Die Kraft professioneller E-Mail-Signaturen: Beispiele und Tipps

Sie erhalten eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn es um geschäftliche E-Mails geht, ist es Ihre E-Mail-Signatur.

Eine professionelle E-Mail-Signatur stellt Ihre Kontaktinformationen bereit und spiegelt Ihre persönliche und berufliche Marke wider.

Die Erstellung einer gut gestalteten und effektiven E-Mail-Signatur kann jedoch eine Herausforderung sein, da mehrere Elemente berücksichtigt werden müssen, darunter Schriftarten, Farbschemata, mobilfreundliches Design, Markenkonsistenz und Inhalt.

Wir haben einige professionelle E-Mail-Signaturen zusammengestellt und die Best Practices beschrieben, die Ihnen helfen, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und die Kommunikation per E-Mail zu verbessern.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine berufliche E-Mail kann jede E-Mail sein, die Sie als Unternehmensvertreter für interne oder externe Zwecke schreiben, einschließlich einer Dankes-E-Mail, eines Anschreibens mit einem Lebenslauf oder der Besprechung von Unternehmensvorhaben mit den relevanten Partnern.

Hier sind fünf entscheidende Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre beruflichen und geschäftlichen E-Mail- Signaturen den richtigen Eindruck hinterlassen.

Schritt 1: Fügen Sie die entscheidenden Informationen in Ihre Unterschrift ein

Überlegen Sie, welche Elemente Sie neben Ihrem Namen und Titel in Ihre Signatur aufnehmen möchten. Berücksichtigen Sie dazu den Zweck Ihrer E-Mail, den Empfänger und die gesamte Marketingstrategie Ihres Unternehmens.

Wenn es um professionelles Schreiben geht, kommt es auf alles an. Beispielsweise ist es wichtig, mehrere Kontaktmöglichkeiten anzugeben, aber überladen Sie die Signatur nicht mit unnötigen Details.

Schritt 2. Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur so, dass sie Ihre Marke optimal repräsentiert

Ordnen Sie alle Elemente so an, dass sie strukturiert und gut lesbar sind. Platzieren Sie zunächst Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung, dann Ihre Kontakte und alle wichtigen Links.

Das Design der Signatur sollte mit anderen Elementen der Geschäfts-E-Mail harmonieren und schlicht, aber ansprechend sein. Versuchen Sie, vorgefertigte Vorlagen in benutzerdefinierten Signaturgeneratoren zu verwenden, um den Designprozess zu vereinfachen.

Schritt 3. Vermeiden Sie häufige Fehler, die Sie daran hindern, wichtige Dinge hervorzuheben

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur keine zusätzlichen Informationen enthält, zum Beispiel:

• Zu viele Links überladen die Signatur mit Informationen und sehen unprofessionell aus und ähneln eher Spam als Teil einer geschäftlichen E-Mail.
• Ein Zitat, das keine wichtige Botschaft vermittelt oder überhaupt keinen Bezug zu Ihrem Unternehmen hat, da der Zweck Ihrer Unterschrift nicht darin besteht, den Leser zum Nachdenken anzuregen, sondern ihn zu den notwendigen Maßnahmen zu bewegen.
• Ein unangemessenes Foto oder eines, das zu abstrakt ist, um hilfreich zu sein.

Schritt 4. Erstellen Sie eine HTML-E-Mail-Signatur für E-Mail-Clients

Wenn Sie Ihre E-Mails über einen der gängigen E-Mail-Clients (Gmail, Microsoft Outlook oder Yahoo) versenden, erstellen Sie dort eine Signatur. Auf diese Weise erscheint Ihre Signatur in jeder E-Mail, die Sie senden.

Nutzen Sie für Massenmarketing-E-Mails, wie etwa Cold-Outreach-E-Mails, die Signaturerstellungsfunktionen des E-Mail-Dienstanbieters (ESP) oder der E-Mail-Marketing-Automatisierungsplattform.

