Sicherstellung der Geschäftskontinuität mit Software-Treuhanddiensten

Die Gewährleistung der Geschäftskontinuität hat für jedes Unternehmen höchste Priorität. Bei der Software bedeutet das, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe unterbrechungsfrei weiterarbeiten kann. Der beste Weg, dies zu tun, ist ein Software-Escrow, das eine Sicherungskopie Ihrer wichtigsten Anwendungen und Daten an einem sicheren Ort ablegt.

Sicherstellung der Geschäftskontinuität mit Software-Escrow-Services

Geschäftskontinuität ist ein wichtiger Teil der Strategie eines jeden Unternehmens, wird jedoch oft übersehen. Wenn Sie überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen vor den mit Softwareabhängigkeiten verbundenen Risiken schützen können, kann der Service GetTrusted Escrow Plus eine hervorragende Option sein.

Schauen wir uns an, was Software-Escrow ist und warum es sich so gut für die Gewährleistung der Geschäftskontinuität in der heutigen technologiegetriebenen Welt eignet.

Die Bedeutung der Geschäftskontinuität

Unter Geschäftskontinuität versteht man die Praxis, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auch im Katastrophenfall weiterarbeiten kann. Zu den Vorteilen der Geschäftskontinuität gehören:

• Reduzierte Ausfallzeiten und Verluste für Unternehmen
• Erhöhte Produktivität für Mitarbeiter
• Schutz vor Naturkatastrophen und anderen Bedrohungen (z. B. Sicherheitsverletzungen)

Wenn Sie keinen Plan für den Umgang mit solchen Situationen haben, könnten Sie enorm viel Geld, Zeit und Ressourcen verlieren, und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, was passieren könnte, wenn jemand während eines Notfalls verletzt wird !

Mit Softwareabhängigkeiten verbundene Risiken

Wie Sie wissen, ist Software-Escrow eine Möglichkeit, das Risiko einer Softwareabhängigkeit zu verringern. Dabei geht es darum, die kritischen Daten und Geschäftsanwendungen Ihres Unternehmens auf sicheren Servern zu speichern und im Notfall darauf zuzugreifen. Dies kann hilfreich sein, wenn etwas mit Ihren Computersystemen passiert, diese durch Malware beschädigt werden oder einfach veraltet sind und ersetzt werden müssen.

Wie der Name schon sagt, fungieren Treuhanddienste als Vermittler zwischen zwei Parteien (in diesem Fall Ihnen), die gemeinsam Geschäfte abwickeln möchten, aber Wert darauf legen, einander über einen längeren Zeitraum hinweg uneingeschränkt zu vertrauen. Deshalb vereinbaren sie mit einem unabhängigen Dritten, der als „Treuhandagent“ oder „Treuhandinhaber“ bekannt ist, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor eine Partei das erhält, wofür sie bezahlt hat (in diesem Fall: Software). Kurz gesagt: Sie deponieren ihr Geld bei jemand anderem, der es behält, bis zwischen ihnen beiden alles glatt läuft; andernfalls werden die besagten Gelder sofort zurückerstattet, ohne dass einer der beteiligten Parteien Strafen entstehen!

So funktioniert Software-Escrow

Beim Software-Escrow handelt es sich um eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Softwareanbieter und dem Kunden. Dabei handelt es sich um eine rechtliche Vereinbarung, die die Nutzungsrechte des Kunden an der Software sichert, selbst wenn der Anbieter sein Geschäft aufgibt oder aus anderen Gründen keinen Support dafür leistet.

Dies geschieht am häufigsten, wenn Sie etwas wie Microsoft Office oder Adobe Creative Cloud kaufen. Hierbei handelt es sich um Abonnementdienste, die sich automatisch verlängern, sofern Sie sie nicht kündigen. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass sie mindestens bis 2020 (und möglicherweise länger) verfügbar sein werden. Aber was passiert, wenn Microsoft morgen beschließt, dass stattdessen jeder Office 365 verwenden soll? Oder was ist, wenn Adobe entscheidet, dass es seine aktuellen Kunden nicht mehr braucht? Ohne all diese Abonnements wären Sie auf der Strecke geblieben!

Hier kommt das Treuhandkonto ins Spiel: Indem wir Ihre Lizenz bei einem unabhängigen Drittanbieter wie EscrowMyApps treuhänderisch hinterlegen, stellen wir sicher, dass mit einer der an unserer Vereinbarung beteiligten Parteien etwas passieren sollte, sei es, dass ich mein Geschäft aufgeben muss oder mein Kunde wieder Zugriff haben möchte Wenn Sie Ihre Konten auf dem Konto haben, halten wir diese Lizenzen immer noch für denjenigen bereit, der sie als Nächstes benötigt!

