Gantt-Diagramme: Grundlagen zu Best Practices (kostenlose Gantt-Diagrammvorlage enthalten)

Die besten Marketingteams können durch robuste Systeme, die Effizienz und Zusammenarbeit fördern, sofort einsatzbereite Ideen generieren. Aufgabentransparenz und Ressourcenmanagement sind der Schlüssel, um diese Ziele zu erreichen.

Ein Gantt-Diagramm ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Sichtbarkeit von Aufgaben zu erhöhen. Teams in allen Branchen verwenden es, um Zeitpläne präziser zu erstellen.

Auf einen Blick zeigt ein Gantt-Diagramm Aufgaben, die das Team erledigen muss, und wie jede Aufgabe mit der anderen zusammenhängt. Diese Funktionen ermöglichen es Projektmanagern, den effizientesten Ansatz zu planen.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme sind horizontale Balkendiagramme, die die Aufgaben darstellen, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind, zusammen mit dem Zeitplan, wann sie voraussichtlich beginnen und enden. Sie veranschaulichen auch Abhängigkeiten, Hierarchien und relevante Meilensteine.

Es wurde durch den amerikanischen Ingenieur Henry Gantt populär gemacht. Sie wurden ursprünglich von Hand gezeichnet und waren mühsam zu pflegen. Aber mit dem Aufkommen von Computern in den 1980er Jahren wurden Gantt-Diagramme einfacher zu verwalten und wurden immer beliebter.

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Arten von Gantt-Diagrammen

Umfang und Detaillierungsgrad unterscheiden die beiden Arten von Gantt-Diagrammen.

- Gantt-Diagramme auf hoher Ebene

Gantt-Diagramme auf hoher Ebene helfen bei der Überwachung wichtiger Unternehmensinitiativen. Die Zeitintervalle sind hier in der Regel in Monaten oder Quartalen angegeben , da jede Position einen Aufwand darstellt, der Hunderte von Aufgaben und eine Handvoll Teams umfasst.

Ein Gantt-Diagramm, das Ihre Marketingkommunikationskampagnen über das Jahr hinweg verfolgt, ist ein Beispiel für ein allgemeines Gantt-Diagramm.

Gantt-Diagramme auf Projektebene

Projektspezifische Gantt-Diagramme überwachen kleinere Projekte, die normalerweise mit einer größeren Initiative verbunden sind. Die Aufgaben hier können sehr kleinteilig sein, sodass die Zeitintervalle in der Regel Tage oder Wochen betragen . In manchen Fällen können es sogar Stunden sein.

In Anlehnung an unser obiges Beispiel für Marketingkommunikationskampagnen kann ein damit verknüpftes projektspezifisches Gantt-Diagramm eines zur Verfolgung von Artikeln sein, die in Ihrem Blog veröffentlicht werden sollen.

Die Verwendung beider Arten von Gantt-Diagrammen in diesem Szenario kann Ihnen dabei helfen , Inhalte in großem Maßstab zu erstellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie alle mit den Kernbotschaften Ihrer Kampagne übereinstimmen.

So lesen Sie ein Gantt-Diagramm

Um ein Gantt-Diagramm zu lesen, müssen Sie verstehen, was jeder Teil darstellt.

Zeitstrahl

Oben auf der X-Achse des Gantt-Diagramms wird das Zeitintervall dargestellt, das Sie zum Nachverfolgen Ihrer Aufgaben verwenden möchten. Dies können Tage, Wochen, Monate oder Quartale sein. Manchmal sogar Stunden.

Aufgaben und Unteraufgaben

Die linke Seite des Gantt-Diagramms listet die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen, um das Projekt voranzubringen.

Aktivitätsbalken und Fortschrittslinien

Die Balken im Gantt-Diagramm geben die geschätzte Dauer für den Abschluss von Aufgaben wieder. Innerhalb der Balken befinden sich Linien, die den Fortschritt des Teams anzeigen.

Wenn sich Linien innerhalb des Balkendiagramms befinden, bedeutet dies, dass die Arbeit auf dem richtigen Weg ist. Linien, die darüber hinausgehen, weisen auf Aufgaben hin, die über ihre beabsichtigten Zeitpläne hinausgehen. Diese können Verzögerungen für Abhängigkeiten oder den Bedarf an zusätzlicher Nachverfolgung, Budget oder Ressourcen signalisieren.

Meilensteine

Meilensteine ​​dienen als Kontrollpunkte zum Abschluss eines Projekts. Rauten stellen sie dar, weil sie normalerweise keine Dauer haben wie normale Aufgaben.