Schritt 5. Probieren Sie einen E-Mail-Signaturgenerator aus

Eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Signatur in allen E-Mail-Clients und Mobilversionen Ihrer Empfänger korrekt angezeigt wird und sie gleichzeitig attraktiv macht, besteht darin, nicht von Grund auf ein Signaturdesign in HTML zu erstellen, sondern einen der Signaturgeneratoren zu verwenden mit vorgefertigten Signaturvorlagen.

Schauen wir uns nun mit diesen Tipps einige Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen an.

10 Beispiele für E-Mail-Signaturen

Anhand der Beispiele lernen Sie, wie Sie eine hervorragende E-Mail-Signatur erstellen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Planen Sie einen Link und einen Markenslogan

In diesem Beispiel beginnt die Signatur mit einem Call-to-Action (CTA), der einen Vorschlag zur Terminierung des Anrufs sowie einen hellen Block mit dem Namen und Slogan der Marke enthält.

Leichtes Design und klare Struktur

Diese Art von E-Mails haben ein durchdachtes und dennoch diskretes Design. Alle wesentlichen Elemente sind farblich hervorgehoben und Linien geben die Struktur vor. Passend zu Ihrer Marke verwenden Sie eine zusätzliche Farbe.

Foto- und Social-Media-Symbole

In diesem Beispiel sind drei Schlüsselelemente hervorzuheben:

• Ein Kopfschuss
• Auffällige professionelle Social-Media-Symbole
• Durch die Verwendung kontrastierender Hintergründe werden die grundlegenden Details und das Headshot in der Signatur und die Fußzeile mit den Social-Media-Symbolen und anderen Unternehmensinformationen getrennt.

Feedback und ein CTA

Hier beginnt die E-Mail-Signatur mit der Aufforderung, Feedback zum Nutzen der E-Mail zu geben.

Ein weiteres wichtiges Element ist ein persönliches Foto und eine originelle Beschreibung der Aktivität anstelle des trockenen offiziellen Status „E-Mail-Vermarkter“. Und ein weiterer spannender Schritt besteht darin, eine Schaltfläche mit einem CTA anstelle von Kontakttelefonen und E-Mails zu verwenden.

Quelle: E-Mail von Stripo

Grundlegende Kontaktdaten

Dabei handelt es sich um eine einfache E-Mail-Signatur, die die wichtigsten Informationen enthält – Name, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Website und direkte Telefonnummer. Dies erleichtert es dem Empfänger, zu antworten oder beispielsweise Ihre Daten zu kopieren.

Markenstil

In diesem Beispiel sind die entscheidenden Elemente der Signatur gut gewählt, auch das E-Mail-Design ist detailliert ausgearbeitet. Die Icons werden in der Markenfarbe gehalten und das Logo wird hinzugefügt, um die Marke hervorzuheben.

Erfolge und Auszeichnungen

Diese Art von E-Mail-Signatur enthält wichtige Informationen zur Aufmerksamkeit und Bilder mit Auszeichnungen in renommierten Bewertungen.

Wichtiges Markenangebot

In diesem Beispiel werden Name und Kontaktdaten durch das Markenlogo und dessen Angebote ergänzt, um die Aufmerksamkeit auf den Service zu lenken und die Empfänger zum Öffnen der Website zu motivieren.

Grundlegende Kontakte und ein Foto

Wichtige Elemente dieser Signaturvorlage sind der Farbverlauf für den Hintergrund, die leserfreundliche Platzierung der Kontaktdaten und das außergewöhnliche Fotoformat.

Quelle: Signaturvorlage von Stripo

Original Design

Bei dieser E-Mail-Signatur-Vorlage ist die Kombination aller Elemente im Design durchdacht. Die Kontaktinformationen werden in einer Schriftart in einer anderen Farbe hervorgehoben und die Farbe des Designs und des Fotos werden kombiniert.

Quelle: Signaturvorlage von Stripo

Elemente einer professionellen E-Mail-Signatur

Die Verwendung wesentlicher E-Mail-Signaturelemente hilft dabei, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen, E-Mails zu personalisieren, der Marke treu zu bleiben und Ihre soziale Präsenz zu steigern.

