4 Möglichkeiten, wie Dokumentenautomatisierung Ihr Geschäft ankurbeln kann

Der Umgang mit Dokumenten zur Entwicklung von ML-Automatisierungsprozessen ist eine komplexe Aufgabe. Es ist nicht so einfach, ein paar Tasten auf Ihrem Computer anzuklicken! Es besteht aus zahlreichen Aufgaben, die jeweils mehrere Schritte umfassen, die oft Handarbeit erfordern. Das gilt für alle Arten von Dokumenten, einschließlich Bestellformularen, Verkaufsangeboten, Memos und Verträgen. Lassen Sie uns verstehen, was Dokumentenautomatisierung bedeutet.

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Unter Dokumentenautomatisierung versteht man die Anwendung von Arbeitsabläufen und Systemen zur Rationalisierung dokumentenbezogener Aufgaben. Diese Aufgaben können das Erstellen, Senden, Speichern, Archivieren und Kommentieren von Dokumenten umfassen.

Das Dokumentenautomatisierungssystem kann in verschiedenen Formen vorliegen – manuell oder in vielen Fällen mit einer Anwendung, Plattform oder Software. Einerseits können bestimmte Tools über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung verschiedener Aufgaben verfügen, während Entwickler andere Tools entwerfen, die bei einer einzelnen dokumentbezogenen Aufgabe helfen. Ein Dokumentanmerkungstool besteht beispielsweise hauptsächlich aus Funktionen, mit denen Sie beim Kommentieren problemlos Kommentare und Anmerkungen oder Notizen zu Dokumenten einfügen können.

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Wie die Dokumentenautomatisierung Ihr Unternehmen ankurbeln kann

Eines haben diese Datenkennzeichnungsplattformen gemeinsam: Sie alle können dazu beitragen, ein Unternehmen anzukurbeln, wenn auch auf unterschiedliche Weise. Hier sind vier Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements Ihrem Unternehmen potenziell helfen kann:

1. Es minimiert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler

„Menschliches Versagen“ bezieht sich auf eine Handlung, die ein Handelnder ohne seine Absicht ausführt. Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein unerwünschtes Ergebnis oder einen Fehler, der auf die Unvollkommenheit eines Menschen zurückzuführen ist, daher der Name.

Aufgrund der Häufigkeit von Fehlern verharmlosen manche Menschen deren Auswirkungen auf Unternehmen. Sie müssen jedoch bedenken, dass dies ein Grund für die schlechte Leistung eines Unternehmens ist. Laut einem Analysebericht von Marketwire kosteten menschliche Fehler britische und US-amerikanische Unternehmen im Jahr 2008 insgesamt 37 Milliarden Dollar.

Um eine bessere Vorstellung von den Auswirkungen menschlicher Fehler zu vermitteln, finden Sie im Folgenden einige Beispiele für menschliche Fehler, die speziell dokumentenbezogene Aufgaben betreffen:

• Wenn ein Mitarbeiter falsche Informationen in ein Dokument eintippt , kann es zu Missverständnissen kommen, die anschließend von den Mitarbeitern geklärt werden müssen. Dadurch kann es zu längeren Transaktionszeiten kommen, wodurch sich die Anzahl der Transaktionen pro Tag verringert.
• Wenn ein Mitarbeiter das Dokument an die falsche E-Mail-Adresse oder den falschen Ort sendet , kann es zu Datenlecks kommen. Ein Datenleck gefährdet dann die Sicherheit Ihres Unternehmens.
• Wenn ein Mitarbeiter das Dokument versehentlich löscht , muss er es erneut bearbeiten. Anstatt an einer neuen Aufgabe zu arbeiten, verbringt der Mitarbeiter seine begrenzten Stunden mit der gleichen Aufgabe, die er schon längst hätte erledigen können, was die Produktivität verringert.

Auch wenn das Szenario anders ist, deuten all dies auf eine Tatsache hin: Menschliche Fehler reduzieren wichtige Leistungsindikatoren oder KPIs, und das kann sich negativ auf das Geschäft auswirken. Leider ist es nicht möglich, die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler vollständig auszuschließen. Denn „Irren ist menschlich“, aber genau das sollten Sie tun. Anstatt sich auf Menschen zu verlassen, können Sie sich auf Systeme verlassen.

Durch ein Dokumentenautomatisierungssystem oder einen Workflow entfällt die Notwendigkeit menschlicher Eingaben, sodass Sie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler jeglicher Art drastisch reduzieren oder möglicherweise sogar beseitigen können.