Vorteile von Software Escrow

Software-Escrow ist ein Service, der die Geschäftskontinuität sicherstellt, indem er Risiken reduziert, Kosten senkt und die Geschwindigkeit der Veröffentlichung erhöht.

Software-Treuhanddienste bieten viele Vorteile:

• Gewährleistet die Geschäftskontinuität, indem sichergestellt wird, dass Ihre Software immer verfügbar ist, wenn Sie sie benötigen.
• Minimiert die Kosten, indem der Bedarf an teurem Offsite-Speicher oder anderen redundanten Systemen reduziert wird.
• Erhöht die Veröffentlichungsgeschwindigkeit, indem Sie Anwendungen nach einem Ausfall schnell reaktivieren können, ohne sie von Grund auf neu erstellen zu müssen (was Wochen dauern kann).

Auswahl des richtigen Software-Treuhanddienstleisters

Die Wahl des richtigen Software-Treuhanddienstleisters ist entscheidend, um die Verfügbarkeit Ihrer wichtigsten Vermögenswerte sicherzustellen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie bei einem potenziellen Partner achten sollten:

• Erfahrung mit Ihrer Branche und Software. Die besten Dienstleister haben Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die Ihrem ähneln, sodass sie Ihre individuellen Geschäftsanforderungen verstehen und darauf eingehen können. Sie verfügen möglicherweise auch über Fachwissen in bestimmten Branchen oder Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen, was bedeutet, dass sie wissen, wie sie Softwarelösungen implementieren, die den Compliance-Standards für diese Bereiche entsprechen.
• Erfahrung mit Ihren Softwareanbietern. Wenn Sie sich auf eine Anwendung verlassen, die von einem anderen Unternehmen (einem Drittanbieter) entwickelt wurde, müssen beide Parteien mit der Zusammenarbeit vertraut sein, bevor sie Verträge oder Vereinbarungen unterzeichnen, da diese Beziehung wahrscheinlich länger als die meisten anderen Geschäftsbeziehungen andauert und möglicherweise sogar mehrere Generationen umfasst der Angestellten! Stellen Sie sicher, dass beide Seiten zuversichtlich sind, Ressourcen zur Aufrechterhaltung der Kontinuität in Zeiten bereitzustellen, in denen der technische Support aufgrund unvorhergesehener Umstände wie Naturkatastrophen/Erdbeben usw. möglicherweise nicht verfügbar ist, damit es später keine Überraschungen gibt, wenn unerwartet etwas schief geht zu ungeplanten Ausfällen usw.

Einrichten einer Software-Escrow-Vereinbarung

Eine Software-Treuhandvereinbarung ist ein Dokument, das die Bedingungen des Treuhanddienstes festlegt. Es ist wichtig, bestimmte Informationen in Ihre Vereinbarung aufzunehmen, wie zum Beispiel:

• Der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation und deren Adresse
• Eine Beschreibung der Software, die im Treuhandkonto hinterlegt wird
• Eine Liste aller beteiligten Parteien (Sie, Ihr Anbieter und/oder deren Anwälte)
• Der von Ihnen für diese Anzahlung gezahlte Betrag (falls zutreffend)

Bedingungen für die Freigabe des Treuhandkontos

• Bedingungen für die Freigabe des Treuhandkontos sind die rechtlichen Anforderungen, die erfüllt sein müssen, bevor ein Treuhandkonto an seinen Eigentümer freigegeben werden kann.
• Die Treuhandfreigabebedingungen stellen sicher, dass Gelder erst dann an Dritte freigegeben werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihr Unternehmen verkaufen und sich damit einverstanden erklären, den Erlös auf einem Treuhandkonto zu hinterlegen, bis der Käufer die Schulung zur Führung des Unternehmens abgeschlossen hat, wäre dies ein Beispiel für eine Bedingung zur Freigabe des Treuhandkontos. Der Vorteil solcher Bedingungen besteht darin, dass sie Betrug oder Diebstahl verhindern, indem sie sicherstellen, dass nur jemand, der bestimmte Anforderungen erfüllt, auf Ihr Geld vom Treuhandkonto zugreifen kann; Allerdings sind mit der Festlegung dieser Art von Bedingungen auch Risiken verbunden, da sie vor Gericht möglicherweise nicht immer standhalten, wenn jemals Streit darüber besteht, ob diese Anforderungen erfüllt wurden (oder ob sie überhaupt als gültig angesehen werden könnten). Für jede Art von rechtlicher Vereinbarung, an der ein Drittunternehmen wie unseres beteiligt ist (und insbesondere eine, bei der es um große Geldbeträge gehen kann), empfehlen wir Ihnen, sich vor der endgültigen Entscheidung zunächst an Ihren Anwalt zu wenden, damit er Ihnen mitteilen kann, welche Arten am besten geeignet sind die Interessen beider Parteien zu schützen und gleichzeitig nach geltendem Recht durchsetzbar zu sein.

