Digital Transaction Management: alle Dokumente, die Sie entmaterialisieren können

Der Begriff „Digitale Transformation“ ist ein Ausdruck, den man überall, in den unterschiedlichsten Bereichen und Zusammenhängen hört. Es ist auch praktisch ein Slogan ohne operative Bedeutung.

Im Gegenteil, jedes Geschäft ist und muss der Bereich der Operabilität sein . Die digitale Revolution muss sich also immer in konkreten Prozessverbesserungen, Vereinfachungen, Einsparungen, Erweiterung der Möglichkeiten und einem echten Mentalitätswandel im Unternehmen auf allen Ebenen niederschlagen. Anders gesagt: Aus „digitaler Transformation“ muss „ digitale Reife “ werden.

Und ein grundlegender, sehr konkreter und unverzichtbarer Schritt in dieser Reife sind Digital Transaction Management (DTM)-Systeme.

DTM ist eine sehr vielfältige Kategorie von Diensten, die entwickelt wurden, um dokumentenbasierte Transaktionen digital und über Cloud Computing zu verwalten.

Das Feld ist in der Tat riesig, wie Sie sich vorstellen können: Von elektronischen Transaktionen bis zur Übermittlung von Dokumenten (innerhalb oder außerhalb des Unternehmens); von Beglaubigungen, Beglaubigungen und dematerialisierter Archivierung ; von elektronischen Signaturen über die rechtlichen Aspekte der „ Nichtabstreitbarkeit “ bis hin zum Co-Browsing zwischen Unternehmen und Kunden… und vielem mehr.

Auf die Frage „ Welche Dokumente kann ich dank DTM-Lösungen digitalisieren ?“ ist die Antwort ganz klar: „ möglicherweise alle “.

In diesem Beitrag haben wir uns jedoch entschieden, 3 spezifische Bereiche zu isolieren , die unserer Meinung nach für das tägliche Funktionieren eines Unternehmens und seine Betriebsabläufe von zentraler Bedeutung sind und die ein möglichst breites Spektrum abdecken. Gemeint sind Dokumentenarchivierung , Authentifizierung und elektronische Signaturen und schließlich alles, was mit dem internen Dokumentenfluss innerhalb von Personalabteilungen zu tun hat.

Sagen wir es gleich: Das sind drei entscheidende Seiten, die viele Überschneidungs- und Integrationspunkte haben (ein Begriff, den wir immer im Hinterkopf behalten müssen, wenn wir über Digitalisierung sprechen!).

Bevor wir diese drei Punkte analysieren, lassen Sie uns jedoch kurz die Vorteile und Angebote des digitalen Transaktionsmanagements überprüfen . Das werden wir im nächsten Abschnitt tun.

Die Vorteile von Digital Transaction Management bietet

Aus der breiteren Implementierung von DTM-Systemen ergeben sich zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten. Fassen wir sie um einige Hauptpunkte zusammen:

1. Kosteneinsparungen : dank einer Reduzierung der Druck-, Versand-, Archivierungs- und Beglaubigungskosten (und des damit verbundenen Personals).

2. Zeitersparnis : ein intuitiver Aspekt beim Umstieg von analog auf digital. Denken Sie zum Beispiel nur an den Unterschied zwischen dem Versenden und Unterschreiben eines Vertrags per Post und dem digitalen Remote-Abschluss. Achtung: Zeitersparnis ist nicht nur für das Unternehmen und seine Mitarbeiter, sondern auch für den Kunden von entscheidender Bedeutung, wenn es um Reputation, Kundenerlebnis und Loyalität geht.

3. Erhöhte Sicherheit : Mit dem DTM werden Risiken im Zusammenhang mit der Aufbewahrung physischer Dokumente, Verlust oder Beschädigung während der Übertragung, Manipulation und Datenverlust oder Datenverlust im Allgemeinen verringert. Alles bleibt immer perfekt nachvollziehbar, abrufbar und überprüfbar, schnell und intuitiv. Dies gilt natürlich, wenn die Infrastruktur cloudbasiert ist.

4. Flexibilität und Skalierbarkeit : zwei Merkmale, die sich direkt aus der Cloud-Computing-Architektur ableiten, auf der DTM-Systeme immer aufgebaut sind. Diese Funktionen sind unerlässlich, um die Herausforderungen des heutigen Ökosystems zu meistern, das so fließend und beschleunigt ist und in dem es entscheidend ist, Schluckauf und Engpässe zu vermeiden.