2. Automatisierung kann die Dokumentensicherheit maximieren

Der Dokumentlebenszyklus stellt die verschiedenen Phasen dar, die ein Dokument von seiner Erstellung bis zur endgültigen Entsorgung oder in manchen Fällen „Archivierung“ durchlaufen muss. Der Lebenszyklus kann von Dokument zu Dokument variieren, sollte jedoch aus den folgenden fünf Phasen bestehen:

Dokumentenerstellung

Dies wird auch als Dokumenterstellung bezeichnet. Dabei erstellt das System die Datei auf dem Computer. Das Dokument beginnt normalerweise als Kopie der Vorlage.

Dokumentenzusammenstellung

Dabei stellt das System die erforderlichen Daten oder Eingaben wie Namen, Daten und Nummern zusammen, um die Vorlagenkopie in ein einzigartiges Dokument umzuwandeln.

Dokumentenspeicher

Dabei übermittelt das System das fertige Dokument an einen Empfänger, beispielsweise einen Auftraggeber oder eine Kundin. Außerdem wird das Dokument in einen sicheren Speicher verschoben, typischerweise in einen Cloud-Speicher auf einem sicheren Server oder an einen Speicherort innerhalb des Systems selbst.

Dokumenten-Management

Dabei wird eine große Anzahl von Dokumenten organisiert, um sicherzustellen, dass der Benutzer die gesuchten Dokumente bei Bedarf problemlos im System finden kann.

Dokumentenarchivierung

Bei der Dokumentenarchivierung oder -entsorgung müssen Sie entscheiden, ob Sie das Dokument vollständig entsorgen oder es einfach archivieren möchten. Dieser Schritt ist optional und nur erforderlich, wenn das Dokument nicht mehr benötigt wird und/oder seine Existenz zu Problemen führen kann.

Unabhängig davon, wie effizient Ihr Arbeitsablauf ist, wird es immer eine Lücke zwischen den einzelnen Phasen geben. Beispielsweise entsteht eine Lücke zwischen dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Dokument erstellen, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie es an einen sicheren Speicherort übertragen. Und diese Lücke kann Hackern eine Gelegenheit bieten, in Ihr System einzudringen und das Dokument, insbesondere seine Daten, zu stehlen. Experten nennen diese Technik Data Interception, bei der der Hacker Daten während der Übertragung abfängt.

Dies ist vor allem deshalb eine wirksame Technik, weil Daten während der Übertragung am anfälligsten sind, es sei denn, sie verfügen über eine Art Datenverschlüsselung. Das ist im Wesentlichen das, was die Dokumentenautomatisierung bietet.

Geschwindigkeit und Sicherheit sind zwei der Hauptmerkmale von Dokumentenautomatisierungssystemen. Sie können die fünf Phasen des Dokumentlebenszyklus problemlos durchlaufen, ohne dass Cyberkriminelle Zeit haben, Ihre Daten zu stehlen. Die meisten Plattformen verfügen außerdem über eine Verschlüsselungstechnologie für den Fall von Datenschutzverletzungen, die im Grunde garantiert, dass Ihre Dokumente und die darin enthaltenen Daten sicher und geschützt bleiben.

Da ein einzelner Cyberangriff ein kleines Unternehmen bis zu 38.000 US-Dollar kosten kann, kann die Verhinderung eines solchen Angriffs Ihrem Unternehmen erheblich helfen, da dadurch potenzielle Verluste minimiert werden können.

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3. Es steigert die Moral, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter

Die Dokumentenbearbeitung ist eine sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgabe. Sie müssen unter anderem Dutzende Felder ausfüllen, Unternehmensinformationen kopieren und einfügen und auf Fehler prüfen. Auch wenn es nicht sofort auffällt, wird der monotone Arbeitsablauf, den die Dokumentenbearbeitung erfordert, letztendlich die Arbeitsmoral, die Zufriedenheit und letztendlich die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Sie können diese Tatsache auf viele Faktoren zurückführen, aber meistens geschieht dies, weil sie bei dem, was sie beruflich machen, kein Erfolgserlebnis verspüren. Das gilt insbesondere für Büroangestellte. Durch die Dokumentenautomatisierung können Sie diese sich wiederholenden Aufgaben eliminieren, da Sie beginnen, sich für dokumentenbezogene Aufgaben auf eine automatisierte Plattform zu verlassen. Dies kann zu zwei Hauptvorteilen führen.

