So erstellen Sie bessere Transaktions-E-Mails in der höheren Ausbildung

Infolge der Coronavirus-Pandemie stellen die 25 besten Universitäten und Hochschulen in den USA diesen Herbst auf Fernunterricht um. Tatsächlich werden mehr als 50 % der Universitäten Fernstudien anbieten.

Da es im kommenden Schuljahr weniger persönliche Interaktionen geben wird, ist die E-Mail-Kommunikation wichtiger denn je.

Unabhängig davon, ob Sie den Bewerbungsstatus nachverfolgen oder eine Zahlung bestätigen, Transaktions-E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung einer Beziehung zu Studenten. In diesem Artikel werden wir Tipps zum Erstellen effektiver und erfolgreicher Transaktions-E-Mails für die Hochschulbildung untersuchen.

Was sind Transaktions-E-Mails?

Transaktions-E-Mails sind automatisierte Nachrichten, die als Antwort auf eine Anfrage an einzelne Benutzer gesendet werden. Sie werden auch als ausgelöste E-Mails bezeichnet und helfen bei der Navigation in Prozessen, indem sie erwartete Aktualisierungen einer Interaktion bereitstellen. Transaktions-E-Mails können Quittungen oder Bestätigungen für einen Kauf oder eine Registrierung sein. Sie können dringende Informationen wie Details zum Zurücksetzen des Passworts oder einen Bestätigungscode bereitstellen. Alternativ könnten sie einfach Warnungen sein, die durch eine Änderung der Kontoinformationen des Empfängers ausgelöst werden.

Kürzlich ergab eine Studie, dass 68 % der Teenager es vorziehen, Geschäftskommunikation per E-Mail zu erhalten. Transaktions-E-Mails halten Ihr Publikum darüber auf dem Laufenden, was mit seiner Beteiligung an Ihrer Schule passiert. Diese E-Mails können Informationen zu wichtigen Formularen, Klassenänderungen, Spendenbestätigungen und mehr enthalten.

Nur weil diese Nachrichten automatisiert sind, müssen sie nicht scheiße sein. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Marke weiter auszubauen, Ihr Publikum anzusprechen, Vertrauen aufzubauen und die Beteiligung zu erhöhen. Vermeiden Sie langweilige Nachrichten und nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Schüler dynamisch zu erreichen.

Hier sind 8 Best Practices für Transaktions-E-Mails, die nicht scheiße sind

Während es einfach sein kann, uninspirierte, automatisierte Nachrichten im Klartext zu erstellen, können Transaktions-E-Mails ansprechend sein.

Mehrere Hochschulen zeichnen sich durch effektive automatisierte E-Mail-Marketingkampagnen aus. Auch Ihre Schule kann erfolgreich sein, wenn Sie diese Best Practices befolgen, um Transaktions-E-Mails zu erstellen, die nicht scheiße sind.

1. Personalisieren Sie Ihre Betreffzeile

Die durchschnittliche Person erhält mehr als 121 E-Mails pro Tag.

Eine Möglichkeit, Ihre Nachrichten von der Masse abzuheben, sind personalisierte Betreffzeilen. Sie sind der erste Eindruck, den die Leute von Ihrer Nachricht haben. Leser entscheiden anhand der Relevanz der Betreffzeile, ob sie Ihre E-Mail öffnen. Indem Sie diese Informationen mit dem Namen des Empfängers oder etwas Spezifischem über die angeforderten Informationen anpassen, erhöhen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die Öffnungsraten.

Die Western Governors University schickte diese automatisierte Nachricht an einen potenziellen Studenten, der an einem Abschluss in Wirtschaftswissenschaften interessiert war. Die Betreffzeile erwähnte nicht nur den spezifischen Abschluss, den sie anstrebte, sondern spielte auch auf neue Möglichkeiten an, die sie vielleicht verfolgen wollte. Dies ist ein großartiges Beispiel für eine hochgradig personalisierte Betreffzeile, die den Empfänger dazu verleitet, die darin enthaltenen Informationen zu lesen.

Quelle: Western Governors University

2. Verwenden Sie konsistentes Branding

Der E-Mail-Zugriff ist nicht mehr auf Ihren Schreibtisch beschränkt. Mobile Plattformen haben sich zu den einfachsten Lösungen für Verbraucher und Unternehmen entwickelt, wobei 35 % der Geschäftsleute E-Mails auf einem mobilen Gerät abrufen. Aus diesem Grund muss Ihre E-Mail-Kampagne mobilfreundlich sein.

Transaktions-E-Mails, die von der University of Oklahoma gesendet werden, behalten durchgehend das Branding bei. Die Kopfzeile wird im typischen Kastanienbraun der Schule erstellt, mit ihrem Textlogo über der Nachricht. Es steht außer Frage, von wem diese E-Mail stammt.

