Elektronische Rechnungsstellung in Spanien: Die Arbeiten zur Einführung der Verpflichtung zwischen 2024 und 2025 beginnen

Neben Italien, Frankreich und Deutschland arbeitet auch Spanien aktiv daran, die obligatorische elektronische Rechnungsstellung auf den B2B-Bereich auszuweiten. Ursprünglich sollte die Pflicht bereits ab Juli 2024 für große Unternehmen und danach für alle spanischen Unternehmen eingeführt werden. Aufgrund der langwierigen Arbeiten zur Erstellung der technischen Spezifikationen und der entsprechenden Verordnung kann die Umsetzung jedoch möglicherweise erst im Januar 2025 erfolgen.

Zunächst einmal ist es für diejenigen, die Geschäfte mit Lieferanten und Kunden außerhalb Italiens tätigen, wichtig, über die Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben, die europäische und außereuropäische Länder in Bezug auf elektronische Rechnungsstellung und E-Reporting betreffen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick und gehen dann auf die Schritte ein, die in Spanien stattfinden werden.

Es ist immer wichtig, wie schon bei anderen Gelegenheiten, den europäischen Vorschlag namensViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) zu erwähnen, der große Auswirkungen auf die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung haben wird.Wenn der europäische Vorschlag in Kraft tritt, ist die Umsetzung einer Reihe von Maßnahmen zwischen 2024 und 2028 geplant, vorbehaltlich nicht auszuschließender Verlängerungen, die zu einer Verschiebung einiger Fristen führen könnten. Der Vorschlag führt die Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen bei B2B-Transaktionen innerhalb der EU ein und beseitigt außerdem einige der bürokratischen Hürden, die bisher der Einführung elektronischer Rechnungen bei inländischen Transaktionen im Wege standen.

Der Anstoß für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in europäischen Ländern sind die Errungenschaften von Ländern, die diesen Weg bereits eingeschlagen und erkannt haben:

• Rückerstattung der Mehrwertsteuereinnahmen und umfassendere Kontrolle der Transaktionen
• Automatisierung von Geschäftsprozessen und verbesserter Digitalisierungsgrad
• Effiziente Beziehungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen
• Verkürzte Zahlungsfristen der öffentlichen Verwaltungen zugunsten der Unternehmen

Die Schritte zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sind nicht nur auf europäischer Ebene erkennbar, sondern es sollten auch die verschiedenen Maßnahmen erwähnt werden, die einige Länder zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung auf B2B- und B2G-Ebene vorbereiten. Zu diesen Ländern gehören sowohl Spanien als auch Frankreich, die zwischen 2024/2025 und 2026 Mandate einführen werden. Wir haben darüber geschrieben, wie andere europäische Länder in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung Fortschritte machen, nämlich Deutschland, Frankreich und jetzt Spanien.

Heute konzentrieren wir uns auf die jüngsten Entwicklungen, die von der spanischen Regierung angekündigt wurden. Bisher gab es nur eine Verpflichtung im B2G-Bereich, doch jetzt ist das Land, vorbehaltlich etwaiger Verlängerungen, startklar . Wie eingangs erwähnt, ist nicht auszuschließen, dass die ursprünglich für Juli 2024 vorgesehene Verpflichtung auf das Jahr 2025 verschoben wird, um den Erlass der notwendigen Regelungen und natürlich auch die Anpassung der Unternehmen an das Neue zu ermöglichen System.