Name und Berufsbezeichnung

Ihr vollständiger Name ist das Hauptelement, mit dem Sie Ihre Unterschrift beginnen, damit die Empfänger Sie sofort kennenlernen. Fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung hinzu, damit der Empfänger in Ihrem Profil klar erkennt, bei welchen Problemen Sie ihm bei der Lösung helfen können. Darüber hinaus können Sie Ihre Pronomen angeben.

Sie können den Namen und die Berufsbezeichnung in die oberen beiden Zeilen der Unterschrift einfügen.

Firmenname und Logo

Wenn Sie Ihren Firmennamen bereits neben Ihrer Berufsbezeichnung aufgeführt haben, können Sie ihn zusammen mit Ihrem Logo noch einmal einfügen, um Ihre Marke hervorzuheben. Dieser Teil der E-Mail-Signatur ist in der Regel für alle Unternehmensvertreter im gleichen Stil gehalten und wird zentral als Element der Marke entwickelt. Dies ist nur dann eine gute Lösung, wenn Sie die Zugehörigkeit zu einer großen, bekannten Marke hervorheben möchten.

Persönliches Foto

Ein professionelles Porträt ist nicht immer erforderlich, wir empfehlen jedoch, es zu verwenden, um die Aufmerksamkeit der Leser zu fesseln und die Korrespondenz persönlicher zu gestalten. Das Hinzufügen eines persönlichen Fotos gibt Ihrem Empfänger das Gefühl, mit einer Person zu kommunizieren und nicht mit einem gesichtslosen Unternehmen. Verwenden Sie für dieses Element Ihr hochwertiges professionelles Porträt.

Bilder und visuelle Elemente erhöhen die Attraktivität von E-Mail-Signaturen. Fügen Sie keine Fotos von Landschaften, Familienmitgliedern oder anderen Dingen außer Ihrem Porträtfoto bei.

Kontaktinformationen (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, physische Adresse)

Seltsamerweise vergessen Menschen manchmal, ihre Kontaktinformationen anzugeben, weil sie glauben, dass der Empfänger auf die E-Mail antworten kann. Bei geschäftlicher Korrespondenz oder sogar bei unverbindlichen Angeboten ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, eine bequeme Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Sie können hier auch die Site-Domain hinzufügen, damit der Empfänger problemlos darauf zugreifen kann.

Links zu professionellen Social-Media-Konten

Social Media ist ein weiterer Kontaktpunkt mit Ihrem Publikum. Bevor Sie sich für eine Partnerschaft entscheiden, möchte der Empfänger Ihnen möglicherweise eine Zeit lang in den sozialen Netzwerken folgen. Daher wirken sich interaktive Abzeichen für Ihre Social-Media-Konten in der E-Mail-Signatur positiv auf Ihren Ruf aus und erhöhen den Traffic auf Ihren Marketingkanälen.

Halten Sie Ihre E-Mail-Signatur jedoch überschaubar: Fügen Sie nur drei bis fünf Social-Media-Symbole hinzu, die Ihre beruflichen Aktivitäten am besten widerspiegeln.

CTA-Taste

Einer der sehr effektiven Blöcke in der E-Mail-Signatur ist der CTA   Taste. Der CTA muss zum allgemeinen Stil und den Conversion-Zielen der Bildunterschrift passen. Es kann wie ein Call-to-Action-Link, eine Schaltfläche, ein Banner, ein Verkaufs- oder Geschenksymbol oder sogar ein auffälliges Postscript aussehen. Idealerweise wird es durch einen Link zur Landingpage des Unternehmens ergänzt.

Indem Sie einen CTA in Ihre Signatur aufnehmen, können Sie:

• Führen Sie Ihre Kontakte zur gewünschten Aktion
• Lenken Sie die Aufmerksamkeit auf eine Werbeaktion oder einen neuen Service
• Generieren Sie mehr Leads aus der täglichen Kommunikation
• Erhalten Sie die Chance, die Angebote Ihrer Partner zu bewerben  

Best Practices zum Erstellen einer E-Mail-Signatur

Neben der einfachen Liste der wesentlichen Elemente einer E-Mail-Signatur gibt es auch bestimmte Best Practices, die Sie bei der Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen befolgen sollten.

