Elektronische Rechnung in Deutschland ab 2025 Pflicht

Dieses Jahr erweist sich für die elektronische Rechnung sicherlich als hektisch, und die großen Änderungen sind wahrscheinlich auch für diejenigen, die nicht gerade „Insider“ sind, nicht unbemerkt geblieben.

Für alle Organisationen, die grenzüberschreitend Geschäfte mit Lieferanten und Kunden tätigen, ist es unbedingt erforderlich, über die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und des E-Reportings, die Länder in Europa und darüber hinaus betreffen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Nach Jahren des Stillstands, in denen es nur minimale (oder gar keine) Fortschritte gab, befinden wir uns nun in einer Phase großer Beschleunigung, die dazu bestimmt ist, die Prozesse, an die wir uns gewöhnt haben, radikal zu verändern.

Wir hatten bereits Gelegenheit, uns mit dem europäischen Vorschlag VIDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter ) zu befassen, der durch eine Reihe von Maßnahmen, deren Umsetzung zwischen 2024 und 2028 erwartet wird, starke Impulse für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung geben soll Der Vorschlag führt zwar die Verpflichtung ein, elektronische Rechnungen bei B2B-Transaktionen innerhalb der EU zu verwenden, beseitigt aber auch einige der bürokratischen Hürden, die bisher der Einführung elektronischer Rechnungen bei inländischen Transaktionen im Wege standen.

Neben dieser europäischen Entwicklung müssen wir auch die verschiedenen Maßnahmen erwähnen, die einige Länder ergreifen, um die elektronische Rechnungsstellung auf B2B- und B2G-Ebene einzuführen. In Frankreich und Spanien, die dieses Mandat bereits vor einiger Zeit angekündigt haben, wird es schrittweise zwischen 2024 und 2026 eingeführt. Wir haben diese Themen in unserem Artikel über die elektronische Rechnungsstellung in Europa ausführlich behandelt. Zuletzt hat auch Griechenland seinen diesbezüglichen Plan mitgeteilt, der eine schrittweise Einführung zwischen September 2023 und 2025 vorsieht.

Heute möchten wir uns jedoch auf die jüngsten Entwicklungen konzentrieren, die in Deutschland angekündigt wurden, einem Land, das sich in einer besonders fragmentierten und komplexen Situation befindet. Die Nachricht ist, dass Deutschland von der Europäischen Kommission grünes Licht erhalten hat und angekündigt hat, ab Januar 2025 die elektronische B2B-Rechnung einzuführen.

Die Ankündigung des Finanzministeriums und der Start ab 2025

Beginnen wir zunächst mit der Zusammenfassung der Schritte, die zu der jüngsten Ankündigung der Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland geführt haben.

Erste Anzeichen dafür gab es im November 2022, als Deutschland bei der Europäischen Kommission die erforderliche Genehmigung beantragte, um das allgemeine E-Invoicing-Mandat einführen zu können.Hierbei handelt es sich um das Verfahren nach den geltenden Vorschriften, das erfordert, dass der Antrag unter anderem durch geeignete Begründungen, wie etwa eine Beschreibung der erwarteten Vorteile, gestützt wird. Wie wir an anderer Stelle gesehen haben, sieht der neue ViDA-Vorschlag vor, diesen Schritt ab 2024 zu streichen, ab dem Jahr wird es für die Mitgliedstaaten einfacher sein, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen.

Nach diesem ersten Schritt Ende 2022kündigte das Bundesfinanzministerium die Entwicklung eines Plans zur Einführung der B2B-E-Rechnung in Deutschland im April 2023 an. Der Vorschlag wurde einer öffentlichen Konsultation unterzogen, an der verschiedene Interessengruppen teilnahmen und die am 8. Mai endete.

Der vom deutschen Ministerium vorgelegte Entwurf enthält eine Reihe von Elementen, die bestätigt werden müssen. Daher ist es erwähnenswert, dass sowohl die vorgeschlagenen Termine als auch die spezifischen Aspekte, die das Modell der elektronischen Rechnungsstellung charakterisieren werden, noch diskutiert werden und möglicherweise Gegenstand von Änderungen sein werden ändern. Im Folgenden werden wir die Hauptpunkte dieses Vorschlags erläutern, die nützlich sind, um einen Eindruck vom Weg zu vermitteln, den Deutschland einschlägt.

Was die E-Rechnungspflicht in Deutschland beinhaltet

Der ausgearbeitete Vorschlag enthält nicht nur eine, sondern zwei Verpflichtungen:

• Die Einführung von E-Invoicing für den B2B-Bereich soll im Jahr 2025 beginnen ;Die Behörden haben noch nicht entschieden, ob die Umstellung auf E-Invoicing zum 1. Januar 2025 für alle Unternehmen erfolgen wird oder ob die Umsetzung in schrittweisen Schritten erfolgt, die sich an der Unternehmensgröße oder dem Umsatz orientieren
• Die Einführung eines E-Reporting- Systems wird auf einen späteren Zeitpunkt verschoben

Was deutlich zum Vorschein kommt, ist der Wunsch, sich an den allgemeineren Rahmen anzupassen, der unter dem Einfluss der Europäischen Union und des ViDA-Vorschlags Gestalt annimmt, ohne dabei die Standards und Modelle zu vergessen, die konsolidiert werden. All dies dient dazu, die Interoperabilität zu fördern und die Auswirkungen für Unternehmen, die die elektronische Rechnung zum ersten Mal verwenden, so gering wie möglich zu halten.