In Spanien wie auch in anderen europäischen Ländern geht es darum, den Einsatz elektronischer Rechnungen schrittweise auszuweiten, um den Grad der Digitalisierung von Geschäfts- und Beschaffungsprozessen zu erhöhen. Eines der Hauptziele, das auch im ViDA-Vorschlag bekräftigt wird, besteht darin, eine stärkere Kontrolle der Mehrwertsteuerpflichten zu erreichen und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Es ist leicht zu verstehen, warum der öffentliche Verwaltungssektor für viele Länder der erste Schritt in Richtung elektronischer Rechnungsstellung ist, wenn man bedenkt, dass es sich hierbei um Organisationen handelt, die starke und komplexe Ausgabenzyklen auslösen und bei denen Rückverfolgbarkeit und Transparenz besonders wichtig und dringend sind. Durch die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Privatpersonen gewinnen weitere wichtige Vorteile an Bedeutung. In dieser Hinsicht ist Italien ein perfektes Beispiel, da das Land nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Jahr 2020 einen Anstieg der Mehrwertsteuereinnahmen um 3,5 Milliarden Euro verzeichnete.

Tatsächlich bietet die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile: bessere Kontrolle über mögliche Steuerhinterziehung oder Steuerbetrug, Entwicklung und Modernisierung der Wirtschaft, Einsparungen beim Papierverbrauch und die Reduzierung physischer Archive, die durch weitaus vielseitigere digitale Archive ersetzt werden.

Heute werden wir uns speziell darauf konzentrieren, wie diese Vorteile in Spanien erreicht werden, indem wir den Verordnungsentwurf analysieren, der in den vergangenen Monaten von der spanischen Regierung veröffentlicht wurde.

Elektronische Rechnungsstellung in Spanien

Der Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien im B2G-Bereich ist seit 2015 geplant. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle zentralen und peripheren Verwaltungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Für Unternehmen, die öffentliche Verwaltungen beliefern, ist die Verpflichtung, ausschließlich elektronische Rechnungen zu erstellen, nicht neu, mit einer Ausnahme für Beträge unter 5.000 Euro. Unterhalb dieses Betrags sind Rechnungen in Papierform weiterhin zulässig.

Alle an öffentliche Verwaltungen gesendeten elektronischen Rechnungen müssen dem Format Facturae V3.2.X entsprechen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, und elektronisch gemäß dem Xades-Standard mit einer Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats signiert sein.

Die spanische Regierung hat die FACe-Plattform entwickelt , über die elektronische Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gesendet werden können.Für Zentralverwaltungen ist es verpflichtend, für Randverwaltungen hingegen optional, die theoretisch auch andere Plattformen nutzen können. Tatsächlich haben sich die meisten Verwaltungen für die Nutzung der FACe-Plattform entschieden, da diese kostenlos ist.

Unternehmen, die öffentliche Verwaltungen beliefern, können für die Erstellung der elektronischen Rechnung die von ihnen bevorzugte technologische Lösung übernehmen und so die verschiedenen verfügbaren Marktoptionen nutzen, sofern sie die Einhaltung der geltenden Standards gewährleisten.

Das spanische Industrieministerium stellt kostenlose Software zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen zur Verfügung, die besonders für kleine und mittlere Unternehmen nützlich ist, die begrenzte Mengen elektronischer Rechnungen verarbeiten.Darüber hinaus steht seit 2018 eine zusätzliche Plattform– FACeB2B – zur Verwaltung elektronischer Rechnungen zwischen Auftragnehmern und Subunternehmern der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung.Auch diese Plattform ist kostenlos und nutzt die gleichen Formate und Schnittstellen wie die entsprechende Regierungsplattform. Daher ist der Einsatz von E-Invoicing im B2B-Bereich zwar noch nicht verpflichtend, aber bereits seit einiger Zeit erlaubt und wird gefördert.

Was sich ab 2024 ändern wird

In Spanien wird die elektronische Rechnung bald auch im B2B-Bereich Pflicht. Am 29. September 2022 verabschiedete die spanische Regierung das Gesetz „Creacion y Crecimiento de Empresas“, das eine Reihe von Maßnahmen enthält, die zur Unterstützung des Unternehmenswachstums als notwendig erachtet werden .Es ist kein Zufall, dass die elektronische Rechnung zu den Maßnahmen zählt, die als wesentliches Instrument zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung angesehen werden.

