So verbessern Sie die Anrufqualität und senken die Kosten für Ihr Unternehmen

Kommunikation ist eine kritische Infrastruktur für Unternehmen. Alles hängt von einer klaren und zuverlässigen Kommunikation ab: Ihre Teams müssen in der Lage sein, konsistent miteinander und mit Kunden zu kommunizieren.

Verwandter Beitrag: Beste Callcenter-Software 2022-23

Die Verbesserung der Anrufqualität bedeutet jedoch häufig steigende Kosten, was zu komplizierten Berechnungen führt. Werden die Vorteile einer verbesserten Kommunikation genügend Einnahmen generieren, um sich selbst zu tragen und die Kosten zu rechtfertigen?

Aber wer weiß, wie man die Gesprächsqualität verbessert und gleichzeitig die Kosten senkt, muss sich um die Abwägung dieser Kosten und Vorteile keine Gedanken machen, zumindest nicht so sehr.

Natürlich behandeln wir die Möglichkeiten, die Gesprächsqualität zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken, um Ihr Geschäftsleben einfacher und profitabler zu gestalten.

So senken Sie Kosten, erhöhen die Kundenzufriedenheit und verbessern die Endbenutzererfahrung

Die Verbesserung der Anrufqualität bei gleichzeitiger Kostensenkung ist eine Frage der Implementierung von Kommunikationsstrategien und -technologien, die die Arbeit effizienter erledigen.

In einigen Fällen können Sie die Strategien in jedem Kommunikationsnetzwerk implementieren, das Sie haben. Andere Strategien erfordern eine leistungsfähigere Kommunikationsinfrastruktur.

Hier ist, was zu tun ist, beginnend mit der technologischen Seite.

Lesen Sie auch: Tipps für die Gründung eines Startups in einer stark regulierten Branche

Migrieren Sie Ihre Kommunikation auf eine SIP-Trunking-Plattform

Im Wesentlichen verwendet SIP-Trunking digitale Verbindungen, um Ihr Telefonsystem mit dem Internet zu verbinden, sodass Ihre Anrufe auf die Internetinfrastruktur und nicht auf herkömmliche Telefonleitungen angewiesen sind. SIP-Trunking-Anbieter wie Telnyx geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr Telefonsystem auf eine SIP-Trunking-Plattform zu migrieren, unabhängig davon, ob Sie ein älteres Telefonsystem oder VoIP-Kommunikation verwenden.

SIP-Trunking bietet mehrere Vorteile gegenüber Standard-VoIP und älteren Telefonsystemen:

• Erweiterte Anrufabwicklung. SIP-Trunking-Anbieter haben eine bessere Kontrolle darüber, wie Ihre Anrufe über ihr Netzwerk übertragen werden.

Dadurch können sie erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Anrufweiterleitung für jede Telefonnummer, Anrufaufzeichnung und programmgesteuerte Anrufsteuerung anbieten. Dies gibt Ihnen viel mehr Kontrolle und Optionen für das Routing von Anrufen und die Implementierung von Automatisierung.

• Bessere Gesprächsqualität. SIP-Trunking bietet eine direktere Verbindung zwischen Ihrem internen Telefonsystemnetzwerk und dem Weitverkehrsnetz des Internets.

Das bedeutet weniger Kabel und weniger Hardware in Ihrer Telefonverbindung. Die Vereinfachung der Verbindungsinfrastruktur reduziert Rauschen und liefert ein klareres Signal für bessere Audio- und gestochen scharfe Videoanrufe.

• Mehr Flexibilität. SIP-Trunking ist sowohl mit Hard- als auch mit Softphones kompatibel.

Wenn Sie bereits physische Tischtelefone für Ihre Teams haben, funktionieren diese in einem SIP-Trunking-Netzwerk. SIP-Trunking bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, Softphones zu nutzen, die es Ihren Teams ermöglichen, Smartphones oder Computer für die Telefonkommunikation zu nutzen.

Die Verwendung von Softphones erhöht häufig die Produktivität, da es einfach ist, Autodialer und andere Telefontools auf einem Softphone zu verwenden.

Lesen Sie auch: Top 10 Vorteile professioneller Büroumzugsdienste

• Verbesserte Sicherheit. Hochwertige SIP-Trunking-Anbieter besitzen und betreiben ihr eigenes IP-Netzwerk.

Das bedeutet, dass sie Ihre Anrufdaten von Ende zu Ende sichern können, anstatt Ihre Daten nur zu schützen, bis sie das Netzwerk Ihres SIP-Providers verlassen und in ein Drittanbieter-Netzwerk oder, schlimmer noch, das öffentliche Internet wechseln.

Bessere Sicherheit verringert das Risiko katastrophaler Datenlecks, die schwerwiegend genug sein können, um Unternehmen bankrott zu machen.

• Produktivere Zusammenarbeit. Eine klarere und zuverlässigere Kommunikation bedeutet, dass Ihre Teams Informationen besser austauschen und mehr erledigen können. SIP-Trunking unterstützt auch Chat und Textnachrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Teams in Verbindung bleiben können, wo immer sie sich befinden.
• Geringere Kosten. SIP-Trunking ist einfach kostengünstiger als andere Telekommunikationstechnologien.

Mit SIP-Trunking können Sie Rufnummern nach Bedarf bereitstellen und terminieren, was bedeutet, dass Sie nur dann für die Verbindungen bezahlen, die Sie benötigen, wenn Sie sie benötigen. Auf diese Weise haben Sie niemals Telefonnummern im Leerlauf, die Ihr Budget nutzlos auffressen.

