Die Vorteile der Verwendung von Tabellenkalkulationen für das Kundenbeziehungsmanagement

In der Geschäftswelt stehen die Kunden an erster Stelle. Ohne sie kann ein Unternehmen einfach nicht gedeihen. Beim Aufbau und der Pflege starker Kundenbeziehungen geht es jedoch um mehr als nur um die Sicherstellung einer kontinuierlichen Kundenbindung. Es geht darum, ein positives, ansprechendes Erlebnis zu schaffen, das sie dazu bringt, immer wieder zurückzukommen.

Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen beim Schutz und der Pflege dieser Kundeninteraktionen wachsam bleiben und eine treue und engagierte Anhängerschaft aufbauen, die Erfolg und Wachstum vorantreibt. Egal, ob Sie ein erfahrener Profi sind oder gerade erst anfangen, denken Sie daran: Ihre Kunden an die erste Stelle zu setzen, ist nicht nur ein gutes Geschäft – es ist von grundlegender Bedeutung für Ihren Erfolg.

Der Einsatz von Customer Relationship Management (CRM) zur Verfolgung von Kundendaten ist für den Aufbau und die Pflege starker Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung. Unternehmen haben die vielen Vorteile der Integration von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Kundeninformationen und zur Rationalisierung des Verkaufsprozesses entdeckt. Über die reine Datenverwaltung hinaus liefert CRM wertvolle Erkenntnisse, die Strategien optimieren und die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessern können.

Wenn Unternehmen wachsen, kann die Verwaltung von Kundenbeziehungen zu einer entmutigenden Aufgabe werden. Hier kommen Tabellenkalkulationen ins Spiel – sie bieten eine einfache und effektive Lösung zur Verfolgung von Kundeninteraktionen und -details. Wenn Sie CRM-Neuling sind, fragen Sie sich vielleicht, was es damit auf sich hat. CRM-Software ist ein leistungsstarkes Tool, das tiefere Einblicke und die Automatisierung von Aufgaben ermöglicht.

Obwohl jede Option ihre eigenen Vorteile hat, ist die wichtigste Erkenntnis, dass ein ordnungsgemäßes Management der Kundenbeziehungen zu mehr Umsatz, Loyalität und Erfolg führen kann. Warum also nicht Ihren Ansatz mit Tabellenkalkulationen oder CRM-Software optimieren? Ihre Kunden – und Ihr Geschäftsergebnis – werden es Ihnen danken.

Vorteile der Verwendung von CRM-Excel-Tabellen

Microsoft Excel bleibt die erste Wahl für Profis, die auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und sein schlichtes Design machen es zu einem Helden unter den Office-Tools.

Aber wussten Sie, dass es noch mehr Gründe gibt, diese Anwendung zu lieben? Sie können Excel verwenden, um eine effektive CRM-Tabelle zu erstellen! Dadurch wird Ihr Lead-Management-Prozess optimiert, die abteilungsübergreifende Kommunikation verbessert und Kundeninteraktionen effektiv verfolgt. Es liegt auf der Hand, warum Excel für Unternehmen jeder Größe die erste Wahl ist.

Da Tabellenkalkulationen kostenlos, integriert und ein eigenständiges Programm sind, haben Sie alle Ihre Kundendaten in einer einzigen Datei, auf die das Vertriebsteam zugreifen kann. Der Dateityp ist auch exportierbar. Es ist auch über eine mobile Anwendung oder einen Webbrowser zugänglich.

Es gibt verschiedene Formeln und Funktionen, die Sie in einer Excel-Tabelle ausführen können. Das Einfügen von Daten in Ihre Tabellenkalkulation ist wie ein Taschenrechner, der Ihnen sofortige Ergebnisse liefern kann. Es kann auch Daten analysieren sowie Informationen filtern und sortieren.

Das Beste an Tabellenkalkulationen ist, dass es mehrere Vorlagen gibt, mit denen Sie Ihre Tabellenkalkulation an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen können. Mehrere Websites bieten Tausende kostenloser und Premium-Vorlagen an, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können, von Finanz- und Buchhaltungstabellen bis hin zu Vorlagensammlungen für kleine Unternehmen.

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CRM-System vs. Excel-Tabellen

Welche Lösung für das Kundenmanagement ist besser – CRM-Software oder Tabellenkalkulationen? Große und großvolumige Branchen entscheiden sich für CRM-Software, weil sie ihnen Komfort und Datensicherheit bei der Nachverfolgung von Leads, der Automatisierung von Vertriebsaufgaben, dem Versenden von E-Mails und der Erstellung von Berichten bietet.