Pfeile

Die Pfeile, die Aktivitätsleisten miteinander verbinden, weisen auf Aufgaben hin, die voneinander abhängig sind. Wir werden in einem späteren Abschnitt mehr über Abhängigkeiten sprechen, aber sie sind wesentliche Überlegungen bei der Planung.

Vertikale Linienmarkierung

Die vertikale Linienmarkierung hilft Ihnen, die Aktivitäten zu identifizieren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden. Als Projektmanager können Sie so erkennen, bei wem Sie sich melden müssen, um sicherzustellen, dass sie die benötigte Unterstützung erhalten.

So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in 5 Schritten

Schritt 1: Listen Sie Ihre Meilensteine ​​und Aufgaben auf

Um mit der Erstellung Ihres Gantt-Diagramms zu beginnen, identifizieren Sie Meilensteine, die wichtige Fortschrittspunkte markieren. Meilensteine ​​können Status-Update-Präsentationen für das Management, Prototyp-Demos, zu liefernde Einreichungen und andere sein. Tragen Sie sie mit Rauten in Ihr Gantt-Diagramm ein.

Wenn Sie sie dort haben, zählen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen, um sie zu erreichen, und listen Sie sie auf der linken Seite Ihres Diagramms auf. Sie können sie in Aufgaben und Unteraufgaben gruppieren, um sie verdaulich zu machen.

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihr bevorzugtes Zeitintervall

Das Zeitintervall, das Sie für Ihr Gantt-Diagramm verwenden, kann so hoch wie Wochen und Monate oder so niedrig wie Stunden oder Tage sein.

Wie bereits erwähnt, können Gantt-Diagramme allgemein oder projektspezifisch sein. Ein Gantt-Diagramm für Ihre einjährige Kampagne kann beispielsweise Monate als Zeitintervall verwenden. Das Verfolgen der Artikel, die Sie in Ihrem Blog veröffentlichen, könnte dagegen besser mit Tagen oder Wochen überwacht werden.

Schritt 3: Abhängigkeiten markieren

Abhängigkeiten sind Aufgaben, deren Initiierung von der Ausgabe einer anderen Aufgabe abhängig ist. Im Gantt-Diagramm markieren Pfeile die Aufgaben, die miteinander verbunden sind.

Drei Dinge können Abhängigkeiten verursachen: gemeinsam genutzte Ressourcen, Voraussetzungen oder Timing .

Wenn Sie zum Beispiel nur einen Grafiker in Ihrem Team haben, dann sind Sie alle auf eine gemeinsame Ressource angewiesen . Ihr Künstler kann nicht mit dem Feature-Bild Ihres Artikels beginnen, bis er mit der Erstellung Ihrer Social-Media-Bilder fertig ist und so weiter.

Andererseits sind Voraussetzungen Ausgaben, die benötigt werden, um mit einer anderen Aufgabe zu beginnen. Zum Beispiel kann ein Autor ohne Briefing nicht mit der Arbeit an einem Artikel beginnen. Dies macht das Schreiben von Artikeln davon abhängig, dass das Briefing zuerst fertig ist.

Schließlich beziehen sich zeitliche Abhängigkeiten auf Aufgaben, die Sie nur zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen können. Beispielsweise können Sie einen Weihnachts-Social-Media-Beitrag nur an Weihnachten veröffentlichen. Ein weiteres Beispiel: Sie können Ihre Bezugsperson nur dann interviewen, wenn sie verfügbar ist.

Zu beachten, welche Aufgaben Sie gleichzeitig erledigen können (und welche nicht), hilft Ihnen dabei, genaue Fristen einzuhalten und Ressourcen effizient zu verteilen.

Schritt 4: Wählen Sie ein Werkzeug aus

Sie können ein Gantt-Diagramm mit der gestapelten Balkenfunktion von Microsoft Excel erstellen, oder Sie können eine spezialisierte Projektmanagement-Software wie Workamajig verwenden. Mit Workamajig können Sie mit nur wenigen Klicks einen sofortigen, aber vollständig anpassbaren Zeitplan erstellen.

Während es möglich ist, manuelle Tools zum Erstellen eines Gantt-Diagramms zu verwenden, ist Projektmanagement-Software mit Funktionen ausgestattet, die Ihnen helfen, sie zu maximieren.