In Anlehnung an den europäischen ViDA-Vorschlag sieht das deutsche Projekt vor, dass elektronische Rechnungen der Norm EN 16391 entsprechen müssen, die die Anforderungen an die europäische Rechnung festlegt. Derzeit sind beide Formate XRechnung und ZUGFerD in Deutschland kompatibel.

Der deutsche Vorschlag sieht mehrere Optionen für die Übermittlung elektronischer Rechnungen und die Interaktion zwischen Lieferanten, Kunden und Steuerbehörden vor. Dazu gehören eine einzige staatliche Plattform und private Plattformen bzw. Anbieter, die den Austausch elektronischer Dokumente ermöglichen können. Dabei werden unter anderem Optionen in Betracht gezogen, die sich dem in Frankreich zunehmend an Bedeutung gewinnenden Modell (Y-Schema) oder dem 5-Ecken-Modell, das unter anderem von OpenPeppol vorangetrieben wird, annähern. Allerdings tendiert man dazu, ein dezentrales Interaktionsmodell einzuführen , im Gegensatz zu unserem zentralisierten SdI-System.

Schließlich zeigt sich auch, dass die Bereitschaft zur Einführung eines E-Reporting-Systems sowohl mit dem ViDA-Vorschlag als auch mit dem Ansatz mehrerer europäischer Länder im Einklang steht. Denken Sie daran, dass in zahlreichen Mitgliedstaaten, darunter Spanien, Portugal, Ungarn, Frankreich und Rumänien, um nur einige zu nennen, verschiedene Arten von E-Reporting-Modellen bereits seit einiger Zeit im Einsatz sind oder implementiert werden. Die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter selbst sieht die Einführung eines E-Reporting-Mandats für grenzüberschreitende Geschäfte ab 2028 vor und überlässt es den Mitgliedstaaten, ähnliche Lösungen im Inland umzusetzen.

Die aktuelle Situation in Deutschland

Derzeit besteht in Deutschland eine Verpflichtung zur Rechnungsstellung im B2G-Bereich, also zwischen öffentlichen Verwaltungen und ihren Lieferanten, die jedoch noch nicht einheitlich umgesetzt ist. Tatsächlich ist das Szenario aus dieser Sicht, wie bereits erwähnt, eher fragmentiert, da Deutschland ein föderaler Staat ist und die einzelnen Bundesländer in dieser Angelegenheit über Handlungsfreiheit verfügen.

Ab heute gilt für Lieferanten der Zentralregierung die Verpflichtung, elektronische Rechnungen an öffentliche Verwaltungen zu versenden.

Was die einzelnen Regionen und ihre öffentlichen Verwaltungen betrifft, stellt sich die Situation unterschiedlich dar: Einige Bundesländer haben den Auftrag bereits umgesetzt (z. B. Bremen, Hamburg und das Saarland), während andere ihn ab 2024 umsetzen werden, beispielsweise Hessen und Rheinland-Pfalz. Wieder andere Regionen planen den Einsatz von E-Invoicing, haben jedoch noch keine verbindliche Anforderung definiert.

Für die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gibt es in Deutschland hauptsächlich zwei Formate, nämlich XRechnung und ZUGFerD, die insbesondere im Rahmen von B2G-Transaktionen zum Einsatz kommen.

Hinsichtlich der Plattformen und Übermittlungswege, über die elektronische Rechnungen an deutsche Verwaltungen versendet werden können, ist die Situation sehr heterogen. Tatsächlich gibt es derzeit mehrere Plattformen. Je nachdem, ob es sich bei der Organisation um eine Zentralverwaltung oder um eine Körperschaft in einem Bundesland handelt, muss von Zeit zu Zeit festgelegt werden, welche Plattform und Übertragungsmethode verwendet werden soll.

Was ist für die Zukunft zu erwarten?

Angesichts der gerade beschriebenen Situation ist das deutsche Projekt sicherlich ehrgeizig, insbesondere angesichts des nicht allzu fernen Datums 1. Januar 2025.

Gleichzeitig stellt es jedoch eine Chance dar, in einer derzeit komplexen Landschaft eine stärkere Standardisierung einzuführen. Wir dürfen auch die anderen Vorteile nicht außer Acht lassen, die die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen mit sich bringen kann:

• Effizienz und Rationalisierung von Prozessen
• Einsparmaßnahmen
• Reduzierte Zahlungszeiten
• Umweltverträglichkeit und reduzierter CO2-Fußabdruck

Es bleibt nur abzuwarten, wie die Bundesregierung die nächsten Entwicklungen festlegt, um zu verstehen, welches Modell für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland umgesetzt wird, welche technologischen Lösungen vorhanden sein werden und nicht zuletzt die Zeitplan für die nächsten Anforderungen.