6 Schritte zum richtigen Event-E-Mail-Marketing

Das Erstellen einer effektiven Event-Marketingstrategie ist einer der wichtigsten Schritte zum Geschäftserfolg. Aber es ist auch eine ziemliche Herausforderung für Vermarkter und Geschäftsinhaber. Warum? Denn es gibt verschiedene Faktoren zu berücksichtigen – Ressourcen, Ziele, Präsentatoren, Inhalte und mehr.

Die meisten dieser Faktoren liegen in Ihrem Einflussbereich. Aber was ist mit dem, das Sie am meisten interessiert? Sie haben es richtig erraten, es ist die Teilnahme an Veranstaltungen. Glücklicherweise hilft Ihnen Event-E-Mail-Marketing dabei, einen so frustrierenden Prozess in einen Spaziergang im Park zu verwandeln. Aber bevor wir uns damit befassen, wie Sie Ihr Event-E-Mail-Marketing perfektionieren, lassen Sie uns aufschlüsseln, worum es geht und warum Sie darin investieren sollten.

Was ist Event-E-Mail-Marketing und warum brauchen Sie es?

Wir leben in einer Zeit, in der digitale Marketingtrends kommen und gehen, aber es gibt einen Kanal, der nie aus der Mode kommt, wenn es um Eventwerbung geht – oder eigentlich um jede andere Art von Werbung – und das ist E-Mail. Beim Event-E-Mail-Marketing geht es darum, qualitativ hochwertige E-Mail-Inhalte an die Empfänger zu senden, um einen Hype aufzubauen und die Anzahl der Event-Registrierungen zu steigern. Mit E-Mails können Veranstaltungsplaner Interessenten für ihre Veranstaltungen begeistern, ihnen die Motivation geben, sich anzumelden, und sie auch nach dem Ende der Veranstaltung engagieren.

Event-E-Mail-Marketing ist viel mehr als nur ein paar E-Mails zu versenden, um Ihr Event anzukündigen. Es ist eine großartige Gelegenheit, Ihr Alleinstellungsmerkmal zu präsentieren, ohne zu aufdringlich zu werden. Das Versenden von E-Mail-Marketingmaterial an potenzielle Kunden hilft Ihnen dabei, starke Beziehungen zu ihnen aufzubauen, sie vom ersten Tag an einzubeziehen und sie zu treuen Fans für bevorstehende Veranstaltungen zu machen.

Wenn Sie auf die Leistungsfähigkeit von E-Mails vertrauen, kommen Sie dem Ziel, die richtigen Personen auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen, einen Schritt näher. Und wenn Sie denken, dass es zu viel Zeit und Mühe kostet, machen Sie sich keine Sorgen; das ist nicht der Fall. Die Investition in E-Mail-Marketing-Software wie Sendinblue oder eine robuste Sendinblue-Alternative nimmt Ihnen die Last von den Schultern und bietet unbegrenzte Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung zu bewerben.

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Sehen wir uns einige dieser Optionen an:

• Erstellen Sie hochkonvertierende E-Mail-Sequenzen, um das Interesse der Registrierten vom Tag ihrer Anmeldung bis nach Ende der Veranstaltung zu wecken.
• Personalisieren Sie Ihre Event-Einladungen, Erinnerungen oder Follow-ups, um maßgeschneiderte Inhalte zu erstellen, die den Bedürfnissen und Erwartungen Ihres Publikums entsprechen.
• Sammeln Sie das Feedback der Teilnehmer, um Ihre Veranstaltungsleistung zu überwachen und wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was bei zukünftigen Veranstaltungsbemühungen verbessert werden kann.
• A/B-Tests Ihrer E-Mail-Nachrichten, um zu prüfen, was bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommt, und ihre Leistung basierend auf den Ergebnissen zu verbessern.
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, Ihre Veranstaltungsdetails mit ihren Verbindungen zu teilen, erhalten Sie Zugang zu mehr Berührungspunkten und stärken Sie die Markenbekanntheit.

Bei all den Optionen, die durch einen soliden E-Mail-Marketing-Service verfügbar sind, ist es eine Verschwendung, sich auf ein oder zwei E-Mails zu beschränken, um für Ihre Veranstaltung zu werben. Stellen Sie also sicher, dass Sie früh anfangen und während des gesamten Event-Lebenszyklus Verbindungen zu Ihrem Publikum aufbauen. Aber dazu gleich mehr.

