Elektronische Lieferdienste, wie man den richtigen auswählt

Um das Konzept der „elektronischen Lieferdienste“ zu definieren, ist es hilfreich, sich auf den rechtlichen Kontext zu beziehen, der es aus regulatorischer und betrieblicher Sicht definiert.

Wir beziehen uns auf die europäische Verordnung 910/2014, bekannt alseIDAS (elektronische Identifikation, Authentifizierung und Signatur), mit ihren neuesten Aktualisierungen, die im Mittelpunkt dieses Artikels aus unserem Blog stehen.

Gemäß der eIDAS-Verordnung ermöglichen elektronische Zustelldienste die elektronische Übermittlung von Daten zwischen Dritten und liefern Nachweise im Zusammenhang mit der Verarbeitung der übermittelten Daten, einschließlich des Nachweises, dass die Daten gesendet und empfangen wurden, und schützen die übermittelten Daten vor dem Risiko von Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder unbefugte Änderung.

Beachten Sie jedoch eine grundlegende Spezifikation: Die eIDAS-Verordnung identifiziert zwei Formen elektronischer Zustelldienste:

1) ERDS : elektronische Einschreiben-Lieferdienste

2) QERDS : qualifizierte elektronische Einschreiben-Lieferdienste

Wir werden uns im nächsten Abschnitt mit den Unterschieden zwischen diesen beiden Arten von Diensten befassen.

Dann schauen wir uns das italienische PEC an , ein zunehmend verbreitetes und viel genutztes Tool;Wir werden fragen: Wie passt PEC in das größere europäische Bild?

Und in welchen Fällen und Szenarien ist der Einsatz von ERDS oder QERDS sinnvoll und vorteilhaft ?

Abschließend widmen wir uns in einem letzten Abschnitt den Möglichkeiten, die elektronische Zustelldienste für Unternehmen und Freiberufler über die Pflichten und Erfüllungen hinaus eröffnen.

Wir gehen jeden Schritt Schritt für Schritt an.

ERDS oder QERDS: Was sind die Unterschiede?

Kehren wir zur eIDAS-Verordnung zurück: Die Artikel zu elektronischen Einschreiben-Lieferdiensten (ERDS) und qualifizierten elektronischen Einschreiben-Lieferdiensten (QERDS) sind Artikel 43 und 44.

Wir werden die Vorschriften nicht vollständig wiedergeben (Sie können sie hier einsehen), sondern lediglich die Passagen zitieren, die sich auf die Anforderungen konzentrieren, die qualifizierte elektronische Einschreiben-Zustelldienste (QERDS) erfüllen , und auf die Anforderungen, die sie von ERDS unterscheiden. Zusammenfassend sagen sie:

(a) von einem oder mehreren qualifizierten Vertrauensdienstanbietern bereitgestellt werden ;

(b) die Identifizierung des Absenders mit einem hohen Maß an Sicherheit gewährleisten ;

(c) die Identifizierung des Empfängers vor der Datenübermittlung gewährleisten ;

(d) das Senden und Empfangen von Daten durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters sichern, um die Möglichkeit nicht nachweisbarer Änderungen der Daten auszuschließen;

(e) alle Änderungen an den Daten klar angeben, um sie an den Absender und Empfänger der Daten zu senden oder zu empfangen;

(f) Datum und Uhrzeit des Sendens und Empfangens sowie etwaige Änderungen der Daten durch qualifizierte elektronische Zeitstempelung angeben.

Kurz gesagt, ein zentraler Punkt für qualifizierte elektronische Einschreiben-Zustelldienste (QERDS) ist die Gewissheit über die Identität von Absender und Empfänger sowie die „gemeinsame Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (oder eines elektronischen Siegels).

All dies wird von einem qualifizierten Vertrauensdienstleister garantiert.

Wie passt PEC in dieses Bild?

PEC ist zunächst einmal ein italienisches Tool, das vor Erlass der eIDAS-Verordnung entwickelt wurde und die in der europäischen Gesetzgebung festgelegten Anforderungen nicht vollständig erfüllt. Es ist ein Werkzeug, das – zwangsläufig – einen Weg der Evolution durchlaufen muss.

Darüber werden wir im nächsten Abschnitt sprechen.

Der rein italienische Fall von PEC

PEC (Certified Electronic Mail) ist ein Tool, mit dem wir alle vertraut sind und mittlerweile Teil unseres täglichen Lebens geworden ist.

Den neuesten verfügbaren Daten zufolge gibt es in Italien mehr als 14 Millionen aktive PEC-Adressen (agid.gov.it).

Der Anstieg des Einsatzes von PEC war insbesondere in den letzten Jahren sehr stark; In der durch die Pandemie ausgelösten Notlage kam es hierzu zu einer entscheidenden Beschleunigung.

Diese Beschleunigung war kein Einzelfall, sondern Teil eines Trends, der andere Implementierungen im Zusammenhang mit Dematerialisierung und Digitalisierung umfasste (denken Sie beispielsweise an den Fall von SPID).

Darüber hinaus wird PEC derzeit auch als digitales Domizil verwendet (und bedenken Sie, dass es seit dem 1. Oktober 2020 für Unternehmen und Freiberufler obligatorisch ist, ihr digitales Domizil anzugeben).

Wie bereits erwähnt, gibt es PEC jedoch nur in Italien. Die Einbindung in den europäischen elektronischen Lieferservice ist noch nicht optimal.