5. Integration mit CRM- und CCM-Systemen : Das ist absolut zentral. Ein papierloses Unternehmen ist ein Unternehmen, das effizienter ist, Abfall reduziert, Kosten optimiert, schneller arbeitet und seine internen Prozesse intelligenter gestaltet. Aber am wichtigsten ist, dass es ein Unternehmen ist, das seinen Kunden das beste Kundenerlebnis bieten kann.

Wie wichtig sind dabei DTM-Lösungen? Die Ergebnisse einer von Forrester in Auftrag gegebenen Studie sagen uns:

• 32 % der Personen, die den Abschluss von Verträgen, Vereinbarungen und Transaktionen aufgegeben haben, taten dies, weil sie durch papiergebundene und manuelle Verfahren entmutigt wurden (Quelle: docusign.co.uk).

Schließen wir diesen Abschnitt mit einer weiteren Abbildung, die die wachsende Bedeutung von DTM-Systemen in allen Produktionsökosystemen demonstriert:

• Im Jahr 2021 wurde der globale Markt für digitales Transaktionsmanagement auf 8,04 Milliarden US-Dollar geschätzt. Von 2022 bis 2030 wird ein jährliches Wachstum von durchschnittlich 25,5 % (CAGR) erwartet (Quelle: grandviewresearch.com).

Wie versprochen gehen wir auf die drei genannten Seiten ein, beginnend mit dem Thema Dokumentenarchivierung.

1. Dematerialisierte Dokumentenarchivierung

Ausgangspunkt für ein papierloses Unternehmen kann nur ein digitales Archivsystem sein. Ohne dieses Fundament kann die übrige Architektur nicht bestehen. Aber Vorsicht: Dematerialisierung ist ein Konzept, das über die einfache Digitalisierung von Dokumenten hinausgeht .

Durch Dematerialisierungsprozesse können Papierdokumente vollständig eliminiert werden, da digitale Pendants die volle Rechts- und Beweiskraft erlangen . Wir sprechen über einen Unterschied mit einem heiklen und sehr wichtigen rechtlichen Wert. Welche Vorteile hat das entmaterialisierte Dokument gegenüber dem analogen Dokument? Es gibt viele.

Auch hier geht es um Effizienz und Zeit- und Kostenersparnis . Dann gibt es einen wichtigen Aspekt in Bezug auf die einfache Suche , die sich nicht nur auf das gesamte Dokument bezieht, sondern auch auf Teile davon (vorausgesetzt, der Prozess des Wechsels zum dematerialisierten Dokument wurde so gut wie möglich durchgeführt). Dann denken Sie an alles, was mit Teilen , Unmittelbarkeit, Multi-Channel und Transparenz zu tun hat.

Kurz gesagt, es ist eine ganze Reihe von sehr offensichtlichen und intuitiven Vorteilen. Wir wollen uns jedoch auf einen weniger unmittelbaren, aber vielleicht entscheidenden Aspekt konzentrieren.

Ein entmaterialisiertes Archiv verwandelt sich in eine Fundgrube unschätzbarer Daten . Daten, die, wie oft gesagt wird, das wahre Kapital eines modernen Unternehmens sind. Tatsächlich bleiben hier Informationen über das Funktionieren interner Prozesse und vor allem über die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden gespeichert und jederzeit verfügbar.

Diese Informationen zu haben, zu wissen, wie man sie automatisch und intelligent interpretiert, und auf der Grundlage dieses Wissens Entscheidungen zu treffen, ist das Geheimnis, um die Effizienz zu steigern und die Beziehungen zu seinen Kunden kontinuierlich zu verbessern .

2. Authentifizierungen und digitale Signaturen

Identifizierung und Authentifizierung sind die Voraussetzung für alles rund um das digitale Dokumentenmanagement.

Hier spielen Sicherheit, die Einhaltung geltender Vorschriften und alles, was mit Compliance im Allgemeinen zusammenhängt, eine große Rolle. Und hier zeigt sich, wie wichtig es ist, sich auf spezialisierte Unternehmen für die Verwaltung dieser Bereiche zu verlassen, um jegliche Art von Risiken zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz der eingerichteten Systeme zu optimieren. Doch schließen wir den Kreis um eines der am weitesten verbreiteten und unverzichtbaren Werkzeuge: die elektronische Signatur .