Darunter verwenden sie ein großes Bild mit einer Szene von ihrem Campus, was die Identifizierung der Schule weiter erleichtert. Schließlich enthalten sie am Ende ihrer Nachricht ihr Schullogo. Wenn der Leser durch die E-Mail scrollt, sieht er immer eine Kennung der Marke der Schule.

Quelle: Universität von Oklahoma

3. Erstellen Sie leicht lesbare Inhalte

Wenn ein Benutzer eine Nachverfolgung von einer Universität anfordert, müssen viele Informationen bereitgestellt werden.

Es ist wichtig, prägnante Inhalte zu erstellen, die auf den Punkt kommen und leicht zu lesen sind. Das Aufteilen von Inhalten in kleinere Absätze oder Listen mit Aufzählungszeichen kann dazu beitragen, dass die Informationen leichter verdaulich sind. Es ist wahrscheinlicher, dass der Leser die wesentlichen Details aufnimmt und die erforderlichen Maßnahmen ergreift.

Die Abteilung für Finanzhilfe der University of Southern California leistet hervorragende Arbeit, indem sie wichtige Informationen auf eine leicht verständliche Weise präsentiert. Der Inhalt ist in kurze Absätze unterteilt, die leicht zu lesen sind. Die Hauptidee ist in Großbuchstaben geschrieben, damit der Leser relevante Informationen auf einen Blick erkennen kann. Die E-Mail enthält klare Handlungsaufforderungen, sodass der Leser genau weiß, was von ihm erwartet wird und wie er vorgehen muss.

Quelle: University of Southern California

4. Beziehen Sie sich auf Ihr Publikum

Ein großer Vorteil von Transaktions-E-Mails besteht darin, dass Benutzer Informationen über sich selbst bereitgestellt haben. Das bedeutet, dass Ihre Zielgruppe leicht identifizierbar ist. Verwenden Sie die Details, um eine Botschaft zu erstellen, die zielgerichtet und aussagekräftig ist und beim Leser ankommt.

Als potenzielle Studenten der Arizona State University (ASU) nach weiteren Informationen fragten, erhielten sie automatisch diese E-Mail von der Zulassungsabteilung. Die Botschaft von ASU zeichnet sich dadurch aus, dass sie sich mit ihren E-Mail-Empfängern identifiziert. Ein unbeschwerter Ton spricht ihr jugendliches Publikum an und lässt die Universität nahbar erscheinen. Die Nachricht stellt die Bedürfnisse des Empfängers in den Vordergrund und erinnert die Schüler daran, Spaß zu haben, den Sommer zu genießen und sich Zeit für sich selbst zu nehmen.

Wir wissen, dass es ihr Ziel ist, das Interesse zu steigern und Bewerbungen voranzutreiben. Sie präsentieren ihre Dienste jedoch als nützliche Ereignisse, die dem Leser helfen, zu lernen, zu wachsen und erfolgreich zu sein. Auf diese Weise gewinnt die ASU Vertrauen, baut eine Grundlage für eine zukünftige Beziehung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, mehr Studiengebühren einzubringen.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

5. Bitten Sie um Feedback

Eine effektive Möglichkeit, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten, besteht darin, Ihnen zu zeigen, dass Sie es wertschätzen, indem Sie es nach seiner Meinung fragen. Wenn Sie sie ermächtigen, bei der Entscheidungsfindung zu helfen, zeigen Sie, dass ihre Beteiligung wichtig ist. Sie geben ihnen auch das Gefühl, dass ihre Erfahrung für Ihre Schule wichtig ist.

Verwenden Sie Transaktions-E-Mails, um Benutzerfeedback einzuholen, um Verbesserungen bei Ereignissen, Prozessen und Benutzererfahrungen vorzunehmen.

Nach einer Sportveranstaltung verteilte die Leichtathletikabteilung der University of Arkansas eine Transaktions-E-Mail, um den Teilnehmern für ihre Unterstützung zu danken. Die E-Mail fasste auch das Spiel zusammen – komplett mit Punktzahlen – und lud die Leute ein, an einer Umfrage zu ihren Event-Erfahrungen teilzunehmen. Links zu anderen Kaufmöglichkeiten erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Interaktion mit dem Publikum und schaffen ein dynamisches Kommunikationserlebnis.

Quelle: Universität von Arkansas

6. Bieten Sie ein Element des Kundendienstes an

Ein weiteres Element einer guten Transaktions-E-Mail sind Inhalte, die sich auf den Kundenservice konzentrieren.

