Das Wie und Warum des Datenmanagements

Unternehmen verlassen sich auf Daten, um Business Intelligence aufzubauen, ihre Prozesse zu verbessern und mehr Umsatz zu generieren. Die Chancen, die Daten mit sich bringen, sind jedoch mit einem Risiko verbunden.

Wenn Daten nicht richtig verwaltet werden, können sie verderben, unbrauchbar werden oder sogar verloren gehen und dem Geschäft schaden, das sie ursprünglich unterstützen sollten.

Das richtige Datenmanagement ist daher entscheidend für den Geschäftserfolg.

Was ist CRM-Datenmanagement?

CRM-Datenmanagement ist die Praxis des Sammelns, Verifizierens, Speicherns und Verwendens von CRM-Daten (Customer Relationship Management), um den Geschäftsbetrieb zu unterstützen und Geschäftsziele zu erreichen. Gutes CRM-Datenmanagement erfolgt auf sichere und effiziente Weise, sodass Unternehmen das Beste aus ihren Daten herausholen und gleichzeitig kostengünstig bleiben und alle Datenvorschriften einhalten können.

Eine gut durchdachte Strategie ist erforderlich, um die vielen verschiedenen Datenverwaltungsfunktionen zu umfassen, wie zum Beispiel:

• Daten den richtigen Personen zugänglich machen
• Daten aktuell halten
• Organisieren und Speichern von Daten in der Cloud und/oder vor Ort
• Wahrung des Datenschutzes
• Daten sichern
• Bietet Datensicherungs- und Wiederherstellungsoptionen
• Löschen von Daten, wenn dies erforderlich ist, um die globalen Datenschutzgesetze und -vorschriften einzuhalten

Diese Funktionen oder Aktivitäten finden über verschiedene Tools und Plattformen hinweg statt, die zusammen ein Datenmanagementsystem bilden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Datenmanagement die Verwaltung aller Arten von Daten umfasst, nicht nur CRM-Daten. Es überwacht auch Mitarbeiterakten, Referenzdaten, Forschungsdaten, Berichte, Gehaltsdaten und andere Arten von internen Daten und extern bezogenen Informationen.

Daher betrifft das Datenmanagement jeden, der mit den Daten interagiert, die Ihr Unternehmen speichert.

Die Bedeutung des Datenmanagements

Daten sind in vielen Unternehmen zu einem zentralen Vermögenswert geworden. Unternehmen nutzen Daten, um Marketingkampagnen zu steuern, den Kundenservice zu verbessern, Arbeitsabläufe zu optimieren und Geschäftsentscheidungen auf hoher Ebene zu treffen.

Diese umfangreiche Nutzung (und sogar Abhängigkeit von) Daten bedeutet, dass eine ordnungsgemäße Datenverwaltung von entscheidender Bedeutung ist. Ohne sie ist es nur eine Frage der Zeit, bis Datenqualitätsprobleme auftreten und zu Problemen auf allen Ebenen Ihres Unternehmens führen.

Widersprüchliche, unvollständige oder falsche Daten können zu Folgendem führen:

• Verkaufsteams haben nicht genügend Details, um Geschäfte abzuschließen.
• Marketingteams sind nicht in der Lage, effektive, zielgerichtete Kampagnen zu erstellen.
• Der Kundensupport kann keine maßgeschneiderte Hilfe anbieten.
• Das Management trifft strategische Entscheidungen auf der Grundlage fehlerhafter Informationen.

Und wenn Sie keinen angemessenen Datenverwaltungsprozess eingerichtet haben, wird es nicht lange dauern, bis all die von Ihnen gesammelten Daten schwer zu handhaben sind und mehr Ihrer Ressourcen verbrauchen, anstatt Ihnen zu helfen, bessere Leistungen zu erbringen.

Kurz gesagt, ohne angemessenes Datenmanagement riskieren Sie, Zeit, Geld und sogar den Ruf Ihrer Marke zu verlieren.

Darüber hinaus sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ihre Daten sicher aufzubewahren und Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO und das California Consumer Privacy Act einzuhalten. Das Datenmanagement ist entscheidend, um diese Vorschriften einzuhalten.

Vorteile der Datenverwaltung

Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Datenverwaltung geht über die Problemvermeidung hinaus. Eine starke Datenmanagementstrategie bringt viele Vorteile mit sich.