Tatsächlich fehlen PEC viele der vom europäischen Gesetzgeber für zertifizierte elektronische Zustelldienste und qualifizierte zertifizierte Zustellung identifizierten Merkmale. Beispielsweise ermöglicht PEC weder die Identifizierung des Absenders und Empfängers der Kommunikation noch erfordert es eine qualifizierte Zeitvalidierung.

Am wichtigsten ist, dass PEC nur in Italien und nicht in Europa gültig ist. Darüber hinaus ist die Kommunikation über PEC nur dann voll rechtlich wirksam, wenn sie zwischen zwei Postfächern erfolgt, bei denen es sich bei beiden um zertifizierte elektronische Postfächer handelt.

Der Prozess der Weiterentwicklung von PEC (was zu einer Aktualisierung der ETSI-Standards führt) hat jedoch bereits begonnen, damit es die europäischen Anforderungen für qualifizierte zertifizierte elektronische Zustelldienste erfüllen kann.

Dieser Weg kann natürlich nicht augenblicklich erfolgen und erfordert einen Prozess, der nicht immun gegen gesetzgeberische und technologische Probleme ist.

(Erfahren Sie in diesem Beitrag unseres Blogs mehr über die Entwicklung von PEC und das, was oft als „europäisches PEC“ bezeichnet wird.)

Lassen Sie uns nun über zukünftige Szenarien hinaus die Vorteile verstehen, die sich aus der Nutzung der SERC- und SERCQ-Systeme ergeben.

Die Vorteile der Verwendung von ERDS und QERDS

Kommen wir gleich zur Sache.

Die ersten und intuitivsten Vorteile der Nutzung elektronischer Einschreiben-Lieferdienste beziehen sich auf Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Unter diesem Gesichtspunkt sind dierechtlichen Faktoren von grundlegender Bedeutung: Kommunikationen, die über elektronische Zustelldienste erfolgen, stellen wertvolle Beweise dar, die im Falle eines Rechtsstreits verwendet werden können. Daher stellen sie ein nützliches Instrument dar, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit der gesendeten Mitteilungen und Benachrichtigungen zu gewährleisten,selbst wenn diese Mitteilungen an mehrere Empfänger gerichtet sind.

Wir sprechen über äußerst sensible Aspekte, die eine Reihe sehr wichtiger Konsequenzen beinhalten.

Aber das ist nicht alles.

Indem man sich auf spezialisierte Unternehmen wie Doxee verlässt, erfolgt die Kommunikation nicht nur über einen qualifizierten vertrauenswürdigen Dienstleister, sondern kann auch über eine Vielzahl von Kanälen übermittelt werden.

Nicht nur registrierte E-Mails , sondern auch registrierte SMS(mit den Vorteilen in Bezug auf Vertrautheit bei den Empfängern, Einfachheit und Unmittelbarkeit: alles mit vollständiger Rückverfolgbarkeit der Transaktionen auf der Absenderseite).

Hinzu kommt das TooleDelivery , mit dem die Zustellung und Öffnung von Dokumenten durch die Ausstellung eines Belegnachweises beglaubigt werden kann.

In diesem Fall erhält der Empfänger eine zertifizierte E-Mail oder SMS mit einem Zugangslink zu den für ihn bestimmten Dokumenten. Dieser Schritt ermöglicht es, die Absicht des Empfängers, über einen personalisierten Link auf vertrauliche Dokumente zuzugreifen, zu erfassen und zu verfolgen.

Und hier ist ein zentrales Thema, das man stets im Auge behalten sollte: Personalisierung .

Nicht nur Pflichten und Sicherheit – die Chancen elektronischer Lieferdienste

Die Hauptziele der Einführung elektronischer Zustelldienste auf europäischer Ebene liegen in den Bereichen Sicherheit und Zuverlässigkeit der Kommunikation, Transparenz und rechtlicher Wert in Rechtsstreitigkeiten.

All dies ist von entscheidender Bedeutung.

Aber wir können noch weiter gehen und die Chancenbetrachten , die für Unternehmen gleichermaßen entscheidend sind.

Diese Aspekte haben in erster Linie mit derBenutzererfahrung des Kunden zu tun ;Hier sind die Schlüsselwörter: Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz.

Darüber hinaus gibt es noch ein großes Problem mit der Erfassung, Verwaltung und Analyse der Daten Ihrer Kommunikation.

Die Verwaltung dieser Informationen ist besonders komplex, da es sich um Informationen handelt, die aus mehreren Kanälen stammen.

Durch die Nutzung zertifizierter elektronischer Liefertools von Unternehmen wie Doxee ist es möglich, diese große Menge an Prozessen und zugehörigen Daten auf einfache und umfassende Weise zu verwalten.

Diese Daten wiederum werden zu einer Ressource, die genutzt werden kann, um die eigenen Prozesse zu verbessern und das Wissen Ihres Kundenstamms immer weiter zu verfeinern.

Der letzte Schritt lautet: Wenn Sie Ihre Kundenkenntnisse verbessern, können Sie Ihre Kommunikation kontinuierlich verbessern, sie immer zielgerichteter und damit effektiver gestalten.

Dies ist der Wendepunkt der Personalisierung , den wir erwähnt haben.

Kurz gesagt: Alles ist in einem positiven Kreislauf verbunden. Verbesserte Sicherheit und Zuverlässigkeit. Einhaltung europäischer Standards, die zunehmend definiert werden. Rechtlicher Wert. Verbesserte Kommunikation (oder vielmehr unterschiedliche Kommunikation). Die Vorteile sind enorm; und die Optik ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen und ihre Kunden.