Alles über das E-Commerce-Auftragsverwaltungssystem (OMS)

Heutzutage träumt jeder kleine Online-Shop davon, sich zu einem Marktplatz zu entwickeln. Doch im Wachstumsprozess treten Skalierungsprobleme auf, die eine Systemautomatisierung erfordern. Eine dieser Schwierigkeiten ist der Mechanismus zur Auftragskontrolle. Und wenn die Excel-Buchhaltung Probleme bereitet, wird sie durch Auftragsverwaltungssysteme (OMS) ersetzt. Forrester-Statistiken prognostizieren, dass die weltweiten Ausgaben für OMS-Software bis 2026 auf etwa 1,9 Milliarden US-Dollar steigen werden. In diesem Artikel wird erläutert, was ein Auftragsverwaltungssystem (OMS) ist und warum Online-Shops ohne es nicht funktionieren können.

Probleme mit der Auftragsverwaltung in den meisten E-Commerce-Onlineshops

Die Verwaltung großer Bestellmengen in einem Online-Shop ohne ein E-Commerce-Order-Management-System (OMS) stellt gewisse Herausforderungen dar. Die Hauptprobleme sind folgende:

• Bagatellfehler und Betrug können zu einer verwirrenden Koordination zwischen den Abteilungen führen. Die ständige Übertragung eines Auftrags von einer Hand in eine andere ist offensichtlich nicht förderlich für verantwortungsvolles Arbeiten der Mitarbeiter.
• Fehlen eines Gesamtüberwachers der Transaktion. Ein Mitarbeiter sieht nur einen der Schritte der Auftragsabwicklung. In diesem Fall hat niemand einen Überblick über das System. Eine nicht zusammenhängende gemeinsame Logik kann zu redundanten Aktionen, höheren Kosten und einer geringeren durchschnittlichen Kundenzufriedenheit mit dem Service führen.
• Die mangelnde Fähigkeit, Versand, Lieferung und Mindestanforderungen der Kunden zu synchronisieren, führt zu hohen Logistikkosten.
• Schwierigkeiten beim Umgang mit nicht routinemäßigen Situationen . Zum Beispiel, wenn im Lager sortiert wird und das Produkt, das der Kunde benötigt, tatsächlich fehlt. Für den Kunden ist es wichtig, rechtzeitig informiert zu werden und ihm mehrere Optionen für das weitere Vorgehen anzubieten.
• Irrationale Menge an Lagerbeständen in Lagern oder Einzelhandelsgeschäften, um Bestellungen zu erfüllen. Möchte der Kunde die Ware abholen, kann er Verpackung und Versand einsparen. Ohne OMS-Systeme ist die Umsetzung eines solchen Schemas problematisch.

Durch die Implementierung auch nur einfacher OMS kann der Unternehmer die meisten der oben genannten Probleme vermeiden.

Platz von OMS im Betriebsschema des Online-Shops

Es ist nahezu unmöglich, einen erfolgreichen Online-Shop zu eröffnen, ohne seine Arbeit zu automatisieren. Planung von Einkäufen und Werbung, Abrechnung von Retouren, Berechnung von Einnahmen/Ausgaben und Zahlungen – die Verwaltung dieser Prozesse ist mittlerweile entweder in die Grundfunktionalität der Website integriert oder wird durch Plug-in-Module bereitgestellt.

Typischerweise wird der Online-Shop mithilfe dieser Systeme automatisiert:

• Warenbuchhaltung: PIM
• Arbeiten Sie mit Bestellungen: OMS
• Interaktion mit Kunden: CRM

Auf dieser Liste bringt die Arbeit mit Aufträgen dem Unternehmen Gewinne. Damit ein Kunde Gewinn erwirtschaftet, müssen Sie Lagerhaltung, Logistik, Versand, Lieferung und andere Phasen der Bestellung präzise und effizient verwalten. Zu diesem Zweck werden E-Commerce-Auftragsverwaltungssysteme erstellt.

Auftragslebenszyklus

Die Bestellschritte hängen weitgehend von den Besonderheiten des Online-Shops ab. Eine grundlegende Statuskette ist unten dargestellt:

1. Auftragserstellung : Diese Phase wird in der Interaktionsschnittstelle mit dem Kunden gebildet: mobile App, Callcenter, Marktplatz und andere. Das Ergebnis ist eine Bestellung, die in das OMS gelangt.

2. Vorbearbeitung der Bestellung : Dieser Prozess umfasst häufig folgende Aktionen:

• Klärung der Verfügbarkeit der Ware beim Lieferanten oder im Lager
• Koordination der endgültigen Zusammenstellung der Bestellung, sollte etwas nicht vorrätig sein, kann es ersetzt werden
• Überprüfung der Richtigkeit der Adresse und der Möglichkeit der Zustellung mit der gewählten Versandart
• Überprüfung der Zahlung

3. Zusammenstellen, Verpacken und Adressieren : Am Ende dieser Phase verfügt der Online-Shop über ein verpacktes Paket mit einem Etikett zur Identifizierung und Zustellung.

