Was ist Datenarchivierung? Ziele, Techniken und Best Practices

Jeder Klick, jedes Wischen oder Tippen setzt eine Datenspur fort, die das riesige Mosaik unserer Online-Welt erweitert. Die Pflege, der Schutz und die Organisation unserer digitalen Wertgegenstände werden immer wichtiger.

Archivspeicherlösungen sind für die langfristige Datenerhaltung konzipiert. Diese Art von Daten ist für den täglichen Betrieb nicht erforderlich, wird aber aus kommerziellen oder regulatorischen Gründen aufbewahrt. Speicherlösungen, die häufig Datenkomprimierung, Deduplizierung und Verschlüsselung umfassen, sollen kostengünstig sein und gleichzeitig die Datenintegrität wahren.

Die Einführung digitaler Daten steht im Mittelpunkt, wenn die Innovation konstant ist und digitale Informationen wie ein nie endender Fluss fließen. Die Verwaltung und der Schutz dieser Datenfülle wird immer wichtiger, da unser digitaler Fußabdruck exponentiell wächst.

So wie wir die meiste Zeit des Jahres saisonale Dekorationen in einem Lagerraum aufbewahren, um den Wohnraum aufgeräumt zu halten, verlagert die Datenarchivierung selten genutzte Informationen an einen sicheren Ort. Dies erleichtert das Abrufen wichtiger Informationen, ohne dass Ihre aktiven Speicherplätze blockiert werden.

In einem anderen Szenario betrachten Sie Ihre Website als eine Fundgrube an Material, wobei jede Information wie ein wertvolles Juwel wirkt. Mit der Zeit werden einige dieser Schätze möglicherweise weniger relevant oder zugänglich, behalten aber dennoch ihre historische Bedeutung.

Die Datenarchivierung speichert systematisch solche weniger genutzten, aber wichtigen Juwelen und stellt so sicher, dass Ihre virtuelle Truhe ordentlich bleibt und dass überschüssige Daten die Leistung Ihrer Website nicht beeinträchtigen.

Eine Datenarchivierungsstrategie steigert nicht nur die Leistung Ihrer Website, sondern trägt auch zur Bewahrung Ihrer digitalen Geschichte bei.

Ziele der Datenarchivierung

Zu den Zielen der Datenarchivierung gehören der Beitrag zu einer effektiven Datenverwaltung, die Einhaltung von Vorschriften, die Bewahrung des digitalen Verlaufs und die Wiederherstellung von Daten nach etwaigen Katastrophen. Im Einzelnen geht es um:

• Langzeitlagerung. Durch die Archivierung soll sichergestellt werden, dass wichtige, inaktive Daten über einen längeren Zeitraum zugänglich und unbeschädigt bleiben. Es schützt Unternehmen vor Datenverlust durch Hardwarefehler, Systemausfälle oder technische Änderungen.
• Kostenoptimierung. Durch die Archivierung werden Ressourcen in aktiven Speichersystemen freigegeben, indem veraltetes Material an einen anderen Ort verschoben wird. Dadurch wird die Gesamtsystemleistung verbessert und die Kosten für leistungsstarke Speicheroptionen gesenkt.
• Compliance und regulatorische Anforderungen . In vielen Branchen ist es gesetzlich vorgeschrieben, bestimmte Arten von Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Durch die korrekte Datenaufbewahrung bleiben Unternehmen hinsichtlich der Vorschriften auf dem Laufenden.
• Historische Referenz und Analyse. Archivierte Daten enthalten wichtige Datenherkunft, Erkenntnisse, Trends und Muster aus der Vergangenheit, auch wenn sie derzeit nicht betriebsbereit sind. Es kann dennoch Informationen enthalten, die dabei helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen oder Trends vorherzusagen.
• Effizientes Datenmanagement. Eine gut organisierte Datenumgebung erfordert gut erhaltene Daten. Es hält altes Material von aktiven Speicherorten fern und ermöglicht es Benutzern, die gewünschten Informationen schnell zu identifizieren und abzurufen.
• Wissensmanagement . Kritisches institutionelles Wissen wird häufig in historische Daten in Organisationen integriert. Organisationen integrieren häufig wichtige Informationen in ihre historische Datenspeicherung. Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass diese Informationen auch bei personellen Veränderungen verfügbar sind.

Datenarchiv vs. Datenspeicherung vs. Datensicherung

Durch die Datenspeicherung bleiben Informationen immer griffbereit. Bei der Datensicherung geht es um die schnelle Wiederherstellung aktueller, kompromittierter Daten, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Während die Datenarchivierung zwar einen kleinen Teil der Speicherung und einen kleinen Teil des Backups in Anspruch nimmt, liegt ihr Hauptaugenmerk auf der Erhaltung älterer, weniger genutzter Daten.

