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können.
„Es ist nicht ungewöhnlich, dass Marketing- oder IT-Teams oder Rechtsabteilungen ein Anfrageformular erstellen – etwas Einfaches, das die Anfragen standardisieren und in ihren Arbeitsablauf integrieren kann“, sagte Rohlfsen. „Die Erwartung ist, dass Sie, wenn Sie möchten, dass ich etwas für Sie erledige, Ihre Anfragen dort ablegen müssen, wo ich den Rest meiner Arbeit erledige.“
Die Zusammenarbeit wird einfacher oder effizienter, wenn jeder weiß, wo er sie finden kann, alles an einem Ort. Wenn Sie jedoch zu viel Arbeit in diesen passiven Modus investieren, besteht die Gefahr, dass das „menschliche Element“ aus der Arbeit genommen wird. Hier kommt die aktive Zusammenarbeit ins Spiel.
Aktive Zusammenarbeit
Aktive Zusammenarbeit sind die Echtzeit-Interaktionen, die während persönlicher Besprechungen in Büros oder auf Videokonferenzplattformen wie Zoom stattfinden.
„Aktive Zusammenarbeit entfaltet ihren Wert, wenn Sie das Potenzial erkennen, das wir als Menschen haben“, sagte Rohlfsen. „Je bewusster wir mit unseren Beziehungen und Neigungen umgehen, desto schneller erreichen wir diesen magischen Punkt der Zusammenarbeit. Je mehr wir uns Gedanken darüber machen, Umgebungen und Erfahrungen für Stakeholder zu schaffen, desto besser können die Ergebnisse als Projektmanager sein.“
Visuelle Hinweise erhöhen das Potenzial eines Durchbruchs während der aktiven Zusammenarbeit. Um diese Gelegenheiten optimal zu nutzen, wenn mehrere Personen aktiv miteinander Brainstorming betreiben, verwenden Sie ein digitales Whiteboard oder fördern Sie die gemeinsame Nutzung des Bildschirms.
Um die aktive Zusammenarbeit effizienter und einladender für die Teilnehmer zu gestalten, sollten Sie die Zeit für diese Besprechungen gegebenenfalls begrenzen. In vielen Fällen kann die „Magie“ in einem 10-minütigen Meeting geschehen. Widerstehen Sie dem Zurückgreifen auf den standardmäßigen 30-Minuten-Zeitblock in den digitalen Kalendern der Menschen.
Erstellen Sie nach der aktiven Zusammenarbeitssitzung eine Art Aufzeichnung der geteilten Ideen. Vielleicht ist es ein Screenshot des Whiteboards oder ein Video des Meetings. Dieser Datensatz enthält Aktionselemente, die nun in den Workflow der passiven Zusammenarbeit integriert werden können und die beiden Arten der Zusammenarbeit überbrücken.
Es ist sehr wichtig, daran zu denken, dass Menschen seit Anbeginn der Zeit von Angesicht zu Angesicht gearbeitet haben, und wenn wir unsere Köpfe zusammenstecken, können wir unglaubliche Dinge tun. Wir können Projekte schneller abschließen, wir können effizienter mit unseren Ressourcen umgehen, wir produzieren bessere Produkte, wenn wir eng zusammenarbeiten, und wir arbeiten effektiver zusammen.
Durch die Kombination von aktiver und passiver Zusammenarbeit bauen Organisationen stärkere Beziehungen zwischen Teammitgliedern auf, die aktiv in Echtzeit kommunizieren, während sie gleichzeitig die Vorteile der passiven Arbeit beibehalten, die jederzeit erledigt werden kann.
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