4. Lieferung : Die Möglichkeit einer Überwachung dieser Phase wird mit dem Logistikunternehmen ausgehandelt.

5. Lieferergebnis : Paket erhalten oder zurückgegeben.

Ein Auftragsverwaltungssystem (OMS) sollte es Ihnen ermöglichen, die Bestellung während ihres gesamten Lebenszyklus von der Auftragserteilung bis zur Ausführung oder Rückgabe zu verwalten.

Verschiedene Auftragsverwaltungssysteme

Werfen wir einen Blick auf alle Möglichkeiten zur Verwaltung von Bestellungen, die für Online-Shops verfügbar sind.

1. Manuelle Auftragsverwaltung

Wenn der Online-Shop nur eine Ergänzung zum Hauptgeschäft ist, können Sie die Buchhaltung der Bestellungen beim ersten Mal manuell in Excel und sogar in einem Notizbuch erfassen. Aber bei zwei oder drei Bestellungen pro Tag wird diese Methode unglaublich zeitaufwändig.

Das ständige Pflegen der Relevanz von Tabellen und das manuelle Hinzufügen neuer Aufträge kann gelegentlich zu Fehlern führen. Und wenn 2 Personen gleichzeitig mit Dokumenten arbeiten, nehmen die Probleme lawinenartig zu. Wenn also das Umsatzvolumen steigt oder Sie Arbeitskräfte eingestellt haben, können Sie auf eine Automatisierung der Auftragsverwaltung nicht verzichten.

2. Spezielle Software zur Auftragsverwaltung

Diese speziellen Auftragsverwaltungssysteme zeichnen sich durch ihre Vielseitigkeit aus. Sie können gleichzeitig mit mehreren Online-Shops verbunden werden, die auf unterschiedlichen Plattformen basieren. Eine solche Software ist Teil der IT-Infrastruktur des Unternehmens und übernimmt häufig nicht nur Auftragsverwaltungsaufgaben, sondern auch automatische Nachschubfunktionen.

Die Nachteile spezieller Auftragsverwaltungssoftware sind der hohe Wartungsaufwand und mögliche Fehler bei der Datensynchronisation.

3. ERP-Systeme mit Auftragsverwaltungsfunktionalität

ERP-Systeme sind eine umfassende Lösung für Unternehmen, die nahezu alle Buchhaltungsanwendungen eines Unternehmens integriert: Personal-, Waren-, Buchhaltungs-, Kunden- und andere. ERP ermöglicht nicht nur die Strukturierung von Daten, sondern gleichzeitig auch die Steuerung von Geschäftsprozessen.

Natürlich kostet die vollständige Automatisierung eines großen Online-Shops viel Geld und die Umsetzung wird Jahre dauern. Die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems wird sich erst langfristig zeigen. Bei der Arbeit kleiner Websites werden solche Systeme nicht verwendet.

Der Übergang von einer Art von OMS zu einer anderen erfolgt normalerweise organisch mit dem Wachstum des Unternehmensumfangs.

Funktionen des eCommerce Order Management Systems (OMS)

Die Automatisierung der Auftragsverwaltung ist vielfältig und ihre Möglichkeiten hängen weitgehend von der Plattform ab, auf der der Online-Shop aufgebaut ist. Betrachten wir die wesentlichen Funktionen, die ein OMS haben muss:

1. Empfangen und Generieren von Bestellungen : Unternehmen nutzen OMS, um eingehende Kaufanfragen über verschiedene Kanäle zu automatisieren. Ein Kunde kann einen Artikel telefonisch, über ein soziales Netzwerk oder einen Online-Shop bestellen, aber dadurch werden alle Informationen an einem Ort gesammelt.

2. Bestandsverwaltung : Mit OMS können Sie bestimmte Phasen der Warenbewegung verfolgen und Einkäufe auf der Grundlage dieser Daten planen.

3. Lieferkontrolle : Der Zugriff auf das OMS kann externen 3PL-Unternehmen gewährt werden, sodass Sie den Versand garantieren und immer den besten Ort für den Versand bestimmen können.

4. Retouren- und Garantiemanagement : Mit Auftragsmanagementsystemen können Sie Waren abschreiben, zurückgegebene Pakete verfolgen, Geld zurückerstatten und andere Prozesse abschließen.

5. Maßnahmenmanagement der Führungskräfte : Ein OMS muss in der Lage sein, auf bestimmte Auslöser zu reagieren und Aufgaben für die Mitarbeiter zu generieren. Wenn eine Lieferung beispielsweise älter als 2 Wochen ist, wird die Bestellzeile rot und erfordert Aufmerksamkeit.

Trigger können auch in einer Routinesituation eingesetzt werden. Wenn Sie beispielsweise die Bestellung in den Status „Bezahlt“ verschieben, kann dies dem Ladenbesitzer signalisieren, mit der Zusammenstellung eines Pakets zu beginnen. Das Auslösesystem reduziert den Bedarf an Interaktionen mit dem Personal und spart so Zeit.

Wie sparen E-Commerce-Shops mit OMS Zeit?

