Es ist die größte Angst jedes Veranstaltungsplaners: Sie verbringen Monate damit, Redner oder Acts zu organisieren und den perfekten Veranstaltungsort zu finden. Schließlich kommt der Tag und niemand taucht auf.

Aber keine Sorge, mit der richtigen E-Mail-Marketingkampagne können Sie es schaffen und sicherstellen, dass Ihre Einladung die richtigen Leute erreicht, um Ihre Plätze zu besetzen.

Wie der große Tag selbst erfordert auch das Event-E-Mail-Marketing eine Menge strategischer Planung. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, wie Sie Ihre bevorstehenden Event-E-Mails strukturieren und welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten.

Indem Sie mit diesen Tipps die Interessen Ihrer Leser an die erste Stelle setzen, können Sie eine glanzlose Teilnahme vermeiden und dafür sorgen, dass Abonnenten wiederkommen.

8 Tipps für das richtige Event-E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing für Events bewegt sich in einem anderen Bereich als herkömmliches E-Mail-Marketing.

Am Ende des Tages gelten jedoch immer noch einige der gleichen allgemeinen Konzepte: Sie möchten die richtige Zielgruppe ansprechen, ihr Interesse wecken und sie zum Handeln bewegen.

Der einzige wirkliche Unterschied besteht darin, dass Sie ihre Neugier so weit wecken müssen, dass sie genau zum richtigen Zeitpunkt Maßnahmen ergreifen.

In einer schnelllebigen Welt mit schwindenden Aufmerksamkeitsspannen können Sie genauso gut einen Berg versetzen, indem Sie die Leute bitten, an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zu erscheinen – sogar für Online-Events wie Webinare.

Aber wenn Sie die richtige Event-E-Mail-Marketingstrategie entwickeln, können Sie Ihre Zielgruppe nicht nur dazu bringen, zu erscheinen, sondern sie kann auch einige Freunde mitbringen.

1. Entwickeln Sie eine E-Mail-Serie.

Wie bei jeder anderen E-Mail-Kampagne möchten Sie Ihre Botschaft klar und einfach halten. Gleichzeitig haben Sie viele Informationen, um sich für die Veranstaltung anzumelden.

Zunächst sollten Sie eine Struktur für Ihre Serie entwickeln. Diese Struktur hängt von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Handelt es sich um eine Online- oder Präsenzveranstaltung? Hat es einen unterhaltenden oder geschäftlichen Zweck?

Sie könnten mit einer einführenden E-Mail-Ankündigung beginnen, die eine Zusammenfassung der Veranstaltung und einen Aufruf zur frühzeitigen Anmeldung enthält. Als Nächstes folgen weitere E-Mails, in denen verschiedene Aspekte der Veranstaltung hervorgehoben werden, z. B. Redner oder Musikdarbietungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie basierend auf dem Engagement der Abonnenten automatisierte Folgekampagnen auslösen. Automatisieren Sie unterschiedliche E-Mail-Sequenzen für Personen, die die ursprüngliche E-Mail nicht geöffnet haben, im Vergleich zu Personen, die sofort und konsequent Interesse zeigen.

2. Kommen Sie direkt zum Punkt.

Jede E-Mail in Ihrer Sequenz sollte einem bestimmten Zweck dienen. Fassen Sie das Ereignis zusammen? Lautsprecher hervorheben? Oder Abonnenten daran erinnern, dass die Veranstaltung bald ansteht?

Stellen Sie sicher, dass jede E-Mail auch einen einzigen Call-to-Action enthält. Wenn Sie Ihren Abonnenten zu viele Informationen und zu viele Links zum Anklicken geben, werden sie möglicherweise überhaupt nichts unternehmen.

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Quelle: Kampagnenmonitor

3. Nutzen Sie Video und Multimedia.

Laut einer Studie von EyeView kann das Einbinden eines Videos die Konversionsraten Ihres Event-E-Mail-Marketings um erstaunliche 80 % steigern. Wenn ein Video keine Option ist, entscheiden Sie sich für GIFs und hochwertige Bilder.