6 Schritte zum Erfolg im Event-E-Mail-Marketing

Nachdem wir nun behandelt haben, warum Event-E-Mail-Marketing Ihr vertrauenswürdigster Verbündeter sein sollte, um für Ihr Event zu werben, ist es an der Zeit, Ihnen einen detaillierten Leitfaden zum Aufbau einer leistungsstarken Event-E-Mail-Kampagne zu präsentieren.

1. Machen Sie die Ankündigung

Nachdem Sie eine großartige Veranstaltung zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, die Leute darüber zu informieren. Denken Sie daran, dass der erste Eindruck immer zählt und genau darum geht es in dieser E-Mail. Die E-Mail mit der Ankündigung der Veranstaltung sollte die folgenden Details enthalten:

• Name, Datum und Ort des Ereignisses
• Ein Link zu Ihrer Registrierungsseite oder anderen Registrierungsoptionen
• Das Event-Line-up

Abgesehen von diesen Elementen können Sie alle Informationen hinzufügen, die Sie gemäß Ihren Zielen für erforderlich halten. Geben Sie in dieser E-Mail jedoch nicht zu viel auf, da ihr Hauptziel darin besteht, die Neugier der Leser zu wecken. Und selbst wenn Sie vor dem Versenden Ihrer Save-the-Date-E-Mail noch nicht alles vorbereitet haben, lassen Sie sich davon nicht zurückhalten. Sie können jederzeit die grundlegenden Details versenden und das Geheimnis wahren, indem Sie die Abonnenten darüber informieren, dass die aufregendsten Informationen noch offengelegt werden müssen.

Die Versandzeit dieser E-Mail hängt auch von der Art der Veranstaltung ab, die Sie veranstalten. Wenn es sich um ein beliebtes Filmfestival handelt, das Menschen aus der ganzen Welt anzieht, sollten Sie die E-Mail zum Start der Veranstaltung einige Monate im Voraus versenden, damit die Leute Flüge, Hotels und Ähnliches buchen können. Wenn Sie jedoch ein Online-Webinar zum Erstellen einer virtuellen Telefonnummer für Geschäftsleute veranstalten, ist etwa ein Monat ausreichend Zeit für interessierte Interessenten, sich anzumelden.

2. Necken Sie die Details

Vermarkter nutzen diese Art von E-Mail – oder E-Mail-Sequenz –, um wichtige Details zu Ereignissen zu staffeln und die Empfänger auf dem Laufenden zu halten. Möglicherweise haben Sie die Veranstaltungsankündigungs-E-Mail gesendet und haben alle relevanten Informationen auf Ihrer Veranstaltungs-Landingpage. Genauso wichtig ist es aber, Teaser-E-Mails mit den Details bis zum eigentlichen Termin zu versenden. Dies ist die Zeit, um zusätzliche Informationen auszutauschen, z. B. eine detaillierte Agenda, Interviews mit den Gastgebern, besondere Preisankündigungen und mehr.

Unabhängig davon, ob sich Interessenten bereits für Ihre Veranstaltung angemeldet haben oder nicht, sollten Sie es nicht versäumen, Teaser-E-Mails zu versenden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Empfänger segmentieren und die Informationen teilen, die dem Status jedes Segments entsprechen. Personen, die sich für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, benötigen spezifische Informationen wie die detaillierte Aufstellung der Referenten oder lustige Fakten über die Hauptredner, während diejenigen, die sich noch in der Überlegungsphase befinden, grundlegende Einblicke wie die Registrierungsinformationen wissen möchten.

Es ist auch eine gute Idee, kurze Teaser-Videos mit warmen Botschaften der Veranstalter oder Material hinter den Kulissen zu verwenden. Sie können sogar Testimonial-Videos von früheren Teilnehmern als soziales Beweiselement verwenden, um aktuelle Leser dazu zu bringen, Ihre nächste Erfolgsgeschichte zu werden.

