CRM-Daten: Was es ist und wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können

Ihre Kunden- und Interessentendaten sind der Schlüssel zur Umsatzsteigerung. Sie sollten also so viele Informationen wie möglich sammeln, oder?

Nicht unbedingt. Es gibt so etwas wie zu viele Daten – es macht Ihr CRM unüberschaubar. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass ein Datenüberschuss es noch schwieriger macht, die einschlägigen Verbraucherdatenschutzgesetze einzuhalten .

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit Ihren Kunden über eine zunehmende Anzahl von Kanälen interagieren, wird es schwierig zu wissen, wie Sie einzelne Kontakte ansprechen und ihre Daten auf hilfreiche Weise nutzen können.

Im Laufe der Zeit werden Ihre Kontakte dupliziert und Ihr Team kann seine Informationen in verschiedenen Datenbanken speichern. Ihre Daten können schnell veraltet und veraltet sein, was es Ihren CRM-Benutzern erschwert, zu wissen, wie sie mit ihren Kontakten interagieren können. Letztendlich verbringen Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise mehr Zeit mit der Verwaltung Ihres CRM als mit der Kommunikation mit Ihren Kunden.

Glücklicherweise sind all diese Herausforderungen leicht zu bewältigen oder zu vermeiden, und wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Unabhängig davon, ob Ihr Team eine neue CRM-Plattform implementieren, eine Datenmigration starten oder Ihre vorhandene Datenbank bereinigen möchte, sehen wir uns die Vorteile der Verwendung eines CRM an, die Arten von Daten, die Sie darin speichern können, und Tipps zur Aufbewahrung Ihrer Kundendaten organisiert.

Was genau ist eine CRM-Datenbank?

Für diejenigen, die mit dem Begriff nicht vertraut sind: Eine Customer Relationship Management (CRM)-Datenbank speichert Ihre Kunden- und Interessenteninformationen.

Ein CRM dient als Drehscheibe für alle Ihre Kundendaten und bietet Vertriebs- und Marketingteams eine zentrale Anlaufstelle für die Planung und Verwaltung ihrer Outreach-Kampagnen. Idealerweise lässt sich Ihr CRM in den Rest Ihrer Marketing- und Vertriebstechnologie integrieren, um Ihre CRM-Daten kontinuierlich hinzuzufügen, zu überprüfen und zu aktualisieren.

Es gibt Hunderte von CRM-Plattformen, darunter On-Premise- und Cloud-basierte Lösungen. Jede bietet unterschiedliche Funktionen und branchenspezifische Anwendungen. Einige der beliebtesten CRM-Anbieter sind Salesforce, Hubspot, Nimble, Oracle, SAP und Zoho.

Wenn Sie auf der Suche nach einem neuen CRM sind, fragen Sie Ihre Marketing- und Vertriebskontakte nach den CRMs, die sie in der Vergangenheit verwendet haben, und sehen Sie sich softwarespezifische Bewertungsseiten wie G2 an – dies wird Ihre Suche erheblich optimieren.

Arten von CRM-Daten

Was also sind CRM-Daten und wie landen sie im CRM?

Es gibt viele Daten, die Sie in Ihrem CRM speichern können, z. B. den Namen, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer, die Stadt oder den Ort, die Adresse, das Geschlecht, die Ausbildung, den beruflichen Werdegang und den Familienstand eines Kontakts. Sehen Sie, was wir meinen, wenn wir sagen, dass es einfach ist, zu viele Daten zu haben?

Denken Sie daran: Das Ziel ist es, nur Informationen in Ihrem CRM zu speichern, die tatsächlich nützlich sind, um Ihr Kundenerlebnis zu verbessern. Heutzutage denken die meisten Vertriebs- und Marketingfachleute an Personalisierung. Einundsiebzig Prozent der Verbraucher erwarten heute von Unternehmen personalisierte Interaktionen. Welche Datenpunkte benötigt Ihr Team, um die wirklich personalisierte Kommunikation zu liefern, die Kunden und Interessenten jetzt erwarten?