Für ein effektives Datenmanagement sind die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Optimierung und historische Referenzen erforderlich. Die Speicherung übernimmt die aktuellen Betriebsanforderungen und die Archivierung dient der langfristigen Aufbewahrung und Ressourceneffizienz.

Vorteile der Datenarchivierung

Datenarchivierung geht über die einfache Aufbewahrung von Daten hinaus. Mit dieser Vorgehensweise können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Compliance einhalten, fundierte Entscheidungen treffen und ihre digitalen Assets für eine langfristige Aufbewahrung sichern.

• Historische Daten liefern wichtige Erkenntnisse, Trends und Muster. Durch die Archivierung wird sichergestellt, dass historische Daten für die Untersuchung verfügbar bleiben und Benutzern dabei helfen können, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Aktive, zugängliche und veränderliche Daten erfordern oft robuste Speicher- und Verarbeitungsressourcen. Niemand nutzt Archivdateien so oft, was Ressourcen freisetzt, die Systemeffizienz verbessert und die Kosten senkt.
• Digitale Vermögenswerte wie Aufzeichnungen, Papiere und Forschungsstudien sind im Laufe der Zeit häufig wertvoll. Die Datenarchivierung schützt diese Vermögenswerte vor Datenverlust, Geräteproblemen und technologischer Veralterung.
• Die Archivierung steht im Einklang mit erfolgreichen Data-Governance-Praktiken und bestätigt, dass die Daten gut organisiert, leicht zugänglich und genau klassifiziert sind.
• Zu geeigneten Archivierungsmethoden gehören Sicherheitsvorkehrungen, um archivierte Daten vor unerwünschtem Zugriff oder Verstößen zu schützen .
• Unerwartete Vorfälle unterbrechen den Geschäftsbetrieb. Durch die Sicherung von Sicherungskopien wichtiger Daten sorgt die Archivierung für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität.

Wichtige Gesetze zur Datenarchivierung

Im Folgenden finden Sie einige Gesetze und Vorschriften mit besonderen Anforderungen an Richtlinien zur Datenaufbewahrung, um uns ein besseres Verständnis der Funktion der Datenaufbewahrung bei der Einhaltung der Vorschriften zu vermitteln.

• Gemäß Artikel 5 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Daten „in einer Form, die eine Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, nicht länger aufbewahrt werden, als dies für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, erforderlich ist“. Die DSGVO ermöglicht es Unternehmen, personenbezogene Daten über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, „sofern die personenbezogenen Daten ausschließlich zu Archivierungszwecken im öffentlichen Interesse, zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden.“
• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) enthält keine einheitlichen Kriterien für die Archivierung medizinischer Daten, da diese je nach Bundesstaat unterschiedlich sind. Es enthält jedoch klare Informationen zur Aufbewahrung von HIPAA-bezogenen Dokumenten.
• Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums verlangt der Fair Labor Standards Act (FLSA), dass Unternehmen Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren müssen. Zur Berechnung des Entgelts müssen Zeitkarten, Zeitpläne und Verdienstunterlagen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Mitarbeiter des Arbeitsministeriums müssen zur Prüfung auf alle Unterlagen zugreifen können.
• Gemäß Abschnitt. 802(a)(1) des Sarbanes-Oxley Act (SOX): „Jeder Buchhalter, der eine Prüfung eines Emittenten von Wertpapieren durchführt, für den Abschnitt 10A(a) des Securities Exchange Act von 1934 gilt, muss alle Prüfungen durchführen oder.“ Überprüfungsarbeitspapiere für einen Zeitraum von fünf Jahren ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Prüfung oder Überprüfung abgeschlossen wurde.“

Herausforderungen der Datenarchivierung

Die Datenarchivierung stellt Unternehmen vor mehrere Probleme, die sie überwinden müssen, um ihre gespeicherten Daten erfolgreich zu verwalten. Im Folgenden sind fünf Probleme aufgeführt, die Sie möglicherweise klären müssen.