Abgesehen davon, dass Sie Ihren Veranstaltungswert hervorheben, verleiht diese Art von Videoinhalten Ihren E-Mail-Werbeaktionen eine menschliche Note und lässt potenzielle Kunden eine Beziehung zu Ihrer Marke und den Menschen dahinter herstellen. Was noch effektiver daran ist, Teaser-Videos in Ihre Event-E-Mails aufzunehmen, ist, dass die Leser visuelle Inhalte mit größerer Wahrscheinlichkeit mit ihrem Netzwerk teilen, was wiederum die Sichtbarkeit Ihres Events erhöht.

3. Erinnerungen senden

Das Versenden von Erinnerungs-E-Mails ist eine sichere Möglichkeit, Begeisterung für Ihr Event zu wecken. Wenn der kritische Tag näher rückt, müssen Sie so viele Anmeldungen wie möglich gewinnen. Wahrscheinlich sind Ihre Registranten vielbeschäftigte Personen, die möglicherweise von anderen Prioritäten abgelenkt werden, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie können also auch Erinnerungs-E-Mails für Personen verwenden, die sich bereits registriert haben, um sie wieder in den Kreis zu holen und sie zu drängen, das Datum in ihren Kalender einzutragen.

Um das Beste aus Ihren Event-Erinnerungs-E-Mails herauszuholen, integrieren Sie Elemente, die Dringlichkeit hervorrufen, und unkomplizierte CTAs, die Abonnenten dazu bringen, Tickets zu kaufen oder sich zu registrieren. Begeistern Sie Ihre Leser durch die Verwendung von überzeugenden visuellen Elementen wie personalisierten Gifs oder Bildern, exklusivem Material, Biografien von Moderatoren oder anderen Elementen, von denen Sie glauben, dass sie für sie von Wert sind. Denken Sie noch einmal daran, alle Veranstaltungsdetails anzugeben und potenzielle Änderungen hervorzuheben, damit sie wissen, was sie erwartet oder was sie mitbringen sollten.

Damit Erinnerungen besser funktionieren und zu mehr Besuchern führen, sollten Sie einige Tage vor dem Veranstaltungsdatum eine E-Mail und dann am Tag selbst eine E-Mail senden. Unter Online-Veranstaltungsplanern ist es auch üblich, einige Stunden vor der Veranstaltung eine letzte Erinnerungs-E-Mail zu versenden, um zu vermeiden, dass sie in letzter Minute abgesetzt werden.

4. Lassen Sie sie fragen und Antworten geben

Wenn Sie die ersten E-Mails für Ihre Veranstaltung versenden, kennen Sie wahrscheinlich noch nicht alle potenziellen Fragen Ihrer Teilnehmer. Um Ihnen bei der genauen Erfassung und Beantwortung von Veranstaltungsfragen zu helfen, sollten diese E-Mails ein Kontaktformular enthalten, in das sie Fragen zur Veranstaltung eintragen können. Sie können den Link zu Ihrem Kontaktformular auch auf Ihren Social-Media-Konten teilen, um sie zu ermutigen, Fragen zu stellen. Achten Sie auf ihre Anfragen, um zu wissen, worauf Sie sich bei der folgenden Kommunikation konzentrieren müssen, und beseitigen Sie mögliches Zögern.

Nun, da Sie die Fragen haben, geben Sie ihnen die Antworten, die sie verdienen. Sammeln Sie die am häufigsten gestellten Fragen und zeigen Sie sie einige Tage vor Ihrer Veranstaltung in einer E-Mail an. Sie können auch lustige Fakten über Ihre Redner oder den Planungsprozess teilen.

Diese Art von E-Mail-Inhalten bietet ihnen nicht nur alles, was sie wissen müssen, sondern schafft auch ein Gemeinschaftsgefühl. Das ist eine hervorragende Möglichkeit, die Empfänger zu begeistern und hilfreiches Material bereitzustellen, das Ihr Fachwissen unter Beweis stellt. Sie sollten dies jedoch in einem Gesprächston halten und vermeiden, zu förmlich zu klingen.

5. Engagement endet nie

Ein häufiger Fehler unter Event-Vermarktern und -Planern ist, dass sie denken, ihre Arbeit sei erledigt, sobald die Veranstaltung stattgefunden hat. Aber die Wahrheit ist, dass Sie, wenn Sie es versäumen, die Teilnehmer nach Abschluss der Veranstaltung weiterzuverfolgen, nur zusätzliche Möglichkeiten verpassen, sie weiter zu engagieren, wertvolle Erkenntnisse zu sammeln und sie zu wiederkehrenden Kunden für zukünftige Veranstaltungen zu machen.