Effizienz

Indem Sie Ihre Daten in hoher Qualität und gut organisiert halten, wird die Verwendung für alle in Ihrer Organisation viel einfacher. Die Mitarbeiter können auf die für ihre Aufgaben relevanten Daten zurückgreifen, Analysen durchführen und Verbesserungen vorschlagen, ohne sich auf Datenspezialisten verlassen zu müssen, die alles interpretieren.

Ruf

All diese Kunden- und Interessentenaufzeichnungen tragen große Verantwortung. Bewahren Sie sie sicher auf und bewahren Sie das Vertrauen derjenigen, die mit Ihnen zusammenarbeiten und bei Ihnen einkaufen. Aber wenn etwas schief geht, wird diese Sicherheitsverletzung, der Datenverlust oder die Verletzung der Privatsphäre Ihrem Ruf schaden.

Konsequentes CRM-Datenmanagement stellt sicher, dass Datenschutz und -sicherheit stets Priorität haben und schützt dabei Ihre Reputation.

Wettbewerbsfähigkeit

Das Sammeln großer Datensätze ist eine Sache, ihre effiziente Nutzung eine andere. Eine zielorientierte CRM-Datenmanagementstrategie kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Ihnen Erkenntnisse liefert, die es Ihnen ermöglichen, Ihre internen Prozesse sowie Ihre Marketing- und Vertriebsbemühungen zu verbessern.

Kosteneffektivität

Wenn Datenflüsse ordnungsgemäß dokumentiert und Daten rationalisiert werden, um einzelne Quellen zuverlässiger Informationen über Tools hinweg bereitzustellen, wird es viel einfacher, sich wiederholende Prozesse zu erstellen und zu vermeiden, dass dieselben Arten von Analysen immer wieder ausgeführt werden. (Ganz zu schweigen von den Ressourcen, die Sie sparen, indem Sie Datenduplizierung vermeiden.)

Arten der Datenverwaltung

Da es sich um ein so großes Feld handelt, gibt es verschiedene Arten der Datenverwaltung, die jeweils mit ihren eigenen Verantwortlichkeiten einhergehen.

Datenamt

Data Governance bezieht sich auf eine Reihe von Prinzipien, Verfahren und Richtlinien, die bestimmen, wie ein Unternehmen seine Daten in jeder Phase des Datenlebenszyklus verwaltet, von dem Moment an, in dem die Daten gesammelt werden, bis hin zu Ort und Art ihrer Speicherung, Zugänglichmachung, Nutzung und Verschiebung , und (möglicherweise) gelöscht.

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Data-Governance-Framework, das auf den Geschäftszielen und Datenanforderungen des Unternehmens basiert. Größere Unternehmen haben möglicherweise dedizierte Data Governors, die Datenverwalter, Datensicherheitsteams und andere Experten für Datenqualität und -verwaltung sowie alle anderen Personen beaufsichtigen, die eine Rolle bei der Gewährleistung der Datenqualität und -sicherheit spielen.

Datenverwaltung

Ein Data Steward ist jemand, der Data-Governance-Richtlinien im gesamten Unternehmen implementiert und durchsetzt. Sie legen keine Regeln fest, stellen aber sicher, dass Richtlinien befolgt und Best Practices umgesetzt werden.

Häufig sind Data Stewards auch für die Sicherstellung der Datenqualität verantwortlich. In größeren Unternehmen kann es jedoch vorkommen, dass dedizierte Datenqualitätsmanager bei dieser Aufgabe helfen.

Datenarchitektur

Wo Data Governance die Regeln für das Datenmanagement innerhalb eines Unternehmens festlegt, konzentriert sich Data Architecture auf die Bereitstellung der technologischen Infrastruktur, die es ermöglicht, Daten gemäß den festgelegten Prinzipien zu verwalten.

Datensicherheit

Die Datensicherheit betrifft alle Prozesse, die den Schutz der Daten eines Unternehmens gewährleisten, wie z. B.:

• Datenverschlüsselung
• Zugangskontrolle
• Verhinderung von Datendiebstahl
• Schutz vor versehentlichem Verschieben oder Löschen
• Schutz vor Datenkorruption
• Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse

Datensicherheitsteams überwachen nicht nur die eigentlichen Daten, sondern stellen sicher, dass die Hardware und Software, auf denen diese Daten gespeichert sind, sicher sind.

