So erstellen Sie eine Wissensdatenbank für das Marketing-Arbeitsmanagement

Tools für das Marketing-Arbeitsmanagement können Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommen, unter anderem zur Steigerung der Produktivität und Effizienz. Sie helfen auch bei der Leitung von Teams, die remote arbeiten. Bei all diesen Funktionen ist es jedoch wichtig, dass die Teammitglieder wissen, wie sie sie nutzen.

Der Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr Marketing-Arbeitsmanagementsystem ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle, die es verwenden, auf dem gleichen Stand sind. Hier finden Sie einige Tipps, was Sie in Ihre Wissensdatenbank zum Marketing-Arbeitsmanagement aufnehmen sollten.

Richtlinien für den Einsatz des Marketing-Work-Management-Tools im Vergleich zu einem anderen Tool

„Die Wissensdatenbank … ist für Ihr Team und alle Mitarbeiter des Tools gedacht, damit diese jederzeit Anweisungen und Richtlinien zur optimalen Verwendung des Tools nachschlagen können“, sagte Brianna Miller, Direktorin für Marketing und Nachfragegenerierung beim Unternehmen für Compliance-Analysen im Gesundheitswesen Protenus, auf der MarTech-Konferenz.

Das Marketing-Arbeitsmanagement-Tool ist wichtig, um Projekte hinzuzufügen, sie zur Genehmigung einzureichen und andere wichtige Aktualisierungen zu teilen. Die projektbezogene Kommunikation sollte in den meisten Fällen innerhalb des Arbeitsmanagement-Tools erfolgen.

Wenn eine Projektanfrage oder ein anderes projektbezogenes Update über einen anderen Kanal eingeht, sollten Richtlinien vorhanden sein, wann diese Updates dort bleiben, wo sie sind, und wann sie zum Marketing-Arbeitsmanagement-Tool hinzugefügt werden sollen.

Hier finden Sie ein Beispiel für Richtlinien, die Sie befolgen sollten. Ihre Organisation nutzt E-Mail- oder Messaging-Apps wie Slack möglicherweise anders, aber dies ist zumindest ein guter Anfang.

Richtlinien, wie eine Aufgabe oder ein Projekt initiiert werden kann

Sie sollten auch konkrete Richtlinien haben, wie ein Projekt initiiert werden kann. Diese Richtlinien sollten nach Kanal aufgeschlüsselt werden.

Geben Sie Beispiele dafür, wie Anfragen behandelt werden sollten, wenn sie über Folgendes eingehen:

• Email.
• Slack/Teams und andere Messaging-Apps.
• Ein Treffen (virtuell oder persönlich).
• Anfrageformulare.

Erfahren Sie mehr: So entscheiden Sie, ob Sie sich eine Marketing-Performance-Management-Plattform zulegen sollten

Richtlinien dazu, wer ein Projekt erstellen und wichtige Projektinformationen ändern kann

„Verfügen Sie über Richtlinien dazu, wer Projekte erstellen und wichtige Projektinformationen ändern kann“, sagte Miller. „Diese kleine Sache kann einen großen Unterschied machen, denn dann gibt es einen Eigentümer und eine Person, die weiß, wann die Fälligkeitstermine sind und wann sich das Projekt ändern könnte.“

Richten Sie Namenskonventionen für Projekte und Aufgaben ein

Klare Titel helfen den Teammitgliedern, die Art der Aufgabe zu verstehen, mit der sie sich im Marketing-Arbeitsmanagement-Tool befassen. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

„So großartig jede Suchfunktion und jedes Tool auch ist, die Erstellung eindeutiger Titel wird Ihrem Team so viel Zeit sparen“, sagte Miller.

Die Namenskonvention Ihrer Organisation könnte die Verwendung einer „Drill-Down“-Methode in Betracht ziehen, die von allgemeineren Begriffen zu spezifischeren Wörtern zu einzelnen Projekten übergeht.

Hier sind einige weitere Regeln, die Sie für die Namenskonventionen Ihres Teams übernehmen sollten:

• Verwenden Sie im Titel Zahlen und Datumsangaben.
• Fügen Sie Kontext hinzu, indem Sie die Abteilung und den Projekttyp benennen.
• Kürzer ist besser.
• Verwenden Sie Verben, um aufgabenbezogene Aktionen zu bezeichnen (Schreiben, Entwerfen, Entwerfen, Überprüfen usw.).

Richtlinien zu Prozessen im System

Fügen Sie Richtlinien zu Prozessen in Ihre Wissensdatenbank ein, damit Teammitglieder wissen, wie sie bei der Erledigung von Aufgaben und Projekten vorgehen müssen.

Definieren Sie außerdem klar den Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten und geben Sie genau an, welche Prozesse für die Aufgabenebene im Vergleich zur Projektebene gelten.

Hier einige Beispiele für Richtlinien zu Prozessen:

• Alle Arbeiten sollten in der Aufgabenbeschreibung dokumentiert werden.
• Der Kommentarbereich sollte verwendet werden, wenn etwas Spezifisches zur Aufgabe besprochen werden muss. Nur wenn sich die Frage auf das Gesamtprojekt bezieht, sollten Kommentare auf Projektebene abgegeben werden.
• Sobald die Arbeit in der Aufgabe mit hochgeladenen Anhängen zur Überprüfung bereit ist, erwähnen Sie die Teammitglieder, die zur Überprüfung erforderlich sind, und ändern Sie den Status der Aufgabe in „In Prüfung“.
• Sobald der Überprüfungsprozess abgeschlossen ist, ändert der Aufgabeneigentümer den Status der Aufgabe auf „Abgeschlossen“.
• Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte der Projekteigentümer das Projekt in den entsprechenden Ordner „Archiviert“ verschieben.

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