Damit werden Unternehmen verpflichtet, anderen Unternehmen und Selbstständigen Rechnungen für die Erbringung von Dienstleistungen elektronisch zu übermitteln. In einer ersten Phase, die voraussichtlich im Jahr 2024 beginnen wird, wird mit Unternehmen begonnen, deren Umsatz 8 Millionen Euro übersteigt, und dann schrittweise, voraussichtlich im Jahr 2025, alle anderen einbezogen. Diese Fristen können eingehalten werden, wenn die technischen Vorschriften und die Infrastruktur dafür erforderlich sind Die elektronische Rechnungsstellung wird innerhalb des ursprünglich veranschlagten Zeitrahmens eingeführt. Wenn nicht, ist es möglich, dass es zu Abweichungen kommt.

Sofern keine Verlängerungen erfolgen, sieht die voraussichtliche Roadmap bis heute wie folgt aus:

• Ab Juli 2024 (oder im Falle einer Verlängerung Anfang 2025) beginnt die Verpflichtung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro
• Ab 2025 gilt die Verpflichtung für alle Unternehmen und Berufstätige ; Sollte sich das Mandat verzögern, könnte diese Phase auf die zweite Hälfte des Jahres 2025 oder Anfang 2026 verschoben werden.

Die Verordnung befindet sich erwartungsgemäß noch im Entwurfsstatus und wartet auf die endgültige Genehmigung, die auch mögliche Änderungen oder weitere Konkretisierungen mit sich bringen könnte.

Erwähnenswert sind jedoch auch einige Bestimmungen, die direkt im Crea y Crece-Gesetz vom 29. September 2022 vorgesehen sind. Dies ist die Maßnahme, die den Weg für die Einführung der elektronischen B2B-Rechnung in Spanien ebnete. Das Gesetz sieht eine Reihe von Pflichten sowohl für Unternehmen vor, die Rechnungen versenden und empfangen, als auch für Anbieter, die elektronische Rechnungsdienste anbieten. Hier sind einige davon:

• Unternehmen sind verpflichtet, im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmern und Freiberuflern elektronische Rechnungen auszustellen, zu versenden und zu empfangen.
• Absender und Empfänger müssen Auskunft über den Status der Rechnungen geben.
• Technologieanbieter müssen eine freie Verbindung und Interoperabilität zwischen Technologielösungen oder Plattformen gewährleisten. Das Verfahren zur Akkreditierung der Zusammenschaltung und Interoperabilität wird durch Verordnung festgelegt. Der letztgenannte Punkt scheint beispielsweise im gemeinsamen Verordnungsentwurf noch nicht vollständig ausgeführt zu sein, so dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass weitere Hinweise gegeben werden
• Die Anforderung an Empfänger, den Zugriff auf elektronische Rechnungen vier Jahre lang aufrechtzuerhalten. Dies bedeutet, dass, wenn die Empfänger elektronischer Rechnungen nicht mehr Kunden der sendenden Unternehmen sind, der Zugriff für 3 Jahre nach Vertragsende gewährt werden kann.
• Ermöglichen und erleichtern Sie Empfängern den Zugriff, die Anzeige, das Herunterladen und das Drucken elektronischer Rechnungen.

Was ist für die Zukunft zu erwarten?

Die in Italien beobachteten Vorteile sind sicherlich zu erwarten, auch wenn die nicht allgemeine Verpflichtung, sondern nur B2B und B2G, den Einsatz eines Instruments, das sich als äußerst effektiv und voller Vorteile erwiesen hat, nicht optimal nutzt, wie z als:

• Effizienz und Rationalisierung von Prozessen
• Einsparmaßnahmen
• Reduzierte Zahlungszeiten
• Umweltverträglichkeit und reduzierter CO2-Fußabdruck

Es bleibt nur noch abzuwarten, wie die spanische Regierung die nächsten Entwicklungen festlegt, um zu sehen, ob die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien auch auf den B2C-Bereich ausgeweitet wird.