Was ist Data Stewardship und warum ist es wichtig für Ihr Unternehmen?

Unternehmen verlassen sich mehr denn je auf Daten, um Prozesse zu verbessern, Umsätze zu steigern und strategische Entscheidungen zu treffen. Aber mit größerer Abhängigkeit kommt größeres Risiko.

Eine schlechte Datenorganisation, Daten von geringer Qualität und mangelnde Datensicherheit können die Möglichkeiten der Datenerfassung überwiegen. Darüber hinaus macht es keinen Sinn, große Datensätze zu sammeln, wenn sie nicht in die Tat umgesetzt werden.

Wie stellen Sie also sicher, dass Ihre Daten für Sie arbeiten und nicht gegen Sie?

Hier kommt die Datenverwaltung ins Spiel.

Was ist Datenverwaltung?

Data Stewardship ist die praktische Verwaltung der Daten eines Unternehmens, von der Erstellung bis zur Löschung. Diese Praxis macht und hält Daten zugänglich, nutzbar und sicher gemäß den Data-Governance-Richtlinien des Unternehmens.

Data Stewardship vs. Data Governance

Data Governance bezieht sich auf die Regeln, die sich ein Unternehmen in Bezug auf den Zugriff, die Nutzung und die Manipulation seiner Daten aufstellt, während Data Stewardship die praktische Anwendung dieser Regeln überwacht und durchsetzt. Die Person, die für die Überwachung und Durchsetzung dieser Regeln verantwortlich ist, wird als Datenverwalter bezeichnet.

Was ist ein Datenverwalter?

Ein Data Steward stellt sicher, dass alle Daten gemäß den Data-Governance-Richtlinien des Unternehmens behandelt werden. Sie überwachen und dokumentieren:

• Welche Daten werden erstellt oder erfasst
• Wo und wie diese Daten gespeichert werden
• Wer kann darauf zugreifen
• Wie es verwendet und manipuliert wird

Sie auch:

• Identifizieren und beheben Sie Datenqualitätsprobleme
• Setzen Sie Datenrichtlinien durch
• Informieren Sie andere im Unternehmen über Best Practices für Daten
• Finden Sie Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine Daten nutzen kann, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen

Aufgrund ihrer Verantwortlichkeiten fungieren Datenverwalter häufig als Vermittler zwischen der IT und anderen Abteilungen. Sie müssen technisch versiert sein und auch hervorragende Kommunikatoren sein.

Kleinere Unternehmen haben oft keinen dedizierten Datenverwalter. In diesem Fall wird die Datenverwaltung oft auf mehrere Personen aufgeteilt und/oder (teilweise) ausgelagert.

Im Gegensatz dazu können größere Unternehmen mehrere Datenverwalter haben. Diese können entweder einem bestimmten Datentyp (vertikale Verwaltung) oder einer bestimmten Geschäftseinheit oder Abteilung (horizontale Verwaltung) zugeordnet werden.

Warum ist Datenverwaltung wichtig?

Für Unternehmen ist es einfacher denn je geworden, Daten zu sammeln. Diese Leichtigkeit bringt ebenso viel Verantwortung wie Chancen mit sich. Damit Daten nützlich sind, müssen sie qualitätsgeprüft, organisiert, analysiert, zugänglich gemacht und leicht nutzbar gehalten werden.

Abgesehen von einem soliden Datenmanagementplan müssen Unternehmen ihre Daten sicher aufbewahren. Datensicherheit ist wichtiger denn je, und die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen kann Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten bringen.

Data Stewardship befasst sich mit all diesen Überlegungen und mehr. Werfen wir einen Blick.

Höherwertige Daten

Datenverwalter behalten die Datenherkunft im Auge. Sie verfolgen, woher die einzelnen Daten stammen, wo sie gespeichert und wie sie verwendet werden. Dadurch können sie Datenprobleme bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen, was bei auftretenden Problemen hilfreich sein kann.

Data Stewardship beinhaltet auch die Einrichtung und Verfolgung von Datenqualitätsmetriken, die Validierung von Daten und das Vornehmen von Korrekturen bei Bedarf sowie das Entfernen möglicher Duplikate.

All diese Aktivitäten führen zu einer höheren Datenqualität, was bedeutet, dass das Risiko von Fehlentscheidungen und Fehlern im gesamten Unternehmen geringer ist, da alle mit besseren Daten arbeiten.

CRM-Daten sind ein gutes Beispiel für Daten, die schnell an Qualität verlieren können. Menschen ziehen um, melden sich mit E-Mail-Adressen an, die sie kaum verwenden, oder haben unterschiedliche Konten mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen. Eine gute Datenverwaltung erkennt diese Probleme und löst sie, sodass Ihr Marketingteam beispielsweise dieselbe E-Mail-Kampagne nicht zweimal an denselben Kunden sendet.