Machen Sie Ihr Design professionell und einfach

Halten Sie Ihre E-Mail-Signatur einfach und professionell und nicht kreativ, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Empfänger Ihre Inhalte ernst nehmen und sich damit beschäftigen.

Versuchen Sie nicht, in Ihrer Nische der Originellste zu sein oder so viele Informationen wie möglich einzubeziehen. Die Einbindung von mehr als nur den relevantesten Elementen könnte Ihre Empfänger überfordern.

Behalten Sie die Markenkonsistenz bei

Es ist wichtig, die charakteristischen Farbkombinationen mit dem Gesamtstil Ihrer Marke abzustimmen und Ihr Logo einzubinden. Sie können eine E-Mail-Signaturvorlage für alle Mitarbeiter des Unternehmens entwickeln, in der diese ihre persönlichen Daten bearbeiten können.

Dies hilft Partnern, die E-Mails von Unternehmensvertretern aus verschiedenen Abteilungen erhalten, Ihr Unternehmen wiederzuerkennen und sorgt für Markenbekanntheit.

Strukturieren Sie den Text, um die Informationen leichter verständlich zu machen

Teilen Sie die Elemente Ihrer Signatur in Abschnitte ein, um sie leichter lesbar zu machen. Erstellen Sie mithilfe von Trennzeichen eine Reihenfolge für die Informationen. Sie können beispielsweise oben rechts grundlegende Kontaktinformationen platzieren und unten Social-Media-Symbole oder zusätzliche Informationen durch eine Linie trennen.

Wie Sie unten sehen können, trennen die vertikalen Balken die Informationen optisch. Das spart Platz, vermeidet unangenehme Zeilenlängen und verbessert das Design der E-Mail-Signatur.

Quelle: Signaturvorlage von Stripo

Vermeiden Sie die Verwendung von mehr als zwei Farben

Während Sie sich nicht an eine Schwarz-Weiß-Version der Signatur halten müssen, können Sie bei der Farbauswahl einen professionellen Ansatz ausprobieren. Bleiben Sie bei der Verwendung zweier Farben und stellen Sie sicher, dass sie sich gegenseitig ergänzen.

Wenn Sie keinen Markenstil oder kein Logo haben, wählen Sie eine Farbe aus dem primären Farbschema der Website, Visitenkarten oder anderen persönlichen Markenelementen. Idealerweise ist die primäre Schriftfarbe Schwarz oder Dunkelgrau und die andere Farbe stammt von Ihrem Firmenlogo.

Farben sollten den Text der E-Mail-Signatur betonen und nicht unterdrücken, daher sollte es einige davon geben.

Um ein Farbschema auszuwählen, können Sie außerdem einen Designer beauftragen oder Online-Farbpalettengeneratoren verwenden, um die perfekte Kombination auszuwählen.

Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart und eine passende Schriftgröße

Die beste Vorgehensweise für professionelle E-Mail-Signaturen ist die Verwendung lesbarer und websicherer Schriftarten. Die besten Schriftarten sind Tahoma, Georgia oder Arial, um die Signatur besser lesbar und auffällig zu machen. Schriftarten wie Garamond, Georgia, Calisto MT und Lucida Bright können ebenfalls geeignet sein. Sie sind auf jedem Gerät oder E-Mail-Client lesbar und werden korrekt angezeigt.

Ihre E-Mail-Signatur sollte eine Standardschriftart haben. Andernfalls kann es chaotisch aussehen. Sie können jedoch unterschiedliche Schriftgrößen wählen, idealerweise zwischen 12 und 16 Pixel. Verwenden Sie außerdem keine Fettschrift, da die Signatur dadurch länger wird.

