E-Mail-Zustellbarkeit: 11 Best Practices, die Ihre E-Mails in den Posteingang bringen

Wenn es um E-Mail-Marketing geht, was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Vermarkter?

Einige würden sagen, dass das Publikum engagiert ist, während andere vielleicht sagen, dass die Abonnentenbasis wächst. Dennoch beschönigen viele Vermarkter einen wichtigen Leistungsindikator – die Zustellbarkeit von E-Mails. Es ist die allgemeine Fähigkeit Ihrer E-Mails, im Posteingang des Publikums zu landen, anstatt auf der Registerkarte „Werbung“ oder schlimmer noch im Spam-Ordner. Die E-Mail-Zustellbarkeit konzentriert sich auf den Ruf und die Authentizität des Absenders, um die Platzierung der E-Mails zu bestimmen. Aber hier ist der Schock: Nur 84,2 % der E-Mails erreichten im April 2022 die Posteingänge. Von 100 E-Mails, die Marketingfachleute verschickten, erreichten fast 16 das Publikum überhaupt nicht.

In einem zunehmend überfüllten Posteingang des Jahres 2022 ist Sichtbarkeit der erste Schritt. Sie können Ihre Öffnungsrate, Konversionsrate, Klickrate oder andere Metriken nicht messen, wenn es keine E-Mail gibt, mit der sich die Leser beschäftigen können. Wenn Sie in letzter Zeit Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails haben, ist dies genau das Richtige für Sie. Wir gehen auf 11 Best Practices ein, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mails konsistent im gewünschten Ordner zu landen.

1. Richten Sie DKIM, DMARC und SPF ein, bevor Sie E-Mails senden

Zunächst die technische Due Diligence. Die Authentifizierung spielt eine große Rolle bei der Zustellbarkeit von E-Mails, und E-Mail-Dienstanbieter lassen Ihre E-Mail nicht durch, wenn sie nicht von der Glaubwürdigkeit der E-Mail überzeugt sind. Um Ihre E-Mails ordnungsgemäß zu authentifizieren, richten Sie Protokolle wie SPF, DKIM und DMARC ein.

SPF-Setup

Sender Policy Framework (SPF) überprüft die Server, die von einer Domäne zum Senden von E-Mails zugelassen sind, und stellt sicher, dass ein zugelassener Server die E-Mail tatsächlich im Namen der Domäne gesendet hat.

ESPs analysieren den SPF-Eintrag im Domain Name System (DNS), um Server zu blockieren, die vorgeben, E-Mails von Ihrer Domain zu senden. Wenn Sie keinen SPF-Eintrag eingerichtet haben, lässt ein ESP Ihre E-Mails möglicherweise nicht durch.

Um SPF einzurichten, sammeln Sie alle IP-Adressen und Mailserver, von denen Sie die E-Mails senden möchten. Definieren Sie nun Ihren Lichtschutzfaktor. Beginnen Sie mit v=spf1 (Version 1), „beziehen“ Sie Dritte und alle IP-Adressen ein. Schließen Sie entweder mit dem Tag -all für einen harten SPF-Fehler oder mit dem Tag ~all für einen weichen SPF-Fehler ab. Wenn Sie fertig sind, veröffentlichen Sie den SPF-Eintrag in DNS und testen Sie ihn.

So sieht der SPF-Eintrag von Shopify aus:

DKIM-Setup

Domain Keys Identified Mail (DKIM) validiert den Besitz der E-Mail während der Übertragung. So funktioniert es: Einer E-Mail wird ein DKIM-Signatur-Header zugewiesen, der mit DKIM-Schlüsseln verschlüsselt wird. Wenn der Empfängerserver den privaten DKIM-Schlüssel mit dem im DNS verfügbaren öffentlichen DKIM-Schlüssel verifizieren kann, lässt er die E-Mail passieren.

Um DKIM einzurichten, listen Sie zunächst alle sendenden Domains auf. Installieren Sie als Nächstes ein DKIM-Paket, das mit Ihrem E-Mail-Server kompatibel ist, und erstellen Sie öffentliche und private DKIM-Schlüssel mit einem kostenlosen DKIM-Assistenten. Veröffentlichen Sie die öffentlichen DKIM-Schlüssel in DNS TXT und speichern Sie den privaten Schlüssel. Konfigurieren Sie jetzt Ihren E-Mail-Server und testen Sie DKIM-Einträge. Und du bist fertig!