1. Datenvolumen und -wachstum: Die Verwaltung und Bewahrung riesiger Informationsmengen kann überwältigend sein, da die Volumina exponentiell wachsen. Die Bereitstellung skalierbarer Archivierungslösungen zur Bewältigung steigender Datenmengen ist keine leichte Aufgabe.
2. Datenklassifizierung und -identifizierung: Sie müssen einige schwierige Entscheidungen darüber treffen, welche Daten auf der Grundlage von Relevanz, gesetzlichen Anforderungen und Nutzungstrends aufbewahrt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie das zu archivierende Material korrekt identifizieren und kategorisieren, um einen effizienten Abruf zu gewährleisten.
3. Vorschriften zur Datenaufbewahrung und Compliance: Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung. Die Aufbewahrung von Daten unter Einhaltung dieser Standards und die Verfügbarkeit für Audits stellt jeden Informationsexperten auf die Probe, insbesondere wenn sich Vorschriften ändern.
4. Materialabruf und Zugänglichkeit: Archiviertes Material ist oft weniger zugänglich als aktuelle Daten. Es ist ein Balanceakt, dafür zu sorgen, dass konservierte Daten leicht wiederhergestellt werden können, ohne dass die Sicherheit darunter leidet.
5. Veralterung der Technologie: Mit fortschreitender Technologie müssen Datenformate, Speichermethoden und Archivierungsverfahren aktualisiert werden. Die Gewährleistung der langfristigen Zugänglichkeit der gesicherten Daten stellt erhebliche Schwierigkeiten dar.

Best Practices für die Datenarchivierung

Sie benötigen einen Plan für die Datenarchivierung als entscheidenden Bestandteil Ihrer Datenlebenszyklus-Management-Richtlinie. Es ermöglicht Ihnen, Informationen zu speichern und gleichzeitig ein realistisches Speicherbudget einzuhalten.

Im Folgenden sind die fünf wichtigsten empfohlenen Techniken zum Aufbau einer starken Datenarchivierungsstrategie aufgeführt.

1. Legen Sie klare Archivierungsrichtlinien fest

Erstellen Sie klar definierte Archivierungsrichtlinien, die die Art der zu bewahrenden Daten sowie Parameter dafür angeben, wann und wie lange sie archiviert werden sollen. Implementieren Sie Datenberechtigungskriterien, um die Konsistenz und Einhaltung von Regeln sicherzustellen.

2. Daten sortieren und priorisieren

Kategorisieren Sie Daten nach Wert, Sensibilität und Nutzungshäufigkeit. Nicht jeder Datenpunkt erfordert das gleiche Maß an Aufbewahrung. Priorisieren Sie die Datenarchivierung basierend auf Geschäftsanforderungen, regulatorischen Einschränkungen und historischer Bedeutung.

3. Treffen Sie Datensicherheitsmaßnahmen

Richten Sie Verschlüsselungs-, Zugriffskontroll- und Authentifizierungssysteme ein, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Überprüfen und überwachen Sie den Zugriff auf archivierte Daten regelmäßig, um illegalen Zugriff zu verhindern.

4. Nutzen Sie skalierbare und effiziente Speicherlösungen

Wählen Sie Archivierungssysteme, die mit steigenden Datenmengen umgehen können. Erwägen Sie den Einsatz kostengünstiger Speicher wie Bandarchive oder Cloud-Archivierungssysteme, um die Gebühren zu verwalten.

5. Konzentrieren Sie sich auf die Dokumentenarchivierung

Führen Sie gründliche Aufzeichnungen über Ihre Datenarchivierungsvorgänge, einschließlich Regeln, Methoden und Begründungen für Datenarchivierungsentscheidungen. Diese Dokumentation ist bei Audits hilfreich, sorgt für Konsistenz und dient als Referenz für zukünftige Entscheidungen.

Datenarchivierungslösungen

Archivspeicherlösungen bewahren in der Regel E-Mails, Dokumente und andere Daten auf, die nicht unmittelbar relevant sind, aber dennoch einen Wert für historische Referenzen, Compliance oder Datenwiederherstellung haben. Diese Systeme können physische Speicherung, beispielsweise auf Bändern, und digitale Speicherung, beispielsweise cloudbasierte Dienste, unterstützen.

Erschließen Sie die Zukunft der Datenarchive

Die Datenarchivierung entwickelt sich zu einem ständigen Verwalter von Informationen im Gefüge unseres digitalen Zeitalters und bewahrt die Fäden von Geschichte, Compliance und Effizienz. Während wir uns durch die Strömungen der Innovation schlängeln, entdecken wir, dass die Datenarchivierung unsere Geschichte schützt und unsere Zukunft steuert. Dadurch können wir fundierte Urteile fällen, uns im regulatorischen Umfeld zurechtfinden und Ressourcen optimieren.

Mit fortschreitender Technologie wird die Bedeutung einer angemessenen Datenaufbewahrung und -sicherung konstant bleiben und eine Verbindung zwischen der bekannten Vergangenheit und dem unentdeckten Gebiet vor uns herstellen.

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