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Wenn Sie mit Ihren Event-Registranten in Kontakt bleiben und sie auch nach dem Event pflegen, hilft Ihre Marke, in ihrem Gedächtnis zu bleiben. Darüber hinaus drängen solche Initiativen sie dazu, Ihre treuen Markenbotschafter zu werden und ihre Erfahrungen mit ihren Anhängern in den sozialen Medien zu teilen. Sie haben endlose Möglichkeiten mit dieser Art von Follow-up-E-Mail, von denen einige sind:

• Danken Sie ihnen für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung, um ihre Wertschätzung für ihre Zeit zu zeigen.
• Bitten Sie sie, Umfragen auszufüllen, um Feedback zu Ihrer Veranstaltung oder sogar Ideen für bevorstehende Veranstaltungen zu sammeln.
• Ihnen Zugriff auf Ereignisstatistiken und jede andere Art von Post-Event-Updates geben.
• Teilen Sie hilfreiche Inhalte wie Aufzeichnungen, die Präsentation in herunterladbarer Form, Veranstaltungsfotos oder -videos oder jede Art von Zusammenfassung, die sie Ihrer Meinung nach verwenden könnten.
• Bekanntgabe der Gewinner, falls Sie in Ihrer Veranstaltung auch einen Gewinnspiel-Wettbewerb veranstaltet haben.
• Angebot von Sharing-Optionen für sie, damit ihre Kontakte alles über ihre Event-Erfahrung wissen.
• Necken Sie Ihre nächste Veranstaltung und bieten Sie vielleicht Frühbuchertickets an.

6. Bereiten Sie sich auf den nächsten vor

Sie haben es also geschafft, Ihre Veranstaltungsplanung auf den Punkt zu bringen und die richtigen Leute für die Anmeldung und Teilnahme zu gewinnen. Sie haben auch darauf geachtet, sie durch gut durchdachte Follow-up-E-Mails einzubeziehen und ihren Input darüber zu sammeln, was richtig gelaufen ist und wo Sie sich verbessern können. Ist das alles? Definitiv nicht. Wenn es darum geht, sich auf Ihr nächstes Event vorzubereiten, ist es nie zu früh, um loszulegen.

Personen, die bereits an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben, sind warme Leads, was sie zu einem großartigen Ausgangspunkt macht, um Schwung für Ihre bevorstehende Veranstaltung zu schaffen. Und wenn es gleich um die Ecke ist, ist das Versenden von vergünstigten Early-Bird-Tickets oder exklusiven Sneak Peeks eine großartige Möglichkeit, sie aufzuwärmen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, sich zurückzulehnen und das Feedback der Teilnehmer und die Veranstaltungsdaten zu analysieren. Je mehr Informationen Sie von Ihren Teilnehmern sammeln, desto besser verstehen Sie ihre Vorlieben und können sie bei zukünftigen Bemühungen berücksichtigen. Indem Sie überprüfen, was für Ihre Zielgruppe funktioniert hat und was nicht, können Sie bessere Entscheidungen treffen, wie Sie Ihre Veranstaltungsleistung optimieren können.

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Letzte Worte

Erfolgreiches Event-E-Mail-Marketing beginnt mit sorgfältiger Planung und einem tiefen Verständnis der Bedürfnisse, Bestrebungen und Schmerzpunkte Ihrer Zielgruppe. Nehmen Sie sich die Zeit, alle wesentlichen Aspekte Ihrer Event-E-Mail-Marketingstrategie zu berücksichtigen, von der besten Zeit zum Versenden von E-Mails an die daran beteiligten Personen. Auf diese Weise können Sie den Teilnehmern ein herausragendes Erlebnis bieten, das sie nie vergessen werden.

Bewaffnet mit den oben beschriebenen Tipps sind Sie der Umsetzung einen Schritt näher gekommen. Wenn Sie ihnen folgen, können Sie einen effektiven Event-E-Mail-Marketingplan zusammenstellen und auf greifbare Ergebnisse warten. Und vergessen Sie nie, Ihre Veranstaltungsleistung im Auge zu behalten, verschiedene Elemente zu testen, um zu sehen, was funktioniert, und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um Perfektion zu erreichen.