Datenaufbereitung

Die Datenvorbereitung besteht aus Profilerstellung, Validierung, Bereinigung und Umwandlung von Rohdaten, damit sie für Analysen und als Quelle für Business Intelligence verwendbar sind. Dazu gehört oft auch das Kombinieren von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Datenmodellierung

Die Datenmodellierung dokumentiert die Beziehungen zwischen verschiedenen Daten und wie sich Daten durch ein Unternehmen bewegen, sowohl innerhalb bestimmter Tools als auch über Organisationssysteme hinweg.

Stammdatenverwaltung

Das Stammdatenmanagement konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass ein Unternehmen immer mit einer einzigen, verifizierten, aktuellen und zuverlässigen Information arbeitet. Das bedeutet, dass Sie Daten aus all Ihren verschiedenen Datenquellen ziehen und sie als eine nutzbare, vertrauenswürdige Quelle präsentieren. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass die Daten in verschiedenen Systemen und Tools auf die gleiche qualitative Weise dargestellt werden.

Data-Warehouse-Verwaltung

Data Warehouse Management legt fest, wie die Daten eines Unternehmens physisch und/oder in der Cloud gespeichert werden. Es stellt die Infrastruktur bereit, überwacht und verwaltet sie, in der Rohdaten gesammelt und organisiert werden.

Big-Data-Management

Big Data Management bezieht sich darauf, wie ein Unternehmen riesige Mengen an rohen und strukturierten Daten sammelt und speichert, damit Teams im gesamten Unternehmen diese Daten verwenden können, um ihre Prozesse zu verbessern und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Best Practices für die Datenverwaltung

Das Datenmanagement sieht je nach Unternehmensziel und Datenbedarf von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus. Es gibt jedoch einige Best Practices, die Sie unabhängig von den Richtlinien und Verfahren, die Sie implementieren möchten, im Hinterkopf behalten sollten.

Identifizieren Sie Geschäftsziele

Wie bei den meisten großen Unternehmungen in Ihrem Unternehmen sollten Ihre Datenverwaltungspraktiken Ihre Geschäftsziele unterstützen. Das bedeutet, dass Sie bestimmen müssen, welche Daten Sie benötigen, um effizient und effektiv zu arbeiten, und wie diese Daten am besten gespeichert und verwendet werden.

Das Sammeln zu vieler Daten kann Ihre Ressourcen belasten und den Fokus von Dingen ablenken, die Ihnen wirklich helfen, die Nadel zu bewegen. Wenn Sie zu wenig Daten sammeln, verpassen Sie möglicherweise Gelegenheiten, wenn Sie detailliertere Verfahren und Arbeitsabläufe entwickeln.

Priorisieren Sie die Datensicherheit

Unabhängig von Ihren Geschäftszielen sollte die Sicherheit Ihrer Daten immer Priorität haben. Es ist wichtig, aktiv daran zu arbeiten und nicht nur Maßnahmen zu ergreifen, wenn ein Verstoß auftritt. Erstellen Sie einen Wartungsplan für die Datensicherheit, der es Ihrem Team ermöglicht, Sicherheitsrisiken zu erkennen und präventiv zu lösen.

Datensicherheit liegt nicht nur in der Verantwortung Ihres Datenmanagementteams. Jeder im Unternehmen, der mit Daten umgeht, muss mit Best Practices für die Datensicherheit vertraut sein. Idealerweise geschieht dies durch kontinuierliche Schulungen und Kommunikation zu den neuesten Bedrohungen wie Phishing-Techniken und Ransomware-Angriffen.

Fokus auf Datenqualität

Um Ihre Datenqualität zu sichern, brauchen Sie eine klare Definition, wie qualitativ hochwertige Daten in Ihrem Unternehmen aussehen. Sobald Sie diese Standards festgelegt haben, entwickeln Sie einen Plan, um sie kontinuierlich zu überwachen. Prüfen Sie auf Genauigkeit und mögliche Datenbeschädigung, damit Sie Fehler beheben können, sobald sie auftauchen.

Hier sind einige Datenqualitätsmetriken, die Sie einbeziehen können:

• Genauigkeit: Wie korrekt sind die Daten?
• Relevanz: Wie relevant sind die Daten für Ihre Geschäftsziele?
• Vollständigkeit: Fehlt etwas, was die Nutzung der Daten verhindert?
• Zugänglichkeit: Hat jeder, der Zugriff auf diese Daten benötigt, Zugriff?
• Konsistenz: Sind Ihre Daten über Datenquellen und Systeme hinweg gleich formatiert?