Schritt 5: Details eingeben

Sobald Sie sich für ein Tool entschieden haben, können Sie damit beginnen, Ihre aufgelisteten Aufgaben einzugeben und Ihre Meilensteine ​​zu markieren. Fügen Sie dann die Aktivitätsbalken hinzu, markieren Sie Abhängigkeiten und weisen Sie die Aufgaben zu.

Der Prozess mag auf dem Papier einfach klingen, aber es ist nicht immer so einfach. Tatsächlich sollten Sie im Laufe der Zeit mit Iterationen und Anpassungen rechnen. Es könnte Abhängigkeiten geben, die Sie nicht erkannt haben. Möglicherweise müssen Sie einige Fristen neu verhandeln oder Ihr Team benötigt möglicherweise mehr Mitarbeiter.

Seien Sie nicht beunruhigt, wenn dies passiert. Das ist das Schöne am Gantt-Diagramm und seiner Fähigkeit, sich an solche Veränderungen anzupassen. Natürlich ist es immer besser, Probleme früher als später zu erkennen.

Vorteile und Einschränkungen von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind unglaubliche Werkzeuge. Aber sie haben auch Stärken und Schwächen.

Warum ein Gantt-Diagramm verwenden?

Visualisieren Sie Projektaktivitäten

Gantt-Diagramme können riesige Mengen an Informationen auf einen Blick anzeigen: Ihren kritischen Pfad, Fortschritt und Fristen für Meilensteine, um nur einige zu nennen. Diese Vogelperspektive auf die Aktivitäten Ihres Projekts kann Ihnen dabei helfen, bessere Gespräche zu führen und Ihre Kommunikation mit Ihren Stakeholdern zu verbessern.

Strukturieren Sie Ihre Aktivitäten

Die Notwendigkeit, Meilensteine ​​und Ergebnisse auf umsetzbare Aufgaben herunterzubrechen, zwingt Sie und Ihr Team dazu, Ihre Pläne zu überprüfen, zu bewerten und zu organisieren. Dies unterstützt die Ausrichtung und sorgt für Klarheit.

Erstellen Sie genaue Zeitpläne

Entgegen der Sichtweise eines Außenstehenden können Zeitpläne nicht abgeleitet werden, indem einfach alle Ihre Schätzungen addiert und nach der Anzahl der Personen geteilt werden, die Sie in Ihrem Team haben.

Sie müssen Abhängigkeiten berücksichtigen, und Gantt-Diagramme können Ihnen dabei helfen, sie im Auge zu behalten. Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, während Sie mit Ihren Stakeholdern Leistungen erbringen, können Sie realistische Zeitpläne und Fristen erstellen.

Binden Sie Teams und Stakeholder ein

Die Strukturierung von Aufgaben in einem Gantt-Diagramm ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihrem Team zu zeigen, wie seine täglichen Aktivitäten zum Gesamtbild beitragen. Das leicht verdauliche Format erleichtert auch die Abstimmung mit Stakeholdern.

Verwalten Sie Änderungen und Scope Creep

Scope Creep und Overservicing Ihrer Kunden tragen massiv zum Scheitern von Projekten bei. Wenn sich Stakeholder nach neuen Anfragen erkundigen, kann Ihnen Ihr Gantt-Diagramm dabei helfen, zu kommunizieren, wie sich dies auf Ihren Produktionsplan auswirkt. Durch die Übergabe dieser Information können sie beurteilen, ob es sich noch lohnt, sie hinzuzufügen, und sich auf einen vernünftigen Kompromiss einigen.

Was sind die Nachteile eines Gantt-Diagramms?

- Kann komplex werden

Gantt-Diagramme sind praktisch, während sie aufgeräumt und organisiert bleiben. Ohne ordnungsgemäße Filterung können sie unübersichtlich, ablenkend und schließlich unverständlich werden.

Um dies zu verwalten, wählen Sie eine Software, mit der Sie Aufgaben ganz einfach gruppieren, filtern, suchen und organisieren können. Mit diesen Funktionen können Sie sicherstellen, dass Ihr Gantt-Diagramm Ihrem Team hilft, sich auf die richtigen Meilensteine ​​und Prioritäten zu konzentrieren.

- Begrenzte Informationen

Ihr Gantt-Diagramm kann eine große Menge an Informationen anzeigen. Aber es kann Ihnen nicht alle zeigen. Während es Ihren Zeitplan, Personalzuweisungen und Aufgabendauern effektiv anzeigen kann, kann es nicht den Schwierigkeitsgrad der Aufgaben und die Ressourcen anzeigen, die Sie benötigen, um sie zu erfüllen.