SIP-Trunking kostet jedoch fast immer weniger als VoIP und herkömmliche Telekommunikation, sowohl pro Nummer als auch pro Minute.

Diese beiden Kostensenkungsfaktoren führen zusammen zu einer erheblichen Kostensenkung für Unternehmen.

Sprachnachrichtenverfolgung einrichten

Die Nachverfolgung von Sprachnachrichten verbessert die Zustellung von Sprachnachrichten.

Diese Technologie überwacht Ihre Sprachnachrichten, wenn sie an eine externe Site weitergeleitet werden, und gibt dann eine Benachrichtigung zurück, wenn die Site die Nachricht überprüft und wenn die Nachricht tatsächlich zugestellt wird.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Sprachnachrichten basierend auf Netzwerküberlastung und externen Faktoren wie Wetterbedingungen über die besten Netzwerke geleitet werden, da die Sprachnachrichtenverfolgung erkennt, wenn die Nachrichtenzustellung fehlschlägt oder länger dauert als vorgesehen.

Wenn Sie wissen, dass Sprachnachrichten zugestellt werden, haben Sie eine bessere Verantwortlichkeit der Mitarbeiter, da Sie wissen, wann Nachrichten zugestellt wurden. Wenn Sie jedoch die höchsten Nachrichtenübermittlungsraten erzielen, werden Kommunikationsfehler, die außerhalb der Kontrolle Ihres Teams liegen, einfach eliminiert.

Lesen Sie auch: Geschäftszahlungsoptionen für Ihr wachsendes Unternehmen im Jahr 2022

Implementieren Sie Interactive Voice Response (IVR)

Sie sind wahrscheinlich mit Interactive Voice Response (IVR)-Systemen vertraut, auch wenn Sie mit dem Begriff nicht vertraut sind. Wenn Sie jemals ein Unternehmen angerufen und sich mit einem automatisierten Menüsystem verbunden haben, das auf Sprachbefehle reagiert, haben Sie ein IVR-System verwendet.

Grundsätzlich ermöglicht ein IVR-System Ihrem Telekommunikationssystem, Anrufe automatisch an die richtige Person weiterzuleiten.

Ohne ein IVR-System müssen Sie entweder Tonwahlmenüs verwenden, die umständlicher und weniger leistungsfähig sind als ein IVR-System. Oder Sie müssen einen Kundendienstmitarbeiter haben, der Anrufe manuell weiterleitet.

Beides sind keine guten Optionen.

Ein IVR-System automatisiert nicht nur das Anrufrouting, sondern kann auch automatisiert unterstützen. Einige Kundenprobleme können mit einfachen, aufgezeichneten Anweisungen oder Informationen gelöst werden.

Wenn Sie einfache Kundendienstanrufe automatisieren, bleibt Ihren Kundendienstteams mehr Zeit, um Kunden mit komplexeren Problemen zu helfen.

Dies verkürzt die Zeit bis zur Lösung all Ihrer Kundendienstanfragen, was letztendlich Ihr Kundenerlebnis verbessert.

Nutzen Sie die direkte Anrufweiterleitung

Die direkte Anrufweiterleitung reduziert einfach die Anzahl der Verbindungen, die erforderlich sind, um einen Anruf von einer Nummer zu einer anderen weiterzuleiten.

Sie könnten denken, dass Anrufe die ganze Zeit direkt von einer Nummer zur anderen geleitet würden. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.

Einige Telekommunikationsanbieter verwenden Netzwerke von Drittanbietern oder verlassen sich auf das öffentliche Internet, um Anrufe zu tätigen. Dies kann Ihre Anrufverbindungen erschweren, da externe und öffentliche Internetnetzwerke nicht immer die effizientesten sind und häufig „Hops“ hinzufügen, wenn sie Anrufe von einer Nummer zu einer anderen weiterleiten.

Idealerweise verwendet Ihr SIP-Trunking-Anbieter standardmäßig direktes Routing. Die zweitbeste Situation ist, dass Ihr SIP-Provider Ihnen die Möglichkeit bietet, direkte Anrufweiterleitung zu verwenden.

Lesen Sie auch: 8 Schritte zur Verbesserung der Sicherheit bei der Wiedereröffnung Ihres Unternehmens

Die direkte Anrufweiterleitung stellt sicher, dass Nachrichten zuverlässig zugestellt werden, und verbessert Ihre gesamte Echtzeitkommunikation. Wenn Anrufe indirekt weitergeleitet werden, kann es bei Sprachanrufen zu Rauschen und Geschwätz und bei Videoanrufen zu schlechter Bildqualität kommen.

Die direkte Anrufweiterleitung sorgt einfach für eine zuverlässigere und klarere Kommunikation zwischen Ihren Teams und mit Ihren Kunden.

Beginnen Sie mit der Kostensenkung, bevor es zu spät ist

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, benötigen die meisten davon SIP-Trunking-Verbindungen.

Standard-VoIP- und Legacy-Telefonsystemen fehlt einfach die Fähigkeit und Konfigurierbarkeit, um diese Strategien umzusetzen. Wenn Sie immer noch eine dieser traditionellen Telekommunikationsinfrastrukturen verwenden, werden Sie einfach nicht in der Lage sein, Ihre Kommunikation so effizient wie möglich einzurichten.

Daher besteht der erste Schritt darin, Ihre Kommunikation auf eine SIP-Trunking-Plattform zu migrieren.

Für die meisten Unternehmen werden dadurch sofort die Kosten gesenkt und die Anrufqualität verbessert. Sobald Ihre Kommunikation jedoch über SIP-Verbindungen läuft, können Sie Ihre Telekommunikation konfigurieren und Ihre Kostensenkungsbemühungen verdoppeln.