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Best Practices für das Datenmanagement im gesamten Unternehmen bekannt sind, damit jeder seinen Teil dazu beitragen kann, die Daten so sauber wie möglich zu halten. Sie können auch toolspezifische Richtlinien für die Datenverwaltung definieren, wie z. B. Best Practices für die CRM-Datenverwaltung, solange sie nicht im Widerspruch zu Ihren übergeordneten Richtlinien zur Datenverwaltung stehen.

Entwickeln Sie eine Datensicherungs- und Wiederherstellungsstrategie

Im Notfall können Ihnen detaillierte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren dabei helfen, Ihre Datensysteme schnell zum Laufen zu bringen. Sie stellen auch sicher, dass Sie sofort wieder mit den hochwertigen Daten arbeiten können, an deren Erfassung und Pflege Sie so hart gearbeitet haben.

Um Ihr Team optimal vorzubereiten, definieren Sie im Voraus, was schief gehen kann, und legen Sie fest, wie Sie mit jedem Szenario umgehen. Skizzieren Sie einen schrittweisen Ansatz und verwenden Sie Flussdiagramme, um visuell klar zu machen, was passieren muss (und wann), damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn der Druck steigt.

Es ist auch eine gute Idee, zu protokollieren, wie alle Ihre Datenverwaltungstools funktionieren und wie die Arbeitsabläufe zwischen ihnen aussehen. Dies erleichtert die gezielte Fehlerbehebung und die Ausführung von Wiederherstellungsverfahren nur bei Bedarf.

Wenn es um die sichere Speicherung Ihrer Daten geht, wird die 3-2-1-Methodik häufig verwendet und empfohlen. Es besagt, dass Sie drei Kopien Ihrer Daten mit zwei verschiedenen Speichermethoden speichern sollen, von denen eine extern ist. Dieses System stellt sicher, dass Sie immer eine Kopie Ihrer Daten haben, falls eine Speichermethode oder ein Speicherort verloren geht oder zerstört wird.

Machen Sie die Daten nutzbar

Der springende Punkt bei der ordnungsgemäßen Verwaltung und Sicherheit Ihrer Daten ist, dass sie für Ihr Unternehmen von Nutzen sind. Das bedeutet, dass es für Benutzer leicht zugänglich und handhabbar sein muss. Ein bestimmtes Datenbankdesign funktioniert möglicherweise gut für Ihr IT-Team, kann jedoch für andere Benutzer verwirrend sein.

Denken Sie bei der Entwicklung Ihrer Datenverwaltungspraktiken immer an die Endbenutzer und sorgen Sie für eine reibungslose Benutzererfahrung für sie. Dies gelingt Ihnen möglicherweise nicht immer von Anfang an, weshalb es wichtig ist, Feedback zu sammeln und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Am Ende können Ihre Daten nur so viel für Sie arbeiten, wie Ihre Teammitglieder mit den Daten arbeiten können.

Verwenden Sie eine solide Datenverwaltungssoftware

Das Befolgen von Best Practices für die Datenverwaltung ist am einfachsten, wenn Sie Datenverwaltungssoftware verwenden, die zur Unterstützung dieser Best Practices entwickelt wurde. Das richtige Tool für Sie hängt von den Zielen und Datenanforderungen Ihres Unternehmens ab, aber hier sind ein paar Dinge, die Sie immer von einem Datenverwaltungstool erwarten:

• Benutzerfreundliches Bedienfeld
• Datenreinigungsfunktion
• Wiederherstellungsfunktion
• Skalierbarkeit
• Anpassbare Optionen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für effektives Datenmanagement

Datenmanagement ist in der heutigen datengesteuerten Welt zu einem unvermeidlichen Aspekt der Unternehmensführung geworden. Es ist jedoch nicht einfach, es richtig zu machen.

Da es so viele verschiedene Arten des Umgangs mit Daten umfasst, kann das Datenmanagement leicht chaotisch werden und sich negativ auf Ihre Datenqualität auswirken.

Aus diesem Grund haben wir unseren Leitfaden The Dirt on Data Quality erstellt. Es gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen einer effektiven Datenverwaltungsstrategie, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Daten für Sie und nicht gegen Sie arbeiten.