Vermeiden Sie es, wichtige Entscheidungen nur aufgrund dessen zu treffen, was Sie in Ihrem Gantt-Diagramm sehen. Unterstützen Sie es mit Dokumentation und Trackern, die Ihnen helfen können, zusätzlichen Kontext bereitzustellen, damit Sie ordnungsgemäß informiert bleiben.

- Kann schwierig zu justieren und zu warten sein

Mit zunehmender Aufgabenliste werden Anpassungen ohne angemessene Automatisierung komplizierter. Das Übersehen von Abhängigkeiten oder das Übersehen geringfügiger Überschneidungen kann einen Schneeballeffekt auf den Rest Ihres Projekts verursachen. Diese Tatsache unterstreicht die Notwendigkeit robuster Systeme, Prozesse und Checks and Balances, wann immer Sie Änderungen vornehmen.

Best Practices für Gantt-Diagramme

Beachten Sie arbeitsfreie Tage

Wochenenden und arbeitsfreie Feiertage sind wichtige Überlegungen bei der Planung Ihres Arbeitsplans. Aber das sind nicht die einzigen arbeitsfreien Tage, die Sie beachten müssen.

Stimmen Sie sich mit Ihrer Gebäudeverwaltung und Ihren Betriebsteams ab: Gibt es geplante Schließungen und Wartungsarbeiten? Berücksichtigen Sie Ihren Bürostandort: Gibt es Tage im Jahr, an denen Sie häufig starken Regen oder Schnee erleben? Erkundigen Sie sich bei Ihren Teamkollegen: Haben sie Urlaub und Urlaub für das Jahr geplant?

Sie können nicht jede Arbeitsunterbrechung vorhersehen. Aber mit genügend Sorgfalt können Sie sich proaktiv auf die Möglichkeit dieser externen Verzögerungsursachen vorbereiten.

Verwenden Sie Farben zu Ihrem Vorteil

Farben können leicht als oberflächliche Upgrades abgetan werden. Aber gut eingesetzt können sie helfen, Ihr Gantt-Diagramm besser lesbar und benutzerfreundlicher zu machen. Hier sind ein paar Vorschläge:

• Weisen Sie jedem Meilenstein oder Liefergegenstand eine Farbe zu, damit Sie visuell unterscheiden können, womit Ihre Aufgaben verbunden sind
• Weisen Sie jeder Person eine Farbe zu, damit Ihr Team die jeder Person zugewiesenen Aufgaben auf einen Blick erkennen kann
• Für eine einfache Berichterstellung oder Fehlerbehebung färben Sie jede Aufgabe entsprechend ihrem Status (Beispiel: Grün, wenn sie gut läuft, Gelb, wenn sie zusätzliche Aufmerksamkeit erfordert, Rot, wenn sie bereits überfällig ist usw.)

Das Hinzufügen von Farbtupfern zu Ihrem Gantt-Diagramm ist nicht nur aus ästhetischen Gründen gut. Mit dem richtigen System können sie neue Organisationsebenen hinzufügen, von denen Sie, Ihre Teams oder Ihre Stakeholder profitieren können.

Wählen Sie die richtige Software

Die Pflege eines Gantt-Diagramms kann mühsam sein, muss es aber nicht. Der beste Weg, dies zu verwalten, ist die Auswahl einer Software, die Ihren Anforderungen entspricht.

Sortieren, Gruppieren, Suchen und Filtern sollten harte Anforderungen sein. Automatisierung ist ein großes Plus. Die richtigen können das Bewegen von Dingen so viel einfacher machen. Bedenken Sie schließlich, wie einfach es zu erlernen und zu verwenden ist.

Mit dem richtigen System und der richtigen Software können Sie die Stärken Ihres Gantt-Diagramms maximieren und seine Schwächen mindern.

Fazit

Gantt-Diagramme sind leistungsstarke Tools, die in vielen Branchen eingesetzt werden. Für Marketingfachleute bieten sie eine Möglichkeit, Teams und Projekte zu organisieren und auszurichten.

Auf einen Blick kann es riesige Mengen an Informationen wie Aufgaben, Schätzungen, Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten und Fortschritte bieten. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie über ein robustes System und Werkzeug für dessen Erstellung und Wartung verfügen, können Sie die Projekttransparenz erhöhen, die Produktivität steigern und Ihr Team und Ihre Stakeholder einbeziehen.

Workamajig hat Gantt-Diagramme und andere Projektmanagementfunktionen integriert, damit Sie bei all Ihren Kampagnen, Teams und Initiativen den Überblick behalten.

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