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie CRM-Daten sammeln können, darunter:

• Direkte Interaktionen mit dem Kunden über E-Mail oder andere Kommunikationskanäle
• Umfragen, die per SMS oder E-Mail an den Kunden gesendet werden oder wenn er Ihre Website besucht
• Kundenpräferenzzentren, in denen Ihre Abonnenten ihre Daten angeben und ihre Kommunikationspräferenzen anpassen können

Vertriebsmitarbeiter fügen Daten manuell zu Ihrem CRM hinzu, oder die Daten werden automatisch generiert, wenn Ihnen jemand seine Informationen über ein Webformular oder am Point of Sale übermittelt.

Bei der Überlegung, welche Daten in Ihrem CRM gespeichert werden sollen, ist es hilfreich, die folgenden vier Kategorien von CRM-Daten zu verstehen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie sich bei praktisch allen Verbraucherdaten über die relevanten lokalen Verbraucherdatenschutzgesetze wie GDPR in der EU, PIPL in China und verschiedene landesweite Gesetze in den Vereinigten Staaten informieren sollten. Diese Gesetze legen genau fest, welche Datenpunkte Sie sammeln können, welches Maß an Zustimmung der Verbraucher erforderlich ist, wie lange diese Daten gespeichert werden können usw.

Beschreibende Daten

Beschreibende Daten bieten persönliche Einblicke in Ihre Kunden und ihr Einkaufsverhalten, die Informationen wie den Job, das Bildungsniveau, Familiendetails und Informationen zum Lebensstil des Kunden enthalten können (z. B. ob er ein Haus besitzt oder mietet, Hobbys und andere allgemeine Interessen). . Beschreibende Daten zu erhalten kann schwierig sein – Sie müssen sich auf Umfragen, Social Listening und direkte Kundeninteraktionen verlassen, um beschreibende Daten zu erhalten – aber sie sind unglaublich hilfreich für die Personalisierung des Kundenerlebnisses.

Identitätsdaten

Identitätsdaten beziehen sich auf alle Informationen, die verwendet werden können, um einen Kunden oder Interessenten zu identifizieren. Identitätsdaten umfassen Informationen wie Vor- und Nachname des Kunden, Postanschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Links zu sozialen Medien und andere relevante persönliche Informationen. Identitätsdaten sind ziemlich einfach zu erfassen und zu überprüfen – insbesondere wenn Sie ein Einzelhändler oder E-Commerce-Unternehmen sind, da Ihre Kunden Ihnen einige dieser Informationen am Verkaufsort geben – und dies ist die grundlegendste Detailebene, die Sie berücksichtigen sollten Ihr CRM. Identitätsdaten können jedoch sehr sensibel und im Falle einer Datenpanne am anfälligsten sein. Im Allgemeinen ist es am besten, Ihre Identitätsdaten auf die wesentlichen Informationen zu beschränken, die Sie benötigen.

Qualitative Daten

Qualitative Daten können die Meinungen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit Ihrer Marke messen. Es umfasst Ergebnisse aus Kundenbefragungen und -bewertungen, Aktivitäten in sozialen Medien und direktes Feedback aus Gesprächen mit Ihrem Team. Qualitative Daten helfen Ihren Vertriebs- und Marketingmitarbeitern zu wissen, wie sie auf einen Kunden zugehen und wie der Kunde im Allgemeinen über Ihr Unternehmen denkt. Dies ist eine weitere schwierige Art von Daten, die zu sammeln ist, aber sie kann am hilfreichsten sein, um zu wissen, wie man einzelne Interessenten anspricht und bestehende Kunden hält.

Quantitative Daten

Quantitative Daten beinhalten harte Statistiken und Zahlen über Ihre Kunden und wie sie mit Ihrer Marke interagiert haben. Quantitative Daten in Ihrem CRM können die Gesamtzahl der Einkäufe eines Kunden bei Ihrer Marke, den durchschnittlichen Betrag, den er jedes Mal ausgibt, wie oft er das Support-Team Ihres Unternehmens kontaktiert und wie oft er Ihre Website besucht hat, umfassen. Diese Art von Daten lässt sich am Point of Sale oder über Ihre Analysetools relativ einfach erfassen und nachverfolgen. Durch die Integration Ihres CRM mit Ihrer POS-Software bleiben Ihre quantitativen Daten auf dem neuesten Stand.

Warum CRM-Daten sammeln?

Ihre CRM-Daten gehören zu den wertvollsten Vermögenswerten Ihres Unternehmens. Ihre Verwendung – oder ihr Missbrauch – wirkt sich direkt auf Ihren Geschäftserfolg aus.