E-Mail ist bereits eine intime Kontaktmethode, aber das Hinzufügen einer Videobotschaft von einem Ihrer Redner oder Filmmaterial von der letztjährigen Veranstaltung kann eine persönliche Note verleihen und Abonnenten von ihrem Gerät zu der Veranstaltung führen.

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Quelle: Wirklich gute E-Mails

4. Heben Sie Hauptredner oder Hauptveranstaltungen hervor.

Erwägen Sie, den Hauptrednern oder Headlinern eine E-Mail zu widmen. Schließlich gäbe es Ihre Veranstaltung ohne sie nicht, oder?

Geben Sie den Lesern einen Vorgeschmack auf das, was sie bei der Veranstaltung erleben werden, und geben Sie, wenn möglich, Zitate an. Persönlich werden. Dies könnte Abonnenten auch dazu verleiten, die E-Mail mit ihren Freunden zu teilen.

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Quelle: Wirklich gute E-Mails

5. Bieten Sie Frühbucherrabatte an.

Jeder liebt es, Geld zu sparen. Das Angebot von Frühbucherrabatten wird dazu beitragen, ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen, sodass Abonnenten sich verpflichtet fühlen, sich so schnell wie möglich zu registrieren. Sie könnten sogar Geschenke oder Geschenktüten für diejenigen anbieten, die sich über den CTA-Button in Ihrer ersten E-Mail registrieren.

6. Grüßen Sie Ihre Sponsoren.

Ihre Abonnenten fühlen sich bei der Registrierung sicherer, wenn sie die Liste der Sponsoren aus Ihrem Event-E-Mail-Marketing sehen. Dadurch werden sie auch über hilfreiche Stände oder Informationen informiert, die sie auf der Veranstaltung selbst finden können.

Außerdem werden Ihre Sponsoren es zu schätzen wissen, ihnen eine E-Mail zu widmen, und sie könnten sich gezwungen fühlen, Ihre Veranstaltungen in Zukunft zu sponsern.

7. Stellen Sie Erfahrungsberichte von Teilnehmern zur Verfügung.

Wenn Sie eine jährliche Veranstaltung veranstalten, wenden Sie sich an die Teilnehmer des letzten Jahres, um einige Erfahrungsberichte zu erhalten. Testimonials wirken Wunder, um Vertrauen bei neuen Abonnenten aufzubauen, ähnlich wie personalisierte Videos.

8. Vereinfachen Sie die Registrierung.

Geben Sie Ihren Abonnenten an prominenter Stelle in jeder E-Mail eine schöne große Registrierungsschaltfläche, auf die sie klicken können, und verwenden Sie ein Farbschema, das mutig, aber nicht überwältigend ist. Damit stellen Sie sicher, dass sich Ihre Leser in jeder E-Mail schnell und mit minimalem Aufwand ihrerseits registrieren können.

Wenn Sie möchten, dass Personen von außerhalb an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, machen Sie es ihnen einfach, sich für die Veranstaltung anzumelden und eine ermäßigte Unterkunft in derselben E-Mail zu buchen.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

6 Fehler im Event-E-Mail-Marketing, die Sie vermeiden sollten

Obwohl es wichtig ist, die oben genannten Tipps zu berücksichtigen, gibt es sicherlich keine Einheitslösung für das Event-E-Mail-Marketing. Es ist jedoch wichtig, auch häufige Fehler zu vermeiden.

Der Schlüssel liegt darin, eine Strategie zu entwickeln, die für Ihre spezielle Veranstaltung und die Art von Publikum, das Sie anziehen möchten, funktioniert.

1. Lassen Sie Ihre Abonnentenliste verrotten.

Es ist nur natürlich, dass sich die Interessen der Menschen im Laufe der Jahre ändern. Wenn Sie eine jährliche Veranstaltung veranstalten, müssen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig bereinigen, um sicherzustellen, dass Sie jedes Jahr immer noch die richtigen Leute erreichen.

Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine E-Mail zu versenden, in der die Leser gebeten werden, sich für zusätzliche E-Mails anzumelden. Von dort aus können Sie die inaktiven Abonnenten löschen.