Datensicherheit und Datenschutz

Die Gewährleistung der Datenqualität ist das eine. Es sicher zu halten ist eine andere. Es ist selten, dass jemand Zugriff auf die gesamte Datenbank eines Unternehmens benötigt. Eine der Aufgaben von Data Stewardship besteht also darin, den Datenzugriff zu kontrollieren.

Dadurch bleiben die Daten nicht nur so vertraulich wie möglich, sondern es wird auch das Risiko begrenzt, dass Daten falsch behandelt und beschädigt werden.

Schließlich überwachen Datenverwalter, ob alle erforderlichen Verfahren vorhanden sind und befolgt werden, um Daten innerhalb des Unternehmens zu behalten. Auf diese Weise können sie Sicherheitsverletzungen verhindern und Vorfälle vermeiden, bei denen Daten gestohlen oder – weniger schwerwiegend, aber dennoch unerwünscht – mit den falschen Personen geteilt werden.

Angenommen, Ihr Marketingmanager stellt einen freiberuflichen E-Mail-Marketingspezialisten ein, um Ihre E-Mail-Trichter zu verbessern. Dieser Freiberufler benötigt Zugriff auf Ihre bestehenden Marketing-Trichter, sollte jedoch nicht Ihre gesamte E-Mail-Liste und alle darin enthaltenen identifizierbaren Lead-Daten exportieren können.

Rechtskonformität

Der Besitz von Daten ist mit rechtlichen Risiken verbunden. Eine gute Datenverwaltung schützt vor diesen Risiken. Datenverwalter stellen nicht nur sicher, dass ihr Unternehmen alle relevanten datenbezogenen Gesetze wie GDPR und CCPA einhält , sondern schulen auch andere im Unternehmen darin, dasselbe zu tun.

Darüber hinaus kann Data Stewardship dazu beitragen, Compliance-Gespräche voranzutreiben, indem offen mit Aufsichtsbehörden über Datenpraktiken und Herausforderungen kommuniziert wird.

Verbesserte Prozesse und Entscheidungsfindung

Da Datenverwalter sowohl über technische Einblicke in die Erstellung, Speicherung und Bearbeitung von Daten als auch über ein solides Verständnis der Arbeitsweise des Unternehmens verfügen, können sie verschiedenen Abteilungen helfen, das Beste aus den verfügbaren Daten herauszuholen.

Dazu gehört die Unterstützung von Teams bei der Rationalisierung von Prozessen, der Verbesserung von Arbeitsabläufen und dem Treffen besserer strategischer Entscheidungen. Oft können die Erkenntnisse aus Data Stewardship sogar zu einem Wettbewerbsvorteil führen, da Unternehmen durch Datenanalysen tiefere Kenntnisse über ihre Märkte und Zielgruppen erlangen.

Angenommen, Sie betreiben ein SaaS-Geschäft und Ihr Marketingteam führt regelmäßig Umfragen durch, um auf einer Skala von 1 bis 10 zu ermitteln, wie zufrieden Ihre Kunden mit Ihren Produktfunktionen sind. Diese Informationen sind auch für Ihr Entwicklungsteam sehr wertvoll, da sie ihnen helfen können bestimmen, was priorisiert werden soll. Ihr Entwicklungsteam achtet jedoch möglicherweise nicht auf die Umfragen, die Ihre Vermarkter durchführen.

In diesem Fall kann ein Datenverwalter eine Brücke zwischen den beiden Abteilungen schlagen und Ihren Entwicklern vorschlagen, diesen neuen Datentyp in ihren Aufgabenpriorisierungsprozess aufzunehmen.

Datenverwaltung, nicht verhandelbar

Die Bedeutung der Datenverwaltung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Diese Praxis überwacht alle Arten des Umgangs mit Daten in Ihrem Unternehmen (einschließlich Ihres CRM) und stellt sicher, dass die Daten von höchstmöglicher Qualität sind.

Dadurch können Unternehmen Fehler vermeiden, Prozesse optimieren, innovativ sein und Wettbewerbsvorteile erzielen. Es hilft Unternehmen auch, ihre strategischen Entscheidungen zu verbessern, Datensicherheitsproblemen vorzubeugen und auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben.

Unabhängig von Unternehmensgröße und Rollenverteilung ist es entscheidend, dass Data Stewardship nicht nur eine Funktion ist, sondern ein Unternehmenswert, der von allen verstanden und unterstützt wird. Die Verwaltung, Überwachung und Sicherung von Daten wird viel einfacher, wenn alle Best Practices befolgen.

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