Das Navigieren in höheren Verwaltungsverfahren kann eine verwirrende Erfahrung sein. Nachrichten, die nützliche Updates bereitstellen und einen Trichter für Schülerfragen bieten, tragen dazu bei, Frustrationen abzubauen.

Erwägen Sie, direkte Links zu Abteilungsleitern oder Studentenschaftsleitern aufzunehmen, die hilfreiche Ressourcen für Studenten sein könnten. Eine kundenorientierte Botschaft trägt dazu bei, die Markentreue aufzubauen und mehr Studenten zur Einschreibung zu bewegen.

Die Abteilung für Theaterkunst der Azusa Pacific University (APU) verschickte diese E-Mail automatisch an Künstler, die sich für ihr Programm anmeldeten. Es sollte sie über den Status ihres Vorsprechens auf dem Laufenden halten. Die APU ging noch einen Schritt weiter und stellte eine Liste mit Kontakten bereit, an die sich Studenten wenden konnten, um weitere Informationen zu erhalten. Direkte Links zu E-Mail-Adressen machen das Kundenservice-Element zu einem einfachen Schritt für die Leser. Das gibt dem Prozess Transparenz, die Vertrauen schafft und Antworten zugänglich erscheinen lässt.

Quelle: Azusa Pacific University

7. Für Mobilgeräte optimieren

Auf E-Mails wird nicht mehr ausschließlich von Computern aus zugegriffen. Mobile Plattformen sind eine gängige Möglichkeit für Menschen, unterwegs in Kontakt zu bleiben. Tatsächlich greifen 35 % der Menschen über ein Mobilgerät auf E-Mails zu. Außerdem wurden 46 % der E-Mails des letzten Jahres auf einem mobilen Gerät geöffnet.

Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrer E-Mail enthaltenen Bilder skalierbar sind, damit sie ohne Verzerrung durchkommen. Bestätigen Sie, dass der gesamte Text so formatiert ist, dass er für eine Vielzahl von Bildschirmgrößen geeignet ist. Sie möchten nicht, dass Empfängern wichtige Informationen entgehen, weil Zeichen auf ihren Mobilgeräten abgeschnitten wurden.

Diese Follow-up-E-Mail vom Central College wurde für Mobilgeräte optimiert. Unabhängig davon, wo die Empfänger auf diese Nachricht zugreifen, wissen sie, dass ihre Beiträge eingegangen sind. Sie werden auch mit finanziellen Updates zu ihrer universitätsweiten Spendenaktion auf dem Laufenden gehalten.

Quelle: Zentralhochschule

8. Fügen Sie Social-Media-Links hinzu

Soziale Medien sind eine großartige Möglichkeit, das Engagement und die Interaktion der Schüler zu fördern. Es hilft auch, Ihre Marke aufzubauen. Die dortigen Inhalte sind sehr gut teilbar und somit eine effektive Plattform, um Ihre Universität bekannt zu machen.

Stellen Sie in Ihren Transaktions-E-Mails sicher, dass Sie Links zu den Social-Media-Seiten Ihrer Institution enthalten. Dies bietet Ihrem Publikum mehr Möglichkeiten, sich mit Ihrer Schule zu verbinden und das Bewusstsein für Ihre Programme zu schärfen.

Die Alumni-Vereinigung des Antioch College enthält Links zu ihren wichtigsten Social-Media-Plattformen am Ende ihrer Transaktions-E-Mails. Dies dient mehreren Zwecken: Dies hilft Alumni nicht nur, mit der Schule in Verbindung zu bleiben, sondern ermutigt die Menschen auch, Fotos und Videos ihrer Erfahrungen in diesem speziellen virtuellen Alumni-Event zu teilen. Dies baut eine Gemeinschaft auf, erhöht die Loyalität der Alumni und trägt dazu bei, die Schule bekannter zu machen.

Quelle: Antioch College

Einpacken

Transaktions-E-Mails für Hochschulen sind ein wichtiger Aspekt der Kommunikation mit Ihrer Studentenschaft. Sie sind besonders effektiv, wenn sie unter Berücksichtigung der folgenden Elemente erstellt werden:

• Personalisieren Sie Ihre Betreffzeile

• Verwenden Sie ein konsistentes Branding

• Erstellen Sie leicht lesbare Inhalte

• Beziehen Sie sich auf Ihr Publikum

• Bitten Sie um Feedback

• Bieten Sie ein Element des Kundendienstes an

• Für Mobilgeräte optimieren

• Integrieren Sie Social-Media-Links

Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Transaktions-E-Mails eine Möglichkeit sein, das Engagement zu steigern, die Markentreue zu stärken und den Umsatz zu steigern.

Wir sind spezialisiert auf effektives automatisiertes E-Mail-Marketing – und wir können Ihrer Hochschule helfen. Kontaktiere uns heute.