Ein Leitfaden für die Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings

Denken Sie an Ihren letzten ersten Arbeitstag. Wahrscheinlich haben Sie in der Nacht, bevor Sie Ihre Kleidung ausgelegt haben, Zeit damit verbracht, einen oder zwei Freunde um Rat zu fragen und darüber nachzudenken, wie Sie sich in dieser neuen Position auszeichnen könnten. Dann sind Sie am nächsten Tag bestens vorbereitet und bereit, einen guten ersten Eindruck bei Ihren Chefs und Kollegen zu hinterlassen, der im Wesentlichen die Grundlage für Ihre Zeit in dieser Position bildet.

Genau diese Einstellung sollten Sie einnehmen, wenn Sie mit einem brandneuen Kunden in ein Projekt-Kickoff-Meeting gehen. Dieser Kunde hat einer Art Partnerschaft mit Ihrer Agentur zugestimmt, und jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich vergewissern, dass seine Entscheidung gut getroffen wurde. Lassen Sie uns die Grundlagen für die Durchführung eines erfolgreichen Projekt-Kickoff-Meetings besprechen, von der Vorbereitung über die Festlegung der Erwartungen bis hin zur Nachbereitung.

Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?

Ein Projekt-Kickoff-Meeting ist die erste wirkliche Interaktion des Projektmanagers und des jeweiligen Teams mit einem Kunden, nachdem der Verkaufsprozess abgeschlossen ist. Dieses Treffen ist eine Zeit, um mit dem Kunden detaillierter zu besprechen, was seine Prioritäten, Ziele und Zielsetzungen für das Projekt sind. Ich gestalte dieses Treffen gerne als einen etwas strukturierten Dialog zwischen dem Kunden und unserem Team, um sicherzustellen, dass wir die Erwartungen an den Zeitrahmen und die Ausführung festlegen und mir einfach etwas Zeit nehmen, um den Kunden sowohl auf professioneller als auch auf persönlicher Ebene kennenzulernen.

Um diese wichtigen Gespräche mit jedem Kunden führen zu können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie und Ihr Team vorbereitet sind. Im Folgenden werden wir die Schritte besprechen, die zur Vorbereitung eines Projekt-Kickoff-Meetings zu unternehmen sind.

1. Vorbereitung auf ein Projekt-Kickoff-Meeting

Führen Sie ein internes Projekt-Kickoff-Meeting durch

Der erste (und vielleicht wichtigste) Schritt bei der Vorbereitung eines Projekt-Kickoff-Meetings ist die Einrichtung interner Meetings, um vor dem eigentlichen Projekt-Kickoff-Gespräch so viele Informationen wie möglich über den Kunden zu sammeln. Bei Go Fish Digital richtet der Projektmanager je nach Arbeitsumfang des Kunden ein paar verschiedene interne Meetings ein, um zu beginnen.

Das erste interne Treffen findet immer zwischen dem Projektmanager und demjenigen statt, der den Verkaufsprozess mit dem Kunden durchlaufen hat. Dieses Meeting stellt sicher, dass der Projektmanager über alle Hintergrundinformationen informiert ist, die das Vertriebsteammitglied möglicherweise gesammelt hat, sowie über alle Ziele oder Ziele, die der Kunde bereits mitgeteilt hat. Es ist auch an der Zeit, mit der Diskussion zu beginnen, welche Teammitglieder am besten geeignet sind, an dem Projekt des Kunden zu arbeiten.

Das nächste Treffen, das wir arrangieren, nennen wir ein Entdeckungstreffen. Während dieses Treffens kommen der entschiedene Stratege und Analysten aus jeder Branche innerhalb des Arbeitsbereichs des Kunden zusammen, um ein wenig Research zusammenzustellen. Wenn der Kunde beispielsweise SEO als Teil seines Projektumfangs hat, können wir Dinge wie Sichtbarkeit, Backlinks und Website-Geschwindigkeit untersuchen. Wir können auch einen kurzen Website-Crawl durchführen, um sicherzustellen, dass es keine roten Flaggen gibt. Diese Zeit hilft dem Team, die Website des Kunden zu verstehen und alles anzusprechen, was wir während des Projekt-Kickoff-Gesprächs mit einem Kunden besprechen möchten.

Das abschließende interne Meeting wird am Tag vor dem Projekt-Kickoff-Call mit allen Teammitgliedern aus jeder Vertikalen innerhalb des spezifischen Arbeitsumfangs des Kunden angesetzt. Dieses Treffen soll sicherstellen, dass sich alle mit ihren Gesprächsthemen in der Kickoff-Präsentation und der Tagesordnung des Projekts (die wir weiter unten besprechen werden) wohlfühlen und dass niemand irgendwelche Fragen oder Bedenken hat.

Erstellen Sie eine Präsentation und Tagesordnung für das Projekt-Kickoff-Meeting

Die Erstellung der Präsentation und Tagesordnung für das Projekt-Kickoff-Meeting ist etwas, an dem der Projektmanager in der Woche vor dem Anruf arbeiten wird. Die Agenda hilft den internen Teams, sich vorbereitet zu fühlen und genau zu wissen, mit welchen Punkten sie sprechen werden, und das Präsentationsdeck hilft dem Kunden, einige der Erwartungen zu verfolgen und zu visualisieren, die wir während des Meetings setzen werden.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Agentur Vorlagen sowohl für die Tagesordnung als auch für das Präsentationsdeck hat, damit diese Meetings konsistent und effizient durchgeführt werden.