Betrachten Sie den klassischen Algorithmus der Aktionen eines Managers bei der Arbeit in einem nicht automatisierten Online-Shop:

1. Empfangen von Bestellungen im Admin-Bereich des Online-Shops
2. Überprüfung des Zahlungsvorgangs in der Bank
3. Warenversand in spezieller Software
4. Aufgeben einer Bestellung auf der Website des Lieferservices
5. Back-to-Back im Admin-Panel und manuelle Änderung des Bestellstatus

Nach der Implementierung eines voll funktionsfähigen E-Commerce-Auftragsverwaltungssystems können die oben genannten Vorgänge in einem einzigen Fenster ausgeführt werden.

Hauptvorteile von E-Commerce-Auftragsverwaltungssystemen

Der Zweck eines jeden Unternehmens besteht darin, Gewinne zu erwirtschaften, daher sollte das ultimative Ziel des Einsatzes von OMS darin bestehen, das Einkommen zu steigern. Dies wird auf folgende Weise erreicht:

• Die Optimierung der Bestandsverwaltung ermöglicht es, die freigesetzten Mittel für die Erweiterung des Sortiments einzusetzen.

• Die Verbesserung der Qualität des Kundenservice und die Reduzierung von Lieferfehlern erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen, was den Gesamtumsatz des Online-Shops steigern kann.

• Die Bedienung mehrerer Vertriebskanäle über eine einzige Schnittstelle bietet Kunden mehr Optionen für den Kauf und die Lieferung von Produkten.

• Reduzierung des Personals durch Automatisierung von Prozessen und Vermeidung der Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter bei steigenden Umsätzen.

• Minimierung der Lieferkosten durch Auswahl der wirtschaftlichsten, für den Kunden akzeptablen Option.

• Durch die Automatisierung und Synchronisierung von Informationen während der Auftragserteilung werden logische Fehler vermieden, deren Beseitigung viel Zeit und Personalaufwand erfordert.

• Durch die Analyse der Verkaufsergebnisse im Hinblick auf Liefer- und Zahlungskonditionen können Sie attraktivere Konditionen für Kunden erarbeiten und letztlich den Umsatz steigern.

Der finanzielle Vorteil der Nutzung von OMS liegt auf der Hand, auch wenn die Ersteinrichtung einige Zeit und Geld erfordert.

Auswahlkriterien für E-Commerce-Auftragsverwaltungssysteme

Bei der Auswahl eines OMS für den Online-Shop sollten Sie auf folgende Faktoren achten:

1. Integrationsmöglichkeiten : OMS sollte sich nahtlos in die meisten Plattformen für Online-Shops integrieren und eine bequeme Auftragsverwaltung ermöglichen. Außerdem muss die Anwendung den Informationsaustausch mit anderen Website-Elementen unterstützen – Zahlungsmodulen, Lieferung und anderen.

2. Multichannel: Es ist wünschenswert, dass das OMS den Vertrieb über verschiedene Kanäle konzentrieren kann: Websites, Marktplätze, soziale Netzwerke usw. Dadurch können Sie alle Daten an einem Ort konsolidieren und eine einzige Schnittstelle für die Analyse bilden.

3. Skalierbarkeit: Die Größe eines E-Commerce-Unternehmens ist selten stabil. Aus diesem Grund soll OMS die Abwicklung eines viel größeren Auftragsflusses als bisher ermöglichen.

4. Prognosen und Berichte: Ein gutes OMS sollte dabei helfen, Verkäufe zu analysieren und vor potenziellen Problemen zu warnen. Beispielsweise kann das System Produktengpässe nach einem bestimmten Zeitraum vorhersagen, indem es die Dynamik der Bestellstatus auswertet.

5. Automatisierung: Das E-Commerce-Auftragsmanagementsystem soll die täglichen Routineabläufe vereinfachen und den Personalaufwand reduzieren. Darüber hinaus soll die Automatisierung komplizierte Einkaufsvorgänge vereinfachen, den Rest der verkauften Waren analysieren und regelmäßige Berichte erstellen.

6. Personalisierung: Die API des E-Commerce-Auftragsverwaltungssystems sollte für die Integration mit anderen Modulen der Website verfügbar sein. Schließlich weiß niemand, welche nützlichen Anwendungen in einem Monat oder einem Jahr Online-Shop-Betrieb angeschlossen werden müssen.

Ein effizientes und robustes OMS ist in der dynamischen Welt des E-Commerce kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unsere Kriterien helfen Ihnen bei der Auswahl oder Entwicklung des besten E-Commerce-Auftragsverwaltungssystems.

Abschluss

Die Automatisierung der Auftragsverwaltung ist ein unvermeidlicher Schritt, vor dem jeder Online-Shop steht. Das E-Commerce-Auftragsverwaltungssystem (OMS) spielt eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung und Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses für Online-Unternehmen. Es dient als zentraler Knotenpunkt, der eine effiziente Verwaltung von Bestellungen, Lagerbeständen und Kundendaten ermöglicht, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und einer höheren betrieblichen Effizienz führt.