Achten Sie auf die Blockgröße der E-Mail-Signatur

Überprüfen Sie immer die Größe Ihres E-Mail-Signaturblocks in Pixel und Kilobyte.

Hier sind die empfohlenen Maximalmaße:

• Für Desktops: 700 Pixel (Breite) x 300 Pixel (Höhe)
• Für mobile Geräte: 320 Pixel (Breite) x 600 Pixel (Höhe)
• Größe: Versuchen Sie, 50 KB nicht zu überschreiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur für Mobilgeräte geeignet ist

Denken Sie beim Erstellen einer E-Mail-Signatur daran, dass jeden Tag immer mehr Menschen auf mobilen Geräten lesen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Signatur, wie die gesamte E-Mail, an verschiedene mobile Geräte angepasst werden kann. Das bedeutet, dass Schriftgrößen, Zeilenumbrüche, Schaltflächen und Links attraktiv und leicht lesbar aussehen sollten. Halten Sie dazu die Anzahl der Objekte in Ihrer E-Mail-Signatur kleiner und ihre Größe größer.

Vergleichen Sie Desktop- und Mobilversionen derselben E-Mail-Signatur.

Quelle: Signaturvorlage von Stripo

Fügen Sie gegebenenfalls rechtliche Haftungsausschlüsse hinzu

Für bestimmte Unternehmen, beispielsweise im Rechtsbereich, müssen Sie möglicherweise einen Haftungsausschluss hinzufügen. Dies kann eine Datenschutzerklärung, ein Haftungsausschluss oder eine persönliche Meinung sein.

Sie können beispielsweise ein Zitat oder eine Umwelterinnerung einfügen, um zu verhindern, dass Leser Ihre E-Mails unnötig ausdrucken. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Signatur alle Informationen enthält, die der Abonnent benötigt, um in Kontakt zu bleiben oder weitere Maßnahmen zu ergreifen.

Bewerben Sie Ihre Inhalte

Am Ende Ihrer E-Mail-Signatur können Sie hilfreiche Inhalte und Seiten mit Informationen über Sie und Ihr Unternehmen bewerben. Potenzielle Kunden verbringen den größten Teil ihrer Buyer Journey damit, Informationen über Ihre Marke und Ihr Produkt zu finden. Warum also ihnen nicht helfen?

Sie können einen Link zu einer neuen Produkteinführung, einer Pressemitteilung, einem Funktionsupdate, einem Blog, einem Webinar oder einem E-Book anzeigen.

Beispielsweise können Sie in einer Massen-E-Mail das Ende der E-Mail so persönlich wie möglich halten, ohne offizielle Kontakte hinzuzufügen. Gleichzeitig können Sie Empfehlungslinks hinzufügen.

Fügen Sie Kundenstimmen und Bewertungsauszeichnungen hinzu

Fügen Sie Ihrer Signatur Bewertungen für Ihr Unternehmen oder kleine Bilder von Auszeichnungen hinzu. Nutzen Sie Bewertungen von Google, Clutch oder anderen bekannten Profilen, um zu zeigen, dass andere Kunden Ihnen vertrauen und bieten Sie dem Empfänger einen Link zu seinen Bewertungen an.

Fügen Sie eine handschriftliche Unterschrift hinzu

Mit einer handschriftlichen Unterschrift verleihen Sie Ihrer E-Mail eine persönliche Note.

Quelle: Signaturvorlage von Stripo

E-Mail-Signaturen spiegeln Sie und Ihre Marke wider

Selbst ein winziges Element einer geschäftlichen E-Mail, wie etwa eine Signatur, kann für den Aufbau weiterer Beziehungen zu aktuellen oder potenziellen Kunden und Geschäftspartnern von entscheidender Bedeutung sein.

Achten Sie also darauf, anhand der oben genannten Beispiele und Best Practices eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die Sie und Ihre Marke widerspiegelt.

Eine gut konzipierte E-Mail-Marketingstrategie kann die Interaktion mit E-Mail-Listen verbessern und die Conversions steigern. Lernen wie.