DMARC-Setup

Weder SPF noch DKIM allein sind gut genug, um die E-Mail-Authentizität zu überprüfen. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) ist ein Sicherheitsprotokoll, das beide Funktionen kombiniert und DNS-Einträge verwendet, um E-Mails zu verifizieren.

Verwenden Sie zum Einrichten von DMARC das DMARC-Einrichtungstool der Global Cyber ​​Alliance, um Ihre Domain zu überprüfen. Befolgen Sie die Schritte auf dem Bildschirm, um Ihren DMARC TXT-Eintrag zu erhalten. Melden Sie sich nun im DNS-Dashboard Ihrer Domain an und fügen Sie „_dmarc“ in das Feld „Host“ ein und fügen Sie den Eintrag in das Feld „TXT-Wert“ ein. Speichern und validieren Sie jetzt Ihren DMARC-Eintrag.

So sieht DMARC von Shopify aus:

Da alle diese Protokolle zugängliche DNS-Einträge verwenden, können alle großen E-Mail-Dienstanbieter Ihre E-Mails authentifizieren. Diese Protokolle sind jedoch so grundlegend für das E-Mail-Marketing, dass viele Unternehmen sie bei der Einrichtung ihrer Kampagnen ignorieren. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, E-Mails zuzustellen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Sicherheitsprotokolle eingerichtet haben. Google Workspace bietet eine detaillierte Anleitung zu den Setups und Sie können Zustellbarkeitstools wie MXToolbox oder MailTester verwenden.

2. Wärmen Sie Ihre E-Mail-Adresse auf

Sie haben eine glänzende neue E-Mail-Adresse eingerichtet und eine starke E-Mail-Liste aufgebaut. Der einzige Schritt, der jetzt übrig bleibt, ist, kalte E-Mails an alle zu senden, richtig? Außer – so arbeiten Spammer. Die Authentifizierung allein verbessert die E-Mail-Zustellbarkeit nicht, wenn Sie einen schlechten Ruf als Absender haben.

ESPs behandeln neue E-Mail-Adressen mit Argwohn, um die Empfänger zu schützen. Sie müssen die Verantwortung übernehmen, sich im Laufe der Zeit einen guten Ruf aufzubauen, insbesondere wenn Ihre E-Mail-Adresse auf einer neuen Domain gehostet wird. Wärmen Sie Ihre E-Mail-Adresse auf, indem Sie mit einem konstanten E-Mail-Volumen beginnen und das Volumen im Laufe der Wochen langsam steigern. Im Allgemeinen dauert es etwa 2 Monate, um ein Sendemuster festzulegen, anhand dessen die ESPs Ihre Reputation ermitteln.

Neben dem Erstellen eines Sendeverlaufs können Sie einige E-Mail-Newsletter abonnieren und die neue E-Mail-Adresse verwenden, um Konversationen in bereits bestehenden E-Mail-Threads fortzusetzen, um den Prozess zu beschleunigen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig bereinigen

Menschen ändern oft ihre Unternehmen oder Berufsbezeichnungen und vergessen, ihre E-Mails zu aktualisieren. Sie eröffnen auch ständig neue Konten und hören auf, alte Posteingänge zu überprüfen. Wenn Sie E-Mail-Adressen versenden, die nicht mehr existieren, schaden Sie dem Ruf Ihrer Domain.

Eine Möglichkeit, das Senden von E-Mails an ungültige Adressen zu stoppen, ist die Verwendung eines E-Mail-Verifizierungstools. Sie können jede Adresse einzeln verifizieren oder Massenverifizierungen durchführen, um zu sehen, wie viele Adressen in Ihrer Liste Ihre E-Mails empfangen können. Auf diese Weise halten Sie nicht nur Ihre E-Mail-Liste sauber und frisch, sondern bewahren auch den Ruf Ihrer Domain. So sieht es mit dem E-Mail-Verifizierer von Hunter aus:

4. Fügen Sie eine eindeutige Abmeldeoption hinzu

Es mag kontraproduktiv klingen, Abonnenten zu erlauben, Ihre E-Mail-Kampagne zu verlassen, aber der Link zum Abbestellen ist eigentlich Ihr Freund. Aus diesem Grund ist das Hinzufügen der Abmeldeschaltfläche wichtig: Wenn ein Abonnent Ihre E-Mails nicht erhalten möchte, können Sie ihn nicht dazu bringen, Ihre wöchentlichen Newsletter weiterzulesen. Wenn sie die Option zum Deaktivieren Ihrer Kampagne nicht sehen, werden sie Sie am Ende als Spam markieren. Mehr Spam-Beschwerden bedeuten einen schlechteren Ruf des Absenders. Und eine schlechtere Reputation des Absenders bedeutet – Sie haben es richtig erraten – eine schlechte Zustellbarkeit von E-Mails in der Zukunft.

Mit der Schaltfläche zum Abbestellen können Sie sich auf das konzentrieren, was im E-Mail-Marketing wichtiger ist – eine bessere E-Mail-Liste als eine größere zu haben. Darüber hinaus erspart es Ihnen auch rechtliche Probleme. GDPR und CASL schreiben einen einfachen Opt-out-Prozess vor, dessen Fehlen Millionen von Bußgeldern für Unternehmen nach sich ziehen kann. Sketch, ein Designstudio, enthält eine eindeutige Abmeldeoption zusammen mit ihren Kontaktdaten in der Fußzeile ihrer E-Mails:

5. Vermeiden Sie Spam-Wörter in Ihrer E-Mail-Kopie

Es ist zu diesem Zeitpunkt fast eine Selbstverständlichkeit, aber Sie wären überrascht zu sehen, wie viele E-Mail-Vermarkter es immer noch nicht schaffen, Spam-Wörter in ihren E-Mails zu vermeiden. ESPs sind bei der Erkennung von Spam-Wörtern intelligenter und strenger geworden, und selbst wenn Sie dies nicht beabsichtigen, können Sie Spam-Filter auslösen, indem Sie nur bestimmte Wörter erwähnen.

Im Allgemeinen verwenden Spammer Wörter, die unter drei Hauptkategorien fallen: bedürftig oder emotional manipulativ, völlig irrelevant und sensationell oder Clickbaity.

Wörter wie „handeln Sie jetzt“, „bitte lesen“, „garantiert“, „groß gewinnen“, „kostenlos“, „Kreditkarte“ und Variationen von Währungssymbolen ohne richtigen Kontext können die Spamfilter auslösen.

Es ist wichtig, Sätze in E-Mail-Kopien zu kontextualisieren und jede E-Mail zu personalisieren, um zu zeigen, dass Sie sich Mühe gegeben haben, als echter Absender zu wirken. Wenn Sie sich von Worten fernhalten möchten, die Ihre E-Mail-Zustellbarkeit im Alleingang beeinträchtigen können, bietet HubSpot eine umfassende Liste von Spam-Auslösern, die Sie überprüfen können.

Hier ist ein Beispiel für Spam-E-Mails, von denen sich jeder fernhalten sollte:

6. Verwenden Sie kurze, aber personalisierte Betreffzeilen und Opener

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger neben der Absenderadresse wahrnimmt. Dies ist einer der größten Faktoren für den Erfolg von E-Mail-Kampagnen. Wie groß? 47 % der Empfänger entscheiden sich allein aufgrund der Betreffzeile dafür, E-Mails zu öffnen. Eine starke Betreffzeile bedeutet mehr Öffnungen, mehr Öffnungen führen zu einem besseren Engagement und Engagement führt zu einer verbesserten E-Mail-Zustellbarkeit.