2. Durchführung des Projekt-Kickoff-Meetings

Stellen Sie das Team vor

Der erste Teil eines Projekt-Kickoff-Meetings sollte die Vorstellung des Teams sein. Nicht jeder im Team hat Kundenkontakt, daher ist es hilfreich, Namen, mit denen der Kunde während des gesamten Projekts über ein Projektmanagement-Tool oder einen digitalen Kommunikationskanal interagiert, Gesichter zuzuordnen. Ich ermutige unser Team immer, an diesen Meetings mit eingeschalteter Kamera teilzunehmen, auch wenn der Kunde seine Kamera ausgeschaltet hat, um dem Kunden zu helfen, unser Team ein bisschen besser kennenzulernen.

Stellen Sie Hintergrundfragen

Der nächste Schritt in einem erfolgreichen Projekt-Kickoff-Meeting besteht darin, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, sich und sein Team vorzustellen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Fragen zu stellen, die Sie möglicherweise haben, basierend auf dem, was Sie aus der Verkaufsübergabe oder aus der vor dem Meeting durchgeführten Recherche gelernt haben.

Meiner Meinung nach ist dies der wichtigste Teil des Kickoff-Gesprächs. Damit wird der Grundstein für die Kundenbeziehung für die kommenden Monate oder Jahre gelegt. Vor dem Kickoff-Gespräch sollten Sie sich Zeit nehmen, die Website des Kunden durchzugehen, Ihre Notizen aus dem Verkaufsgespräch zu durchkämmen und weitere Nachforschungen über den Kunden anzustellen, um eine Liste mit Fragen zusammenzustellen, die Sie dem Kunden während des Gesprächs stellen können. Ich lege auch Wert darauf, den Kunden zu bitten, Zugriff auf alle seine Google-Eigenschaften zu senden, die in seinem Bereich hilfreich sind. Ich habe unten eine Liste mit einigen Fragen zusammengestellt, die ich normalerweise während eines Projekt-Kickoff-Gesprächs stelle.

• Welche Ziele haben Sie für unsere gemeinsame Arbeit an diesem Projekt?
• Was sind Ihre vorrangigen Keywords?
• Wer sind Ihre Hauptkonkurrenten?
• Wer ist Ihre primäre Zielgruppe?
• Was sind Ihre primären Produkte/Dienstleistungen?
• Können Sie uns etwas über Ihre Marke erzählen?
• Hatten Sie in der Vergangenheit Probleme oder Probleme mit der digitalen Marketingpräsenz, von denen wir wissen sollten?
• Welches CMS verwenden Sie? Können Sie unserem Team Zugriff auf Ihr CMS gewähren?
• Wie kommuniziert man am besten mit seinem Team? (Wir verwenden ein Projektmanagement-Tool namens ClickUp , um mit unseren Kunden zu kommunizieren, aber ich stelle immer sicher, dass dies funktioniert und/oder ob sie auch über einen anderen Kanal wie E-Mail oder Slack kommunizieren möchten.)

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie Zeit lassen, damit der Kunde alle Fragen stellen kann, die er möglicherweise vorbereitet hat oder die während der Präsentation der Projekt-Kickoff-Präsentation aufkommen könnten. Einige der Fragen, die sie stellen, müssen möglicherweise weiter recherchiert oder später beantwortet werden, aber es ist immer von Vorteil, dem Kunden zu helfen, sich bei diesem ersten Anruf gehört zu fühlen.

Erwartungen und nächste Schritte festlegen

Sobald Sie genügend Kundenhintergrund haben, um mit der Erstellung einer Strategie zu beginnen, lassen Sie jeden vertikalen Strategen im Arbeitsbereich des Kunden ein klares Bild davon zeichnen, was der Kunde in den kommenden Wochen erwarten sollte. Wir denken, dass es sehr hilfreich ist, visuelle Zeitleisten zu verwenden. Bei digitalen PR-Kampagnen beispielsweise dienen die ersten Wochen der Recherche, dem Sammeln von Daten und dem Erstellen von Assets. Dann können wir anfangen, diese Kampagne Journalisten vorzustellen, um hoffentlich Backlinks zu erhalten. Dies ist wichtig, um einen Kunden während des Projekt-Kickoff-Meetings darüber zu informieren, damit er weiß, wann er mit Updates und Ergebnissen rechnen kann.

3. Nachverfolgung und nächste Schritte

Nach Abschluss eines Projekt-Kickoff-Meetings beginnt die eigentliche Arbeit. Sie haben bereits großartige Arbeit geleistet, indem Sie vorbereitet, recherchiert und Erwartungen formuliert haben. Aber was jetzt am wichtigsten ist, ist sicherzustellen, dass Sie das befolgen, worüber während dieses Anrufs gesprochen wurde. Gehen Sie sorgfältig die Notizen durch, die Sie sich in der Tagesordnung Ihres Projekt-Kickoff-Meetings gemacht haben, und gehen Sie mit dem Kunden auf alles ein, worüber er sich erkundigt hat. Sprechen Sie auch mit dem Kunden über den Rhythmus seiner Follow-up-Statusgespräche und an welchen Aufgaben Sie in Zukunft arbeiten werden, damit er einen klaren Fahrplan für die kommenden Wochen hat.

Fazit

Projekt-Kickoff-Meetings sind entscheidend, um eine gute Grundlage für eine langfristige Kundenbeziehung zu legen. Erwarten Sie nicht, dass jedes Meeting perfekt verläuft, aber wenn Sie die obigen Richtlinien befolgen, können Sie den ersten Schritt tun, um Ihr Team bei der Durchführung eines effizienten und effektiven Projekt-Kickoff-Meetings zu unterstützen.