Für kleine Unternehmen, die noch daran arbeiten, einen soliden Kundenstamm aufzubauen und ihren Umsatz zu steigern, ist die Verwendung von Excel-Tabellen die bessere Wahl. Ein kleines Unternehmen würde einen Weg finden, die Kosten zu minimieren, und die Verwendung einer Excel-Tabelle ist kostenlos, während CRM-Software mit Kosten verbunden ist. Hier sind weitere Vergleichspunkte zwischen CRM-Excel-Tabellen und CRM-Software:

• Die Verfolgung von Leads und Kundeninteraktionen über die Vertriebspipeline mithilfe von CRM-Software ist effizienter.
• Das Teilen von Dateien und das gemeinsame Arbeiten ist mit Software einfacher zu bewältigen als mit einer Tabellenkalkulation.
• Im Vergleich zu Tabellenkalkulationen kann die Software große Mengen an Kundendaten speichern und verarbeiten.
• Datensicherheit wird in CRM-Software groß geschrieben. Es verwendet Datenverschlüsselung, um gespeicherte Daten zu schützen.

CRM vs. Tabellenkalkulationen: Warum auf CRM-Software umsteigen?

„Die Entscheidung, von Tabellenkalkulationen auf CRM-Software umzusteigen, sollte nicht überstürzt erfolgen. Vielmehr sollte viel darüber nachgedacht werden. Sie müssen Ihren aktuellen Kunden, Ihr Verkaufsvolumen und Ihr potenzielles Wachstum berücksichtigen, bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden.“ – wie von Simple Sheets in einem ihrer letzten Blogbeiträge zitiert.

Wenn Sie ein Umsatzwachstum und einen Anstieg der Kundentransaktionen feststellen, ist es ratsam, die Einführung einer CRM-Software für Ihr Unternehmen in Betracht zu ziehen. Wenn Sie außerdem ständig Probleme mit der Datenverwaltung haben, ist dies ein Zeichen für einen Wandel.

Nachfolgend sind einige Gründe aufgeführt, warum viele Unternehmen CRM-Software verwenden.

1. Verwalten der Kundendateneingabe

Wenn Ihr Unternehmen große Mengen an Kundendaten verarbeitet, kann deren Verwaltung eine Herausforderung darstellen. Aber mit Hilfe von CRM-Software können Sie Dateien bequem mit Ihren Kollegen teilen. Dies erleichtert einen kollaborativeren und gleichzeitigeren Arbeitsablauf im Büro.

Mit CRM-Software können Sie ganz einfach Kundendatendateien erstellen und verwalten, die Kundenprofile sowie deren Verkaufstransaktionen und Interaktionen enthalten. Der Einsatz von CRM-Tools bietet Ihnen mehr Flexibilität und begrenzt nicht die Anzahl der zu verschlüsselnden Kundendaten.

2. Verkaufsberichte

Der gesamte Verkaufsprozess und die Berichterstattung Ihres Unternehmens können mithilfe einer CRM-Software bequem überwacht werden. Die Überwachung hilft dem Unternehmen, Leads zu verwalten, Konversionsraten zu verfolgen und die Gesamtproduktivität des Unternehmens zu überwachen.

Bei Tabellenkalkulationen würden Sie beim Speichern und Formatieren von Daten immer noch um Hilfe bitten. Mit CRM-Software müssen Sie jedoch keine Hilfe in Anspruch nehmen, wenn Sie Daten kodieren und Berichte in Echtzeit erstellen.

Es kann zu weiteren Fehlern kommen, wenn Sie die Daten in Ihren Tabellenkalkulationsdaten unbeabsichtigt ändern. Dies ist ein Problem, das Sie so weit wie möglich vermeiden möchten. Software hingegen ist nicht fehleranfällig, da Sie Daten in Scheiben schneiden und in Würfel schneiden können.

Es ist hilfreich, visuelle Elemente in Tabellenkalkulationen zu erstellen. Das Hinzufügen so vieler visueller Elemente zu Ihrer Tabellenkalkulation kann jedoch deren Datenverarbeitungsfähigkeiten einschränken. Bei Software ist dies jedoch kein Problem, da sie komplexe und große Datenmengen mühelos verarbeiten kann.

3. Zeitmanagement und Arbeitsüberwachung

Viele Unternehmen verwalten Kundendaten immer noch manuell. Daher haben mehrere Vertriebsmitarbeiter zum Ausdruck gebracht, wie viel Zeit sie für den Papierkram und die Codierung von Kundeninformationen aufwenden. Unternehmen sollten sich mehr auf den Verkauf konzentrieren, anstatt viel Zeit mit Papierkram zu verbringen.

Viele Unternehmen haben erlebt, dass Tabellenkalkulationen hinsichtlich der Effizienz der Dateneingabe versagen, wertvolle Zeit verschwenden und die Arbeitsproduktivität verringern. Aber mit Software können Sie weniger Zeit mit Papierkram und anderen manuellen Aufgaben verbringen, da Sie Daten von Websites, Social-Media-Konten und anderen Plattformen sammeln und speichern können.

Arbeitsüberwachung und -aufzeichnung sind mit CRM-Software möglich. Sie können verfolgen, was jeder Vertriebsmitarbeiter tut und wie er abschneidet. Dies ist nützlich für die Leistungsbewertung und Zielsetzung.