Wenn es um Betreffzeilen geht, sind hier einige Best Practices, die Sie befolgen müssen:

• Verwenden Sie eine kurze Betreffzeile . Halten Sie es zwischen 3-8 Wörtern oder weniger als 60 Zeichen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
• Formulieren Sie Ihre Betreffzeile präzise und relevant. Sprechen Sie über den zentralen Schmerzpunkt, den Ihre E-Mail zu lösen versucht, und demonstrieren Sie gleich zu Beginn den Wert.
• Personalisieren Sie jede Betreffzeile . Kontext ist alles in E-Mails, also sollten Sie Zeilen verwenden, die Neugier wecken, aber vergessen Sie nicht, mit Wortkombinationen und Emojis zu experimentieren, um aufzufallen.
• Vermeiden Sie Übertreibungen . Clickbaity-Betreffzeilen, die unter dem Radar der Spam-Polizei fliegen, können Ihnen ein paar zusätzliche Öffnungen einbringen, aber die Empfänger werden Sie schließlich als Spam markieren, weil Sie irreführend sind.

Gute Betreffzeilen sehen so aus:

• Dan, wie segmentieren Sie Kunden? (Personalisierte kalte E-Mail)
• Checken Sie ein, immer noch an dieser Demo interessiert? (Nachfolgende Email)
• Stellen Sie [Produkt] vor mehr als 230.000 Lesern (wertgeladene kalte E-Mail)

Betreffzeilen, die Sie in den Spam-Ordner führen:

• Kostenlose Kreditkarte – jetzt beantragen! (Falsche Art der Dringlichkeit)
• Ermöglichen Sie Ihren Traum mit [Produkt] (Irrelevant und vage)
• 50 % Rabatt, wenn Sie es sofort öffnen (ein schlechter Anreiz, eine E-Mail zu öffnen)

7. Verfolgen und verwalten Sie E-Mail-Bounces

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist eine umfassende Metrik, die viele Signale berücksichtigt, einschließlich der Absprungrate. Hard Bounces sind dauerhafte Fehler, die auftreten, wenn die Empfängeradresse ungültig ist oder der ESP Sie als Spammer markiert. Soft Bounces sind vorübergehende Störungen wie E-Mail-Zeitüberschreitungen, ein voller Posteingang oder E-Mails, die größer als gewöhnlich sind. Wenn Ihre E-Mails häufig abprallen, leidet die Zustellbarkeit und Leistung Ihrer Kampagne.

Um Ihre E-Mail-Bounce-Rate unter 2 % zu halten, verfolgen Sie die Wiederholungstäter und entfernen Sie die Hard-Bounce-Adressen aus Ihrer Liste. Pflegen Sie einen regelmäßigen E-Mail-Zeitplan und A/B-Test-E-Mails, um zu sehen, was am besten funktioniert. Wenn sie nicht überwacht werden, können sich Probleme mit der Absprungrate schnell einschleichen und die KPIs Ihrer Kampagne nach unten ziehen.

8. Vermeiden Sie das Versenden von E-Mails von privaten E-Mail-Adressen

Genau wie die Betreffzeile ist die Absenderadresse ein sicheres Zeichen für E-Mail-Empfänger und Spamfilter. Wenn Sie eine private E-Mail-Adresse für die geschäftliche Kommunikation verwenden, werden Sie mit der Zustellbarkeit von E-Mails zu kämpfen haben.

Wenn Sie beispielsweise bei Netflix arbeiten, sollten Sie Ihre E-Mails von @netflix.com senden. Ein Kunde wäre viel eher geneigt, eine E-Mail zu einem Abrechnungsproblem von einer offiziellen Netflix-Adresse zu öffnen als eine E-Mail von [email protected]. Je vertrauenswürdiger und glaubwürdiger Sie sowohl dem System als auch dem Empfänger erscheinen, desto besser wird Ihre E-Mail-Zustellbarkeit sein.

9. Implementieren Sie Double-Opt-In

Ein Double-Opt-in hilft Ihrer Zustellbarkeit nicht direkt, aber auf lange Sicht spielt es eine wichtige Rolle. Ein doppeltes Opt-in fügt eine zusätzliche Ebene hinzu, um die Adressen zu überprüfen, die sich für Ihre E-Mails anmelden. Zusätzliche Schritte bedeuten zusätzlichen Aufwand, was Ihnen hilft, Spammer mit geringer Qualität aus Ihrer Liste herauszufiltern.