Wenn Sie ein sauberes CRM mit nur den nützlichsten Informationen für Ihre Mitarbeiter führen, können Sie viele Geschäftsvorteile freischalten, darunter die folgenden.

Verbessertes Kundenerlebnis

Ihre Kunden erwarten hochgradig personalisierte Erfahrungen, wenn sie mit Ihrer Marke interagieren. Jede von Ihnen gesendete Nachricht muss beweisen, dass Sie den Kunden als Individuum, seine einzigartigen Bedürfnisse und seine Beziehung zu Ihrer Marke verstehen – oder Sie riskieren, ihn an einen Konkurrenten zu verlieren.

Ihre CRM-Daten sind unerlässlich, um die Erfahrung jedes Kunden zu personalisieren, z. B. die Verwendung seines Namens in Ihren Nachrichten, die Bereitstellung von Empfehlungen auf der Grundlage früherer Einkäufe und die Verwendung seines Standorts (falls vorhanden), um lokale Angebote oder Gelegenheiten hervorzuheben. Darüber hinaus kann Ihnen Ihr CRM helfen, Kunden basierend auf ihren Präferenzen zu segmentieren, was die Personalisierung Ihrer Kampagnen erleichtert.

Stellen Sie das Unternehmenswachstum sicher

Wir haben bereits erwähnt, dass Ihr CRM ein Werkzeug für Vertriebs- und Marketingteams ist, was bedeutet, dass Ihr CRM ein direkter Faktor für Ihr Umsatzwachstum ist. CRM-Metriken helfen Ihrem Team, Ihre Kunden angemessen zu kennzeichnen und zu filtern, um besser mit ihnen in Kontakt zu treten. Die meisten CRMs können auch hilfreiche Berichte erstellen, die Ihre Verkäufe prognostizieren, heiße Leads identifizieren und Ihre Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzen, schnell zu handeln.

Erhöhen Sie Ihre Konversionsrate

Durch die Verwendung Ihrer Kundendaten können Sie Ihre Kunden gezielter mit relevanten Angeboten und Vorschlägen zu den Zeiten ansprechen, in denen sie am wichtigsten sind. Dies gibt Ihnen eine größere Chance, den Umsatz zu steigern und Ihre Konversionsrate zu erhöhen.

Verbessern Sie die Analyse- und Prognosegenauigkeit

Ein fein abgestimmtes CRM kann Ihren Vertriebsleitern mehr Vertrauen bei der Prognose Ihrer Quartalsumsätze geben und Ihnen bei der Analyse Ihrer Ergebnisse helfen. Die bereits erwähnten CRM-Berichte – wir erläutern diese im nächsten Abschnitt – liefern Ihren Führungskräften die Daten, die sie benötigen, um ihre Verkaufszyklen zu verstehen, Chancen zu identifizieren und die Genauigkeit ihrer Prognosen zu verbessern.

Tipps, um Ihre CRM-Daten sauber und organisiert zu halten

Eine der größten Herausforderungen für Vertriebs- und Marketingfachleute im Umgang mit ihren CRM-Daten besteht darin, sie sauber zu halten. Da Ihre Kontakte von Hunderten auf Tausende anwachsen und Ihre Einträge aus mehreren Quellen stammen, muss Ihr CRM regelmäßig gewartet werden.

Kontakte werden dupliziert. Informationen veralten. Vertriebsmitarbeiter sparen bei der manuellen Eingabe von Daten.

Es ist unvermeidlich, dass die Qualität Ihrer CRM-Daten mit der Zeit abnimmt, aber Sie können Ihr CRM auf dem neuesten Stand halten, indem Sie die Datenbereinigung zu einer Priorität machen und diese Best Practices befolgen.

Befolgen Sie einen regelmäßigen Wartungs-/Aktualisierungsplan

Angesichts der vielfältigen Möglichkeiten, wie Kundendaten in Ihr CRM gelangen können, müssen Sie einen regelmäßigen Datenpflegeplan einhalten, um veraltete oder falsche Kundeninformationen zu erfassen und zu korrigieren. Ihr Team sollte seine CRM-Daten mindestens einmal alle acht Wochen manuell überprüfen – was normalerweise der Dauer einer E-Mail-Pflegekampagne entspricht – und vor wichtigen Outreach-Saisons wie den Feiertagen.