Es ist der Digital Administration Code, der die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen regelt, die wie folgt sind:

• die einfache elektronische Signatur (SES);
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) gemäß den einschlägigen technischen Regeln unter Titel V Artikel 55-61 des Dekrets des Premierministers vom 22. Februar 2013;
• die Signatur mit der SPID sicheren digitalen Identität gemäß den einschlägigen AgID-Richtlinien;
• die digitale Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur ;
• die in Anwesenheit eines Notars oder Amtsträgers beglaubigte Unterschrift gemäß Artikel 25 CAD.

Verlieren wir uns nicht in übertriebenen Fachbegriffen. Einen Aspekt möchten wir jedoch hervorheben: Wenn Sie sich auf E-Signatur-Dienste wie den von Doxee verlassen , ist einer der offensichtlichsten Vorteile die Möglichkeit der Integration mit anderen Digital Transaction Management-Lösungen.

Der E-Signatur-Service von Doxee lässt sich nämlich problemlos in andere Produkte wie elektronische Rechnungsstellung, standardmäßige digitale Speicherung, aber auch in CRM- und CCM-Systeme integrieren.

Kurz gesagt, es geht nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften; Es geht darum, einen vollständigen digitalen Onboarding-Prozess aufzubauen , der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit einem erstklassigen Kunden- und Benutzererlebnis kombiniert.

3. Interne Prozesse und Personalabteilungen

Hier kommen wir zur letzten Seite im Zusammenhang mit Digital Transaction Management-Lösungen, die wir für unbedingt zu isolieren halten. Nach der dematerialisierten Archivierung und der damit verbundenen Authentifizierung für digitale Signaturen wollen wir uns auf die internen Dokumentenflüsse innerhalb des Unternehmens konzentrieren.

In diesem Bereich besteht das vorrangige Ziel eines effizienten und zeitgemäßen Unternehmens darin, Arbeitsverträge in all ihren unterschiedlichen und vielfältigen Formen nicht mehr auf Papier zu drucken : von der Einstellung über die Verwaltung des Arbeitsverhältnisses bis hin zu seiner Beendigung. Aber damit nicht genug: Dazu kommt noch die ganze bürokratische Seite mit Urlaubsanträgen, Urlaubsanträgen, Verletzungen, Krankheiten, Spesenersatz und so weiter. Wir sprechen von einer sehr komplexen und heiklen Angelegenheit, in der Risiken lauern können, darunter kriminelle, unvorhergesehene Ereignisse, aber auch – möglicherweise – enorme Zeitverluste .

Glücklicherweise mindert ein entmaterialisiertes und professionelles Management dieser internen Abläufe diese Risiken erheblich und reduziert gleichzeitig den Zeitaufwand für diese Aktivitäten drastisch.

Ein entmaterialisiertes Dokument muss jedoch bestimmte unvermeidbare Anforderungen gewährleisten:

• die sichere Identifizierung der Herkunft und Urheberschaft des Dokuments selbst ermöglichen ;
• Gewährleistung von Unveränderbarkeit und Integrität ;
• eine bestimmte Willensbekundung in Bezug auf ein Dokument eindeutig mit der Person verknüpfen , die diesen Willen durch ein Computerverfahren ausgedrückt hat (als Unterzeichner oder Inhaber der Unterschrift bezeichnet);
• ermöglichen dem Unterzeichner die Einhaltung des Inhalts des Dokuments, mit dem die Unterschrift verbunden ist (hier wieder das unverzichtbare Werkzeug der elektronischen Unterschrift zurück).

Kurz gesagt: Verpflichtungen, Vorschriften und sensible Verfahren müssen sehr sorgfältig befolgt werden, um Probleme zu vermeiden. Digital Transaction Management-Lösungen helfen dabei , all dies auf die sicherste, agilste und transparenteste Weise zu verwalten.

Aber um es noch einmal zu betonen: Neben all diesen Verpflichtungen gibt es auch Chancen, die es zu ergreifen gilt . Diese Möglichkeiten umfassen Einsparungen (von Zeit und Geld), gesteigerte Effizienz und verbesserte Beziehungen des Unternehmens zu Mitarbeitern, Mitarbeitern und Kunden.

Die Paperless-Experience -Produkte von Doxee, die die Anforderungen der Dematerialisierung von Steuer- und Dokumentenprozessen im Zusammenhang mit der italienischen und europäischen Compliance erfüllen, bauen auf dieser Grundlage auf und sind die besten Verbündeten, um Ihr Unternehmen zur vollen digitalen Reife zu bringen.