Die Bestätigungs-E-Mail kann auch als sanfte Willkommens-E-Mail fungieren, die Ihnen hilft, die Dinge richtig zu beginnen. Abgesehen davon, dass Double Opt-Ins eine der bewährten Methoden zur Vermeidung von Hard Bounces sind, werden sie von GDPR und CASL vorgeschrieben. Infolgedessen bleiben Sie nicht nur konform, sondern erhalten am Ende auch eine äußerst ansprechende E-Mail-Liste, die die Zustellbarkeit von E-Mails verbessert. Hier ist ein großartiges Beispiel für eine richtig gemachte Double-Opt-in-E-Mail:

10. Schreiben Sie eine personalisierte E-Mail-Kopie

E-Mail-Personalisierung ist das schlagende Herz erfolgreicher E-Mail-Kampagnen, starker ROI und verbesserter Zustellbarkeit. Um eine personalisierte E-Mail-Kopie zu schreiben, beginnen Sie mit der Recherche Ihrer Empfänger. Womit haben sie zu kämpfen? Was wollen sie erreichen? Wo passt Ihr Angebot in ihr Leben oder System? Notieren Sie alle Einwände, Auslöser und möglichen Lösungen, bevor Sie eine E-Mail schreiben.

Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einer relevanten Anekdote, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und zu erklären, woher Sie kommen. Fördern Sie die Herausforderungen und Lösungen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung endgültig zu positionieren. Erstellen Sie eine E-Mail-Kopie, die über sie, ihre Probleme, Bestrebungen und Hindernisse spricht. Je weniger es um dich geht, desto besser. Sie müssen auch Ihre E-Mail-Liste segmentieren, um Benutzer genauer anzusprechen.

Die gesamte E-Mail-Kopie sollte eine emotionale Kadenz, viele Leerzeichen, einfache Absätze und, wenn es sich um eine kalte E-Mail handelt, einen kurzen Text haben. Ihre E-Mail muss immer ein relevantes Ziel haben, das in einen einzigen Aufruf zum Handeln integriert werden sollte. Zu viele Anfragen, und Sie entmutigen den Leser, positive Maßnahmen zu ergreifen. Je personalisierter Ihre Kopie ist, desto besser ist sie für Engagement und Zustellbarkeit.

Hier ist ein großartiges Beispiel für die personalisierten E-Mails von Applebee für die Verbraucher:

11. Vermeiden Sie URL-Kürzer, Anhänge und übermäßige Bilder

E-Mails mit starken visuellen Elementen können zu Soft Bounces führen. Mehr Bilder erfordern mehr Zeit zum Laden und – wenn man bedenkt, dass Postfächer Speicherbeschränkungen haben – ist dies für Ihre Kampagne kontraintuitiv. Viele ESPs deaktivieren das Laden von Bildern standardmäßig auch, was bildbasierte E-Mails vollständig zerstören kann. Wenn Sie wieder nach oben scrollen, können Sie sehen, wie bildbasierte Spam-E-Mails beschädigt aussehen, wenn das automatische Laden deaktiviert ist.

E-Mails, die URL-Kürzer und Anhänge enthalten, können ebenfalls Spamfilter auslösen. URL-Kürzer werden oft (missbraucht) von Spammern verwendet, um zwielichtige Links zu verbergen, und unbestätigte Anhänge sind uralte Betrügereien. Vermeiden Sie all diese riskanten Elemente, wenn Sie können. Konzentrieren Sie sich mehr auf Text-E-Mails und peppen Sie den E-Mail-Text gelegentlich mit Bildern auf. Betten Sie nur relevante Links ein und vermeiden Sie nach Möglichkeit das Einfügen von Anhängen.

Landen Sie in diesem Posteingang

Da die Zustellbarkeit von E-Mails fast alle Faktoren des E-Mail-Marketings berücksichtigt, empfiehlt es sich, die Zustellbarkeit zu einer Ihrer obersten Prioritäten zu machen. Indem Sie die 11 oben erwähnten Schritte befolgen, können Sie die Gesamtleistung Ihrer E-Mails verbessern.

Antonio ist Outreach-Manager bei Hunter. Er testet leidenschaftlich gerne verschiedene Outreach-Taktiken und teilt die Ergebnisse mit der Community. Wenn er nicht mit Branchenführern in Kontakt steht, können Sie ihn auf seinem Motorrad finden, um abseits der ausgetretenen Pfade auf der ganzen Welt zu erkunden.