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4. Automatisierung

Der Einsatz von CRM-Software kann alle Ihre Büroaktivitäten automatisieren. Es ist nicht erforderlich, eine Excel-Datei zu öffnen, wenn Sie neue Daten oder Leads zur Kodierung haben. Bei einem automatisierten Setup werden neue Leads automatisch zur Datenbank hinzugefügt.

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen, bei denen Sie alles manuell kodieren müssen, hilft die Automatisierung dabei, viel Zeit zu sparen. Die manuelle Kodierung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

5. Zusammenarbeit

Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, können Sie nicht auf Ihre Dateien zugreifen, wenn Sie remote arbeiten möchten. Die Verwendung von Google Sheets auf Ihrem Mobilgerät ist möglich, die Arbeit auf Ihrem Telefon kann jedoch eine Herausforderung sein. Andererseits verfügt die CRM-Software über eine mobile Anwendung, die für die Arbeit aus der Ferne geeignet ist.

Die Arbeit in einem großen Unternehmen, das große Datenmengen verarbeitet, stellt für Vertriebsteammitglieder eine Herausforderung dar, den Überblick über die täglich eingehenden Verkaufs- und Kundendaten zu behalten. Die Software fördert die Zusammenarbeit, wobei jedes Teammitglied Kommentare posten oder frei miteinander über ein bestimmtes Projekt chatten kann.

6. Alle Daten an einem Ort gespeichert

Bei Tabellenkalkulationen müssen Sie auf mehrere Tabellenkalkulationen zugreifen, um die gesuchten Daten abzurufen. Bei Software müssen Sie jedoch nur auf ein einziges Fenster zugreifen. Die Software bietet einen zentralen Ort, an dem alle gespeicherten Daten verknüpft sind, sodass Sie mit nur einem Klick darauf zugreifen können.

7. Datensicherheit

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, können Sie eine Tabellenkalkulation zum Verwalten von Kundendatensätzen verwenden. Mit der Zeit, wenn Ihr Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter für die Betreuung der Kundenbeziehungen einstellt, ist eine Tabellenkalkulation möglicherweise nicht mehr das geeignete Werkzeug.

Tabellenkalkulationen sind anfällig für menschliches Versagen; Ein Fehler kann Ihre Tabellenkalkulationsdatei zerstören. Tabellenkalkulationen können einfach kopiert und geteilt werden. Dies kann Ihr gesamtes Unternehmen gefährden.

Das Beste an CRM-Software im Hinblick auf die Datensicherheit ist, dass den Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte für den Umgang mit Daten eingeräumt werden. Die Aktivitäten, die sie mit der Software ausführen, können nachverfolgt werden, was ein großes Plus an Sicherheit darstellt.

8. Aktivitätsplanung

Ein CRM-Softwaresystem verwaltet nicht nur Kundendaten. Die Software kann Kundenkontakte verfolgen und Geschäftsmöglichkeiten verwalten. Es verfügt außerdem über nützliche Tools zum Planen von Aktivitäten und Planen von Aufgaben.

CRM-Software kann manuelle Aufgaben wie die Planung und Terminierung von Geschäftsaktivitäten und Transaktionen automatisieren. Mit Software können Sie Aufgaben planen, z. B. einen Kunden um Feedback bitten oder ihn anrufen, um nach aktualisierten Informationen zu fragen.

Wann sollte man auf CRM-Software umsteigen?

Sie müssen wissen, dass die Umstellung auf CRM-Software im Gegensatz zu kostenlosen Tabellenkalkulationen mit Kosten verbunden ist. Viele Unternehmen sind jedoch bereit zu zahlen, weil der Einsatz von Software für ihr Unternehmen von großem Nutzen ist.

Wenn Sie einen Wechsel planen, müssen Sie im Folgenden einige Fragen beantworten:

1. Erhalten Sie täglich mehrere Anrufe und E-Mail-Nachrichten?
2. Betreiben Sie Geschäfte mit unterschiedlichen Kundentypen?
3. Verfügt Ihre Kundenbeziehungsabteilung über mehr als drei Mitarbeiter?
4. Ist Ihnen Datensicherheit wichtig?

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Abschließende Gedanken

Kleine oder Start-up-Unternehmen verwenden Tabellenkalkulationen, weil sie leicht zugänglich und kostenlos zu verwenden sind. Sie können es bequem als Kundendatenbank nutzen.

Einerseits ist der Einsatz von Tabellenkalkulationen nicht mehr ratsam, wenn ein Unternehmen wächst und der Kundenverkehr zunimmt. CRM-Software ist die bessere Wahl. Es ist ein zuverlässiges Tool für den Umgang mit großen Mengen an Kundeninformationen.

Die Entscheidung, ob Tabellenkalkulationen oder Software zur Verwaltung von Kundeninformationen verwendet werden sollen, ist nicht einfach. Es gibt mehrere Überlegungen, die Sie beachten müssen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, den Schritt zu wagen und auf CRM-Software umzusteigen, ist das kein Problem. Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, da diese auch hervorragende Datenverwaltungstools sind. Seien Sie jedoch offen für Änderungen und wägen Sie bei Bedarf Ihre Optionen ab.