Die bessere Option ist jedoch die Implementierung einer Datenverwaltungsplattform wie Validity DemandTools, die Datensätze automatisch dedupliziert, standardisiert und zuweist, wenn sie aus verschiedenen Quellen eingehen.

Befreien Sie sich von unnötigen Daten

Seien Sie kein Datenhorter. Allzu oft sammeln Werbetreibende alle möglichen Kundeninformationen, aber das lenkt sie oft von den Details ab, die wirklich wichtig sind. Außerdem verlangen Datenschutzgesetze wie die DSGVO, dass Vermarkter Kundeninformationen nach einer bestimmten Zeit löschen. Sehen Sie sich Ihre Customer Journey Maps noch einmal an und identifizieren Sie die Informationen, die für Sie am wichtigsten sind, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Alles andere entfernen.

Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit

Ihr CRM sollte Ihrem Team helfen, besser zu arbeiten und sich nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Vertriebsmitarbeitern und fragen Sie nach ihren Erfahrungen mit dem CRM. Wie ist es hilfreich? Wie kann es herausfordernd sein? Nehmen Sie dieses Feedback und erstellen Sie Leitfäden oder Schulungen, um Ihr Team zu coachen. Wenn der Großteil Ihres Teams Ihr CRM nicht mag oder es zu zeitaufwändig findet, ist es möglicherweise an der Zeit, umzusteigen. (Sehen Sie, wie Meta mit Validity GridBuddy Connect den Zeitaufwand für die Aktualisierung von CRM-Datensätzen um 50 Prozent reduzierte.)

Führen Sie regelmäßige Berichte aus

Ein CRM kann viele verschiedene Berichte bereitstellen, die Ihnen helfen zu verstehen, woher Ihre Einnahmen kommen, wie Kunden in der Pipeline vorankommen und wie Ihre Kampagnen an ihren Zielen gemessen werden. CRM-Berichte sind für die Optimierung Ihrer Vertriebs- und Marketingstrategien unerlässlich, und das Ausführen regelmäßiger Berichte kann Ihnen auch dabei helfen, Probleme mit der Qualität Ihrer CRM-Daten zu erkennen.

Führen Sie doppelte Datensätze zusammen

Wie bereits erwähnt, werden einige Ihrer Kontakte dupliziert. Jeder CRM-Benutzer kämpft mit Duplikaten, und es ist am besten, sie zusammenzuführen (auch bekannt als Datendeduplizierung ), bevor sie doppelte Workstreams erstellen – und die Zeit Ihres Teams verschwenden. Der beste Weg, Duplikate zu verwalten, ist mit einem Tool, das doppelte Datensätze erkennen, eliminieren und verhindern kann, wie Validity DemandTools ( hier eine kostenlose Testversion erhalten) . Andernfalls müssen Ihre Vertriebsmitarbeiter Felder wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Privatadresse manuell überprüfen, um möglicherweise Ihre Duplikate zu identifizieren.

Schulen Sie Ihr Team

Die Navigation in einem CRM kann selbst für die erfahrensten Vertriebs- und Marketingfachleute schwierig sein, insbesondere wenn sie mit der Software nicht vertraut sind. Schulen Sie Ihr Team regelmäßig in der Verwendung Ihres CRM und erklären Sie ausführlich, wie neue Kundeninformationen hinzugefügt und Profile überprüft werden sollten.

Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihr Team genau weiß, wie Informationen eingegeben werden oder wie Ihr Unternehmen Daten optimal verwaltet. Daher sind kontinuierliche Schulungen und Erinnerungen erforderlich, um alle zu befähigen, Ihr CRM sauber zu halten.

Die Herausforderungen des CRM-Datenmanagements meistern

Es ist natürlich, dass die Qualität Ihrer CRM-Daten im Laufe der Zeit schwankt, aber durch die Optimierung der von Ihnen gespeicherten Daten und die Schulung Ihres Teams in den besten Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Daten wird es Ihnen viel leichter fallen, Ihre Kunden auf sinnvolle Weise einzubeziehen.

Es gibt viele weitere Tipps und Best Practices, mit denen Sie Ihre CRM-Daten mühelos bereinigen und Ihre Strategie optimieren können, um den Umsatz zu steigern. Laden Sie unser kostenloses Ultimate CRM Admin Toolkit herunter , um weitere Ressourcen zur Bewältigung der Herausforderungen des CRM-Datenmanagements zu erhalten.