Treuhandfreigabeprozess

Der Treuhänder ist für die Freigabe der Gelder an den Verkäufer verantwortlich. Der Treuhandagent überprüft, ob alle Freigabebedingungen erfüllt sind, einschließlich:

• Abschluss der Prüfung und Abnahme durch den Käufer
• Zahlung aller ausstehenden Gebühren oder Abgaben, die im Rahmen dieser Vereinbarung fällig sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle vom Käufer im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung zu zahlenden Steuern (z. B. Umsatzsteuer).

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind und keine Streitigkeiten zwischen Käufer und Verkäufer bestehen, wird vom Treuhandagenten ein Anweisungsschreiben ausgestellt, in dem er seine Bank anweist, Gelder vom Treuhandkonto auf das/die Konto(s) des Verkäufers zu überweisen.

Testen und Verifizieren

Sobald Sie die Grundvereinbarung getroffen haben, ist es an der Zeit, sie zu testen. Dieser Prozess sollte das Testen der Treuhandvereinbarung und die Überprüfung ihrer Durchsetzbarkeit umfassen. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass die Treuhandvereinbarung mit Ihren ursprünglichen Vereinbarungen übereinstimmt und keine Bedingungen enthält, die sie undurchsetzbar machen würden. Der Anwalt, der diese Dokumente erstellt hat, sollte in der Lage sein, bei diesem Prozess zu helfen und Ratschläge zu anderen Fragen im Zusammenhang mit der Geschäftskontinuitätsplanung zu geben, darunter:

• Wie viele Informationen sollte ein Notfallplan enthalten (für den Fall, dass der Strom ausfällt)?
• Wie kommunizieren wir im Notfall miteinander?
• Was passiert, wenn wichtige Mitarbeiter nach Eintritt eines Ereignisses nicht verfügbar sind?

Rechtliche und Compliance-Überlegungen

Bei einem Software-Treuhandvertrag handelt es sich um einen rechtsgültigen Vertrag, und bei der Ausarbeitung eines Treuhandvertrags sind viele Dinge zu beachten. Zuallererst ist es wichtig zu wissen, welche Gesetze in Ihrem Land gelten, da diese bestimmen, wie Sie Ihre Vereinbarung gestalten sollten. Beispielsweise gibt es in Kalifornien spezielle Regeln dazu, wie bestimmte Arten von Vereinbarungen verfasst werden müssen, damit sie dort durchsetzbar sind. Wenn Sie diese Anforderungen bei der Ausarbeitung einer Treuhandvereinbarung nach kalifornischem Recht (oder einer anderen Gerichtsbarkeit) nicht einhalten, ist diese im Bundesstaat möglicherweise überhaupt nicht durchsetzbar!

Sie sollten nicht nur wissen, welche Gesetze in den einzelnen Gerichtsbarkeiten gelten, in denen Sie tätig sind oder eines Tages Geschäfte tätigen möchten, sondern auch über Änderungen auf dem Laufenden bleiben, die sich im Laufe der Zeit auf diese Gesetze auswirken könnten, z. B. über die Einführung neuer Gesetze oder die Änderung bestehender Gesetze, damit Sie keine neuen Informationen erhalten Es überrascht nicht alle später, wenn Probleme auftauchen, nur weil niemand merkte, was vor sich ging, bis es zu spät war.

Abschluss

Wenn Ihr Unternehmen auf Software angewiesen ist, ist es wichtig, über einen soliden Disaster-Recovery-Plan zu verfügen. Mithilfe von Software-Treuhanddiensten können Sie sicherstellen, dass Sie Zugriff auf Ihre Daten und Programme haben, falls mit Ihrem Computersystem oder Netzwerk ein Fehler auftritt. Diese Dienste sind auch nützlich, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Softwarelizenzen aktualisieren oder Hardwarekomponenten austauschen müssen.