2. Nicht genügend ereignisbezogene E-Mails versenden.

In Maßen ist alles gut, oder? Wenn Sie nur ein oder zwei E-Mails senden, erhalten Ihre Abonnenten möglicherweise nicht alle Informationen, die sie benötigen, um sich verpflichtet zu fühlen, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden.

In der Zwischenzeit kann das Versenden zu vieler E-Mails Ihre Benutzer überfordern. Entwickeln Sie eine Strategie, die alle wichtigen Informationen auf prägnante Weise herausbringt.

3. Zu viele Farben.

Es ist eine gute Idee, ein bestimmtes Farbschema für Ihr Event-E-Mail-Marketing zu erstellen, das das Logo und die Stimmung des Events widerspiegelt. Nur nicht zu verrückt mit den Farben werden oder es wird sich überwältigend anfühlen. Die Farbpsychologie spielt eine große Rolle, wenn es darum geht, die Leser zum Handeln zu bewegen, also setzen Sie sie mit Bedacht ein.

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Quelle: Wirklich gute E-Mails

4. Kein Nachfassen bei den Teilnehmern.

Sie haben sich im Vorfeld der Veranstaltung mit Ihrem E-Mail-Zeitplan abgemüht, aber Sie haben ein entscheidendes Detail vergessen: die Nachbereitung nach der Veranstaltung.

Ihre Follow-up-E-Mail ist möglicherweise eine der wichtigsten E-Mails, die Sie in Ihrer Sequenz senden. Laut HubSpot generieren Dankes-E-Mails eine Öffnungsrate von 42 % und eine Klickrate von 12 %. Dies hilft Ihnen, mit Ihren Abonnenten in Kontakt zu bleiben und lässt sie wissen, dass Sie ihre Teilnahme schätzen.

Diese E-Mail von EiQ enthält eine persönliche Nachricht des CEO in mutigem, aber einfachem Format, in der er dem Leser für seine Teilnahme an der Veranstaltung dankt.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

5. Ignorieren der mobilen Erreichbarkeit.

Es mag offensichtlich erscheinen, aber zu viele Eventveranstalter machen einen großen Fehler: Ihre hochwertigen Bilder, Videos und Layouts werden auf Mobilgeräten nicht richtig wiedergegeben.

Da die Menschen jede Woche das Äquivalent eines ganzen Tages mit ihrem Telefon verbringen, ist die mobile Erreichbarkeit von größter Bedeutung. Ihre E-Mails sollten nicht nur richtig wiedergegeben werden, sondern es sollte auch für Abonnenten einfach sein, sich über ihre Telefone für die Veranstaltung zu registrieren.

6. Senden zu vieler Informationen in einer einzigen E-Mail.

Betrachten Sie Ihre Event-E-Mail-Marketingkampagne als Gelegenheit, Vertrauen bei Ihren Abonnenten aufzubauen. Anstatt ein oder zwei E-Mails zu versenden, die vollgestopft sind mit Informationen über Frühbucher-Tickets, Hauptredner und After-Party-Details, planen Sie eine Kampagne im Laufe von ein paar Wochen.

Einpacken

Als Veranstaltungsplaner stehen Sie bereits unter großem Druck, Dinge durchzuziehen. Vermeiden Sie zusätzlichen Stress, indem Sie Ihre Event-E-Mail-Marketing-Sequenz strategisch planen.

Anstatt sich darum zu kümmern, so viele Menschen wie möglich zu erreichen, stellen Sie die Interessen und Bedürfnisse Ihrer Abonnenten an die erste Stelle. Auf diese Weise können Sie erklären, warum Ihre Veranstaltung für sie nützlich sein könnte, und sie zum Handeln anregen.

Entspannen Sie sich und gehen Sie die Dinge Schritt für Schritt an. Geben Sie Ihren Lesern viele Informationen, mit denen sie arbeiten können, aber überfordern Sie sie auch nicht. Halten Sie die Dinge einfach und machen Sie es ihnen leicht, sich anzumelden oder die Veranstaltung mit ihren Freunden zu teilen.

Wenn Sie die Dinge richtig machen, bringen sie vielleicht sogar ein paar Freunde mit.

Benötigen Sie Hilfe bei Ihrer Event-E-Mail-Sequenz? Emma ist hier, um zu helfen.