Erstens können Sie dadurch die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter besser nutzen, was wiederum die Rentabilität steigert. Zweitens verspüren sie eher ein Erfolgserlebnis, da sie sich nicht an Aktivitäten beteiligen, die nicht jeder ausführen kann, wodurch ihre Produktivität maximiert wird.

Studien zeigen auch, dass der Einsatz von Software, Systemen oder anderen Technologien für den Geschäftsbetrieb technisch versierte Talente anziehen kann, die für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein können.

4. Dokumentenautomatisierung spart Ihnen Zeit

Der Satz „Zeit ist Geld“ gilt für viele Situationen, aber er gilt in doppelter Hinsicht, wenn es um die Führung eines Unternehmens geht. Zeit ist ein Faktor, der zum Umsatz eines Unternehmens beiträgt.

Nehmen Sie zum Beispiel einen Malerbetrieb. Selbst wenn Sie tausend Kunden haben, ist es nicht möglich, über Nacht allein Millionen von Dollar zu verdienen. Denn genau wie Geld ist Ihre Zeit begrenzt.

Aus diesem Grund stellen Unternehmer Mitarbeiter ein. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Zeit zu verlängern, die das Unternehmen für die Generierung von Einnahmen aufwenden kann. Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, Ihre Zeit zu verlängern. Insbesondere können Sie Möglichkeiten finden, den Zeitaufwand für die Erledigung bestimmter Aufgaben zu minimieren.

Um das vorherige Beispiel eines Malerunternehmens zu nutzen: Anstatt Angebote manuell zu verfassen, kann der Eigentümer stattdessen eine Angebots-App verwenden. Es kostet zwar Geld, kann aber aus einer 10-Minuten-Aufgabe eine 1-Minuten-Aufgabe machen, sodass der Eigentümer mehr Zeit für andere Dinge hat. Das ist eine der Hauptideen der Dokumentenautomatisierung: zeitaufwändige Aufgaben in schnelle Aufgaben umzuwandeln.

Beispiele:

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie mit einem Dokumentenautomatisierungssystem Zeit sparen können:

• Bei Bedarf können die Informationen Ihres Unternehmens eingefügt werden.
• Es kann das aktuelle Datum in die entsprechenden Felder eingeben.
• Es kann auf Grammatik- und Rechtschreibfehler prüfen (ideal für juristische Dokumente).
• Es kann nach Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datentypen suchen (z. B. bei der Berechnung der Gesamtkosten der erbrachten Produkte und Dienstleistungen in Angeboten oder Kostenvoranschlägen).

So offensichtlich ein Vorteil auch sein mag, Menschen neigen dazu, die Bedeutung der Zeitersparnis für ein Unternehmen herunterzuspielen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Automatisierungstools einem Unternehmen durch Zeitersparnis Millionen von Dollar einsparen können. Es gibt keinen Grund, nicht zu glauben, dass die Dokumentenautomatisierung dasselbe bewirken kann. Schließlich ist es ein Automatisierungstool und eines der nützlichsten noch dazu.

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Abschließende Gedanken

Es ist unbestreitbar, dass die Dokumentenautomatisierung eine äußerst nützliche Technologie für ein Unternehmen ist. Aber wie die meisten Systeme bringt es seine Herausforderungen mit sich. Zunächst einmal ist die Implementierung nicht einfach, da für die ordnungsgemäße Etablierung spezifische Fähigkeiten und Technologien erforderlich sind. Darüber hinaus kann die vollständige Einrichtung mehrere Tage oder sogar Wochen dauern. Sobald Sie dies jedoch tun, sind die Vorteile, die Sie daraus ziehen können, mit diesen Herausforderungen nicht zu vergleichen. Kurz gesagt, es ist auf jeden Fall eine lohnende Investition.

Verweise

1. Internationales Zentrum für Handel und nachhaltige Entwicklung. „Warum Sie die Kosten menschlichen Versagens berücksichtigen sollten.“ https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. „Die Eliminierung sich wiederholender Arbeiten kann die Produktivität steigern.“ Automatic Data Processing, Inc., 18. Juli 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. „Abfangen und Diebstahl von Daten: 7 Methoden zum Schutz Ihrer Daten.“ Tech Arbiters, 7. September 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Scheitel. „Amerikanische Unternehmen sparen jährlich mehr als 10 Millionen US-Dollar, allein durch die Automatisierung dieser Prozesse.“ 10. Mai 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.